Từ biểu đồ 3.3 cho thấy nhu cầu của NDT về bổ sung tài liệu theo ngôn ngữ vẫn tập chung vào những ngành học có số lƣợng NDT đƣợc nghiên cứu đào tạo nhiều nhất tại Trƣờng và những ngôn ngữ đang đƣợc ƣa chuộng vì tính phổ quát nhƣ ngữ tiếng Việt (chiếm 94,29%) và tiếng Anh (chiếm 81,43%), tiếp theo là đến nhƣ ngôn ngữ tiếng Trung Quốc (chiếm 74,29%), ngôn ngữ tiếng Hàn Quốc (chiếm 71,67%), ngôn ngữ tiếng Nhật bản (chiếm 70,95%). Với đặc điểm đào tạo chuyên ngữ kết hợp đào tạo các ngành kinh tế, kỹ thuật ngôn ngữ nƣớc ngoài nên nhu cầu về các loại tài liệu ngoại ngữ là rất lớn. Nhu cầu lớn về các ngôn ngữ tài liệu của NDT nhƣ vậy là cơ hội và cũng là thách thức đối với thƣ viện về khả năng đáp ứng NLTT ngoại ngữ. Ngoài ra còn một số ngôn ngữ có nhu cầu ít hơn nhƣng khá ổn định nhƣ ngôn ngữ tiếng Italia (chiếm 21,09%), ngôn ngữ tiếng Bồ Đào Nha (chiếm 20,24%), ngôn ngữ tiếng Tây Ban Nha (chiếm 20,71%).
3.2.5. Chú trọng công tác bảo quản và thanh lí tài liệu
* Công tác bảo quản tài liệu:
Công tác bảo quản phải đƣợc nhìn nhận và xem xét nhƣ một trong các hoạt động thƣờng xuyên của Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội. Mặt khác không chỉ có
94.29 81.43 74.29 30.00 33.81 26.67 70.95 71.67 21.90 20.71 20.24 5.95 0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 70.00 80.00 90.00 100.00 Tiếng Việt Tiếng Anh Tiếng Trung Quốc Tiếng Pháp Tiếng Nga Tiếng Đức Tiếng Nhật bản Tiếng Hàn Quốc Tiếng Italia Tiếng Tây Ban Nha Tiếng Bồ Đào Nha Ngôn ngữ khác…
các tài liệu quý hiếm mới cần bảo quản mà công tác bảo quản phải đƣợc triển khai đối với toàn bộ nguồn tài liệu có trong Thƣ viện. Mỗi tài liệu có giá trị khác nhau và đƣợc sử dụng khác nhau, do vậy cần lựa chọn cách bảo quản thích hợp. Mục tiêu của việc bảo quản tài liệu là vấn đề kinh tế và đảm bảo chất lƣợng thẩm mỹ của tài liệu
Những năm qua, Thƣ viện Đại học Hà Nội đã chú trọng công tác bảo quản tài liệu song song với công tác bổ sung tài liệu. Tuy nhiên, để đạt đƣợc hiệu quả phục vụ NCT tốt hơn Thƣ viện cần có kế hoạch đối với việc bảo quản tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử, tài liệu số:
Đối với tài liệu truyền thống: Kho tài liệu phải đảm bảo luôn gọn gàng sạch đẹp đảm bảo đủ điều kiện vật lý theo yêu cầu của tiêu chuẩn bảo quản tài liệu. Cán bộ thƣ viện thƣờng xuyên nhắc nhở NDT có ý thức trong việc sử dụng tài liệu. Bên cạnh đó Thƣ viện cần có kế hoạch lập một danh mục tên tài liệu quý hiếm và bảo quản theo một chế độ đặc biệt, hạn chế cho NDT mƣợn đọc trực tiếp.
Tài liệu điện tử, tài liệu số: Với đặc tính không vĩnh cửu của phƣơng tiện lƣu trữ, việc bảo quản tài liệu số và tài liệu gốc cần đƣợc chú trọng cùng với chiến lƣợc mở rộng quy mô và phạm vi số hóa trong phát triển NLTT.
* Công tác thanh lí tài liệu:
Công tác thanh lọc tài liệu rất quan trọng trong việc tổ chức, phát triển và khai thác NLTT trong thƣ viện. Ngoài công tác chuyên môn, nghiệp vụ về thanh lọc tài liệu các cơ quan TT-TV cần có chính sách thanh lý phù hợp với đặc điểm thực trạng NLTT.
Thƣ viện Đại học Hà Nội đã thƣờng xuyên tiến hành thanh lý một số loại tài liệu nhƣ báo, tạp chí thực hiện theo đợt chứ không có kì hạn cụ thể. Vì thế Thƣ viện cần có kế hoạch thanh lý định kỳ cụ thể chi tiết để loại bỏ những tài liệu cũ, nát, lỗi thời về mặt nội dung thông tin đồng thời tăng diện tích kho lƣu trữ
Tóm lại, để thực hiện tốt công tác thanh lọc tài liệu không còn giá trị sử dụng, cán bộ thƣ viện cần phải thƣờng xuyên nắm bắt thực trạng nguồn tài liệu của thƣ
viện mình, đồng thời tiến hành thanh lọc thƣờng xuyên dựa trên các bƣớc cơ bản và các quy định cụ thể về công tác thanh lọc tài liệu của Thƣ viện.
3.2.6. Đẩy mạnh tuyên truyền giới thiệu nguồn lực thông tin đến ngƣời dùng tin dùng tin
Marketing hoạt động thƣ viện là một công tác quan trọng giúp NDT biết đến thƣ viện, biết đến NLTT, SP&DV thông tin của thƣ viện.
Với Thƣ viện Đại học Hà Nội trong ba năm qua công tác marketing đã bắt đầu đƣợc quan tâm đầu tƣ, bắt đầu từ sự thành lập tổ Dịch vụ và Marketing và tiếp đến là việc tổ chức các sự kiện nhiều hơn. Để đẩy mạnh marketing nguồn lực thông tin đến ngƣời dùng tin thì những nhiệm vụ của công tác marketing tại Thƣ viện trong thời gian tới là:
Nghiên cứu về sự vận động, thay đổi NCT cũng nhƣ sự phân bổ, phát triển lƣợng NDT. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng chiến lƣợc phát triển của mỗi cơ quan TT-TV.
Nắm bắt đƣợc tiềm lực thông tin của Thƣ viện để quảng bá tới NDT
Hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DV và cải thiện hình ảnh của Thƣ viện
Tìm kiếm tạo lập và thu hút các NLTT bên ngoài.
+ Xã hội hóa công tác marketing, quảng bá sâu rộng hơn nữa hình ảnh Thƣ viện.
Marketing luôn đóng vai trò quan trọng trong việc hƣớng NDT tiếp cận nhanh nhất tới NLTT của thƣ viện. Đồng thời quảng bá, giới thiệu dịch vụ thông tin tới đông đảo NDT. Do đó, Thƣ viện Đại học Hà Nội cần phải tăng cƣờng các hoạt động marketing để giới thiệu đến NDT những SP&DV, thu hút NDT khai thác NLTT của Thƣ viện
3.3. Tăng cƣờng kinh phí và đầu tƣ cơ sở vật chất
3.3.1. Tăng cƣờng kinh phí cho công tác phát triển nguồn lực thông tin
Tuy đã có quy định cụ thể cho kinh phí mua tài liệu hàng năm, nhƣng kinh phí mỗi năm của Thƣ viện đƣợc duyệt nhiều ít khác nhau tùy vào số lƣợng tài liệu
đƣợc Ban giám hiệu duyệt mua, và bên nhà cung cấp cung ứng vì vậy công tác bổ sung tài liệu không có sự ổn định, chủ động, không bao quát đƣợc lĩnh vực đào tạo của nhà trƣờng và lƣợng tài liệu cần thiết cho các chuyên ngành học có sự biến động hàng năm.
Trong những năm gần đây nguồn kinh phí đó không những không tăng lên mà còn giảm đi trong khi giá cả tài liệu ngày càng tăng. Nguồn kinh phí hạn hẹp nên việc xét chọn danh mục tài liệu rất kỹ lƣỡng, chủ yếu ƣu tiên mua giáo trình, tài liệu tham khảo, các tạp chí chuyên ngành cho các ngành đào tạo của trƣờng.
Để có thêm kinh phí bổ sung tài liệu, một mặt Thƣ viện cần đề xuất với Ban Giám Hiệu cho sử dụng triệt để số tiền 5% của học phí chính quy nhƣ trong quy chế chi tiêu nội bộ đã quy định. Mặt khác Thƣ viện cần chủ động tìm kiếm thêm các nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức trong và ngoài nƣớc, trao đổi từ các đối tác liên kết đào tạo với trƣờng. Đồng thời Thƣ viện nên chú trọng tìm kiếm các dự án phát triển giáo dục, văn hóa trong và ngoài nƣớc, các dự án này thƣờng cấp nguồn kinh phí khá lớn cho việc mua sắm tài liệu và trang thiết bị thƣ viện, từ đólàm phong phú thêm NLTT của mình đáp ứng tối đa NCT của NDT.
Hiện nay có một bộ phận không nhỏ cán bộ giảng viên và snh viên của trƣờng đang học tập và nghiên cứu tại các nƣớc trên thế giới. Thƣ viện nên có chính sách khuyến khích cán bộ, giáo viên, sinh viên đi học tập nghiên cứu ở nƣớc ngoài tặng sách hoặc cung cấp các nguồn thông tin hữu ích cho Thƣ viện
Thƣ viện cũng có thể chọn hình thức bổ sung phối hợp với các thƣ viện cùng khối ngành nhằm tiết giảm kinh phí và tránh trùng lặp lãng phí.
Một giải pháp tăng nguồn kinh phí mà Thƣ viện cần chú trọng nữa đó là kinh phí phát sinh từ chính hoạt động của mình, Thƣ viện nên chủ động tạo ra các SP&DV có thu và trình Ban giám hiệu nhà trƣờng duyệt. Lợi nhuận đó có thể dùng cho việc mua sắm tài liệu mới phục vụ NCT ngày càng cao của NDT.
Tăng cƣờng kinh phí cho công tác phát triển NLTT tại TVĐHHN là giải pháp then chốt và quyết định nhất trong công tác phát triển NLTT tại Thƣ viện hiện
nay. Khi NLTT tại Thƣ viện đƣợc phát triển lớn mạnh thì chất lƣợng đào tạo và NCKH của Nhà trƣờng sẽ đƣợc nâng cao.
3.3.2. Đầu tƣ cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, kỹ thuật chính là nền tảng để qua đó các dịch vụ thông tin, các hoạt động thƣ viện đƣợc tiến hành. Do đó sẽ không thể có một dịch vụ thông tin hoàn hảo nếu nhƣ cơ sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị xuống cấp, lỗi thời.
Năm 2003, với dự án hỗ trợ của Ngân hàng thế giới (World Bank), Thƣ viện trƣờng Đại học Hà Nội đã đƣợc đầu tƣ xây dựng mới cơ sở vật chất, máy móc thiết bị đƣợc thay mới nhằm đảm bảo cho việc chuyển đổi từ hình thức phục vụ kho đóng truyền thống sang kho mở hiện đại đƣợc tiện lợi và hiệu quả.
Hiện tại, hệ thống phòng của Thƣ viện bao gồm:
Phòng Phục vụ Phòng Cán bộ và xử
lý nghiệp vụ Phòng tƣ liệu, tra cứu và tập huấn Phòng Học nhóm
Phòng Tiếng Việt Phòng Ngoại văn Phòng Chuyên ngành
Phòng Nghiên cứu khoa học Phòng Tra cứu thông tin Internet Phòng Tập huấn Phòng học nhóm số 1 (loại lớn) Phòng học nhóm số 2 (loại lớn) Phòng học nhóm số 3 (loại nhỏ) Phòng Giám đốc Phòng Phó giám đốc Phòng Nghiệp vụ Phòng trực và xử lý kỹ thuật Phòng Vật tƣ
Ngoài ra, năm 2011 tổ chức Phoever của Hàn Quốc đã tài trợ 05 bộ bàn ghế cỡ lớn và gần 100 chiếc quạt treo tƣờng trang bị hỗ trợ cho các phòng khi thời tiết chƣa cần thiết bật điều hòa.
Năm 2012 tổ chức KOICA (Korea International Cooperation Agency) của Hàn Quốc đã tài trợ cho Thƣ viện 02 phòng học nhóm hiện đại và cải tạo tầng 4 thành khu vực tự học khang trang sạch sẽ.
Năm 2013 Thƣ viện đã đƣợc bổ sung thêm 01 máy in HP thế hệ mới và thay thế mới toàn bộ hệ thống 80 giá sách của phòng tƣ liệu tiếng Việt, lắp đặt thêm quầy trƣng bày sách.
Đầu năm 2015 Thƣ viện đƣợc Nhà trƣờng duyệt thay thế cửa từ mới.
Khu vực gửi đồ đƣợc trang bị 172 tủ gửi đồ riêng và hệ thống khoảng 40 mắt camera an ninh kiểm soát toàn bộ các hoạt động trong tòa nhà thƣ viện.
Tuy nhiên hầu hết trang thiết bị cơ sở vật chất đã đƣợc trang bị cách đây 13 năm nên giờ đã quá lỗi thời, lạc hậu, hƣ hỏng trang thiết bị đã xuống cấp hoặc bộc lộ những hạn chế rõ rệt Với thiết kế ban đầu chỉ có 3 tầng và không có thang máy. Công tác trƣng bày, triển lãm cũng gặp khó khăn với việc vận chuyển thủ công hoàn toàn. Hệ thống máy chiếu, máy điều hòa, âm thanh, xuống cấp trầm trọng gây ảnh hƣởng lớn đến việc phát triển các dịch vụ nhƣ triễn lãm, trao đổi thông tin, hội thảo, hội nghị, đào tạo ngƣời dùng tin, 02 máy photocopy đã hƣ hỏng hoàn toàn…Đặc biệt đáng lƣu ý là toàn bộ hệ thống máy tính đã xuống cấp và cấu hình đã lỗi thời so với sự phát triển của công nghệ hiện nay. Từ các máy tra cứu đến các máy nghiệp vụ cấu hình cơ bản với các thông số nhƣ: Bộ vi xử lý tốc độ 1.8 Ghz, RAM 256MB, dung lƣợng HDD 40GB, ổ đọc CD, màn hình CRT 15inch…là quá thấp so với cấu hình máy phổ thông hiện nay với bộ vi xử lý Core I3, I5, I7, RAM 2GB-8GB, dung lƣợng HDD từ 320GB-1TB, ổ DVD, màn hình LCD 17-21inch
Vì thế với Thƣ viện Đại học Hà Nội việc nâng cấp hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật đã trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Theo kết quả khảo sát ý kiến bạn đọc về mức độ ƣu tiên thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thƣ viện thì nâng cấp hệ thống trang thiết bị là yếu tố đƣợc chú ý hơn cả, căn cứ vào biểu đồ 2.7 có tới 60.95% NDT đƣợc hỏi cho rằng cần thực hiện giải pháp này trƣớc nhất.
Thƣ viện cần đề xuất và xây dựng kế hoạch chi tiết về lộ trình thay thế toàn bộ hệ thống thiết bị để trình Ban Giám Hiệu trƣờng Đại học Hà Nội phê duyệt đồng thời cần chú ý đến việc ƣu tiên thay thế từng bƣớc. Theo quan điểm này thì vấn đề cấp bách và cần thiết nhất hiện nay chính là thay mới toàn bộ hệ thống máy tính
nghiệp vụ và máy tính thuộc các phòng Tập huấn và Tra cứu thông tin trên Internet, bƣớc 2 là thay hệ thống máy khử từ, máy quét mã vạch, camera an ninh, bƣớc 3 là thay mới hệ thống giá sách của toàn bộ các phòng tƣ liệu ngoại văn, chuyên ngành và phòng NCKH, bƣớc 4 là xây dựng mới hệ thống thang máy dùng cho vận chuyển, bƣớc 5 là thay mới toàn bộ hệ thống bàn ghế.
Trong khi chờ đợi kết quả, Thƣ viện cần thực hiện một số các biện pháp nhƣ chủ động tìm các nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức nƣớc ngoài để thực hiện các mục tiêu nhỏ, ngắn hạn của mình.
Ngoài ra, cũng cần tăng cƣờng công tác kiểm tra định kỳ, bảo dƣỡng hệ thống máy móc để tăng hiệu quả hoạt động cũng nhƣ kéo dài tuổi thọ trang thiết bị.
KẾT LUẬN
Đối với trƣờng Đại học Hà Nội, để nâng cao hơn về chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học, trƣớc hết phải quan tâm phát triển công tác TT-TV, trong đó cần đặc biệt chú trọng tới việc tạo lập, tăng cƣờng chia sẻ NLTT và phục vụ hiệu quả NCT đa dạng của NDT.
Những thành tựu quan trọng của công cuộc đổi mới đất nƣớc đã tác động mạnh mẽ tới đời sống kinh tế - xã hội, khoa học để phục vụ kịp thời hiệu quả công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Hà Nội, hoạt động thông tin - thƣ viện của Thƣ viện cần phải đƣợc đổi mới toàn bộ, triệt để, mà trƣớc hết là hoạt động phát triển NLTT phù hợp với hƣớng nghiên cứu của Thƣ viện và thỏa mãn NCT của NDT.
Đƣợc sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trƣờng Đại Học Hà Nội, hoạt động của Thƣ viện đã có nhiều đổi mới và chuyển biến, phục vụ đắc lực công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của giảng viên viên sinh viên, cán bộ trong trƣờng. Trải qua hơn 55 năm xây dựng và trƣởng thành, Thƣ viện Đại học Hà Nội đã tạo lập đƣợc một NLTT khá phong phú về các chuyên ngành ngôn ngữ mà Nhà trƣờng đang đào tạo
Trong quá trình hoạt động Ban Giám Hiệu Nhà trƣờng đã quan tâm và đƣa ngân sách bổ sung cho Thƣ viện vào quy chế chi tiêu nội bộ của Trƣờng, nhờ vậy chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện đã đƣợc cải thiện hơn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và tiến hành tin học hóa các hoạt động TT-TV là một bƣớc ngoặt lớn, đánh dấu sự trƣởng thành cũng nhƣ cho thấy sự thay đổi về chất trong hoạt động của Thƣ viện.
Thƣ viện viện Đại học Hà Nội đang quyết tâm phấn đấu trở thành địa chỉ khai thác thông tin thân thiện hiện đại, trở thành cầu nối giữa thông tin và NDT, trở thành trợ thủ đắc lực cho các nhà nghiên khoa học. Để làm đƣợc điều dó việc nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác phát triển NLTT là rất cần thiết, để từ đó đƣa ra các giải pháp đối với công tác phát triển NLTT tại Thƣ viện Đại học Hà Nội.
Kết quả của công tác này không chỉ giúp Thƣ viện có đƣợc sự nhìn nhận, đánh giá và thực hiện các giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác phát triển NLTT mà còn giúp cho những ngƣời quản lý thƣ viện có cái nhìn chi tiết hơn, ý thức rõ hơn về