7. Dự kiến cấu trúc
3.4. Quan tâm bố trí cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong
tin trong công tác lƣu trữ
3.4.1. Trách nhiệm của Bộ
Hiện nay BCA là đơn vị thực hiện nghiệp vụ chuyên ngành về lưu trữ Phông lưu trữ của Bộ. Từ khi có tịa nhà mới, các hệ thống giá tủ, phịng cháy
chữa cháy, điều hòa... được trang bị mới và tương đối hiện đại. Về cơ bản, những cơ sở vật chất đã đáp ứng nhu cầu trước mắt của cơng tác lưu trữ.
Có thể nói rằng sau khi đã nhận được sự giúp đỡ của Việt Nam trong việc tạo điều kiện về cơ sở vật chất áp dụng vào công tác lưu trữ giữa Văn phịng Bộ Cơng an Việt Nam và Lào cơng tác lưu trữ của Bộ đã có sự thay đổi đáng kể so với trước đây.
Như đã nêu trên, về cơ bản những cơ sở vật chất đã đáp ứng nhu cầu nhất định trong việc bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhưng để phát huy tiềm năng thông tin tài liệu lưu trữ thì cần có sự đầu tư thích đáng hơn nữa về cơ sở vật chất cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn, chú trọng đến việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Để bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải có cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật đảm bảo cho công tác này. Việc đầu tư kho tàng, trang thiết bị cơ bản như Máy tính (bộ), máy photo, máy Scan, máy hút bụi, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, tủ sắt dùng tài liệu, giá để tài liệu.. Đây là những điều kiện cơ sở vật chất cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ.
+ Bố trí Phịng, Kho lƣu trữ
*Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác lưu trữ :
Hiện nay, khoa học kỹ thuật và công nghệ đã và đang phát triển như vũ bão, tác động và ảnh hưởng mạnh mẽ tới mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trên lĩnh vực bảo vệ an ninh quốc gia nới chung và lĩnh vực Cục Lưu trữ nói riêng, dù ở bất kì quốc gia nào, khoa học kỹ thuật và công nghệ cũng luôn được coi trọng như là một yếu tố, một giải pháp khơng thể thiếu, góp phần khơng nhỏ nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, các loại phương tiện, thiết bị sử dụng trong hoạt động quản lý lưu trữ ngày càng được chế tạo hiện đại, chuyên dụng hơn, cùng với những biện pháp, cách thức sử dụng tình vi hơn. Đó vừa là cơ hội thuận lợi, vừa là khó khăn thách thức đối với nghiên cứu ứng dụng, sử dụng trong hoạt
động cũng như trong công tác bảo vệ bảo mật nhằm bảo đảm an tồn, bí mật cho tổ chức và hoạt động quản lý của BCA. Trước mắt cần sử dụng tốt phần mềm “Quản lý lưu trữ” do BCA chuyển giao đối với khối tài liệu hành chính an ninh; Riêng khối tài liệu nghiệp vụ tiếp tục sử dụng phần mềm để quản lý chặt chẽ và riêng biệt đảm bảo bí mật tài liệu.
3.4.2. Trách nhiệm của các Tổng cục, Cục
Tại Kho lưu trữ chuyên dụng của Tổng cục tuy đã được đầu tư xây dựng theo quy chuẩn nhưng chi mới áp dụng theo yêu cầu đối với tài liệu hành chính và tài liệu nghiệp vụ, còn tài liệu phim – điện ảnh và tài liệu xây dựng cơ bản chưa có phịng, kho phù hợp điều kiện của từng loại hình tài liệu, dẫn đến nhiều tài liệu phim – điện ảnh chảy, mốc, dính hư hỏng khơng phục hồi được, các loại bản vẽ, bản đồ, hồ sơ hoàn cơng của các cơng trình lớn, quan trọng xếp chồng lên nhau, dính, mốc, ẩm nên đang xuống cấp nghiêm trọng. Để khắc phục được tình trạng này, việc cấp thiết nhất là phải đầu tư phịng lưu trữ loại hình tài liệu phim điện ảnh riêng, thiết kế Phịng bảo ơn lớn có diện tích khoảng 70 – 100 m2. Mua sắm thêm trang thiết bị phù hợp để có thể khai thác được các loại bang hộp, đĩa…từ nhiều năm về trước, hiện nay trên thị trường rất ít bán. Đồng thời bố trí phịng riêng dành cho lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học công nghệ, trang bị các loại giá, hộp để tài liệu theo loại hình này nhằm bảo quản tốt nhất cho các loại tài liệu nói trên.
*Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ :
Cũng như các Tổng cục khác tại Cục Lưu trữ, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ cũng được quan tâm và đầu tư từng bước, góp phần hiện đại hóa cơng tác lưu trữ, quản lý lưu trữ được chặt chẽ, hiệu quả hơn. Kho lưu trữ tại Cục đã cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, số hóa tài liệu lưu trữ. Đây là phần mềm quản lý hồ sơ riêng của Bộ Công an. Phần mềm có các chức năng chính như:
- Tìm kiểm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thơng tin rất nhanh chóng và chính xác;
- Úng dụng cơng nghệ thơng tin vào hệ thống văn thư của Phịng văn thư (Văn phòng Bộ);
- Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu theo các thông tin chuẩn do Bộ và các Tổng cục, Cục trực thuộc ban hành;
3.5. Tăng cƣờng thanh tra, kiểm tra, hƣớng dẫn trong công tác Lƣu trữ ở BCA
3.5.1. Trách nhiệm của Bộ
Cần đa dạng các hình thức kiểm tra, đặc biệt là cần tiến hành hình thức kiểm tra tại một số Tổng cục, Cục, Công an tỉnh như: Tổng cục An ninh, Cục Hợp tác quốc tế, Công an tỉnh Xiêng khoảng, Công an tỉnh Savanhnakhet. Công tác kiểm tra vẫn được tiến hành giữa các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Cục và Công an tỉnh. Việc tiến hành kiểm tra chéo đem lại nhiều tác dụng, hiệu quả tích cực, cơng tác kiểm tra sẽ được tiến hành rộng khắp trên địa bàn Bộ, tiết kiệm được chi phí, cơng sức và tạo được sự giao lưu, học hỏi lẫn nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Việc xếp loại trong kiểm tra chéo cũng là một yếu tố giúp kích thích sự ganh đua giữa các cơ quan, đơn vị trong việc quan tâm, đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực nhằm thực hiện tốt cơng tác lưu trữ.
Như vậy, Thành phần đồn kiểm tra ở các Cụm cần phải có sự tham gia của đại diện lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.
Cần sớm xây dựng những tiêu chí cụ thể để làm căn cứ kiểm tra đánh
giá công tác lưu trữ. Những tiêu chí này có thể là những nội dung về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, tương ứng với mỗi tiêu chí là khung điểm để đánh giá, chấm điểm, số điểm sẽ giảm dần theo mức độ hoàn thành, hiệu quả cơng việc; Mức điểm tối đa giữa các tiêu chí cần khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng, khối lượng công việc của mỗi nội dung.
Đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm: Đây là một hình thức mới và thiết thực để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. Đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ giúp nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, cấp tỉnh đối với cơng tác văn thư, lưu trữ vì thơng qua việc tự đánh giá, thủ trưởng các cơ quan, cấp tỉnh sẽ biết được những nội dung làm tốt, chưa làm tốt để có các giải pháp khắc phục những mặt chưa tốt, từng bước đưa công tác này của đơn vị đi vào nề nếp; trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá, các Tổng cục, cấp tỉnh sẽ biết được tất cả các nội dung cần thực hiện của công tác lưu trữ và chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch phù hợp với quy định và sát với thực tế. Đồng thời, qua đánh giá, xếp loại, các đơn vị sẽ biết được kết quả thực hiện của đơn vị khác, như vậy sẽ tạo sự thi đua cùng làm tốt của các đơn vị… từ đó, góp phần thực hiện tốt cơng tác lưu trữ của Tổng cục, Cục, của BCA Lào.
3.5.2. Trách nhiệm của các Tổng cục, Cục
Bên cạnh việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, cơ quan cần chủ trọng tang cường hơn nữa việc hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ cũng như tổ chức thanh tra, kiểm tra giảm sát thường xuyên đối với công tác này.
1.Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn, tuyên truyền về nghiệp vụ lưu trữ một cách thường xuyên hơn cho cán bộ làm lưu trữ ở Tổng cục cũng như các đơn vị.
Đề xuất với Phòng Bảo mật - Lưu trữ / Văn phòng Bộ thường xuyên tổ chức các đợt kiểm tra, các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo định kỳ 6 tháng hoặc hàng năm đối với cán bộ văn thư, lưu trữ, chuyên viên làm việc liên quan đến công tác công văn, giấy tờ tại các cơ quan, đơn vị của Tổng cục. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp cho cán bộ các cơ quan, đơn vị có ý thức, trách nhiệm trong việc hồn thành cơng việc được giao và thực hiện đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
Nhiệm vụ này cũng có thể do cán bộ văn thư, lưu trữ có trình độ chun sâu về nghiệp vụ và am hiểu thực tế đảm nhiệm hoặc mời các nhà khoa học có trình độ lý luận và thực tiễn cao tham gia. Định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ sẽ tạo ra một tiền lệ tốt. Hơn nữa qua tập huấn những vấn đề khúc mắc, tồn tại sẽ được nêu ra, giải quyết và sẽ giúp cho trình độ chun mơn, nghiệp vụ cộng với ý thức của các học viên được nâng lên.
2.Trong lĩnh vực hoạt động quản lý lưu trữ phải có cơng tác kiểm tra, đánh giá với các Tổng cục tổ chức thực hiện theo định kỳ hàng năm và đột xuất, nhằm kịp thời chấn chỉnh những mặt còn hạn chế, phát huy những kết quả đã đạt được. Nhưng để công tác kiểm tra thực sự có hiệu quả, trong thời gian tới. Tổng cục cần đề ra các nội dung kiểm tra sao cho thiết thực, kết quả phải có nhận xét, kết luận đối với từng đơn vị và phải thay đổi hình thức và nội dung cho phù hợp. Áp dụng biện pháp kiểm tra chéo giữa các đơn vị trong Tổng cục để có sự cạnh tranh, trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau. Kiểm tra thông qua báo cáo bằng văn bản, tổ chức đoàn kiểm tra, làm việc trực tiếp với cơ quan, đơn vị được kiểm tra, thông qua sơ kết, tổng kết… Trước khi thành lập Đoàn kiểm tra phải xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể, đồng thời xây dựng Quy chế chấm điểm cho từng nội dung kiểm tra đối với tất cả các đơn vị để có sự so sánh, đánh giá và chấm điểm một cách công bằng, kết quả kiểm tra được Tổng cục làm căn cứ để xét thi đua và chấm điểm “Đơn vị vững mạnh toàn diện” hàng năm.
Về chế độ kiểm tra: Kiểm tra định kỳ cần được tiến hành đúng kế hoạch hàng năm; Kiểm tra đột xuất được tiến hành theo yêu cầu quản lý và tình hình thực tế hoặc trên cơ sở đề nghị, phản ánh của cơ quan, đơn vị, cá nhân về những sai phạm, yếu kém trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Các đợt hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ dần dần phải đi vào chất lượng, Yếu ở khâu nào thì đi sâu và giải quyết vấn đề ở khâu đó, tránh dàn trải cho đủ nội dung và số lượng. Giảng viên giảng bài tại các lớp tập huấn
hay cán bộ đi hướng dẫn nghiệp vụ cũng đóng vai trị quan trọng, tránh tình trạng quản lý luận một cách khơ cúng, sách vở mà cần kết hợp giữa lý luận và thực tiễn tại các cơ quan thì học viên mới phần nào hiểu được nội dung và ứng dụng được trong thực tế, hơn nữa làm cho bài giảng sinh động, thu hút được người nghe.
3.Chấn chỉnh ngay đối với một số nghiệp vụ cịn sai sót khơng đúng theo quy định. Sớm khắc phục tình trạng xây dựng và ban hành văn bản chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, cũng như chưa đúng thẩm quyền về nội dung và hình thức, xác định độ mật tùy tiện cho văn bản mà không căn cứ vào Danh mục bí mật của Tổng cục, đơn vị hoặc nội dung quan trọng của văn bản. Khơng nên để kéo dài tình trạng cán bộ chun mơn chưa lập hồ sơ công việc trước khi giao nộp cho lưu trữ; hoặc chưa thanh lọc, chỉnh lý hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ khi nộp vào lưu trữ. Chú ý rằng, hồ sơ ở giai đoạn văn thư được lập đầy đủ và có chất lượng tốt thì cán bộ lưu trữ sẽ rất thuận lợi trong việc lựa chọn những hồ sơ hồn chỉnh, có giá trị cao để đưa vào lưu trữ. Nó sẽ giúp tránh được sự lãng phí về nhân lực, thời gian, tiền của để khôi phục, chỉnh lý hồ sơ, từ đó việc đưa hồ sơ tài liệu vào khai thác sử dụng cũng vì thế mà thuận lợi hơn.
4. Hàng năm phòng lưu trữ lập kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị trưc thuộc đến hạn nộp lưu về Kho lưu trữ chuyên dụng Báo cáo Chánh Văn phịng, trình Tổng cục trưởng phê duyệt gửi các cơ quan, đơn vị để đơn vị chủ động trong việc thu thập, chỉnh lý tài liệu và thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời cử cán bộ phụ trách Phông xuống đơn vị hướng dẫn nghiệp vụ cho Lưu trữ đơn vị để đảm bảo chất lượng hồ sơ thu thập về Kho Lưu trữ chuyên dụng đúng quy định và có chất lượng ngày càng tốt hơn.
3.6. Xác định rõ chế độ khen thưởng, kỉ luật trong công tác Lưu trữ của BCA Lào của BCA Lào
Thực hiện đúng chế độ khen thưởng đối với cán bộ làm tốt các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ như lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, tiến hành chỉnh lý khoa học tài liệu và giao nộp vào
lưu trữ chuyên dụng…Để khuyến khích cần có chính sách khen thưởng kịp thời và hợp lý các cá nhân, đơn vị thực hiện tốt công tác quản lý tài liệu lưu trữ. Đồng thời phải có những biện pháp lý luật xử phạt đích đáng đối với cán bộ, nhân viên chưa hoàn thành nhiệm vụ liên quan đến việc thực hiện các công việc được giao như lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu đầy đủ…
Nên có quy định mỗi cán bộ (quân nhân chuyên nghiệp) sau một năm hồn thành cơng việc được giao, không vi phạm khuyết điểm thì theo quy định sau 3 năm được lên lương một lần, nhưng dựa vào quy định về chế độ khen thưởng, sau hai năm phấn đấu là chiến sĩ thì đưa cấp cơ sở thì dược phép duyệt lên lương sớm một năm.
Dựa vào quy định trên lãnh đạo cơ quan nên bổ sung thêm tiêu chí hồn thành và hồn thành trong cơng tác lập hồ sơ công việc của mỗi cán bộ cùng với các tiêu chí khác trong chun mơn để làm kết quả bình xét lao động giỏi, chiến sĩ thi đua cơ sở, chiến sĩ tiên tiến, lên lương trước thời hạn.
Tiểu kết Chƣơng 3
Trên cơ sở thực trạng hoạt động quản lý về công tác lưu trữ đã được cụ thể trong chương 2, trong chương 3 này, Luận văn đã đưa ra một số giải pháp về việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo Bộ, để thực hiện một cách hiệu quả hơn trong việc hoạt động quản lý công tác lưu trữ ở Bộ Công an Lào. Những giải pháp này cũng được Luận văn lý giải rõ rang và tập trung vào những vấn đề chính sau:
-Hồn thiện hệ thống tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ ở Bộ công an. -Tăng cường hoạt động quản lý tài liệu lưu trữ tại các Tổng cục, Cục