Mức độ phù hợp Nhóm NDT Rất phù hợp Phù hợp Không phù hợp Số lƣợng phiếu Tỉ lệ % Số lƣợng phiếu Tỉ lệ % Số lƣợng phiếu Tỉ lệ % Cán bộ quản lý lãnh đạo 12 48 13 52 0 0 Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, công chức, viên chức
16 32 34 68 0 0
Học sinh, sinh viên 32 32 68 68 0 0
NDT đại chúng 17 68 8 32 0 0
Tổng 77 38.5 123 61.5 0 0
Tài liệu trong kho mở được sắp xếp theo khung phân loại DDC khoa học, hợp lý, tiện lợi cho quá trình bảo quản và phục vụ bạn đọc.
Công tác phục vụ bạn đọc đạt được những kết quả nhất định
Thư viện đã tổ chức kho sách mở phục vụ bạn đọc, vừa tạo điều kiện để bạn đọc lựa chọn tài liệu phù hợp vừa kích thích nhu cầu của NDT. Bạn đọc được trực tiếp tiếp cận với kho tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu tài liệu họ cần không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó, mà không cần phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ đợi, bạn đọc luôn cảm thấy không mất thời gian, không phải phiền hà đến thủ thư. Cách tổ chức này dễ thỏa mãn nhu cầu bạn đọc, làm BĐ thích thú hơn, nên đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng. CBTV không phải trực tiếp nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách. Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, theo bảng phân loại DDC để bạn đọc dễ thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có
Việc đổi mới công tác phục vụ bạn đọc như: mở kho sách tự chọn, mở phòng đọc cho người khiếm thị, phòng đọc thiếu nhi, do đó khối lượng bạn đọc đến thư viện ngày càng tăng. Mỗi năm thư viện cấp gần 3.000 thẻ bạn đọc; phục vụ 70.000 lượt bạn đọc đến thư viện với 500.000 lượt sách, báo luân chuyển; có nhiều học sinh đoạt giải cấp tỉnh, quốc gia là bạn đọc của thư viện. Riêng năm 2013 phục vụ 95.852 lượt bạn đọc tăng 62% so với năm 2012; cấp 3.500 thẻ đọc tăng 59 % so với năm 2012. (Bảng 2.8)
Một số dịch vụ của thư viện như mượn về nhà (55%), thư mục (44%) chiếm ưu thế và được NDT đánh giá cao. NDT của TVHD đều thích sử dụng dịch vụ mượn về nhà đọc tại chỗ. (Bảng 1.6)
Hình thức phục vụ trong thư viện được cải tiến, nâng cao chất lượng và đa dạng hơn, phù hợp với tâm lý và tập quán của người dùng tin. Mọi công dân đều có cơ hội tiếp cận và sử dụng tài liệu của thư viện. Thư viện đã và đang trở thành trung tâm văn hóa và thông tin của các địa phương trong cả nước.
Tổ chức tuyên truyền, giới thiệu sách báo
TVHD luôn quan tâm đến công tác tuyên truyền, giới thiệu sách báo. Thư viện đã thường xuyên thực hiện các cuộc triển lãm, trưng bày, nói chuyện chuyên đề, thi tìm hiểu về sách, kể chuyện sách, giới thiệu sách… Đây là một hoạt động thường xuyên của thư viện. Đặc biệt, năm 2013, Thư viện đã đăng cai tổ chức thành công Liên hoan cán bộ thư viện tuyên truyền giới thiệu sách với chủ đề “Âm vang Điện Biên” của Liên hiệp thư viện Đồng bằng song Hồng.
Vào những dịp đặc biệt, nhân những ngày lễ lớn như: Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam, Ngày thành lập Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Ngày thành lập quân đội nhân dân Việt Nam, ngày giải phóng Thành Đông, kỷ niệm chiến thắng Điện Biên Phủ, ngày Quốc khánh, ngày sinh nhật chủ tịch Hồ Chí Minh... thư viện đều tổ chức trưng bày, triển lãm và giới thiệu sách báo liên quan đến đông đảo bạn đọc...
Trung bình mỗi năm, TVHD tổ chức 3- 4 cuộc triển lãm. Có nhiều cuộc triển lãm thu hút được đông đảo bạn đọc tham quan như: “Danh nhân văn hóa tỉnh Đông” tại văn miếu Mao Điền, “40 năm thực hiện di chúc chủ tịch Hồ Chí Minh”
tại Thư viện tỉnh, kết hợp với trường Trung học cơ sở Võ Thị Sáu tổ chức triển lãm “Thiếu nhi Hải Dương với văn hóa đọc”, triển lãm “Phòng chống bạo lực gia đình”….
Phong trào cơ sở được quan tâm phát triển
Thư viện còn chú trọng đến công tác chỉ đạo xây dựng mạng lưới thư viện cơ sở xã, thôn. Thực hiện Nghị quyết Trung ương 5 của Đảng và phong trào "Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa" do Nhà nước phát động, nhận thấy vai trò quan trọng của sách, báo với đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân, Thư viện đã tích cực tham mưu, chủ động xây dựng phong trào đọc và làm theo sách, phong trào xây dựng tủ sách, thư viện cơ sở. Được sự quan tâm hỗ trợ của Tỉnh và các ngành, của Bộ VHTTDL, Thư viện đã đầu tư, tặng sách cho các tủ sách, thư viện cơ sở.
Không chỉ chú trọng đến mạng lưới thư viện cơ sở, thư viện còn phối hợp với các ngành đẩy mạnh xây dựng tủ sách, thư viện trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học, điểm bưu điện văn hóa xã, các thư viện tư nhân. Điển hình về hoạt động là các thư viện của Liên đoàn Lao động tỉnh, Thư viện "tình thương" của khu trại phòng Chí Linh, Thư viện Nhà máy Nhiệt điện Phả Lại, Xi măng Hoàng Thạch, Thư viện Tâm Thành...
Được sự quan tâm của Tỉnh ủy, HĐND, UBND, các cấp và các ngành chức năng, Thư viện đã và đang triển khai Đề án xây dựng mạng lưới thư viện huyện và cơ sở. Theo đó đến năm 2020, 100% thư viện huyện, 100% số xã, thị trấn có thư viện.
TVHD đã tham mưu với ngành VHTTDL, hàng năm trích từ nguồn kinh phí của ngành khoảng 150 triệu đồng hỗ trợ giá sách và sách cùng 2 bộ máy tính trang bị cho mỗi thư viện được xây dưng mới
Hàng năm cấp kinh phí hỗ trợ cho hệ thống thư viện cơ sở 200 triệu đồng. 2010 thư viện tỉnh xây dựng mô hình thư viện huyện điểm và xã điểm và được UBND tỉnh phê duyệt. Hàng năm, thư viện huyện điểm và xã điểm được cấp 100 triệu đồng để trang bị sách và giá sách
Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào một số hoạt động
Nhằm hiện đại hóa công tác thư viện, chuyển hoạt động thư viện thủ công, truyền thống sang tự động hóa, Thư viện đã chú trọng công tác ứng dụng CNTT vào quản lý, lưu trữ, tìm tin có hiệu quả. Trải qua 20 năm ứng dụng CNTT, từ năm 1993 đến nay, Thư viện đã nối mạng nội bộ, khai thác internet và triển khai thư viện điện tử. TVHD được đánh giá là một trong mười lăm thư viện mạnh toàn quốc về ứng dụng công nghệ tin học vào công tác thư viện.
Trong những năm qua, TVHD đã từng bước ứng dụng CNTT vào một số hoạt động và đạt được những kết quả nhất đinh.
- Ứng dụng có hiệu quả phần mềm thư viện ILIB do TVQGVN cấp năm 2004 đến nay với các module bổ sung, biên mục, lưu thông và quản trị hệ thống. Toàn bộ khâu xử lý nghiệp vụ, quản lý chu trình đường đi của tài liệu đều được thực hiện trên máy, người dùng tin đã sử dụng thành thạo hệ thống mục lục điện tử của thư viện.
- Xây dựng được các CSDL: CSDL thư mục sách, báo – tạp chí trên ILIB với 52.500 biểu ghi; CSDL sách địa chí, báo – tạp chí địa chí và bài trích báo trên CDS/ISIS với gần 15.000 biểu ghi; CSDL số hóa 801 cuốn tài liệu địa chí với 11.000 trang; CSDL thư mục sách kho luân chuyển trên CDS/ISIS với 5.200 biểu ghi.
- Xử lý kỹ thuật, nhập cơ sở dữ liệu và in thư mục sách mới 12 số/năm; thư mục bài trích báo, tạp chí địa phương 4 số/năm; thư mục bài trích báo, tạp chí trung ương viết về địa phương 4 số/năm.
- Thư viện tỉnh đã hướng dẫn, đào tạo, chuyển giao cho 4 thư viện huyện sử dụng phần mềm quản lý thư viện CDS/ISIS (Thanh Miện, Ninh Giang, Tứ Kỳ, Nam Sách) đi vào hoạt động có hiệu quả.
2.3.2. Nhược điểm
Tuy đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận, song công tác tổ chức và hoạt động của Thư viện vẫn tồn tại những khó khăn cần giải quyết. Thư viện mới chỉ bước đầu được tin học hoá, hay nói một cách khác mới “thoát thai” một phần từ thư viện
truyền thống. Thư viện vẫn chậm đổi mới, chưa theo kịp với sự phát triển của các thư viện hiện đại trên thế giới.
Trang thiết bị thư viện chưa đồng bộ
Sau khi chuyển sang trụ sở mới khang trang hơn, nhưng trang thiết bị cơ bản là từ cơ sở cũ chuyển sang nên ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng phục vụ. Mặc dù đã được UBND tỉnh phê duyệt Dự án trang thiết bị nội thất và thư viện điện tử nhưng chưa được triển khai, vì vậy cơ sở vật chất kỹ thuật của TVHD vẫn còn yếu kém. Một số phòng ban chuyên môn đã được xây dựng nhưng chưa được đầu tư kinh phí trang bị cơ sở vật chất cần thiết để đi vào hoạt động và phục vụ. Một số phòng ban đã và đang hoạt động nhưng trang thiết bị còn nghèo nàn, yếu kém, thiếu thốn nên chưa phát huy được hiệu quả hoạt động.
Đặc biệt ở phòng mượn và phòng lưu báo – tạp chí, chưa trang bị đủ giá sách để xếp tài liệu. Một bộ phận tài liệu chuyển từ trụ sở cũ sang vẫn bó chất thành đống để dưới sàn nhà, chưa được xếp lên giá.
Hạ tầng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất trang thiết bị chuyên dụng cho thư viện còn lạc hậu, chưa đồng bộ, chưa được trang bị đầy đủ. Cụ thể như hạ tầng phần cứng gồm hệ thống mạng, hệ thống máy chủ, máy trạm phục vụ cho công tác nghiệp vụ và tra cứu. Các thiết bị ngoại vi như: máy in, máy photo.. phần mềm lưu giữ liệu, phần mềm bảo mật, dịch vụ mạng và phần mềm tiện ích, các thiết bị mã vạch... cũng chưa đồng bộ. Các thiết bị chuyên dùng như: hệ thống thiết bị từ; hệ thống camera quan sát, các thiết bị nhập liệu như máy gom dữ liệu, máy quay vidio số, máy scanner, máy chiếu,... chưa có.
Bên cạnh đó, phương tiện vận chuyển sách xuống cơ sở quá cũ nát nên chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu luân chuyển sách xuống thư viện cơ sở. Một số thư viện huyện chưa có trụ sở riêng để hoạt động ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của các thư viện trong toàn tỉnh.
Cán bộ thư viện
Những người có trình độ cao, làm việc chuyên nghiêp còn thiếu. Kỹ năng tác nghiệp trong việc tổ chức quản lý, xử lý tài liệu để xây dựng CSDL thư mục hay
CSDL toàn văn của đội ngũ cán bộ còn nhiều bất cập. Trình độ ngoại ngữ và tin học chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của công việc.
Một số người làm công tác thư viện tại cơ sở chưa có chế độ thù lao nên ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả hoạt động của hệ thống thư viện cơ sở trong toàn tỉnh nói chung.
Kinh phí bổ sung tài liệu hạn hẹp
Kinh phí đầu tư cho thư viện còn ít, nhất là thư viện huyện. Vì vậy, hệ thống thư viện huyện xuống cơ sở tuy có phát triển nhưng chưa bền vững. Mỗi năm, thư viện được đầu tư từ 1 đến 2 tỷ đồng. Nhưng kinh phí đầu tư để bổ sung tài liệu chỉ khoảng 200 triệu. Với nguồn kinh phí hạn hẹp thì việc cập nhật tài liệu thường xuyên, phong phú, đa dạng, đáp ứng nhu cầu tin của NDT là một vấn đề khó khăn.
Thư viện chưa được đầu tư kinh phí để thực hiện hồi cố kho báo, tạp chí, số hóa toàn văn kho tài liệu địa chí, đặc biệt là những tư liệu Hán – Nôm trên giấy dó.
Chưa thực hiện phối hợp, chia sẻ nguồn thông tin
TVHD chưa thực sự quan tâm đến việc phối hợp, chia sẻ nguồn tin với các cơ quan TTTV trong và ngoài nước. Hiện nay Thư viện chỉ trao đổi báo Hải Dương với Thư viện kết nghĩa Phú Yên và Hưng Yên. Vốn tài liệu của thư viện phần lớn là mua bằng nguồn ngân sách Nhà nước. Việc phối hợp, chia sẻ nguồn tin cần phải rất nhiều điều kiện cần và đủ: xây dựng chính sách bổ sung hợp lý, chuẩn hóa hoạt động… Tuy nhiên, điều này cũng chưa được thư viện chú ý.
Tài liệu điện tử hạn chế.
Trong những năm qua, thư viện tỉnh chỉ chú trọng đến việc bổ sung tài liệu giấy mà chưa quan tâm nhiều đến việc phát triển và tổ chức phục vụ tài liệu điện tử. Hiện nay, nguồn tài liệu của thư viện chủ yếu là tài liệu truyền thống. Nguồn tài liệu điện tử đang bước đầu được quan tâm nhưng vẫn còn hạn chế. Các loại CSDL được xây dựng mới dừng ở CSDL thư mục, còn CSDL toàn văn chưa được triển khai và CSDL dữ kiện hầu như chưa có.
Xử lý tài liệu chưa hoàn thiện
Thư viện chưa thực sự quan tâm, chưa có sự đồng nhất, chưa chuẩn hóa trong xử lý nội dung: định từ khóa, làm tóm tắt, chú giải… Chưa kiểm soát tính nhất quán trong việc xử lý tài liệu, đặc biệt là công đoạn định từ khoá, cán bộ làm
xử lý vẫn có thói quen định từ khoá tự do, dẫn đến hiện tượng thiếu thống nhất khi phản ánh một khái niệm đặc trưng.
Các biểu ghi thư mục đã xây dựng chưa được nhập dữ liệu, kiểm tra, hiệu đính, kiểm định về chất lượng thường xuyên.
Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện còn hạn chế
Thư viện chưa tạo lập được nhiều sản phẩm và dịch vụ TTTV, đặc biệt là những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, thân thiện với người sử dụng.
Thư viện chưa tạo lập được các sản phẩm có chất lượng cao, hiện đại phục vụ bạn đọc như: tổng luận, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn…
Thư viện chưa xây dựng được các dịch vụ hiện đại, khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cao như: dịch vụ đa phương tiện, dịch vụ tra cứu thông tin trực tuyến, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc…
Chưa thu hút được đông đảo các tầng lớp nhân dân
Tỷ lệ bạn đọc tại thư viện là công nhân, nông dân, cán bộ kỹ thuật chưa nhiều, trong khi bạn đọc là thiếu nhi, học sinh, sinh viên, người về hưu chiếm tỷ lệ rất cao.
Nguyên nhân của hiện tượng này có thể được nhìn nhận ở hai khía cạnh: sức hút của thư viện và nhu cầu của người sử dụng. Thứ nhất, thư viện chưa đủ sức thu hút, hấp dẫn những người trực tiếp tham gia lao động sản xuất, do thư viện chưa chú ý đến công tác tiếp thị, đào tạo kiến thức thông tin cho người dùng tin. Vì vậy hiệu quả khai thác, sử dụng vốn tài liệu còn thấp. Thứ hai, nhu cầu thông tin của họ còn quá thấp, văn hóa đọc còn hạn chế. NDT chưa nhận thức đúng đắn vai trò của thông tin trong thư viện và những tiện ích mà thư viện mang lại.
Chƣơng 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẮM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN TỈNH HẢI DƢƠNG 3.1. Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là yêu cầu thiết yếu đối với TVHD trong giai đoạn trước mắt. Cùng với cơ hội đầu tư, đổi mới công nghệ, hiện đại hóa là những thách thức về cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ. Một cơ cấu tổ chức được đánh giá có hiệu quả là phải đảm bảo được chi phí cho các hoạt động là ít nhất, nhưng vẫn đảm bảo được tính hiện quả cao nhất, đảm bảo được sự phối hợp cao nhất của các bộ phận và tác động quản lý của cấp trên. Tổ chức cơ quan TTTV là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thư viện đó tồn tại và phát triển.