7. Dự kiến cấu trúc
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý về công tác lưu
tác lƣu trữ ở Bộ Công an Lào
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cấp Bộ về công tác lưu trữ.
Nhận thức có vai trị rất quan trọng đối với hiệu quả, chất lượng của các hoạt động thực tiễn. Chính vi vậy, để nâng cao hiệu quả cơng tác lưu trữ trong tồn Tổng cục tất yếu phải nâng cao nhận thức cho lãnh đạo các cấp, cán bộ, chiến sĩ về vị trí, vai trị, ý nghĩa nội dung và cả những khó khăn, hạn chế hiện nay của công tác lưu trữ.
Một thực tế chung hiện nay việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo quản lý tài liệu lưu trữ ở cơ quan, đơn vị trong Tổng cục về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ chưa ngang tầm với nhiệm vụ đặt ra. Nhiều trường hợp chưa làm trịn trách nhiệm cơng việc của mình, thực hiện chưa đúng với những quy định đã ban hành…Những tồn tại đó đã gây nên tình trạng: Nhiều tài liệu chưa được lập hồ sơ, chưa được thu nộp vào lưu trữ cơ quan khi hết thời gian hiện hành. Việc hoạt động quản lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ chưa được chú ý nên không thể giao nộp vào lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an đúng thời hạn quy định.
Lãnh đạo các đơn vị vẫn chưa có được sự quan tâm giải quyết chế độ chính sách phụ cấp độc hại cho những cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm. Phân bổ kinh phí cho việc tổ chức khoa học tài liệu và mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu chưa kịp thời. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ và các cán bộ khác liên quan đến công tác công văn, giấy tờ đều chỉ hướng
đến việc giữ tài liệu của mình chứ chưa phải là quản lý, chưa chủ động nâng cao hiệu quả, chất lượng tài liệu mình đang lưu giữ.
Những tồn tại như vậy, muốn giải quyết thì trước hết phải nâng cao nhận thức, tìm cách thảo gỡ dần, trước mắt cần khắc phục một số vấn đề sau:
Để nâng cao nhận thức về vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức lưu trữ. Để làm được điều này, trước hết phải có các biện pháp cụ thể nhằm làm cho lãnh đạo, cán bộ, chiến sĩ nhận thức được sâu sắc rằng:
+ Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và quá trình giải quyết cơng việc của cá nhân có vai trị, ý nghĩa rất quan trọng, nó là cơng cụ, phương tiện để xử lý, giải quyết công việc theo trách nhiệm được giao.
+ Tài liệu hình thành trong các đơn vị bên cạnh ý nghĩa thực tiễn còn mang ý nghĩa chính trị, lịch sử cần được giao nộp vào Kho Lưu trữ Tổng cục để phản ánh tính tồn vẹn và đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất của Phông Lưu trữ Tổng cục và của Bộ Cơng an nói chung.
+ Mỗi cán bộ lưu trữ cơ quan cần nhận thức được việc thu thập đẩy đủ tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu là thuộc trách nhiệm của mình. Cần lấy kết quả của công tác tổ chức khoa học tài liệu để xem xét ý thức của cán bộ trong công việc được giao.
+ Đánh giá việc tổ chức khoa học tài liệu dựa trên yêu cầu về nghiệp vụ, như lập hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; hồ sơ phải phản ánh mối liên hệ khách quan giữa các văn bản, được biên mục đầy đủ; hết thời gian văn thư phải giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thực hiện chế độ bảo quản an toàn, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu…
Chỉ đến khi lãnh đạo, cán bộ tại các đơn vị nhận thức được những điều trên và coi đó là trách nhiệm cơng việc của mình thì tình trạng trì tuệ trong cơng tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị mới có thể có những bước khởi sắc và dần đi vào nền nếp.
- Tiếp theo ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về nghiệp vụ lưu trư, cụ thể về cơng tác lưu trữ cho tồn hệ thống tổ chức lưu trữ của Tổng cục. Đây là một yêu cầu cấp bách đặt ra hiện nay để chấn chỉnh tình trạng tài liệu bó gói, chất động, chưa được lập hồ sơ theo đúng quy định. Nó sẽ giúp cho công tác quản lý thuận lợi, phát huy được giá trị tài liệu lưu trữ, có hiệu quả đáp ứng các yêu cầu các đơn vị, về nhiệm vụ này cần làm tốt các việc sau:
+ Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến sâu, rộng các văn bản quản lý lưu trữ do các cơ quan nhà nước co thẩm quyền ban hành. Tổ chức tốt công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và đề xuất cơ quan có thẩm quyền nghiên cứu, điều chỉnh hệ thống văn bản quản lý phù hợp với thực tế của Tổng cục.
+ Trên cơ sở các văn bản quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công an, các cơ quan chức năng, Tổng cục xây dựng, ban hành văn bản áp dụng các quy phạm vào thực tế nhiệm vụ của đơn vị mình như: Quy chế quản lý, sử dụng trang thiết bị công nghệ thơng tin ngành Văn phịng; Quy trình làm việc của các bộ phận lưu trữ…
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ
Bộ Công an cần tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm đưa Quyết định vào trong cuộc sống, nâng cao nhận thức của xã hội về vai trị, vị trí, tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ và giá trị của các tài liệu lưu trữ; rà soát lại các văn bản đã ban hành khơng cịn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay thế. Một số nội dung cần quy định sớm như:
+ Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử . + Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. + Bảng hướng dẫn phân loại tài liệu đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức về bảng thời hạn bảo quản, danh mục hồ sơ, lập hồ sơ cho từng ngành nghề chuyên môn.
+ Hướng dẫn về bảo quản tài liệu trong điều kiện thiếu kho lưu trữ chuyên dụng…
+ Hướng dẫn về việc giải mật tài liệu.
+ Quy định về quản lý tài liệu lưu trữ từ cấp Bộ đến cấp Tỉnh. + Quy định về quản lý tài liệu lưu trữ cấp Công an tỉnh.
+ Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Bộ.
+ Danh mục tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ mức độ mật. + Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng…
3.2.2.1 Trách nhiệm của Bộ
Công tác lưu trữ của BCA trong những năm qua luôn được lãnh đạo Bộ quan tâm, hệ thống tổ chức lưu trữ của Bộ khơng ngừng được hồn thiện. Nhận thức của các cấp lãnh đạo và cán bộ, chiến sĩ các cấp các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã từng bước được nâng lên rõ rệt. Tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ chuyên ngành của Bộ và các cơ quan, tổ chức từ BCA đến các đơn vị cơ sở bước đầu đã được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và được chú ý bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ đã được hoạt động quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng mang lại hiệu quả, góp phần quan trọng vào việc hồn thành nhiệm vụ an ninh trật tự, công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Nhiều văn bản mang tính chất quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện đã được các cơ quan chức năng của Bộ nghiên cứu, xây dựng. Cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản được quan tâm, đầu tư. Đội ngũ cán bộ ngày càng được chuẩn hóa.
Tuy nhiên để cơng tác lưu trữ thật sự phát triển ngang tầm với các lĩnh vực khác, trong thời gian tới chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp sau đây có liên quan trực tiếp đến Cục Lưu trữ của Bộ Công an:
Một là, về bộ máy: Cần tổ chức ngành bảo mật, lưu trữ Công an theo một hệ thống thống nhất từ Bộ đến các đơn vị cơ sở. Cơ quan Bảo mật - Lưu trữ các cấp trực thuộc Bộ và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan Bảo mật - Lưu trữ Bộ đặt dưới sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp
của lãnh đạo, chỉ huy đơn vị cung cấp. Các cơ quan chức năng của Bộ cần hoàn chỉnh Đề án “Quy hoạch quản lý tài liệu lưu trữ trong ngành Công an” theo hướng chuyên nghiệp bởi công tác lưu trữ của Công an gắn chặt với công tác bảo mật thông tin tài liệu, vốn là đặc thù riêng của Công an. Tổ chức, tên gọi cần phải thống nhất và có chức năng, nhiệm vụ rõ rang, biên chế cần tinh gọn, ổn định. Cách tổ chức như vậy sẽ làm cho cán bộ, nhân viện vừa có điều kiện đi chuyên sâu về nghiệp vụ phải giải quyết trước mắt, vừa bảo đảm điều kiện cho sự phát triển bền vững lâu dài.
Việc bố trí nhân viên làm về quản lý công tác lưu trữ cần được chú trọng hơn. Nên bố trí cán bộ có năng lực quản lý và có trình độ, nắm vững nghiệp vụ công tác lưu trữ. Đề thuận lợi cho hoạt động quản lý công việc và tạo sự yên tâm cho cán bộ, các chức danh Trưởng phòng (Ban) của các đơn vị trực thuộc Bộ cần bố trí chức danh Sĩ quan. Cách bố trí như vậy sẽ làm cho cán bộ quản lý thấy rằng nhiệm vụ này cũng được goi trọng và ngang hàng với các nhiệm vụ khác trong Công an.
Về đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ cần được tuyển chọn đúng quy định, để đảm bảo bí mật về tính chính trị, có đạo đức nghề nghiệp, được đào tạo trình độ chun mơn nghiệp vụ theo quy định của nhà nước. Trong số này cần xác định loại nhóm, ngạch, bậc lương và hưởng các chế độ đãi ngộ phù hợp với mặt bằng chung so với các ngành, nghề khác không thấp hơn và có những chính sách đặc thù tương tụ trong Công an. Sửa đổi, bổ sung các quy định về biểu biên chế, ngạch công chức lưu trữ phù hợp với nhu cầu đào tạo hiện tại, tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ được học tập nâng cao năng lực công tác chuyen môn.
Các cơ quan, đơn vị cần được tạo điều kiện để nâng cao khả năng tham mưu giúp lãnh đạo, chỉ huy các cấp quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ cho cấp dưới, trực tiếp quản lý văn bản, tài liệu đảm bảo an tồn, bí mật và khai thác phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, chỉ huy của cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động.
Hai là, về cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ: Các
cơ quan chức năng của Bộ cần tiếp tục nghiên cứu hoàn chỉnh hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật tạo hành lang pháp lý để tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong phạm vi BCA.
Ví dụ: Điều lệ hướng dẫn bảo mật lưu trữ quốc gia…Chỉ huy các cơ quan,
đơn vị cần thường xuyên quan tâm và chỉ đạo công tác nghiệp vụ, tổ chức phổ biến, tuyên truyền, tập huấn các quy định, các văn bản của Đảng, Nhà nước và BCA về công tác này. Ban hành văn bản quy định khen thường, kỷ luật cụ thể áp dụng cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
Về cơ sở vật chất, cần quan tâm đầu tư ngân sách mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, tăng cường kiểm tra các đơn vị cơ sở, nhất là về phương tiện, thiết bị quản lý tài liệu mật, bảo quản tài liệu lưu trữ trong những mùa mưa bão, thời tiết bất thường, xây dựng phương án phịng chống cháy, nổ đảm bảo an tồn tuyệt đối kho lưu trữ.
Ba là, về công tác cán bộ: Cần tăng cường việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ở các đơn vị cơ sở như: Tổ chức hội nghị tập huấn, hội thảo, kết hợp với việc lực chọn cán bộ, nhân viện có đủ tiêu chuẩn để làm cơng tác lưu trữ (có thể lực chọn cán bộ đã qua đào tạo ở các trường nghiệp vụ hoặc cán bộ nghiệp vụ lưu trữ trung cấp trở lên, các cán bộ được tập huấn ở Việt Nam 03 tháng trong lượt 2 năm có mở một lớp cho các đơn vị nghiệp vụ thì hiệu quả sẽ cao hơn). Tăng cường đào tạo nghiệp vụ lưu trữ tại các lớp do BCA, Văn phòng Bộ, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào… tổ chức nhằm đảm bảo cho đội ngũ cán bộ nhân viên của ngành được trang bị kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ tại đơn vị.
Bốn là, Các cơ quan được phụ trách quản lý của mình cần tăng cường tổ
chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tu bố, phục chế tài liệu và bảo quản tuyệt đối an toàn hồ sơ, tài liệu. Đẩy mạnh việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu cho hoạt động của các đơn vị. Triển khai các biện pháp nhằm thực hiện tốt nội dung Thông báo số 2265/BCA ngày 16/10/2014 về việc thu thập và bổ sung tài liệu
vào lưu trữ của Cục; Quyết định số 226/BCA ngày 05/02/2015 về việc quy định bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong BCA.
Tại các đơn vị cần xây dựng các định mức, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác lưu trữ như quy trình xác định giá trị tài liệu, các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu; quy trình thu thập, bổ sung tài liệu, có sự chỉ đạo để áp dụng thống nhất từ Bộ đến các đơn vị…
3.2.2.2.Trách nhiệm của Cục Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ
Hiện nay, Cục Lưu trữ đang tiến hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao một cách tích cực trong hoàn cảnh, điều kiện mới của đất nước, góp phần trong cơng cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. Theo Nghị định số 079/CP ngày 27/02/2007 (sửa đổi) của Văn phòng Phủ Thủ tướng về Tổ chức hoạt động của Bộ Công an. Quyết định số 452/ BCA ngày 13/05/2009 Bộ Công an (chỉnh sửa) về việc tổ chức hoạt động của Cục lưu trữ (Thuộc Văn phòng Bộ). Cục có chức năng tham mưu, quản lý tập trung thống nhất về công tác văn thư và lưu trữ trên phạm vi tồn quốc của ngành Cơng an, có nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Nghiên cứu, thực hiện theo đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ trong từng giai đoạn;
2. Nghiên cứu trình Chánh Văn phịng xem xét về kế hoạch chiến lược,dự án và chương trình phát triển trong lĩnh vực cơng tác văn thư – lưu trữ;
3. Nghiên cứu soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, quy định về tiêu chuẩn, nguyên tắc, phương pháp về công tác văn thư và lưu trữ để trình Chánh Văn phịng phê duyệt;
4. Nghiên cứu và trình Chánh Văn phịng phê duyệt về xây dựng hoạc cải cách hệ thống tổ chức ngành lưu trữ trong các Công an Tỉnh;
5. Quảng cáo, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra vầ mặt nghiệp vụ và thúc đẩy trong Bộ, Tổng cục, Cục, Công an Tỉnh trong việc tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ;
6. Thu thập, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu, thống kê và bảo quản tài liệu quan trọng, có ý nghĩa quốc gia;
7. Nghiên cứu và ứng dụng kết quả của khoa học - công nghệ tiên tiến vào lĩnh vực văn thư và lưu trữ;
8. Tổ chức triển lãm, tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ cho giáo đục, nghiên cứu và áp dụng vào việc phát triển kinh tế - xã hội của đất nước;
9. Sử dụng con dấu để quản lý chặt chẽ về công tác Văn thư - Lưu trữ;