2.1.1 .Cơ cấu tổ chức
2.3. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Quy chế văn hoá công sở cho cơ
2.3.1. Khảo sát, đánh giá văn hoá công sở tại cơ quanTW Đoàn
Căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá VHCS tại cơ quan TW Đoàn, tuy chưa có Quy chế riêng nhưng trong thực tiễn có một số Quyết định khác có liên quan. Do yêu cầu công việc, ở cơ quan TW Đoàn đã thực hiện một số vấn đề về VHCS.
a. Cơ sở khảo sát, đánh giá
Căn cứ vào Lý luận về VHCS đã trình bày tại Chương 1 của luận văn, căn cứ vào hệ thống những văn bản quản lý đã được cơ quan TW Đoàn đã ban hành như sau:
Một là, về Quy chế hoạt động:
- Quyết định số 38 - QĐ/TWĐTN ngày 15/01/2008 về việc ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh khóa XI, nhiệm kỳ 2017- 2022.
- Quyết định số 468/QĐ-TWĐTN ngày 24 /12/2008 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan TW Đoàn;
- Quyết định số 403QĐ/TWĐTN ngày 13/11/2008 về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hoạt động đối ngoại thanh niên;
- Quyết định số 508 QĐ/TWĐTN ngày 19/02/2009 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đoàn;
- Quyết định số 837 QĐ/TWĐTN ngày 20/10/2009 về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Ban Thanh niên trường học Trung ương Đoàn, Ban thanh niên xung phong, Ban công tác thiếu nhi Trung ương Đoàn, Ban Kiểm tra Trung ương Đoàn, Ban Tuyên giáo Trung ương Đoàn, Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên Trung ương Đoàn, Ban Quốc tế Trung ương Đoàn, Ban Thanh niên công nhân và đô thị, Ban Thanh niên nông thôn, Ban Tổ chức Trung ương Đoàn;
- Quyết định số 633 QĐ/TWĐTN ngày 18/5/2009 quy định về chế độ làm việc của Ban Bí thư Trung ương Đoàn;
Hai là, về công tác Thi đua - Khen thưởng: Quyết định số 109 - QĐ/TWĐTN - VP ngày 15 tháng 8 năm 2018 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn về việc ban hành Quy chế Thi đua - Khen thưởng của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, nhiệm kỳ 2017-2022.
Ba là, về việc thực hiện hoạt động dân chủ: Quyết định số 105 - QĐ/TWĐTN - BKT ngày 09 tháng 9 năm 2015 về việc ban hành Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan TW Đoàn.
Bốn là: việc hướng dẫn và thi tuyển công chức ban hành: Thông báo ngày 04 tháng 4 năm 2018 Ban Bí thư Trung ương Đoàn về việc thông báo tuyển dụng công chức năm 2018.
Năm là: văn bản hướng dẫn đánh giá, nhận xét, bổ nhiệm cán bộ: Quyết định 469/QĐ-TWĐTN ngày 24/12/2008 về việc ban hành Quy chế đánh giá, nhận xét, bổ nhiệm cán bộ và giới thiệu cán bộ của cơ quan TW Đoàn ứng cử.
b. Kết quả khảo sát, đánh giá văn hoá công sở tại cơ quan Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
VHCS như là một hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của công sở tạo nên niềm tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó trong thực tế.
Khái niệm VHCS không chỉ là những biểu hiện bên ngoài công sở mà VHCS phải chứa đựng những giá trị cốt lõi của công sở hướng đến hiện tại và tương lai. Chính vì vậy, việc đánh giá VHCS tại cơ quan TW Đoàn được tác giả thực hiện dựa trên 5 tiêu chí như sau:
Thứ nhất: Cảnh quan, môi trường làm việc.
Thứ hai: Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về VHCS.
Thứ ba: Văn hoá tổ chức, quản lý hoạt động công sở
Thứ tư: Văn hóa giao tiếp, ứng xử, trang phục của cán bộ, công chức, viên chức, người lao độngcông tác tại cơ quan TW Đoàn.
Thứ năm: Hoạt động tập thể, văn nghệ, thể dục, thể thao.
(1) Cảnh quan, môi trường làm việc
Cảnh quan, môi trường làm việc là những biểu hiện trực quan thể hiện được mục tiêu, sứ mệnh, slogan, logo cũng như thể hiện qua quy mô, kiến trúc, trụ sở làm việc.
- Quy mô kiến trúc trụ sở: gồm phong cách, màu sắc, kiểu dáng kiến trúc và thiết kế và bài trí công sở. Đặc trưng kiến trúc của cơ quan bao gồm hai phần kiến trúc ngoại thất và thiết kế nội thất công sở.
Cơ quan TW Đoàn có trụ sở tại số 60 - 62 -64 phố Bà Triệu, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, ngã tư Phố Trần Hưng Đạo rất thuận tiện cho việc giao dịch, giữa các Bộ ban ngành và các tỉnh thành Đoàn đến liên hệ công tác.
Tòa nhà tại địa chỉ số 60 Bà Triệu (được lấy làm trụ sở chính) được xây 3 tầng, 16 phòng làm việc, 03 phòng họp với tổng diện tích là 386,2m2.
Bàn ghế tại mỗi phòng làm việc được kê theo hình chữ L; Toà nhà tại địa chỉ 62 Bà Triệu gồm 7 tầng, 42 phòng làm việc với tổng diện tích 624,03m2, có 3 phòng họp; Toà nhà tại địa chỉ 64 Bà Triệu có 5 tầng, 14 phòng làm việc với tổng diện tích là 420m2. Kiến trúc toà nhà tận dụng tối đa không khí tự nhiên, nhiều cửa sổ thoáng đãng. Ngoại thất kết hợp bởi hai màu xanh cô ban và vàng kem. Cơ quan có hai cổng, một cổng dành cho khách đến giao dịch, một
cổng vào cho cán bộ, công chức. Tại cổng có biển hiệu tên cơ quan, biển chỉ dẫn bãi gửi xe.
Cổng Trụ sở chính của cơ quan TW Đoàn, 60 Phố Bà Triệu – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Cổng nhà 62 Phố Bà Triệu - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Bắt đầu từ sảnh lên có 42 phòng làm việc được bố trí thoáng mát, sạch sẽ. Từng phòng làm việc đều có nhiều cây xanh với khẩu hiệu phòng làm việc
“xanh, sạch, đẹp” tạo nên một không gian xanh đem cảm giác làm việc thoải mái cho mỗi cán bộ, nhân viên nâng cao hiệu xuất công việc.
Cây xanh được trồng tại Phòng làm việc
Phòng làm việc được bố trí sắp xếp theo cách khoa học, gọn gàng, ngăn nắp, tiết kiện diện tích, giảm chi phí trong việc mua trang thiết bị của cơ quan.
Bộ phận Văn thư của cơ quan Trung ương Đoàn
Với sự thiết kế một cách khoa học, trang thiết bị đầy đủ tạo động lực cho mỗi cán bộ, công chức và người lao động yên tâm để cống hiến và phấn
của văn hóa công sở. Điều kiện làm việc cho ta biết cách thức tổ chức công việc hợp lý hay chưa, môi trường làm việc đáp ứng hay chưa nhu cầu của nhân viên.
Về cách thức bài trí công sở, trụ sở cơ quan TW Đoàn tuân thủ theo quy chế văn hóa ban hành ở trên ở các khía cạnh: treo Quốc huy; biển tên cơ quan. Các phòng làm việc đều có biển tên, ghi rõ tên đơn vị; danh sách gồm họ và tên, chức danh cán bộ. Vị trí đặt biển tên đuợc đặt ở chỗ dễ nhìn, dễ trông thấy.
Tuy nhiên, việc bố trí, tổ chức phòng làm việc của các cán bộ, công chức, viên chức, người lao độngcũng tồn tại một số vấn đề. Kết quả khảo sát điều tra được thể hiện ở biểu đồ.
Biểu đồ 2.1: Kết quả khảo sát về điều kiện làm việc
Nguồn: Điều tra của tác giả
Theo kết quả ở biểu đồ 2.1, 31 % cán bộ được hỏi cho biết họ không hài lòng với cách sắp xếp trong phòng làm việc của mình. Các trang thiết bị, đồ đạc trong phòng được bố trí chưa ngăn nắp, tiện lợi, thẩm mỹ. Theo họ, đó là do diện tích phòng làm việc hẹp nên việc bố trí các trang thiết bị không khoa học. Tuy nhiên, theo quan sát của chúng tôi, các phòng làm việc về cơ bản đều được trang bị đầy đủ hệ thống phương tiện làm việc và trang thiết bị.
Vấn đề ở chỗ các cán bộ công chức chưa tận dụng và phát huy hết công dụng của chúng, chưa thực sự có ý thức sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp các đồ dùng. Trên bàn làm việc còn tồn tại phổ biến tình trạng giấy tờ, hồ sơ, tài liệu không được sắp xếp gọn gàng.
Một khía cạnh quan trọng nữa trong điều kiện làm việc là các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải được cung cấp đầy đủ trang thiết bị cũng như văn phòng phẩm cần thiết. Theo kết quả khảo sát, hầu hết cán bộ được hỏi (80%) cho rằng họ được đáp ứng tốt trang thiết bị và văn phòng phẩm. Khi hỏi rõ thêm, họ cho biết; các văn phòng phẩm thông dụng như giấy in, giấy photo, các loại bút, ghim... được cung cấp theo tháng. Vào ngày đầu tháng chuyển lương thì mỗi cán bộ được nhận thêm 40.000đ - tiền mua văn phòng phẩm cá nhân. Các loại văn phòng phẩm chuyên dụng cho các phòng chuyên môn như: bìa hồ sơ, các loại sổ sách, mực đóng dấu… được cung cấp theo nhu cầu thực tế của cán bộ trong từng bộ phận được cơ quan trang bị.
Về các tiện ích khác, trụ sở làm việc của cơ quan TW Đoàn nằm ở vị trí trung tâm, tiện đường cho cán bộ, nhân viên đi làm việc, cho khách và cán bộ các Tỉnh, thành đoàn đến liên hệ công tác. Trụ sở cũng có cây xanh xung quanh trụ sở, có sân đỗ ô tô, rộng, thuận tiện, có nhà để xe dành riêng cho khách và cán bộ, nhân viên. Theo quy chế ban hành, cơ quan không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc, liên hệ công tác. Quang cảnh trụ sở được tổ chức thông thoáng, sạch đẹp, không có hàng quán kinh doanh lộn xộn vây quanh, tạo nên một trụ sở làm việc văn minh và lịch sự.
Trụ sở làm việc của cơ quan TW Đoàn đạt yêu cầu về cảnh quan, đóng góp tích cực vào việc xây dựng VHCS. Tuy nhiên, diện tích sử dụng làm việc thực sự của một số bộ phận, còn chưakhoa học do trụ sở làm việc cơ quan TW Đoàn TNCS Hồ Chí Minh được xây dựng từ thời kháng chiến chống Pháp nên việc thiết kế các phòng làm việc bên trong còn chưa hợp lý. Mặt khác, do ý thức và phong cách làm việc của một số cán bộ, nhân viên còn chưa tốt, chưa giữ gìn sạch sẽ môi trường làm việc, cần có những biện pháp
Cơ quan TW Đoàn có môi trường làm việc hiện đại, nâng cao giá trị con người và phát huy tối đa thế mạnh của tổ chức. Điều này thể hiện qua phong cách làm việc dân chủ của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cơ quan TW Đoàn.
Cơ quan TW Đoàn xây dựng phong cách làm việc dân chủ, tôn trọng và tuân thủ nguyên tắc sinh hoạt của tổ chức Đoàn để phát huy sức mạnh tập thể, khơi dậy và tiếp thu ý kiến đóng góp chính đáng của cán bộ và người lao động. Luôn tôn trọng tập thể, phát huy tinh thần dân chủ, thực hiện đúng nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách.
Ví dụ: “trong lúc thảo luận, mọi người được hoàn toàn tự do phát biểu ý kiến, dù đúng hoặc không đúng”.
Có tinh thần tự phê bình và phê bình trên tinh thần thẳng thắn, trung thực ráo riết, triệt để, thật thà, không nể nang, không thêm bớt, mục đích phê bình cốt để giúp nhau sửa chữa, giúp nhau tiến bộ; cốt để sửa đổi cách làm việc cho tốt hơn, đúng hơn; cốt đoàn kết và thống nhất nội bộ. Nghiêm túc học tập phong cách làm việc dân chủ của Chủ tịch Hồ Chí Minh, có có phong cách làm việc tốt, hiệu quả và tạo dựng được sự đoàn kết, thống nhất trong toàn cơ quan.
- Giai thoại công sở: chính là những câu chuyện truyền miệng nơi công sở chứa đựng những thông điệp, giá trị tốt đẹp nơi công sở; giúp duy trì và có tác động tích cực đối với mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao độngtại cơ quan TW Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Trong những hoạt động phong trào Ban Bí thư Trung ương Đoàn có giao nhiệm vụ cho Công đoàn Cơ quan TW Đoàn tổ chức các Hội thi nhằm gắn những giá trị tốt đẹp nơi công sở. Hội thi được tổ chức theo hình thức sân khấu hóa là kênh tuyên truyền, phổ biến đến đoàn viên, thanh niên các nội dung cải cách hành chính và xây dựng văn hóa công sở gắn liền với đặc thù của cơ quan, đơn vị và các hoạt động công vụ hàng ngày của công chức, viên chức một cách dễ hiểu, gần gũi và ý nghĩa nhất.
Như Hội thi “Thanh niên với cải cách hành chính và văn hóa công sở” đã tập trung vào đề xuất sáng kiến, ý tưởng cụ thể về cải cách hành chính như công tác tuyên truyền, cải cách thể chế và thủ tục hành chính giúp hiện đại hóa nền hành chính; nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; đồng thời, tập trung vào các giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu, phục vụ tại các cơ quan Đảng, Nhà nước xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả; các nội dung, quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức; cách thức xử lý các tình huống xảy ra nơi công sở, khả năng ứng xử, thái độ phục vụ người dân và doanh nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trẻ và Hội thi “Công chức, viên chức trẻ giỏicơ quan Trung ương Đoàn” cũng được tổ chức hằng năm.
- Biểu hiện trực quan: thể hiện qua biểu tượng, khẩu hiệu trong công sở. Biểu tượng chứa đựng và truyền đạt các giá trị cốt lõi của công sở. Biểu tượng công sở thể hiện qua tên cơ quan, logo, trụ sở cơ quan; cảnh quan kiến trúc; hình ảnh, phong cách làm việc của người lãnh đạo; những nghi thức, nghi lễ; thái độ, cử chỉ, trang phục của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cũng như những sinh hoạt tập thể. Biểu tượng công sở truyền đạt những giá trị, ý nghĩa tiềm ẩn bên trong cho những người tiếp nhận theo các cách thức khác nhau.
Một số biểu tượng, khẩu hiệu cơ quan TW Đoàn được thể hiện như sau: + Cờ đoàn: có nền đỏ, hình chữ nhật, chiều rộng bằng hai phần ba (2/3) chiều dài. Ở giữa có hình huy hiệu Đoàn. Đường kính huy hiệu bằng hai phần năm (2/5) chiều rộng cờ.
Cờ Đoàn
+ Huy hiệu Đoàn: được thiết kế năm 1951 bởi hoạ sĩ Huỳnh Văn Thuận. Với ý nghĩa lớp thanh niên đặc biệt là đoàn viên là những người tiên phong đi đầu cầm lá cờ đỏ sao vàng tiến lên dưới sự lãnh đạo vẻ vang của Đảng, của Đoàn . Học tập lao động và chiến đấu vì tổ quốc thân yêu. Từ ý tưởng ấy tác giả chọn bàn tay cầm ngọn cờ phần phật tung bay trong tư thế sẵn sàng tiến bước”. Mặc dù Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đã trưởng thành và phát triểntheo từng giai đoạn với những nhiệm vụ lịch sử chính trị và tên gọi khác nhau nhưng chiếc huy hiệu đoàn vẫn giữ nguyên biểu trưng biết bao thế hệ thanh niên Việt.
Huy hiệu Đoàn
+ Bài ca chính thức của Đoàn thanh niên: Bài hát chính thức của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh được tác giả Hoàng Hoà sáng tác vào cuối năm 1952 đầu năm 1953 với tên gọi đầu tiên là “Thanh Niên xung phong làm theo lời
Bài hát ngắn gọn, xúc tích, dễ nhớ, dễ thuộc và đi vào lòng người. “Kết đoàn lại thanh niên chúng ta cùng nhau đi lên
Giơ nắm tay thề gìn giữ hòa bình độc lập tự do
Kết đoàn lại thanh niên chúng ta cùng quyết tiến bước Đánh tan quân thù, xây đắp cuộc đời hạnh phúc ấm no!”
+ Slogan: “Tiên phong – Gương mẫu – Đoàn kết – Sáng tạo – Phát
triển”8
-Biểu hiện phi trực quan: Thể hiện ở trình độ nhận thức, trình độ quản lý của cán bộ; trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cơ quanTW Đoàn trong việc thực hiện nhiệm vụ bằng niềm tin, sự tự hào truyền thống cơ quan.
Những biểu hiện phi trực quan chính là giá trị cốt lõi của mỗi tổ chức được cụ thể hoá bằng 9 nội dung chủ yếu sau đây: tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, phong cách, các quy tắc ứng xử, các tiêu chuẩn giao ước - cam kết,