7. Dự kiến cấu trúc
1.3. Thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt
hoạt động quản lý ở Bộ Công an Lào
1.3.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ
Căn cứ Nghị định số 079/PTT, ngày 27/02/2007 (sửa đổi) của Văn phòng Phủ Thủ tướng về việc tổ chức và hoạt động của Bộ Công an và theo Điều lệ số 464/ BCA, ngày 02/06/2008 ban hành về việc tổ chức hoạt đơng của Văn phịng Bộ và Quyết định số 452/ BCA, ngày 13/5/2009 về việc tổ chức hoạt động của Cục Lưu trữ, thì Cục Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Văn phịng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phịng tham mưu cho Bộ Trưởng Bộ Công an quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó khối tài liệu này xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của Bộ là thực hiện chức năng quản lý về an ninh, trật tự bảo vệ quốc gia, thực hiện hướng dẫn đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, quản lý tổ chức biên chế, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
Tài liệu lưu trữ của Bộ được quản lý trong kho lưu trữ từ năm 1942 đến 2015 có khoảng 1.500 mét giá. Riêng khối tài liệu của các 03 Tổng Cục, 17 Công an Tỉnh (thành phố thuộc tỉnh, Công an huyện, Công an xã), được giữ và lưu ở kho lưu trữ tại cơ quan mình ( sau 10 năm phải nộp vào kho lưu trữ Bộ).Trên cơ sở đó tiến hành các khâu nghiệp vụ của chuyên ngành. Tuy nhiên những khối tài liệu này sau một thời gian nhất định nó khơng cịn giá trị thì sẽ tiến hành hủy theo quy định của Bộ.
Những khối tài liệu này là tài liệu của các cán bộ, cá nhân, anh hùng lực lượng vũ trang có nhiều cơng lao là một bộ phận đóng góp to lớn cho ngành Cơng an , cho sự thành công của cách mạng Lào và tài liệu các đơn vị chưa nộp vào kho lưu trữ. Với tính chất đặc thù của ngành Cơng an các tài liệu trong kho gồm có tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật thông thường, tài liệu nghiệp vụ chuyên ngành (tài liệu mật), các quyển sách, báo chí bằng tiếng: Nga, Anh, Pháp, Việt. Tuy nhiên do nhiều lý do khác nhau như: Kho tàng, cơ sở vật chất ,
quy định pháp luật, nguồn nhân lực cịn hạn chế, ở kho lưu trữ có một số điểm khác với kho lưu trữ thông thường khác. Cụ thể là:
- Về tổ chức quản lý, khoa học tài liệu, khai thác sử dụng và bảo quản khối tài liệu nghiệp vụ và tài liệu mật được thực hiện theo quy định của Bộ Công an.
- Việc bố trí phịng, hệ thống tủ két bảo mật, chống cháy, hệ thống của sắt, cửa tủ, công tác báo mật được chấp hành nghiêm túc. Các biện pháp bảo vệ rất được chú trọng (bố trí lực lượng an ninh, canh phịng và trực nghiệp vụ 24/24 giờ)
- Cán bộ được bố trí phụ trách và trực tiếp đảm nhiệm khối tài liệu này cũng được lựa chọn theo Quy chế tuyển chọn cán bộ của BCA.
* Thành phần, nội dung, tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ Bộ Công an
Những tài liệu lưu trữ được thu thập từ các Tổng Cục, Cục và cơ quan trực thuộc nộp vào kho lưu trữ của BCA quản lý là các tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng tài liệu bí mật của Quốc gia nó phản ánh q trình hình thành và phát triển của nhân dân các bộ tộc Lào qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt chế đọ chính trị, thời gian hình thành tài liệu, kỹ thuật chế tác: Là bằng chứng, nguồn thông tin rất quan trọng phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Do đó hiện nay số lượng khối tài liệu nghe nhìn và tài liệu khoa học kỹ thuật đang bảo quản tại Cục cịn rất ít, không đáng kể.
+ Thời gian tài liệu: Tài liệu lưu trữ đang quản lý tại Kho Lưu trữ được chia thành 2 khối lớn:
- Khối tài liệu từ năm 1942 đến năm 1975 có 55 phơng - Khối tài liệu từ năm 1976 đến năm 2015 có 168 phơng
+ Số lƣợng: Khoảng 1.500 mét giá (gồm có 223 phơng) gồm cả tài liệu
chưa chính lý năm 2015
- Tài liệu nghe nhìn, hình ảnh và các tài liệu khác: khoảng 100 m - Tài liệu khoa học kỹ thuật: khỏang 50 m
- Tài liệu nghiệp vụ: khoảng 650 m, gồm các khối tài liệu chủ yếu:
1.Hồ sơ mạng lưới bí mật 2.Cơ sở dữ liệu nghiệp vụ 3.Hồ sơ chuyên đề
4.Hồ sơ vụ, việc
5.Tài liệu nghiệp vụ (tin tức TB)…
* Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Tổng cục, Cục, cơ quan trực thuộc đƣợc phân loại thành các nhóm sau:
Nhóm 1. Tài liệu chung (liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Tổng Cục, Cục)
Nhóm 2. Tài liệu tổ chức, biên chế, xây dựng lực lượng
Nhóm 3. Tài liệu tham mưu, kế hoạch, văn thư, bảo mật lưu trữ Nhóm 4. Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
Nhóm 5. Tài liệu pháp chế
Nhóm 6. Tài liệu cơng tác Đảng, cơng tác chính trị Nhóm 7. Cơng tác đối ngoại
Nhóm 8. Tài liệu Hậu cần, tài chính Nhóm 10. Tài liệu xây dựng cơ bản
Nhóm 11. Tài liệu khoa học và cơng nghệ an ninh Nhóm 12. Tài liệu nghiệp vụ
Nhóm 13. Tài liệu nghe nình, tài liệu điện tử…
* Tài liệu được bảo quản tại các lưu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng Cục, Cục, các đơn vị, Công an Tỉnh trong thời gian 10 năm sau khi kết thúc công việc (Theo Thông báo số 2265/BCA, ngày 16/10/2014 của Bộ Công an ban hành về việc thu thập các tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ của Bộ). Thành phần, nội dung tài liệu tương đương với 13 nhóm trên. Riêng nhóm tài liệu nghiệp vụ (nhóm 12) được tổ chức theo hoạt động nghiệp vụ của từng đơn vị cụ thể. Ngồi ra cịn có tài liệu sản sinh trong quá trình
hoạt động quản lý của BCA bao gồm: Chỉ thị, Quyết định, Văn bản quy phạm pháp luật, Quy định cá biệt, Báo cáo, Kế hoạch, Biên bản, Công văn….. và các văn bản khác do BCA ban hành về các khâu nghiệp vụ.
1.3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ của BCA Lào * Về ý nghĩa chính trị * Về ý nghĩa chính trị
Tài liệu lưu trữ của BCA có ý nghĩa chính trị rất quan trọng và có tính giai cấp rõ rệt. Lịch sử đã chứng minh ở bất kỳ thời đại nào, các giai cấp thống trị đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp của mình. Ở nước CHDCND Lào, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước được tiến hành tập trung tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa, củng cố an ninh trật tự, bảo vệ đất nước.
* Về ý nghĩa lịch sử
Tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ BCA là những tài liệu gồm bản chính, bản gốc của văn bản được bảo quản phục vụ cho hoạt động của Tổng cục, Cục và các cơ quan trực thuộc. Đây là những tài liệu phản ánh trung thực nhất toàn bộ quá xây dựng, chiến đấu và trưởng thành của Bộ khi được thành lập đến nay, có ý nghĩa quan trọng trong cơng tác nghiên cứu, tổng kết công tác nghiệp vụ, rút ra bài học kinh nghiệm, đề ra các chiến lược thực hiện nhiệm vụ của Tổng cục, Cục, quan các giai đoạn lịch sử, hiện tại và trong những năm tiếp theo. Ngồi ra, nguồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ của Tổng cục, Cục, cơ quan trực thuộc Bộ giúp cho việc dựng lại các sự kiện lịch sử của Bộ Công an thuộc một cách xác thực nhất.
* Về ý nghĩa thực tiễn
Tài liệu lưu trữ của Bộ được sử dụng để phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, phục vụ cho các Viện nghiên cứu chiến lược nghiên cứu rút ra các quy luật, phương thức hoạt động, xây dựng kế hoạch đấu tranh làm thất bại âm mưu, thủ đoạn của chúng.
Chiếm phần lớn của kho lưu trữ của Bộ là khối tài liệu nghiệp vụ, có độ mật cao (tối, tuyệt mật) hình thành trong quá trình xây dựng tổ chức lực
lượng, hoạt động nghiệp vụ tình báo, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với an ninh quốc gia và đảm bảo an toàn cho hoạt động quản lý của BCA.
Bên cạnh đó là khối tài liệu hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, gồm tất các cơng trình xây dựng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục, Cục, cơng trình chiến đấu…, những tài liệu này, được Tổng cục, Cục sử dụng nghiên cứu để khôi phục, sửa chữa các cơng trình kiến trúc, các cơng trình xây dựng cơ bản bị hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực này đã góp phần tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các cơng trình khi tiến hành sửa chữa, khơi phục.
Khối tài liệu Khoa học - Cơng nghệ có giá trị đặc biệt trong nghiên cứu chế tạo và cải tiến, sửa chữa vũ khí, trang thiết bị kỹ thuật nghiệp vụ, đồng thời các đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp Bộ và Tổng cục, Cục được ứng dụng vào thực tế của Bộ, ngành và cơ quan đơn vị trong Bộ Công an, Tổng cục, Cục mang lại hiệu quả về kinh tế, chính trị, đối ngoại và đáp ứng yêu cầu của các đơn vị.
Khối tài liệu hành chính được hình thành từ hoạt động quản lý của Bộ, Tổng cục, Cục và các cơ quan trực thuộc Bộ rất lớn, chiếm 50% khối lượng tài liệu trong kho lưu trữ, được khai thác, sử dụng tương đối nhiều nhằm phục vụ cho hoạt động hành chính hiện tại của Bộ
Tóm lại, tài liệu lưu trữ của Tổng cục, Cục, cơ quan trực thuộc Bộ là
một bộ phận quan trọng của Phông lưu trữ BCA, một phần của Phông lưu trữ Quốc gia. Có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu lịch sử của BCA và ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, nhiều tài liệu nghiệp vụ ngành có độ mật cao (Tối, Tuyệt mật)…có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tổ quốc CHDCND Lào.
Tiểu kết chƣơng 1
Chương này, chúng tơi đã trình bày khái qt về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ, các Tổng cục, Cục và các cơ quan trực thuộc Bộ Công an, đặc điểm hoạt động của các Tổng cục, Cục, khái quát thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Tổng cục, Cục trực thuộc Bộ. Tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ của BCA có giá trị trong việc hoạt động quản lý nhà nước về an ninh, trật tự, phục vụ nghiên cứu các vấn đề về an ninh, lịch sử… giữ gìn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của các Tổng cục, Cục, góp phần vào cơng cuộc bảo vệ và phát triển đất nước.
Tài liệu lưu trữ của BCA có giá trị lớn đối với sự nghiệp bảo vệ an ninh, tồn vẹn lãnh thổ Quốc gia. Vì vậy, cơng tác hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu nghiệp vụ của BCA nói riêng có ý nghĩa hết sức quan trọng, đây là những tài liệu liên quan đến bí mật nhà nước, bí mật an ninh, hơn nữa, trong giai đoạn hiện nay việc hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ ngày càng tăng cường phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ mà còn bảo vệ an tồn, bí mật về tổ chức, lực lượng và hoạt động của Bộ, đây là điều kiện tiên quyết để Bộ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, bảo vệ vững chắc an ninh quốc gia trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn hiện nay.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở BỘ CÔNG AN LÀO
2.1. Một số khái niệm về hoạt động quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công an Lào
Là một q trình hoạt động của ngành Cơng an thực hiện các nghiên tắc quản lý tập trung thống nhất theo quy định của pháp luật, hoạt động quản lý công tác lưu trữ từ cấp Bộ đến cấp tỉnh. Trong đó việc hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ ở BCA phần lớn được quản lý và phân chia theo khối tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ trực thuộc các Tổng cục nào thì Tổng cục đó quản lý.
2.1.1. Khái niệm về “quản lý”
Theo đại từ điển Tiếng Việt (năm 2008 ; Tr 1288), là nghĩa động từ: 1. Tổ chức, điều khiển hoạt động của một số đơn vị, một cơ quan: quản lý lao động, cán bộ quản lý, quản lý theo cơng việc. 2. Trơng coi, giữ gìn và theo dõi việc gì: quản lý hồ sơ lí lịch, quản lý vật tư.
Theo nghĩa danh từ (sự quản lý): người phụ trách cơng việc.
Từ đó, Quản lý có thể hiểu một cách tổng qt là q trình điều hành, phối hợp để thực hiện một nhiệm vụ, một công việc nhất định mà đối tượng có thể khơng phải là con người. Ví dụ: Quản lý trang thiết bị, quản lý tài liệu lưu trữ…
2.1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ
“Công tác lưu trữ” là một khái niệm đã rất quen thuộc với những nhà khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ, những người làm công tác quản lý và trực tiếp làm công tác lưu trữ, chúng tôi xin nêu định nghĩa cho khái niệm chung nhất “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.[2 ; tr.15]
* Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:
- Xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy chế của cơ quan, tổ chức để quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ; Tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ; Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác lưu trữ; Tổ chức đào tạo cán bộ, công chức lưu trữ; Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho yêu cầu nghiên cứu của hội.
Công tác lưu trữ bao gồm các lĩnh vực công tác quản lý nhà nước và hoạt động sự nghiệp. Công tác quản lý nhà nước thể hiện ở các hoạt động xây dựng luật pháp và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp. Các hoạt động sự nghiệp bao gồm các tác nghiệp cụ thể để tạo ra các sản phẩm đặc trưng của ngành.
Trong ngành lưu trữ các hoạt động sự nghiệp quan trọng nhất, bao gồm toàn bộ lao động để bảo vệ, bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia. Ngồi ra để có kết quả đó trong ngành lưu trữ cịn có các hoạt động sự nghiệp khác như đào tạo, nghiên cứu khoa học, công bố giới thiệu tài liệu, sản xuất các thiết bị bảo quản tài liệu…
Từ định nghĩa trên về “Công tác lưu trữ” và nội dung của công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sư dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.[2 ; tr.15]