2.1.1 .Cơ cấu tổ chức
3.1. Quy trình xây dựng Quy chế
3.1.1. Lãnh đạo cơ quan có văn bản chỉ đạo về xây dựng quy chế VHCS và xác định đơn vị dự thảo và xác định đơn vị dự thảo
Quy chế VHCS Trung ương Đoàn được ban hành kèm theo Quyết định, có hiệu lực thi hành cao để các đơn vị tuân theo thực hiện.
- Giao Văn phòng Trung ương Đoàn soạn thảo Quy chế VHCS có tính thực tế và cần có sự sửa đổi, bổ sung cho hợp lý với thực trạng Trung ương Đoàn.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm phân công cho cá nhân trong Văn phòng phụ trách.
3.1.2. Thu thập thông tin và xây dựng đề cương
- Thu thập thông tin và xử lý thông tin là một khâu quan trọng trong việc xây dựng Quy chế VHCS. Làm tốt khâu này sẽ làm cho văn bản soạn thảo đạt được chất lượng tốt.
Khi thu thập thông tin để xây dựng Quy chế VHCS cho Trung ương Đoàn, ngoài các văn bản pháp lý của Đảng và Nhà nước cần đặc biệt chú ý tiến hành thu thập các thông tin qua việc điều tra, nghiên cứu thực tế. Hai loại
thông tin cần thu thập khi xây dựng Quy chế VHCS là thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
+ Thông tin pháp lý là các thông tin dùng làm căn cứ pháp lý cho các vấn đề được đề cập trong Quy chế, đảm bảo cho nội dung văn bản có cơ sở pháp lý vững chắc, phù hợp với pháp luật hiện hành và với văn bản hướng dẫn của cấp trên. Các văn bản pháp lý cần thu thập để xây dựng Quy chế VHCS của Trung ương Đoàn gồm: Quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung ương Đoàn; về văn hoá công sở cơ quan Đảng và tham khảo văn bản của Nhà nước;
+ Thông tin thực tế: là thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan việc soạn thảo Quy chế VHCS. Thông tin thực tế đảm bảo cho Quy chế VHCS khả thi mang lại hiệu quả.
+ Thông tin được thu thập sẽ phải xử lý, đánh giá, phân tích để lựa chọn những thông tin cần thiết và xác thực, có độ tin cậy trong hoạt động VHCS.
+ Thẩm tra các nội dung, xem xét mặt được, mặt chưa được để đề xuất vào dự thảo hợp lý nhằm nâng cao chất lượng việc thực hiện VHCS, đảm bảo tính khả thi khi tổ chức thực hiện;
- Xây dựng đề cương: Trên cơ sở thu thập thông tin, tiến hành xây dựng đề cương. Việc xây dựng đề cương chính là việc trình bày các điểm cốt yếu dự định trình bày trong nội dung của Quy chế. Đó chính là việc cụ thể hoá các chương, điều, khoản được quy định cụ thể trong Quy chế VHCS. Viết đề cương Quy chế VHCS là cần thiết, không được coi nhẹ. Người soạn thảo phải tiến hành kiểm tra kỹ để tránh sai sót, đảm bảo chất lượng văn bản ban hành, bao quát được VHCS trong cơ quan TW Đoàn.
3.1.3. Dự thảo Quy chế VHCS
- Tham mưu chuẩn hoá quy chế, xác định rõ trách nhiệm, đẩy mạnh việc tổ chức thực hiện và đánh giá thường xuyên kết quả thực hiện VHCS;
- Bản thảo Quy chế VHCS của Chánh Văn phòng ngay sau khi được cán bộ soạn thảo xây dựng xong sẽ được nhân bản gửi cho Lãnh đạo cơ quan, các đồng chí Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan TW Đoàn xem xét và cho ý kiến
đóng góp nhằm hoàn thiện Quy chế, đảm bảo tính khách quan Quy chế được ban hành.
3.1.4. Lấy ý kiến Lãnh đạo, phòng ban và chuyên viên
- Tổ chức góp ý dự thảo: Đề cương được nhân bản gửi các phòng ban đơn vị trực thuộc cơ quan TW Đoàn xem xét, đóng góp ý kiến để kịp thời điều chỉnh, bổ sung thông tin.
- Đặt lịch kết thúc việc lấy ý kiến để các phòng, ban, đơn vị. Nếu quá thời hạn trên, bản ý kiến không được gửi về Văn phòng Trung ương Đoàn.
3.1.5. Chỉnh sửa dự thảo
- Trong quá trình dự thảo, liên tục rà soát, kiểm tra tính khả thi của các nội dung từ đó có sự điều chỉnh, bổ sung kịp thời tạo điều kiện ban hành được quy chế phù hợp với thực tiễn.
- Kịp thời sửa chữa những sai sót đã được góp ý bởi từng cá nhân, phòng ban trực thuộc cơ quan TW Đoàn.
- Thống kê bằng văn bản cụ thể từng mục chỉnh sửa.
3.1.6. Hội nghị thông qua Quy chế VHCS
- Cơ quan tổ chức Hội nghị họp bàn về Quy chế VHCS, thông báo nội dung sửa đổi cho phù hợp thực tế;
- Mỗi phòng ban phát huy quyền làm chủ, đóng góp ý kiến của mình về Quy chế VHCS.
- Thống nhất hình thức biểu quyết tại hội nghị các mục, nội dung.
- Ghi biên bản cụ thể các nội dung trong cuộc họp tránh kiện tụng sau này cũng là tạo ra một Quy chế đủ về nội dung và được sự đồng thuận trong cơ quan.
3.1.7. Hoàn thiện văn bản
Ngay sau Hội nghị thông qua Quy chế VHCS, người được giao trách nhiệm soạn thảo sẽ đóng góp và tiến hành kiểm tra, phát triển sai sót kịp thời sửa chữa. Tiếp đó, nhân bản văn bản và làm các thủ tục để hoàn thiện về thể thức văn bản như trình ký, ghi số ký hiệu, đóng dấu, ngày ban hành Quy chế. Công việc này do cán bộ Văn thư chuyên trách của cơ quan thực hiện.
3.1.8. Trình Lãnh đạo ký ban hành
- Điều phối, phối hợp với các ban đơn vị trực thuộc Trung ương Đoàn, từ đó tổng hợp ý kiến, lên lịch trình Lãnh đạo tổ chức họp để thống nhất ý kiến hoàn chỉnh dự thảo, ban hành tại cơ quan.