2.1.1 .Cơ cấu tổ chức
3.3. Trách nhiệm của Văn phòng trong việc xây dựng Dự thảo Quy chế
văn hoá công sở
3.3.1. Trách nhiệm trong xây dựng quy chế
Để xây dựng Quy chế Văn hoá công sở, Văn phòng cơ quan TW Đoàn cần thực hiện những công việc như sau:
a. Trình Bí thư thứ nhất TW Đoàn mở một cuộc họp triệu tập lãnh đạo các đơn vị trực thuộc giải quyết hai vấn đề:
- Thông báo tới các đơn vị vấn đề xây dựng Quy chế VHCS;
- Chủ trì cuộc họp với nội dung bàn bạc, thống nhất ý kiến về việc giao trách nhiệm soạn thảo quy chế cho ai? Tại Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, trách nhiệm này thuộc về Văn phòng cơ quan.
b. Văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tiếp nhận nhiệm vụ ngay lập tức tổ chức họp bàn nội dung: phân công người trực tiếp soạn thảo. Chánh văn
c. Tổ chức soạn thảo văn
Bƣớc 1: Dự thảo văn bản
-Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Bí thư thứ nhất TW Đoàn giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo cho Văn phòng.
- Văn phòng: phân công cá nhân hoặc nhóm soạn thảo, chỉ định người trực tiếp soạn thảo hoặc người chịu trách nhiệm chính của nhóm soạn thảo.
- Xây dựng kế hoạch soạn thảo, định lượng thời gian hoàn thành các bước.
- Xác định rõ những việc cần triển khai như sau:
+ Xác định mục đích, tính cấp thiết ban hành văn bản, trả lời được việc ban hành quy chế giải quyết vấn đề gì? định lượng yêu cầu đạt được?
+ Xác định tên loại văn bản: “Quy chế văn hoá công sở cơ quan Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh”.
+ Thu thập và xử lý thông tin đảm bảo tính hợp pháp, khả thi và phù hợp với thực tế cơ quan tức là đảm bảo tính pháp lý, tính thực tiễn. Thông tin tiếp nhận được phân tích, đánh giá và chọn lọc đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, đủ không thừa, thiếu nội dung, không trùng lặp.
+ Xây dựng đề cương dự thảo: Đề cương dự thảo xây dựng phải rõ ràng, mạch lạc, xác định được những vấn đề theo sơ đồ cây cụ thể từ Chương, mục, điều …và phải nêu bật được những vấn đề chính thuộc nội dung dự thảo.
+ Dự thảo văn bản trên cơ sở đề cương đã được lập: Người được giao nhiệm vụ phải cụ thể hoá những ý chính thành câu văn, đoạn văn tạo nên mối liên hệ chặt chẽ, logic qua đó truyền đạt một cách trọn vẹn nhất những ý tưởng, dự kiến, thống nhất từ khi xây dựng đề cương văn bản.
Văn bản được hoàn thiện cả mặt nội dung cũng như hình thức, đảm bảo đúng thể thức, đúng kết cấu, đầy đủ về nội dung.
Bƣớc 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo
- Đối tượng: 100% cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tham gia xây dựng ý kiến;
- Hình thức lấy ý kiến: Trong mỗi bản dự thảo đều ghi nơi nhận và thời gian phản hồi ý kiến, sau thời gian quy định nếu không ai tham gia ý kiến coi như đồng ý với bản dự thảo.
- Hoàn thiện, chỉnh sửa đưa quy chế vào thực hiện.
Bƣớc 3: Thẩm định dự thảo và duyệt bản thảo
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định dự thảo và duyệt bản thảo Quy chế
- Nội dung cần thẩm định:
- Thể thức, văn phong, kỹ thuật soạn thảo;
-Tính thống nhất, hợp pháp của văn bản hiện hành. -Tính khả thi của văn bản.
3.3.2. Trách nhiệm trong tổ chức thực hiện
a. Gửi và lưu trữ văn bản
- Sau khi Lãnh đạo duyệt thể thức, nội dung, Chánh văn phòng chỉnh sửa, hoàn thiện đến khi nào Lãnh đạo ký văn bản phát hành.
- Văn thư: lấy số, ngày / tháng / năm ban hành văn bản, đóng dấu, đăng ký vào sổ công văn, sao gửi các đơn vị trực thuộc theo đúng số lượng nơi nhận.
- Lưu văn bản: 1 bản lưu bộ phận văn thư, 1 bản lưu hồ sơ xây dựng quy chế.
b. Phổ biến quy chế
- Phạm vi phổ biến: Toàn thể cá nhân thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế. - Trình tự và nội dung phổ biến: Bí thư thứ nhất giao Văn phòng chủ trì phổ biến. Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm nhân bản quy chế đảm bảo số lượng đúng với số nơi nhận in trên văn bản, đảm bảo lưu 2 bản chính tại văn thư cơ quan và một bản lưu đơn vị soạn thảo.
- Nội dung phổ biến được thông qua tại cuộc họp cơ quan tới các Lãnh đạo đơn vị trực thuộc cơ quan TW Đoàn. Lãnh đạo đơn vị trực thuộc tiếp tục phổ biến tới toàn thể thành viên đảm bảo 100% cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cơ quan TW Đoàn. đều nắm được nội dung.
b. Kiểm tra và giám sát việc thực hiện quy chế
- Chủ trì thực hiện việc kiểm tra, giám sát thực hiện quy chế;
- Hình thức kiểm tra: định kỳ hoặc đột xuất theo chuyên đề hoặc tổng hợp các nội dung.
- Nội dung kiểm tra: kiểm tra tính tuân thủ quy định, quy chế của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động về giờ công, ngày công, đồng phục, phong cách ứng xử với đồng nghiệp, cấp trên hoặc với người đến giao dịch.
c. Đánh giá việc thực hiện quy chế
- Mục đích: xác định tính khả thi, tổng kết những thành tựu đạt được trong việc tổ chức, thực hiện Quy chế VHCS, từ đó rút ra những hạn chế, đưa ra những giải pháp khắc phục.
- Trình lãnh đạo cơ quan sẽ kiểm tra, đánh giá đồng thời đề xuất biện pháp xử lý với trường hợp vi phạm quy chế trên cơ sở thông tin tại báo cáo tổng kết của từng đơn vị trực thuộc.
d. Đề xuất khen thưởng và kỷ luật
Đề xuất Lãnh đạo đưa việc thực hiện quy chế là một những tiêu chí để tính điểm thi đua, bình xét khen thưởng đối với cán bộ, công chức. Việc khen thưởng này sẽ khích lệ tinh thần cán bộ, công chức, viên chức, người lao động giúp họ thực hiện tốt hơn nữa VHCS.