Năm Đầu tài liệu Bản tài liệu
2009 99 236 2010 967 1524 2011 1507 3481 2012 1321 3112 2013 1173 3204 2014 728 1952 T6/2015 744 2232
Qua số liệu bảng 2.7 có thể thấy số lƣợng tài liệu bổ sung hàng năm không đồng đều trong các năm lúc tăng lúc giảm và giảm dần trong hai năm gần đây.
tổ chức. Tài liệu thu thập đƣợc từ nguồn biếu tặng này thƣờng thụ động, không thƣờng xuyên và chƣa sát với diện bổ sung của Thƣ viện. Tuy nhiên hàng năm Thƣ viện vẫn bổ sung một lƣợng tài liệu khá lớn, và chính nguồn tài liệu này đã góp phần làm phong phú thêm NLTT của Thƣ viện
- Nguồn tài liệu lưu chiểu: Quyết định số 668/QĐ-ĐHHN-TV ngày 17 tháng 6 năm 2013 của Hiệu trƣởng trƣờng Đại học Hà Nội quy định về việc quản lý và khai thác nguồn tài liệu nội sinh, trong quyết định ghi rõ các loại tài liệu và số lƣợng cần thu thập nhƣ sau:[21]
Đề tài NCKH từ cấp sở trở lên: Nộp tại Thƣ viện 02 bản, 02 bản báo cáo tổng kết đề tài, 01 bản mềm có chứa dữ liệu nhƣ bản in của đề tài tóm tắt.
+ Khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ thực hiện trong và ngoài nƣớc nộp tại Thƣ viện 02 bản in đóng bìa cứng, 01 bản tóm tắt nội dung, 01 bản mềm có chứa dữ liệu nhƣ bản in của công trình và tóm tắt.
+ Kỷ yếu khoa học của giáo viên, sinh viên: nộp tại thƣ viện 02 bản in, 01 đĩa mềm có chứa dữ liệu nhƣ bản in.
Giáo trình đã nghiệm thu nộp tại thƣ viện 02 bản in tại Thƣ viện.
+ Tài liệu tập huấn của các đợt tập huấn học thuật dài ngày trong và ngoài nƣớc (từ 10 ngày trở lên) nộp 01 bản in gốc tại Thƣ viện
+Tạp chí Khoa học Ngoại ngữ: nộp 05 bản in tại Thƣ viện
Bảng 2.8: Thống kê tài liệu lƣu chiểu tại Thƣ viện
Năm Số đầu tài liệu Số bản tài liệu
2009 14 41 2010 225 377 2011 195 395 2012 136 378 2013 218 637 2014 339 1484 T6/2015 290 641
- Nguồn biếu tặng: Mỗi năm Thƣ viện nhận đƣợc một lƣợng tài liệu đáng kể từ nguồn tài trợ, biếu tặng từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nƣớc nhƣ các tổ chức phi hính phủ, các đại sứ quán qua các mối quan hệ của các khoa, các trƣờng liên kết đào tạo, nhà xuất bản Chính trị Quốc Gia, nhà xuất bản Thanh niên, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, nhà xuất bản Hội Nhà Văn, Hội Văn nghệ dân gian Việt Nam… Nguồn tài liệu này làm phong phú, đa dạng cho NLTT của Thƣ viện. Ngoài ra Thƣ viện còn nhận đƣợc số lƣợng khá lớn tài liệu tiếng Anh từ Quỹ Châu Á, thể hiện qua bảng số liệu 2.9 sau:
Bảng 2.9: Thống kê tài liệu biếu tặng tại Thƣ viện
Năm Số đầu tài liệu Số bản tài liệu
2009 1368 2098 2010 113 121 2011 2663 3839 2012 597 2286 2013 1215 1987 2014 992 1484 T6/2015 110 116
Nguồn: Thống kê Libol tháng 6 năm 2015
2.2.3. Qui trình bổ sung tài liệu
Công tác bổ sung tài liệu tại Thƣ viện đƣợc thực hiện theo quy trình nhất định. Hàng năm Thƣ viện lập kế hoạch bổ sung vào đầu năm học trên cơ sở nhu cầu của các khoa thuộc các chuyên ngành đào tạo của trƣờng. Quy trình bổ sung tài liệu tại Thƣ viện Đại học Hà Nội đƣợc tiến hành nhƣ sơ đồ 2.1.
Từ sơ đồ 2.1 có thể thấy, quy trình bổ sung từ nguồn mua tại Thƣ viện khá chặt chẽ. Các bƣớc trong quy trình bổ sung qua nguồn mua đƣợc tiến hành cụ thể nhƣ sau:
- Quy trình bổ sung xuất bản phẩm không định kỳ
+ Trƣớc hết Thƣ viện liên hệ với các nhà sách, và các trung tâm phát hành sách mới để lấy danh mục sách mới
+ Tra trùng tài liệu trong CSDL của Thƣ viện
+ Lập danh mục tài liệu đƣa lên các khoa lựa chọn mua theo nhu cầu + Thống kê tổng hợp những tến sách đã đƣợc chọn
+ Trình Ban Giám Hiệu duyệt mua + Làm thủ tục mua
Sơ đồ: 2.1: Quy trình bổ sung tài liệu
Bổ sung không trả tiền
Chấm chọn tài liệu Bổ sung trả tiền Gửi phản hồi Đặt mua tài liệu Khoa/bộ môn/ phòng ban yêu cầu tài liệu Nguồn mua Nguồn biếu, tặng Nguồn lưu chiểu
Thu tài liệu đã nghiệm thu Cấp giấy xác nhận lưu chiểu Nhận tài liệu Gửi danh mục đã chọn Nhập tài liệu vào đơn nhận Nhập tài liệu vào đơn nhận lưu chiểu Lập danh mục tài liệu mới
- Quy trình bổ sung định kỳ:
Theo định kỳ vào cuối năm học Thƣ viện sẽ tiến hành xem xét lại tên các loại tên báo, tạp chí đã đặt trong năm. Trên cơ sở thống kê trên phần mềm libol nhằm tổng hợp lại nhu cầu sử dụng thực tế của NDT. Đối với báo, tạp chí nƣớc ngoài thì các khoa thuộc các chuyên ngành đào tạo trong trƣờng gửi danh mục về cho Thƣ viện. Đối với báo, tạp chí Tiếng Việt Thƣ viện lập danh mục các loại báo, tạp chí cần mua . Sau đó tổng hợp danh mục trình Ban Giám Hiệu phê duyệt. Khi danh mục đặt mua đã đƣợc phê duyệt, cán bộ bổ sung tạo đơn đặt, đơn nhận cho các loại báo tạp chí và làm thủ tục thanh toán cho các nhà cung ứng.
2.2.4. Công tác thanh lý tài liệu
Trong công tác phát triển NLTT để có đƣợc một bộ sƣu tập tài liệu phong phú về chủng loại, chất lƣợng tốt, đáp ứng đƣợc NCT của NDT thì ngoài việc bổ sung những tài liệu có chất lƣợng thƣ viện còn phải thƣờng xuyên theo dõi quá trình sử dụng tài liệu để thanh lý và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị sử dụng. Thanh lý giúp nâng cao chất lƣợng vốn tài liệu, làm cho giá trị vốn tài liệu đƣợc cải thiện, giải phóng kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng.
Thanh lý tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ cần thiết của thƣ viện và có ý nghĩa trong công tác phát triển NLTT. Công tác thanh lý tài liệu đƣợc TVĐHHN thực hiện thƣờng xuyên, và theo đợt đƣợc Ban Giám Hiệu nhà trƣờng phê duyệt. Công tác thanh lý này nhằm thanh lọc những tài liệu không phù hợp với diện phục vụ của Thƣ viện, tài liệu lạc hậu về nội dung, bị hƣ hỏng không thể phục hồi.
Hiện nay, TVĐHHN cũng đã chú trọng đến công tác thanh lý tài liệu, tính từ năm 2003 đến nay Thƣ viện thanh lý 02 lần, một lần vào năm 2006 và một lần 2010.
Đối với các xuất bản phẩm định kỳ, Thƣ viện đề xuất thanh lý những loại báo, tạp chí cũ, có nội dung giải trí, khoa học thƣờng thức. Những loại báo tạp chí chuyên ngành đƣợc lƣu kho và đóng quyển để tiếp tục phục vụ NDT.
Đối với sách in, Thƣ viện thực hiện thanh lý đối với những tài liệu rách nát không phục hồi đƣợc, không thuộc diện bổ sung, và lạc hậu về nội dung, sách in chữ nhỏ, giấy giòn, mất trang.
2.2.5. Công tác tổ chức nguồn lực thông tin
2.2.5.1 Phƣơng thức tổ chức nguồn lực thông tin
Thƣ viện Đại học Hà Nội tổ chức NLTT truyền thống dƣới dạng kho mở, dƣới hình thức một cửa. Đây là phƣơng thức phục vụ cho phép NDT trực tiếp lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu, làm giảm một số thủ tục giữa NDT và cán bộ thƣ viện, đồng thời kích thích NCT, nâng cao hiệu quả phục vụ.
Hiện nay, TVĐHHN tổ chức thành 4 kho chính gồm: kho sách ngoại văn, kho sách Tiếng Việt, kho sách chuyên ngành – báo tạp chí, và kho sách NCKH. Tất cả các kho tài liệu trên đƣợc tổ chức phục vụ theo dạng kho mở, tài liệu trong các kho đƣợc sắp xếp theo môn loài khoa học và theo ngôn ngữ.
Đối với NLTT điện tử Thƣ viện đã lƣu trữ đƣợc nguồn tin điện tử nội sinh khá phong phú (CSDL nghe nhìn: 656 tên sách, thuộc các chuyên ngành ngôn ngữ khác nhau; CD, DVD: 763 tên tài liệu bao gồm các chƣơng trình học các thứ tiếng; Ebook: 822 tên sách; CSDL toàn văn 218 biểu ghi), nhƣng NDT chƣa thể truy cập và khai thác đƣợc vì chƣa có phần mềm quản trị
CSDL thƣ mục là NLTT cơ bản của Thƣ viện hiện nay, hệ thống các CSDL này phản ánh thành phần, quy mô vốn tài liệu của Thƣ viện, là cơ sở để thực hiện tự động hóa các hoạt động TT-TV. Thƣ viện đã tạo lập đƣợc hệ thống CSDL thƣ mục khá lớn (25.334 biểu ghi), cho phép ngƣời sử dụng truy cập trực tiếp và tức thì các thông tin thƣ mục trong kho dữ liệu và thông tin cần tìm hiển thị ngay trên màn hình.
Tạp chí điện tử: gồm có 90 tạp chí điện tử (72 truy cập mạng nội bộ, 18 tạp chí truy cập trực tuyến) trong đó nội dung chủ yếu thuộc lĩnh vực ngôn ngữ tiếng Anh, Quản trị kinh doanh Du lịch, Công nghệ thông tin, Tài chính ngân hàng, Quốc tế học.
2.2.5.2. Sử dụng phần mềm quản trị nguồn lực thông tin
Đối với tài liệu truyền thống: Hiện nay Thƣ viện sử dụng phần mềm thƣ viện điện tử Libol của Công ty Cổ phần Viễn thông Tinh Vân. Hầu hết các công đoạn trong quy trình bổ sung, xử lí, lƣu thông tài liệu của Trung tâm đã đƣợc tin học hóa và tƣơng thích với cả Internet, Extranet và Intranet.
Đối với tài liệu điện tử: hiện nay Thƣ viện đang kết hợp cùng với khoa Công nghệ Thông tin để tạo một phần mềm quản trị NLTT điện tử chuyên dụng dành cho TVĐHHN. Cho đến nay vẫn chƣa xong và bạn đọc chƣa truy cập đƣợc NLTT số mà thƣ viện tạo đƣợc.
2.2.5.3. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin
Hiện nay Thƣ viện Đại học Hà Nội tổ chức khai thác NLTT dƣới các dạng sau:
+ Tổ chức đọc tại chỗ: Đây là dịch vụ phục vụ tài liệu gốc (cấp 1) cho NDT ngay tại thƣ viện. NDT sử dụng không gian sạch sẽ, thoáng mát trong các phòng tƣ liệu để đọc tài liệu (thƣờng là các loại tài liệu quý hiếm dấu đỏ) hoặc các loại tài liệu khác. Giờ phục vụ từ 7.30 -19.00 thông tầm qua trƣa, ngoài ra vào các tháng ôn thi 4,5,6 và tháng 11, 12 giờ mở cửa từ 7.30-20.30, riêng với thứ bảy hàng tuần giờ mở cửa là 7.30-17.00. Ngoài ra, tại hành lang các tầng đều bố trí dãy ghế phụ với khoảng 30 ghế, phục vụ vào các giờ cao điểm trong năm. Theo con số thống kê từ phần mềm Libol, mỗi ngày dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ phục vụ khoảng từ 700- 1200 lƣợt.
+ Tổ chức mượn, trả tài liệu: Đây là dịch vụ cho phép ngƣời dùng mang tài liệu về nhà với số lƣợng và thời gian quy định. Hiện nay theo chính sách mới đƣợc TVĐHHN áp dụng từ năm 2012, với tài liệu thông thƣờng mỗi bạn đọc có thể mƣợn tối đa 03 tài liệu trong thời gian tối đa 14 ngày và mỗi tài liệu đƣợc gia hạn 02 lần, mỗi lần 14 ngày. Nhƣ vậy tổng thời gian tối đa cả mƣợn và gia hạn cho một tài liệu là 42 ngày, với tài liệu là giáo trình thời hạn sẽ là 30 ngày/lần mƣợn và không gia hạn. Ngoài ra, vào những đợt nghỉ lễ dài nhƣ 30/4, nghỉ hè, nghỉ Tết…thời hạn mƣợn sẽ đƣợc dài hơn tùy theo số ngày đƣợc nghỉ. Với mỗi tài liệu
quá hạn trả sẽ bị phạt 1.000đ/ngày. Bạn đọc có thể đặt mƣợn với những tài liệu không còn bản rỗi.
+ Tổ chức tra cứu tài liệu: Dịch vụ tra cứu OPAC giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu trong mạng nội bộ thƣ viện hoặc từ bất kỳ máy tính nào có nối mạng Internet. Bạn đọc có thể tìm kiếm theo nhiều điểm truy cập nhƣ tên sách, tác giả, từ khóa, năm xuất bản, nhà xuất bản.
Nếu sử dụng website thƣ viện để tra cứu, bạn đọc sẽ truy cập địa chỉ http://www.lib.hanu.vn.
Tra cứu tạp chí điện tử: Dịch vụ nhằm giúp bạn đọc tìm kiếm và download tài liệu toàn văn từ 72 tạp chí điện tử mạng nội bộ và 18 tạp chí trực tuyến với nhiều chuyên ngành ngoại ngữ và QTKD, CNTT, Tài chính ngân hàng từ những nhà cung cấp uy tín trên thế giới.
+ Dịch vụ sao chép tài liệu: Nhằm đáp ứng nhu cầu photo hoặc scan tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của NDT, NDT đăng ký photo tài liệu và đƣợc nhận bản sao sau đó. Tuy nhiên hiện nay máy photo của Thƣ viện đã hỏng và chƣa sửa chữa, thay thế đƣợc. Khi NDT muốn đăng kí photo tài liệu Thƣ viện vẫn nhận và đem ra ngoài photo cho NDT.
+Dịch vụ giới thiệu sách mới: nhằm giới thiệu đến bạn đọc những tài liệu mới đƣợc bổ sung về thƣ viện. Ngoài những thông tin chung về nhan đề, tác giả, thông số xếp giá…thì cuốn sách còn đƣợc giới thiệu những nét nổi bật về nội dung chính, tính đặc sắc qua hai hình thức là giới thiệu trên website và thƣ mục sách mới theo tháng.
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản NLTT mang một ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động TT-TV. Hiểu rõ đƣợc tầm quan trọng của công tác này TVĐHHN đã thực hiện khá tốt công tác bảo quản tài liệu, và thực hiện nghiêm túc các biện pháp kỹ thuật bảo quản. Công tác bảo quản vốn tài liệu mà TVĐHHN đang thực hiện cụ thể nhƣ sau:
- Giáo dục nâng cao ý thức bảo vệ tài liệu đối với NDT : Thƣ viện thƣờng xuyên tiến hành tuyên truyền giáo dục NDT nhằm nâng cao ý thức bảo quản và giữ
gìn tài liệu thƣ viện qua các lớp tập huấn sử dụng thƣ viện đầu năm dành cho sinh viên năm thứ nhất và các sinh viên có nhu cầu sử dụng thƣ viện.
- Phục chế tài liệu: là một trong những biện pháp quan trọng để bảo toàn lâu dài kho tài liệu. Trong quá trình lƣu thông tài liệu, khi thƣ viện viên phát hiện ra một tài liệu bị rách hay hƣ hỏng thì đều đƣợc chuyển lên phòng nghiệp vụ phục chế luôn.
- Giữ vệ sinh kho: Hiện tại, TVĐHHN thực hiện phục vụ NDT theo hình thức kho mở toàn diện, tất cả các kho của Thƣ viện đều là kho mở, với điều kiện bảo quản nhƣ sau:
+ Nhiệt độ trong kho luôn ở mức 25oC-30oC,
Độ ẩm thƣờng xuyên trên 50% gây ảnh hƣởng xấu đến việc bảo quản tài liệu, mặc dù Thƣ viện thƣờng xuyên bật điều hòa hệ thống trong những thời tiết nắng nóng, nhƣng vẫn chƣa có máy hút ẩm nên độ ẩm trong Thƣ viện luôn giao động từ 50-60%
+ Ánh sáng: Hệ thống đèn thắp sáng trong kho tài liệu toàn bộ là đèn neon, nhƣng không đƣợc đặt trong hộp kính. Các đèn đƣợc lắp gần cá kệ sách do trần kho thấp, do đó việc giảm bớt bức xạ ánh sáng trong kho chƣa đƣợc đảm bảo
+ Phòng chống côn trùng, nấm mốc, động vật gặm nhấm: Hàng năm Thƣ viện đều phun thuốc diệt côn trùng 2 lần/năm, thực hiện phòng chống động vật gậm nhấm nên tác hại của các loại côn trùng và động vật gặm nhấm là không đáng kể.
2.2.7. Hoạt động phối hợp chia sẻ nguồn lực thông tin
* Phối hợp bổ sung: Phối hợp bổ sung (PHBS) trong phát triển NLTT là một công việc có ý nghĩa thiết thực đối với thƣ viện. Phối hợp bổ sung giúp tránh tình trạng biệt lập, khép kín thông tin trong một thƣ viện, tránh trùng lặp lãng phí thông tin, giúp tiết kiệm kinh phí, công sức, thời gian cho các thƣ viện và đáp ứng và thỏa mãn NCT đa dạng của NDT.
Tuy vậy đến nay TVĐHHN vẫn chƣa tiến hành PHBS với bất cứ một đơn vị nào do nhiều yếu tố chủ quan và cả khách quan. Hy vọng trong thời gian tới TVĐHHN sẽ tiến hành PHBS với các trƣờng đại học có cùng chuyên ngành đào tạo
tƣơng ứng để tăng chất lƣợng, hiệu quả phục vụ NDT nhờ NLTT đa dạng về loại