1.1 .Cơ sở lý luận về nguồn lực thông tin và phát triển nguồn lực thông tin
1.1.3 .Các yếu tố ảnh hƣởng đến sự phát triển nguồn lực thông tin
Có nhiều yếu tố ảnh hƣởng đến sự phát triển NLTT, về phía chủ quan đó là trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trang thiết bị của thƣ viện, khả năng tiếp cận tới nguồn tin bên ngoài thƣ viện,..; về phía khách quan, đó là NCT của NDT, các quy luật phát triển của tài liệu khoa học, thị trƣờng xuất bản tài liệu, hiện trạng NLTT của các thƣ viện lân cận và cuối cùng là tình hình kinh tế xã hội của mỗi quốc gia,.. Dƣới đây ta phân tích cụ thể các yếu tố này.
1.1.3.1. Các yếu tố chủ quan
- Chính sách phát triển nguồn tin của thư viện
Chính sách phát triển NLTT của một quốc gia, hay của một cơ quan TT-TV có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Một NLTT mạnh, có chất lƣợng phụ thuộc đầu tiên vào chính sách phát triển. Có thể nói đây là yếu tố quyết định đến chất lƣợng của công tác phát triển NLTT của mỗi cơ quan TT-TV.
Đối với các thƣ viện đại học, việc xây dựng chính sách phát triển phù hợp, bám sát các nhiệm vụ chiến lƣợc của mỗi nhà trƣờng là một yếu tố quan trọng. Trong thực tế điều này đã đƣợc đảng, nhà nƣớc quan tâm đƣợc thể hiện trong chƣơng IV điều 14 nghị định số 72/2002/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết thi hành pháp lệnh thƣ viện[12]. Nghị định có viết “Bảo đảm kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, theo hướng hiện đại hóa từng bước, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự động hóa, xây dựng thư viện điện tử, tạo cảnh quan môi trường văn hóa nhằm nâng cao chất lượng người đọc, tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu, thông tin và các hoạt động khác của thư viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đã được nhà nước có thẩm quyền phê duyệt”. Đây là một bƣớc chuyển biến lớn trong việc định hƣớng cho các cơ quan TT-TV phát triển nguồn lực thông tin của mình.
Thật vậy, bất kỳ một cơ quan TT-TV nào muốn hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt đƣợc hiệu quả phục vụ tốt nhất, điều quan tâm trƣớc tiên là phải có một NLTT đủ lớn và mạnh về cả chất và lƣợng để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT nhất là trong thời đại bùng nổ thông tin, và kỷ nguyên của internet nhƣ hiện nay. Chính vì thế các cơ quan TT-TV không thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trƣờng mà phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc từng tài liệu, từng CSDL online đƣợc chào bán rộng rãi… để bám sát với nhiệm vụ của nhà trƣờng, phù hợp với NCT của NDT. Cơ sở của việc lựa chọn đó là nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu. Những nguyên tắc, quy tắc này đƣợc xây dựng trên chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan TT-TV đƣợc giao phó.
- Nguồn nhân lực của thư viện
Có thể nói rằng chủ thể con ngƣời quyết định chủ yếu tới thành bại của mọi công việc, công tác phát triển NLTT cũng không nằm ngoài thực tế trên, ta có thể khẳng định rằng trình độ của ngƣời cán bộ ảnh hƣởng quyết định đối với NLTT . Trong các cơ quan TT-TV dù có sự đầu tƣ kinh phí lớn cho sự phát triển NLTT, nhƣng cán bộ TT-TV không có trình độ thì kho tài liệu đó chỉ là ko chết.Trong thời đại kinh tế tri thức và bùng nổ thông tin nhƣ hiện nay đòi hỏi ngƣời cán bộ thƣ viện phải trở thành những chuyên gia thông tin trong xã hội tri thức, là những ngƣời có khả năng không chỉ phát triển về kỹ năng thực hành công việc cụ thể, mà cả lý luận và các kỹ năng mềm, khả năng về ngoại ngữ, tin học và hiểu biết nhất định về đặc thù theo nhiệm vụ của mỗi cơ quan TT-TV để đƣa ra những quyết định, lựa chọn chính xác NLTT phù hợp với đơn vị của mình. Ngoài ra ngƣời cán bộ còn phải biết thẩm định đƣợc chất lƣợng nguồn tin đảm bảo chất lƣợng, tránh tình trạng bổ sung tài liệu thiên lệch, không cân đối về nội dung, hình thức hoặc bổ sung trùng, gây lãng phí.
- Nguồn kinh phí của thư viện
Nguồn kinh phí là nguồn lực quan trọng nhất và quyết định nhất đến sự phát triển NLTT thƣ viện. Thực tế cho thấy bất kì một hoạt động riêng lẻ nào trong quá trình phát triển NLTT đều phụ thuộc vào tính khả thi của các nguồn kinh phí. Ngân
sách tài chính của các cơ quan TT-TV đƣợc cấp thƣờng không phải lúc nào cũng đáp ứng đƣợc NCT của NDT. Do vậy ngân sách này cần phải đảm bảo tính cân đối giữa NLTT với các loại hình thông tin tài liệu.
Hiện nay do lƣợng tài liệu tăng lên nhanh chóng, giá cả tài liệu cũng tăng lên liên tục cùng với sự xuất hiện của nhiều dạng tài liệu, đặc biệt là tài liệu số, nên không một cơ quan TT-TV nào có đủ kinh phí để bổ sung đầy đủ số tài liệu phục vụ cho NCT của NDT tại thƣ viện mình. Đối với các thƣ viện có nguồn lực kinh phí mạnh sẽ chọn chiến lƣợc bổ sung khá đầy đủ các loại tài liệu NDT cần, các thƣ viện có tiềm lực tài chính hạn chế chỉ bổ sung những tài liệu hạt nhân, tài liệu có tần suất sử dụng cao, còn những tài liệu nhu cầu sử dụng thấp hơn sẽ tìm cách thỏa mãn độc giả bằng nhiều cách khác nhau bằng cách mƣợn liên thƣ viện, trao đổi, hoặc các nguồn khác nhƣ biếu tặng, lƣu chiểu.
Ngoài ra, do sự tiến bộ của CNTT, nhiều nhà xuất bản đã phát hành các tài liệu số có thể truy cập trực tuyến từ xa, vì thế các thƣ viện cũng có thể cân nhắc, lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện của thƣ viện mình, hoặc là thu thập tài liệu và sở hữu trí tuệ tại chỗ để phục vụ ngƣời dùng tin hay chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật, công nghệ để có thể truy cập trực tuyến tới các nguồn thông tin từ xa giúp tiết kiệm kinh phí xây dựng kho tàng mua kệ, hoặc thƣ viện phải căn cứ vào kinh phí để đƣa ra quyết định bổ sung cho phù hợp [24,tr.59-60]
- Cơ sở vật chất trang thiết bị
Cơ sở vật chất trang thiết bị là một trong bốn yếu tố cấu thành thƣ viện, chính vì thế nó đóng vai trò rất quan trọng, một thƣ viện hiện đại không thể có cơ sở vật chất trang thiết bị yếu kém. Cùng với đó là sự đồng bộ hóa cho việc phát triển đồng đều của những yếu tố cấu thành thƣ viện. Cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan trực tiếp đến việc phát triển NLTT, bởi vì cơ sở vật chất và trang thiết bị chính là điều kiện để đảm bảo cho sự tăng cƣờng bổ sung NLTT. Ngƣợc lại nếu NLTT đƣợc tăng cƣờng bổ sung nhƣng cơ sở vật chất chƣa đƣợc đầu tƣ tƣơng ứng thì NDT không đủ công cụ để tiếp cận nguồn tin.
Xác định việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động thƣ viện là yêu cầu tất yếu, là động lực để thúc đẩy trong sự phát triển nhiều mặt của thƣ viện trong đó có công tác phát triển NLTT. Ngoài ra sự đồng bộ hóa các ứng dụng công nghệ còn ảnh hƣởng lớn đến xu hƣớng phát triển chung của thƣ viện.
Đối với công tác phát triển NLTT, việc lựa chọn và ứng dụng công nghệ đóng vai trò quan trọng, bởi vì CNTT là công cụ đắc lực giúp cán bộ bổ sung thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập, phát triển và khai thác NLTT, đặc biệt là NLTT điện tử/thông tin số. Việc ứng dụng CNTT còn giúp các thƣ viện kết nối trực tiếp với các nhà cung cấp tài liệu, kịp thời và dễ dàng đặt mua các nguồn thông tin điện tử. Công nghệ thông tin cũng giúp thƣ viện tự động hóa các công đoạn xây dựng đơn đặt mua tài liệu, kiểm soát việc nhận tài liệu, thanh quyết toán các hóa đơn, xử lý tài liệu,... Ngoài ra, nhờ ứng dụng CNTT các thƣ viện có thể cung cấp cho NDT khả năng với tới các nguồn thông tin từ xa, làm phong phú thêm khả năng đáp ứng NCT của NDT.
1.1.3.2. Các yếu tổ khách quan
- Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin
NCT là đòi hỏi khách quan của con ngƣời đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của con ngƣời [18]. NDT là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Vì vậy việc nghiên cứu đặc điểm NCT và NDT của cơ quan TT-TV là việc quan trọng, để từ đó cơ quan TT-TV có định hƣớng, kế hoạch phát triển phù hợp với thực tế đối với từng cơ quan TT-TV nhằm đáp ứng tối đa NCT của NDT.
Mục đích cuối cùng của việc phát triển NLTT cũng là thỏa mãn tốt nhất NCT của NDT, vì vậy NDT chính là động lực xây dựng và phát triển và cũng là ngƣời thụ hƣởng, ngƣời thẩm định cuối cùng chất lƣợng NLTT của thƣ viện. Chính vì thế việc phát triển NLTT có ảnh hƣởng trực tiếp bởi NDT cả về nội dung và loại hình tài liệu. Do đó một trong nhiệm vụ quan trọng có tính quyết định đến công tác phát triển NLTT là cần tiến hành nghiên cứu nhu cầu, trình độ nhận thức của nhóm NDT trực tiếp của thƣ viện.
- Chính sách đầu tư của cơ quan chủ quản đối với hoạt động thông tin – thư
viện:
Hiện nay, phần lớn các thƣ viện trong nƣớc ta hoạt động dựa trên kinh phí đƣợc cấp từ nhà nƣớc (thông qua cơ quan chủ quản). Với các thƣ viện đại học, cao đẳng, kinh phí hoạt động của thƣ viện, trong đó có kinh phí xây dựng, phát triển NLTT đều đƣợc lấy từ nguồn kinh phí của nhà trƣờng, mà kinh phí của nhà trƣờng chủ yếu dựa vào kinh phí đƣợc cấp từ nhà nƣớc. Ở nơi nào, lãnh đạo nhà trƣờng quan tâm tới hoạt động thƣ viện, coi thƣ viện là cơ sở không thể thiếu trong quá trình đổi mới, nâng cao chất lƣợng giảng dạy, học tập thì ở nơi đó hoạt động của thƣ viện sẽ đƣợc chú trọng, kinh phí cho hoạt động thƣ viện sẽ đƣợc cấp nhiều hơn và dĩ nhiên hoạt động thƣ viện, trong đó có công tác phát triển NLTT sẽ thuận lợi hơn. Ngƣợc lại, ở nơi nào mà lãnh đạo đơn vị coi nhẹ hoạt động thƣ viện, xem hoạt động thƣ viện nhƣ là một thứ đồ trang trí, làm đẹp cho cơ quan khi cần thì ở nơi đó hoạt động thƣ viện, nhất là công tác phát triển NLTT chắc chắn sẽ gặp không ít khó khăn.
- Các quy luật phát triển của tài liệu khoa học
Dƣới tác động của khoa học, công nghệ và truyền thông, tài liệu đã có sự thay đổi mạnh mẽ về quy mô, cơ cấu tạo nên những quy luật đặc trƣng cho tài liệu. Mỗi cơ quan TT-TV cần phải nắm vững những quy luật đặc trƣng này, và phải dựa vào điều kiện thực tế của đơn vị mình để công tác phát triển NLTT đạt hiệu quả cao.
+ Qui luật gia tăng số lượng tài liệu
Từ những năm 60, nhà khoa học Price D.J đã nghiên cứu ảnh hƣởng của quy luật gia tăng số lƣợng tài liệu đối với sự phát triển của vốn tài liệu và cho thấy cứ 10-12 năm vốn tài liệu của xã hội lại tăng gấp đôi. Theo con số thống kê từ tạp chí tóm tắt Chemical Abstracts (một CSDL thƣ mục hàng đầu thế giới về hóa học và lĩnh vực liên quan) để minh chứng cho quy luật gia tăng nhanh chóng của số lƣợng tài liệu nhƣ sau: Từ khi xuất bản số đầu tiên vào năm 1907 cho tới năm 1938 nghĩa là sau 31 năm tạp chí Chemical Abstracts mới công bố đƣợc 1 triệu bài tóm tắt đầu tiên. Một triệu bài tóm tắt thứ hai đƣợc công bố sau 18 năm (1939-1957). Một triệu bài báo thứ ba đƣợc công bố sau 7 năm (1958-1964). Và một triệu bài báo thứ tƣ
đƣợc công bố sau bốn năm (1965-1968). Hiện nay cứ mỗi năm tạp chí này công bố khoảng 750 đến 800 nghìn bài tóm tắt[24].
Derek de Solla Price (1922-1983), ngƣời chuyên nghiên cứu lịch sử khoa học, cha đẻ của ngành trắc lƣợng thƣ viện (bibliometric) là ngƣời đầu tiên đã mô phỏng quy luật gia tăng số lƣợng tài liệu theo hàm số luỹ thừa nhƣ sau [17]:
Nguyên nhân của sự gia tăng nhanh chóng này là do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã tạo ra nhiều vật mang tin, kỹ thuật ghi chép, phƣơng tiện truyền tin nhanh chóng hiệu quả. Đồng thời đội ngũ những nhà khoa học tăng lên nhanh chóng điều này tỉ lệ thuận với khối lƣợng tri thức mà họ tạo ra không ngừng tăng lên, do đó số lƣợng tài liệu ghi lại những công trình nghiên cứu này cũng tăng lên nhanh chóng.
Sự gia tăng số lƣợng tài liệu đã có tác động tích cực tới công tác phát triển NLTT, khi số lƣợng tài liệu đƣợc xuất bản tăng lên nhanh chóng các cơ quan có nhiều sự lựa cho việc bổ sung tài liệu. Tuy nhiên nó cũng gây những tác động tiêu cực nhƣ khó khăn trong việc lựa chọn tài liệu, và hạn chế trong việc bổ sung đầy đủ tài liệu mới xuất bản do không đủ kinh phí.
+ Qui luật tập trung và phân tán thông tin
Hiện nay có một thực trạng đang diễn ra là cùng một bài viết có thể đăng trên nhiều tạp chí khác nhau, hoặc một công trình nghiên cứu nhƣng đƣợc tồn tại dƣới nhiều loại hình tài liệu nhƣ: luận án, luận văn, tƣ liệu, sách, tạp chí... Hiện tƣợng này đƣợc gọi là hiện tƣợng tập trung và phân tán thông tin.
Y=AeKT Trong đó
A: Số lƣợng tài liệu có ở thời điểm t=t--0 nào đó e: cơ số logarit tự nhiên (e=2,718)
Khi nghiên cứu thƣ mục về địa vật lý, nhà thƣ viện học ngƣời Anh Samuel C. Bradford đã thấy rằng 326 tạp chí có chứa 1332 bài về địa vật lý, trong đó: 9 tạp chí chứa tới 429 bài, 59 tạp chí khác chứa 499 bài và 258 tạp chí còn lại chỉ chứa 404 bài[17]
Năm 1930, qua thống kê Bradford cũng cho biết: Nếu sắp xếp số tạp chí khoa học theo thứ tự giảm dần số bài báo về một chuyên ngành nào đó thì trong danh sách nhận đƣợc ta có thể tìm thấy các “tạp chí hạt nhân – core journal”. Số tạp chí này không lớn, chỉ chiếm khoảng 10-15% số tạp chí, nhƣng chứa đựng tới 90% số bài báo liên quan đến ngành đó [25,tr.153]
Điều này có sự ảnh hƣởng không nhỏ đến việc xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch bổ sung vốn tài liệu cho thƣ viện. Các cơ quan TT-TV muốn xây dựng và phát triển NLTT hiệu quả cần phải chú ý quy luật này để sƣu tập đƣợc những tài liệu có giá trị.
+ Qui luật lỗi thời của thông tin
Lỗi thời thông tin là một trong những quy luật phát triển của tài liệu trong xã hội. Vì thế NLTT nếu không đƣợc đổi mới sau một khoảng thời gian nhất định sẽ bị lỗi thời và nhu cầu sử dụng sẽ giảm dần. Chu kì lỗi thời của tài liệu do nhiều nguyên nhân nhƣng chủ yếu là do sự phát triển của văn hóa, khoa học kỹ thuật, CNTT….làm xuất hiện những tài liệu mới với những thông tin, tri thức mà nó chứa đựng mang tính mới, cập nhật, và hấp dẫn đối với ngƣời sử dụng hơn. Trên thực tế NDT thƣờng có nhu cầu sử dụng thông tin mới, và chính nhu cầu của NDT là tiêu chuẩn chủ yếu để xác định giá trị cũng nhƣ thời gian hữu ích của tài liệu.
Quy luật này không đúng ở một số lĩnh vực nhƣ khảo cổ, lịch sử, văn hóa… ở những lĩnh vực này thì tài liệu càng cổ càng có giá trị do tính hiếm, tính độc nhất của tài liệu mang lại, chứ không phải do tính mới của thông tin.
Để biểu thị mức độ lỗi thời của tài liệu và lƣợng hoá mức độ lão hoá,