Trách nhiệm của Bộ

7. Dự kiến cấu trúc

3.3. Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ của Bộ Công an

3.3.1. Trách nhiệm của Bộ

Trong những năm qua, dưới sự quan tâm chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Công an, công tác lưu trữ đã ngày càng đi vào nề nếp, tài liệu lưu trữ được tổ chức khái thác sử dụng và phát huy hiệu quả, phục vụ thiết thực cho nhiệm vụ chính trị và hoạt động của cơ quan.

1.Tổ chức lưu trữ của cơ quan: Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động

cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phần chuyên trách làm công tác lưu trữ. Bộ phần văn thư thuộc phòng Văn thư của Cục Thư ký (Văn phòng Bộ Công an), là đầu mối thu thập, kiểm tra, đánh giá việc lập hồ sơ của văn thư và của cán bộ có liên quan đến cơng văn, giấy tờ của Văn phòng Bộ.

+ Trên cơ sở kế hoạch thu thập tài liệu về kho lưu trữ chuyên dụng và hướng dẫn của Phòng Lưu trữ, lưu trữ các đơn vị cần tiến hành thu thập, bổ sung đầy đủ các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan. Về nguồn thu thập tài liệu, các lưu trữ cần thu thập đầy đủ tài liệu hình thành

trong hoạt động của các đơn vị, cá nhân trong đơn vị, chú ý các cán bộ nhân nghỉ hưu, chuyển công tác.

+ Các tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải được lập hồ sơ hoàn chỉnh, Muốn vậy, lưu trữ tại các đơn vị phải kiên quyết hơn trong việc thu nhận tài liệu từ các đơn vị, cán bộ trong cơ quan bằng cách quy định và chỉ thu những tài liệu đã được lập hồ sơ hồn chỉnh, khơng thu những tài liệu ở dạng bó gói. Bởi nếu thu tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh, với số lượng cán bộ ít như thực trạng tại các đơn vị, lưu trữ chuyên dụng khó có thể chỉnh lý kịp thời hạn để giao nộp vào lưu trữ chuyên ngành.

+ Lưu trữ của các đơn vị cần kết hợp với cán bộ chuyên môn trong việc xác định thời hạn bảo quản cụ thể trong mỗi hồ sơ; Để làm được việc này, lưu trữ phải lập kế hoạch xây dựng “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu” của cơ quan, đơn vị mình xin ý kiến các cơ quan, bộ phận có liên quan, phịng lưu trữ chịu trách nhiệm rà sốt về thể thức, hình thức văn bản và thẩm định về nội dung, báo cáo Bộ trưởng, Chánh Văn phịng trình Tổng cục trưởng ký ban hành. Chỉ có bộ phận lưu trữ mới có thể xác định được những hồ sơ nào có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào lưu trữ chuyên dụng, tránh tình trạng giao nộp vào lưu trữ chuyên dụng những tài liệu ít có giá trị.

2.Bố trí nhân sụ làm cơng tác lưu trữ: Cán bộ làm công tác lưu trữ trong cơ quan cần có nghiệp vụ chun mơn nhất định về cơng tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm cơng tác lưu trữ độc lập, cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng lưu trữ. Tuy nhiên thực hiện Quyết định số 429/BCA, ngày 08/05/2009 của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành về việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại BCA, các Tổng cục, Cục, Công an tỉnh và cơ quan trực thuộc Bộ. Về biên chế của Cục Lưu trữ của Bộ Công an gồm 22 người. Lãnh đạo Cục: 03 người, gồm Cục trưởng và 02 Phó Cục trưởng; Trình độ chun môn: 01 thạc sỹ (đang học thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn ĐHQGHN), 8 cử nhân (trong đó 02 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ học), 01 cao đẳng. Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ cơng

việc của cơ quan để bố trí nhân sự cho phù hợp. Một cái cần lưu ý nữa công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo việc cung cấp thơng tin q khứ có chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chun trách cơng tác lưu trữ có trình độ chun mơn phù hợp, tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc tập huấn, bồi dưỡng đúng chuyên ngành thì sẽ tạo điện kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tại BCA Lào.

3.Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:

* Tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ :

+ Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Tính đến nay đã có nguồn thu thập như: 03 Tổng Cục, 01 Văn phòng Bộ, 06 Cục, 02 Bộ tư lệnh và 02 học viện thuộc Bộ Cơng an. Có danh mục hồ sơ và kèm theo thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu thuộc Bộ Công an.

Công tác lập hồ sơ tại các Tổng cuc, Cục trực thuộc và Cơng an tỉnh nhìn chung chưa được thực hiện nghiêm túc, triệt để. Tại một số Cục chuyên môn và Công an tỉnh như Cục Thư ký; Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát; Công an tỉnh Luông Nậm Thà; Công an tỉnh Khăm Muôn; Công an tỉnh Chăm Pha Sắc… do đặc thù tính chất của cơng việc nên việc lập hồ sơ cơng việc được thực hiện tương đối tốt, tính chủ động tự giác cao.

Công tác tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng chưa được thực hiện nghiêm túc, chủ yếu vẫn do cán bộ phụ trách giải quyết công việc lưu tại phịng làm việc và phịng văn thư, vẫn cịn tình trạng hồ sơ, tài liệu cịn bó gói, để trong tủ, chưa được chỉnh lý sắp xếp khoa học theo quy định.

+ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu trữ, chi phối đến hiệu quả của các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Việc thu thập và bổ sung tài liệu quyết định đến thành phần, nội dung và chất lượng của các phông lưu trữ.

Công tác tổ chức thu thập, bổ sung tài liệu của Phịng bảo quản tài liệu thơng thường đã đạt được một số kết quả nhất định. Hàng năm Cục Lưu trữ chỉ

đạo đôn đốc các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoa ̣ch chỉnh lý tài liê ̣u còn tồn đo ̣ng, sắp xếp, xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để nộp lưu vào kho lưu trữ theo quy định. Chính vì vậy công tác thu thâ ̣p, bổ sung tài liê ̣u vào kho lưu trữ đã tiến triển rõ rệt, nhiều khối tài liệu đã được phân loại, sắp xếp theo đúng trình tự, nộp lưu đúng thời hạn, việc bàn giao tài liệu đúng thủ tục, quy trình, tạo điều kiện tra cứu, khai thác tốt nhất. Hiện nay Phòng bảo quản tài liệu thông thường đang quản lý tài liệu lưu trữ tại Cục được chia thành 2 khối lớn:

- Khối tài liệu từ năm 1942 đến năm 1975 có 55 phơng - Khối tài liệu từ năm 1976 đến năm 2015 có 168 phơng

Hiện nay khơng có chế tài cụ thể áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị không thực hiện hoặc chậm giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử theo thông báo chỉ định thu tài liệu của Cục lưu trữ. Ngoài ra, Cục cũng chưa xây dựng được danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Bộ theo hướng dẫn của Thông báo số 723/ ຫວກຊ (VPB), ngày

06/05/2011về việc thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử các cấp cũng như Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Thiết nghĩ đây là cơ sở quan trọng để công tác thu thập thu được đầy đủ, chính xác nguồn tài liệu về lưu trữ lịch sử, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và lãng phí nguồn kinh phí khơng cần thiết.

* Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ :

Phân loại tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử Bộ được thực hiện đúng nguyên tắc: Phân loại theo Phơng lưu trữ, tài liệu hành chính và theo khối tài liệu, các lưu trữ chuyên ngành. Đối với từng Phông lưu trữ, BCAsử dụng phương án phân loại cơ cấu tổ chức thời gian và khối tài liệu lưu trữ chuyên ngành phân loại theo lĩnh vực chuyên môn.

Trước khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tài liệu tại mỗi lưu trữ cơ quan chưa được chỉnh lý, phân loại trên cơ sở hướng dẫn, thống nhất của Phịng bảo quản tài liệu thơng thường. Vì thế, khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử, khơng có tình trạng Phịng lưu trữ, khối tài liệu bị phân tán, xé lẻ hay tài liệu lưu trữ bị sắp xếp lộn xộn, nhầm lẫn giữa các Phông.

* Tổ chức xác định giá trị :

Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Xác định được đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, đó là: tiết kiệm chi phí bảo quản tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy tiện, quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm sốt được thơng tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả, thuận lợi.

Tại Cục Lưu trữ, tài liệu trước khi được đưa vào kho lưu trữ đều được xác định giá trị. Tuy nhiên, hiện nay công tác này chỉ được tiến hành một cách hình thức và kém hiệu quả do mức độ hiểu biết của cán bộ lưu trữ về giá trị tài liệu của mỗi hồ sơ, tài liệu là hạn chế. Quyết định số 226/BCA ngày 05/02/2015 về việc quy định bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong BCA. Việc định thời hạn bảo quản tài liệu được thực hiện theo 02 mức mới: vĩnh viễn và có thời hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm….). Đối với tài liệu chun mơn, nghiệp vụ thì căn cứ theo quy định của cơ quan, tổ chức quản lý việc thay đổi các mức thời hạn bảo quản dẫn tới tình trạng có một số lượng lớn các hồ sơ được định thời hạn bảo quản lâu dài cần phải được định mức thời hạn bảo quản bằng số năm cụ thể. Nhưng cho tới nay, khối tài liệu này chưa được rà soát, xác định lại thời hạn bảo quản lại.

* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ :

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

- Về kho tàng: Cục Lưu trữ được xây dựng Kho lưu trữ tại Cục được bố trí tại tầng 1 của cơ quan, gồm có 01 phịng đọc, 02 phịng bảo quản tài liệu lưu trữ, như vậy kho lưu trữ đang bảo quan khá ổn và đủ tiêu chuẩn của

Cục quyết định. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu trong thời gian sắp tới.

-Về trang thiết bị: Trang thiết bị bảo quản tài liệu tại kho hiện có: giá để tài liệu 4 chiếc, cặp hộp 850 chiếc, điều hồ 02 chiếc; bình chữa cháy 2 chiếc, hút bụi 01 chiếc và các trang thiết bị bảo quản tài liệu khác.

- Về chế độ bảo quản: Tài liệu khi đem vào bảo quản được kẹp trong bìa hồ sơ, các hồ sơ được sắp xếp thứ tự trong cặp và đóng hộp cẩn thận. Bìa, cặp, hộp đựng TLLT được trang bị đầy đủ và đồng bộ theo tiêu chuẩn của Cục Lưu trữ, đảm bảo điều kiện cho việc lưu giữ bảo quản TLLT, thuận tiện trong khai thác sử dụng. Do được trang cấp một số thiết bị bảo quản tài liệu như máy điều hòa, máy hút bụi, hệ thống báo cháy... nên điều kiện bảo quản tài liệu được đảm bảo khá tốt. Công tác kiểm tra, vệ sinh kho tàng và tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên theo tháng, quý, công tác khử trùng tài liệu được tiến hành hàng năm.

* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ :

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng, hiệu quả của công tác này phản ánh mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ở Cục Lưu trữ chủ yếu là đọc tại phòng đọc, chứng thực tài liệu; Cục Lưu trữ đã bố trí phịng đọc riêng, đã ban hành nội quy khai thác sử dụng, nội quy kho, khơng để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát tài liệu do người sử dụng. Cơng cụ tra tìm và quản lý tài liệu: Sổ mục lục hồ sơ, sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu, sổ nhập kho, sổ xuất kho, phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ. Thủ tục khai thác sử dụng được thực hiện đúng quy trình, thái độ và tinh thần phục vụ trong ngành Cơng an và các ngành khác có liên quan, các cán bộ của cơ quan, đơn vị, đến khai thác sử dụng tài liệu phải làm theo nội quy quy chế của Cục Lưu trữ được đánh giá cao.

Nhìn chung cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử đã đáp ứng tương đối đầy đủ, kịp thời yêu cầu chính đáng của các chuyên ngành, các

cơ quan, tổ chức đến khai thác sử dụng tài liệu, góp phần phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ. Thành phần người đến khai thác cũng khá đa dạng, gồm cán bộ các phòng ban đến mượn tài liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý có nhu cầu khai thác thông tin về của ngành Công an.

Đây là nội dung cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ muốn thực hiện thống nhất Bộ Công an đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ tại BCA.