8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
1.3. Khái qt về Phịng Thơng tin Tƣ liệu-Viện Lịch sử quân sự Việt Nam
1.3.2. Nhân sự, vốn tài liệu và trang thiết bị
* Nhân sự
Buổi đầu thành lập, biên chế của Phòng gồm 25 cán bộ, được tổ chức thành các bộ phận, thực hiện các chức năng khác nhau. Qua nhiều năm hoạt động, một số bộ phận của Phòng được tách ra. Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Phòng TT - TL gồm 7 cán bộ và được bố trí như sau:
Trưởng phịng: 1 người Phó phịng: 1 người Trợ lý tư liệu: 2 người Cán bộ thư viện: 3 người
Vì là thư viện nhỏ, số cán bộ ít nên cơng việc khơng được phân chia cụ thể rõ ràng mà thường mỗi cán bộ phải tham gia vào mọi hoạt động của thư viện, phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Tuy nhiên, Phịng cũng phân cơng công việc cụ thể cho từng cán bộ như sau:
01 cán bộ phụ trách bổ sung tài liệu
01 cán bộ phụ trách phòng đọc/phòng mượn và kho 01 cán bộ phụ trách phịng thư viện điện tử.
Ngồi ra, tất cả các cán bộ đều tham gia vào công tác biên mục, mỗi người phụ trách một loại hình tài liệu khác nhau (tài liệu truyền thống và tài liệu số).
* Vốn tài liệu:
Có thể nói, từ khi thành lập đến nay, Phòng TT - TL đã nỗ lực phấn đấu vươn lên phục vụ ngày càng có hiệu quả cơng tác nghiên cứu biên soạn LSQS và TKCT của Viện nói riêng, của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong và ngồi Qn đội nói chung.
Cho đến nay, Phòng TT - TL đã xây dựng được một hệ thống tư liệu phong phú với hàng nghìn tài liệu quý hiếm đang được tổ chức bảo quản, phân
loại và đưa vào sử dụng một cách hiệu quả. Đặc biệt là nguồn tư liệu về các nhân chứng lịch sử, về các đơn vị vũ trang tiền thân của Quân đội ta, về căn cứ địa cách mạng trên địa bàn Quân khu 1; về cuộc đấu tranh trong vùng địch tạm chiếm và phong trào đấu tranh du kích ở đồng bằng Quân khu 3; về chiến tranh nhân dân và “vành đại diệt Mỹ” ở Quân khu 5… Một khối lượng tư liệu đồ sộ hàng nghìn bản rất có giá trị mà cán bộ, nhân viên Ban Tổng kết chiến tranh B2 (Phân viện Lịch sử quân sự tại Thành phố Hồ Chí Minh) đã sưu tầm được có nội dung hết sức phong phú về sự chỉ đạo của Quân ủy, Bộ Chỉ huy Miền, về các mặt hoạt động chính trị, quân sự, binh vận, tài liệu thu được của địch trên chiến trường B2 và một số lượng lớn sách, báo, tài liệu bằng tiếng nước ngoài liên quan đến lịch sử quân sự. Phịng đã có sự hợp tác chặt chẽ, thường xuyên với Thư viện Trung ương Quân đội và Trung tâm Thông tin Khoa học qn sự/Bộ Quốc phịng. Thơng qua các cuộc giao tin thường kỳ, kết hợp với việc tiếp nhận nguồn tư liệu cá nhân… đã cho phép Phòng TT - TL phát hiện và bổ sung được nhiều nguồn tư liệu từ các nguồn khác nhau, làm phong phú thêm hệ thống tư liệu liên quan đến chuyên ngành LSQS.
Bên cạnh việc chỉ đạo tập trung thực hiện tốt công tác sưu tầm tư liệu, khai thác nhân chứng, Phòng đã chú trọng chỉ đạo sưu tầm, tập hợp các trận chiến đấu các chiến dịch trong kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ; chú trọng sưu tầm bổ sung nguồn ảnh tư liệu, bản đồ, coi đây là tư liệu hết sức cần thiết trong cơng tác nghiên cứu biên soạn LSQS. Đến nay, Phịng đã sưu tầm được một số lượng đáng kể ảnh tư liệu, bản đồ, đặc biệt là bản đồ các chiến dịch, các trận đánh quan trọng trong từng thời kỳ lịch sử của hai cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ.
Nguồn lực thông tin truyền thống:
NLTT truyền thống thể hiện dưới dạng các tài liệu, ấn phẩm in. Từ khi thành lập đến nay, Thư viện đã bổ sung vốn tài liệu bằng nhiều cách khác
nhau: mua, trao đổi, tặng biếu. Hiện nay, Thư viện đã có một vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo nghiên cứu sinh của Viện, với 49.359 bản tài liệu ở các loại hình khác nhau.
STT Loại tài liệu Số bản Số đầu tài liệu
1 Sách tiếng Việt 20.883 8.598
2 Sách nước ngoài 1.020 980
3 Luận án, luận văn 225 203
4 Tài liệu tham khảo 3.626 3.200
5 Tài liệu Tổng kết 5.912 2.387
6 Tài liệu Quân khu 4.255 2.262
7 Tài liệu Trung ương 1.301 720
8 Tài liệu Trung ương Cục 5.453 3.472
9 Tài liệu Điện chỉ đạo 3.181 1.357
10 Tài liệu Viện trợ quân sự 76 76
11 Tài liệu Tổng kết về Lào 1525 920
12 Tài liệu nhân chứng lịch sử 205 102
13 Bản đồ tổng kết 149 149
14 Báo đóng lưu 412 412
15 Tạp chí đóng lưu 1100 620
Tổng cộng 49.359 25.458
Bảng 1.1: Nguồn lực thơng tin tại Phịng TT - TL Nguồn lực thông tin số:
Tại Thư viện, NLTTS được thể hiện dưới dạng các CSDL thư mục và CSDL tồn văn (bộ sưu tập số). Đến nay, Phịng đã xây dựng được 5 CSDL thư mục và 3 bộ sưu tập số, gồm:
+ CSDL sách tiếng Việt (8.188 biểu ghi) + CSDL sách ngoại văn (650)
+ CSDL luận văn, luận án (201 biểu ghi) + CSDL tài liệu tham khảo (520 biểu ghi) + CSDL tài liệu mật (8.841 biểu ghi) - Các bộ sưu tập số:
+ Sách (1.270 đầu sách, tương đương 263.868 trang)
+ Luận văn, luận án (68 tên luận văn, luận án, tương đương 8721 trang) + Tạp chí (6 tên tạp chí)
* Trang thiết bị
Là một đơn vị chuyên ngành về LSQS và TKCT của toàn quân, việc tin học hóa thư viện được đặt ra như một nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của Viện Lịch sử quân sự Việt Nam. Để thực hiện việc tin học hóa hệ thống TT - TV thích ứng với trình độ phát triển và phù hợp với điều kiện thực tế thì cần thiết phải xây dựng và lựa chọn một phần mềm thích hợp với hoạt động của thư viện đó. Chính vì vậy, từ năm 1997, Thư viện đã đưa phần mềm CDS/ISIS vào sử dụng. Đây là phần mềm quản trị tư liệu do tổ chức Văn hóa - Khoa học - Giáo dục của Liên hợp quốc (UNESCO) cung cấp miễn phí cho các nước đang phát triển. Phần mềm này là cơng cụ hỗ trợ hữu ích cho việc quản lý tài liệu.
Năm 2010, Viện Lịch sử quân sự Việt Nam đã tham gia dự án "Thư viện
số dùng chung trong Bộ Quốc phịng" do Trung tâm Thơng tin Khoa học quân
sự đầu tư, chuyển sang dùng phần mềm nghiệp vụ quản lý thư viện điện tử ILIB, DLIB của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC với nhiều modul có tính năng vượt trội trong quản lý các khâu nghiệp vụ và quản lý bạn đọc.
Từ khi tham gia Dự án này, Thư viện đã được đầu tư nhiều trang thiết bị hiện đại và đang được khai thác khá hiệu quả. Phòng đã được cấp 01 máy
chủ IBM 3500 M2, 6 máy trạm nghiệp vụ, 12 máy tính để bạn đọc tra cứu tài liệu trên mạng nội bộ, mạng MISTEN (mạng Thông tin khoa học quân sự của Bộ Quốc phịng) và Internet. Ngồi hệ thống máy tính, thư viện cịn được cấp 03 bộ đầu đọc mã vạch, 03 máy quét ảnh scanner, 01 máy in mã vạch, 01 máy photo để phục vụ việc sao chụp tài liệu.
Hệ thống trang thiết bị của thư viện hiện nay đang được khai thác tốt và thường xuyên được bảo trì, sửa chữa để nâng cao hiệu quả sử dụng, đáp ứng tốt yêu cầu phục vụ công tác nghiệp vụ của cán bộ thư viện cũng như nhu cầu tra cứu tài liệu của NDT.