Ngoài ra một số chuyên ngành khác cũng có số tài liệu gia tăng đáng kể trong những năm gần đây nhƣ tiếng Hàn Quốc 12,42%, tiếng Trung Quốc 6,56%, tiếng Nhật Bản 5,66%. Đây là những chuyên ngành đang thu hút sự chú ý của xã hội, số lƣợng sinh viên tuyển sinh đầu vào hàng năm gia tăng rất nhanh, thêm vào đó là sự tích cực, năng động của các khoa này trong việc kêu gọi tài trợ. Tuy nhiên, với hầu hết các chuyên ngành ngôn ngữ học, số tài liệu đều chƣa đáp ứng đƣợc với nhu cầu của NDT, đặc biệt nhƣ chuyên ngành tiếng Bồ Đào Nha (số tài liệu chỉ chiếm tỷ lệ 0,10%), tiếng Italia (chiếm 1,64%), tiếng Đức (chiếm 2,08%), đây là những con số báo động về sự thiếu hụt tài liệu của các chuyên ngành này; đây cũng là điều thƣ viện cần phải lƣu ý và cần hợp tác chặt chẽ với khoa để có kế hoạch đề nghị nhà trƣờng bổ sung tài liệu hợp lý trong thời gian tới.
Tiếp theo là mảng tài liệu chuyên ngành ngoài ngôn ngữ, đây là những chuyên ngành mới mở trong khoảng hơn 10 năm trở lại đây nên số lƣợng sách vẫn
8428 672 814 1452 360 879 2617 645 243 17 4858 0 2000 4000 6000 8000 10000 Ngôn ngữ Anh Ngôn ngữ Nga Ngôn ngữ Pháp Ngôn ngữ Trung Quốc Ngôn ngữ Đức Ngôn ngữ Nhật Ngôn ngữ Hàn Quốc Ngôn ngữ Tây Ban Nha Ngôn ngữ Italia Ngôn ngữ Bồ Đào Nha Chuyên ngành
Bản tài liệu Đầu tài liệu
còn thiếu chƣa đáp ứng đƣợc NCT của giảng viên và sinh viên trong trƣờng. Hiện tại TVĐHHN vẫn chƣa phân kho rõ ràng đối với những tài liệu của những chuyên ngành mới đào tạo này nên vẫn để chung thuộc tài liệu chuyên ngành ngoài ngôn ngữ. Mảng tài liệu chuyên ngành này chiếm 21,74% đầu tài liệu bao gồm các chuyên ngành nhƣ Quản trị kinh doanh, Tài chính ngân hàng, Kế toán, Quốc tế học,…với các ngành này tính lỗi thời của tài liệu cao mặc dù các khoa thuộc các khoa thuộc các chuyên ngành trên đã tích cực kêu gọi hỗ trợ từ nguồn tài trợ nƣớc ngoài và các trƣờng đại học liên kết đào tạo, đáng chú ý là khoa Quản trị kinh doanh với 01 dự án bổ sung tài liệu do tổ chức KOICA của Hàn Quốc tài trợ năm 2012
Tuy nhiên, với hầu hết các chuyên ngành ngôn ngữ số tài liệu đều chƣa đáp ứng đƣợc với nhu cầu của NDT. Đặc biệt nhƣ chuyên ngành tiếng Bồ Đào Nha số tài liệu chỉ chiếm 0,10% tiếng Italia chiếm 1,64% và Tiếng Đức chiếm 2,08% tổng số tài liệu. Đây là những con số báo động về sự thiếu hụt tài liệu, và cũng là điều Thƣ viện cần phải lƣu ý và cần hợp tác chặt chẽ với khoa để có kế hoạch đề nghị nhà trƣờng bổ sung tài liệu hợp lý trong thời gian tới để đáp ứng đƣợc NCT của giảng viên và sinh viên các ngành này.
2.1.2. Nguồn lực thông tin xét theo loại hình tài liệu
Thƣ viện Đại học Hà Nội có nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với mỗi loại hình tài liệu chúng ta có phƣơng thức tổ chức, phát triển và khai thác riêng biệt. Hiện nay vốn tài liệu của TVĐHHN đƣợc chia ra thành các loại nhƣ sau:
Nguồn lực thông tin phân chia theo vật mang tin
Phân chia theo vật mang tin là cách phân chia dựa theo các đối tƣợng vật chất chứa đựng thông tin. Trong tiến trình phát triển của nhân loại, tùy thuộc vào từng giai đoạn lịch sử xã hội khác nhau mà vật liệu mang thông tin khác nhau, từ những vật thô sơ nhƣ đất đá, mảnh tre, nứa, da súc vật đến các vật liệu mới nhƣ vải, lụa, phim ảnh, băng từ, đĩa quang để ghi lại thông tin và truyền lại các thông tin từ thế hệ này đến thế hệ khác.[24, tr.18-19]
Ngày nay khi CNTT bùng nổ, tài liệu trên giấy đƣợc in với số lƣợng lớn, tài liệu điện tử, tài liệu số ra đời, vật mang tin trở nên phong phú chính vì thế các loại hình tài liệu cũng trở nên đa dạng.
- Tài liệu truyền thống: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, đề tài NCKH…, đƣợc viết hoặc đƣợc in trên giấy. Đây là loại hình tài liệu chủ yếu của Thƣ viện. Theo số liệu thống kê bảng 2.2 thống kê vào tháng 6 năm 2015 hiện nay trung tâm có tổng số 22.457 đầu tài liệu truyền thống, chiếm tỉ lệ 88.64% rất lớn. Đây là loại hình tài liệu đƣợc Thƣ viện chú trọng bổ sung, thu thập, và tổ chức phục vụ tại các phòng Tiếng Việt, Ngoại Văn, Chuyên ngành, Nghiên cứu Khoa học theo chế độ một cửa.
- Tài liệu điện tử: Ebook gồm có 822 tên sách, nội dung chủ yếu là Quản trị Kinh doanh, Du lịch, Tài chính Ngân hàng, Công nghệ thông tin. Tạp chí điện tử gồm có 90 tạp chí điện tử (72 truy cập mạng nội bộ, 18 tạp chí truy cập trực tuyến). CSDL nghe nhìn (file MP3 kèm theo sách) gồm 565 tên sách, thuộc các chuyên ngành ngôn ngữ Anh, Pháp, Đức, Nga, Nhật, Trung…Đĩa CD, DVD gồm 763 tên tài liệu bao gồm các chƣơng trình học tiếng Anh, Hàn Quốc, Trung Quốc, Nhật Bản. Sách nói: 328 tên tài liệu gồm nhiều ngôn ngữ nhƣ Anh, Pháp, Nhật, Trung…nội dung chủ yếu là văn học và kĩ năng mềm. CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 biểu ghi.
Bảng 2.2: Thống kê loại hình tài liệu theo vật mang tin
TT Dạng tài liệu Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm
Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % 1 Tài liệu truyền thống 22457 88.64 43756 93.83 2 Tài liệu điện tử 2877 11.36 2877 6,17
Tổng số 25334 100 46633 100
Nguồn: Thống kê Libol tháng 6 năm 2015
Bảng số liệu 2.2 thể hiện sự chênh lệch rõ rệt về cơ cấu loại hình tài liệu truyền thống và điện tử. Trong xu hƣớng NDT này càng tăng nhƣ hiện nay, trong khi số bản tài liệu truyền thống chƣa đáp ứng đủ nhu cầu, diện tích phòng đọc không thay
đổi thì phát triển tài liệu điện tử, tài liệu số là yêu cầu thiết yếu đối với thƣ viện, đồng thời tạo nên sự cân đối giữa cơ cấu loại hình tài liệu.
Nguồn lực thông tin phân theo mục đích sử dụng:
Nhiệm vụ của Trƣờng Đại học Hà Nội là đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực trình độ đại học, sau đại học đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng lao động trong và ngoài nƣớc. Ngoài ra, trƣờng Đại học Hà Nội đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ cho lƣu học sinh, nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi học nƣớc ngoài; bồi dƣỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý của các Bộ, ban ngành Trung ƣơng và địa phƣơng trong cả nƣớc. Vậy theo mục đích sử dụng có thể phân chia tài liệu của trung tâm thành các nhóm sau:
- Nhóm tài liệu chỉ đạo: Gồm các chỉ thị, nghị quyết, văn kiện của Đảng và Nhà nƣớc. Các tác phẩm của C. Mác, P. Ăng ghen, V. Lênin, Hồ Chí Minh,…Đây là nhóm tài liệu quan trọng, chứa đựng những thông tin về chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng, chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nƣớc nên đƣợc cập nhật thƣờng xuyên.
Bảng 2.3 Thống kê loại hình tài liệu theo mục đích sử dụng
Loại hình tài liệu Đầu
tài liệu Tỷ lệ (%) Bản tài liệu Tỷ lệ (%)
Tài liệu chỉ đạo 693 2.74 1376 2.95
Tài liệu phục vụ học tập, giảng dạy 22734 89.74 40844 87.59 Tài liệu tra cứu 1364 5.38 3184 6.83
Tài liệu khác 543 2.14 1229 2.64
Tổng 25334 100.00 46633 100.00
- Nhóm tài liệu tra cứu: Gồm từ điển, bách khoa toàn thƣ, sổ tay, cẩm nang, niên giám, các CSDL thƣ mục,…Nhóm tài liệu này thƣờng đƣợc NDT sử dụng tại chỗ để tra cứu nhanh những số liệu, dữ kiện, thuật ngữ ngắn gọn, xúc tích.
- Nhóm tài liệu phục vụ học tập, giảng dậy và NCKH : Gồm có sách giáo trình, tài liệu tham khảo, luận văn, luận án…Đây là nhóm tài liệu chiếm phần lớn và đƣợc NDT sử dụng thƣờng xuyên nhất phục vụ việc giảng dạy, học tập và NCKH của họ.
Ngoài các tài liệu trên, căn cứ vào mục đích sử dụng Thƣ viện còn có một số loại tài liệu khác nhƣ nhóm tài liệu tham khảo thuộc các lĩnh vực văn hóa, chính trị, xã hội…
Bảng 2.3 cho thấy tài liệu phục vụ giảng dậy chiếm phần lớn trong thƣ viện (89.74% đầu tài liệu và 87,59% bản tài liệu). Với tài liệu tra cứu hiện đang chiếm 5.38% đầu tài liệu và 6.83% bản tài liệu là do đặc thù của trƣờng đào tạo chính là ngôn ngữ nên tài liệu tra cứu nhƣ từ điển, từ điển chuyên ngành khá nhiều, cho dù đây cũng chỉ là một con số nhỏ so với tài liệu phục vụ giảng dậy. Các tài liệu nhƣ tài liệu chỉ đạo và các loại tài liệu khác chỉ chiếm số lƣợng nhỏ chỉ chiếm hơn 2% đầu tài liệu và bản tài liệu. Điều này cho ta thấy cơ cấu NLTT vẫn còn quá chênh lệch điều này phản ánh chính sách bổ sung tài liệu của Thƣ viện chƣa hợp lý.
Nguồn lực thông tin phân theo phạm vi phổ biến thông tin:
Theo phạm vi phổ biến thông tin có thể phân chia tài liệu thành hai loại, tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
- Tài liệu công bố hay tài liệu xuất bản/tài liệu trắng (white literature) : Là những tài liệu đƣợc xuất bản chính thức bởi các nhà xuất bản thƣơng mại, đƣợc phân phối qua các kênh phân phối trên thị trƣờng, có thể mua bán qua các tổ chức phát hành[17]. Trong TVĐHHN tài liệu này là các loại sách, báo, tạp chí thƣờng do các nhà xuất bản in ấn và phát hành qua các kênh phân phối chính thức và đƣợc mua bán rộng rãi. Đây là lƣợng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong vốn tài liệu của Thƣ viện. Theo thống kê tháng 6 năm 2015 số lƣợng tài liệu công bố có trong Thƣ viện hiện nay là 22.872 đầu tài liệu và 41.054 bản tài liệu, một con số khá lớn.
- Tài liệu xám: Thuật ngữ “Tài liệu xám” đƣợc sử dụng lần đầu tiên bởi các chuyên gia thuộc Nhóm công tác liên cơ quan của Chính phủ Hoa Kỳ (US Government’s Interagency Gray literature working group). Theo nhóm chuyên gia này, tài liệu xám đƣợc hiểu là nguồn tài liệu trong và ngoài nƣớc, có đƣợc qua các
kênh đặc biệt mà không thể có qua các kênh hoặc hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thƣ mục thông thƣờng. Đây là nguồn tài liệu vô cùng quan trọng, chứa đựng những thông tin quý giá, không có trong tài liệu công bố, và mang tính kịp thời[17]. Một số loại tài liệu xám hay sử dụng: luận án, kỷ yếu, công trình NCKH, tiêu chuẩn, sáng chế, bài giảng,… và các ấn phẩm miễn phí khác.[24]
Nguồn tài liệu xám của Thƣ viện Đại học Hà Nội đƣợc tạo nên từ hoạt động đào tạo và NCKH của Nhà trƣờng. Hiện tại Thƣ viện có các tài liệu xám gồm:
+ Tài liệu phản ánh kết quả đào tạo: Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp.
+Tài liệu phản ánh kết quả hoạt động nghiên cứu nói chung: Đề tài, NCKH các cấp, kỷ yếu, kỷ yếu hội nghị, hội thảo…
Vào năm 2013, quy định về tài liệu nội sinh đƣợc thƣ viện và nhà trƣờng ban hành, trong văn bản quy định rõ đối với những tài liệu nội sinh nộp về thƣ viện bao gồm :
- Luận văn, luận án : Khi hoàn thành luận văn, luận án, tác giả phải nộp 02 bản đóng bìa cứng, 02 bản tóm tắt, 01 đĩa CD chứa nội dung bao gồm bìa, phần nội dung chính, tóm tắt, phụ lục,...
- Khóa luận: Sinh viên khi tốt nghiệp phải nộp 02 bản khóa luận đóng bìa cứng, 01 đĩa CD chứa nội dung bao gồm bìa, phần nội dung chính, phụ lục,...
- Đề tài NCKH các cấp: Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm nộp 02 bản đóng bìa cứng, 01 bản mềm chứa nội dung bao gồm: báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, các sản phẩm,...
- Giáo trình: 05 bản
Thƣ viện thu nhận tài liệu và cấp giấy xác nhận nghĩa vụ nộp lƣu chiểu tài liệu. Giấy xác nhận này cũng là một trong những điều kiện để học viên có thể nhận bằng tốt nghiệp. Đối với những tài liệu xám thu đƣợc trƣớc năm 2013, không kèm bản điện tử, Thƣ viện đã có kế hoạch số hóa và xây dựng CSDL để giới thiệu đến NDT. Theo thống kê, tài liệu xám tại Thƣ viện Đại học Hà Nội có tần suất sử dụng lớn, vì
khi làm NCKH, NDT rất cần đến những tài liệu có giá trị khoa học lớn này. Chính vì thế mà nguồn tài liệu này là nguyên liệu để tạo ra SP&DV giá trị.
Từ khi có Quy định chính thức về việc quản lý và khai thác tài liệu nội sinh năm 2013 quy trình thu thập tài liệu xám đƣợc tuân thủ rất nghiêm túc. Tuy nhiên, luận án, luận văn của cán bộ, giảng viên bảo vệ ở nƣớc ngoài chƣa đƣợc thu thập đầy đủ, chủ yếu dựa vào ý thức tự giác của mỗi cá nhân. Vì vậy Thƣ viện cần đề xuất với nhà trƣờng để đƣa ra những chế tài bắt buộc đối với những trƣờng hợp trên.
Theo thống kê trong thời gian qua Thƣ viện đã thu thập đƣợc một lƣợng tài liệu là 2.507 đầu tài liệu với 5.579 bản tài liệu. So với vốn tài liệu của Thƣ viện thì đây là con số khá khiêm tốn. Đầu tài liệu chỉ chiếm 9.89% so với đầu tài liệu của thƣ viện, còn bản tài liệu chỉ chiến 11.96% so với bản tài liệu của Thƣ viện. Số lƣợng cụ thể đƣợc thống kê vào tháng 6 năm 2015 nhƣ sau:
Bảng 2.4: Thống kê loại hình tài liệu theo phạm vi phổ biến thông tin
Loại tài liệu Đầu tài liệu Bản tài liệu
Số lƣợng Tỷ lệ % Số lƣợng Tỷ lệ % Tài liệu công bố 22827 90.10 41054 88.04 Tài liệu không công bố 2507 9.90 5579 11.96
Tổng 25334 100.00 46633 100.00
Nguồn: Thống kê Libol tháng 6 năm 2015
Qua bảng số liệu 2.8 ta thấy có sự chênh lệch rất lớn giữa tài liệu công bố và tài liệu không công bố, do quy định thu thập mới đƣợc ban hành cách đây 2 năm nên tài liệu xám thu đƣợc còn hạn chế. Tuy nhiên với tiềm lực và cơ chế thu thập chặt chẽ Thƣ viện có thể thu thập đƣợc nguồn tài liệu xám lớn đó là những luận văn, luận án, khóa luận. Nhƣng để có thể thu thập một cách triệt để Thƣ viện cần sớm đƣa ra những giải pháp bằng văn bản về chế tài để trình lên Ban Giám hiệu nhà trƣờng phê duyệt để làm căn cứ pháp lý cho việc thu thập tài liệu xám.
2.1.3. Nguồn lực thông tin xét theo ngôn ngữ của tài liệu
Với thế mạnh và đặc thù của thù của Trƣờng Đại học Hà Nội là đào tạo và nghiên cứu ngoại ngữ, mục tiêu chủ động đẩy nhanh quá trình hội nhập giáo dục
quốc tế trên cơ sở mở rộng hợp tác, liên kết đào tạo, liên thông chƣơng trình, học liệu và đội ngũ giảng viên với các trƣờng đại học có uy tín của nƣớc ngoài. Cơ cấu NLTT theo ngôn ngữ của tài liệu của Thƣ viện trƣờng cũng phản ánh rõ rệt điều này.
Bảng 2.5: Thống kê loại hình tài liệu phân theo ngôn ngữ tài liệu
Ngôn ngữ Đầu tài liệu Tỷ lệ (%) Bản tài liệu Tỷ lệ (%)
Tài liệu Tiếng Việt 6795 26.82 15454 33.14 Tài liệu Tiếng Anh 8456 33.38 15053 32.28 Tài liệu Tiếng Nga 746 2.95 1118 2.40 Tài liệu Tiếng Pháp 1640 6.47 2549 5.47 Tài liệu Tiếng Trung Quốc 1404 5.54 1801 3.86 Tài liệu Tiếng Đức 924 3.65 1934 4.15 Tài liệu Tiếng Nhật 640 2.53 827 1.77 Tài liệu Tiếng Hàn Quốc 3155 12.45 5981 12.83 Tài liệu Tiếng Tây Ban Nha 804 3.18 984 2.11 Tài liệu Tiếng Italia 482 1.90 598 1.28 Tài liệu Tiếng Bồ Đào Nha 287 1.13 333 0.71
Tổng 25334 100.00 46633 100.00
Nguồn: Thống kê Libol tháng 6 năm 2015
Các số liệu thống kê ở bảng 2.9 cho ta thấy cơ cấu NLTT theo ngôn ngữ của Thƣ viện có ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt là hai ngôn ngữ chiếm số lƣợng lớn trong toàn bộ nguồn tin của Thƣ viện, cụ thể là ngôn ngữ tiếng Anh chiếm 33.38%