8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.4. Công tác quản lý và khai thác nguồn lực thông tin số
2.4.2. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin số
Thơng tin số chỉ có giá trị khi được đưa vào khai thác và sử dụng. Thơng tin càng được khai thác nhiều thì giá trị của thơng tin ngày càng được tăng lên. Để khai thác NLTTS, cán bộ thư viện phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn, xây dựng, tổ chức, quản lý và lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau. Hiện tại, NLTTS của thư viện được tổ chức khai thác dưới hai hình thức, đó là: khai thác trực tuyến và khai thác gián tuyến.
* Khai thác gián tuyến (offline, tại chỗ)
Khai thác hệ thống mục lục
Hệ thống mục lục là bộ phận quan trọng của bộ máy tra cứu tin. Mục lục thư viện phản ánh toàn bộ vốn tài liệu của thư viện. Nhiệm vụ của nó là phản ánh các tài liệu hiện có trong thư viện về loại hình tài liệu, giới hạn ngơn ngữ và thời gian, thành phần tác giả và mức độ bao quát của đề tài. Một trong những chức năng chủ yếu của mục lục là giúp NDT xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Hệ thống mục lục truyền thống của Thư viện bao gồm:
- Mục lục chữ cái:
cái của họ tên tác giả cá nhân, tác giả tập thể và theo tên tác phẩm.
Hiện tại, Thư viện chỉ tổ chức mục lục chữ cái theo tên tác phẩm mà không làm mục lục chữ cái theo tên tác giả.
- Mục lục phân loại: các phiếu mô tả được sắp xếp theo từng môn loại của tài liệu.
Hệ thống mục lục của thư viện đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học của cán bộ trong và ngoài Viện. Tuy nhiên, do đã có các CSDL trên máy tính, hệ thống mục này đã khơng cịn được thường xun cập nhật vì vậy nó khơng phản ánh đầy đủ và trung thực nguồn tài liệu của Thư viện.
Thư mục giới thiệu sách và tài liệu mới
Công tác thông tin thư mục là một trong những hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu được trong hoạt dộng TT - TV. Đây là quá trình biên soạn và phổ biến thư mục thơng tin về nguồn tài liệu có địa chỉ nhằm đáp ứng NCT của NDT.
Thư mục là một bảng liệt kê cho phép xác định được thông tin cơ bản về tài liệu như: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, ký hiệu xếp giá… Hàng quý, Thư viện đều phát hành thư mục giới thiệu sách và tài liệu mới đến tất cả các phịng, ban, bộ mơn trong Viện nhằm cung cấp cho bạn đọc những tư liệu mới nhất mà cán bộ thư viện mới khai thác và bổ sung vào kho. Các tài liệu này được sắp xếp theo từng chủ đề, rất thuận lợi đối với NDT khi tra tìm tài liệu. NDT ở ngoài Viện cũng có thể khai thác thư mục này thông qua trang web của Viện tại địa chỉ http://vienlsqs.bqp
Hình 2.2: Trang Thơng tin điện tử Viện Lịch sử quân sự Việt Nam
* Khai thác trực tuyến (online)
Với sự phát triển của CNTT và những thay đổi của loại hình tài liệu, ngày càng có nhiều phương thức tiếp cận khác nhau. Có thể tìm kiếm thơng tin trên mạng, trên các đĩa CD-ROM, trên các ngân hàng dữ liệu, các cổng thơng tin với các phương thức tìm kiếm thơng minh như: hỗ trợ NDT tiếp cận thơng tin, tìm trực tiếp vào nội dung tài liệu, phá bỏ hàng rào về ngơn ngữ, tìm theo khái niệm.
Từ năm 2011, Thư viện đã tiến hành ứng dụng phần mềm cổng thơng tin điện tử tích hợp CMS-Portal vào khai thác NLTTS ngay sau khi Công ty CMC chuyển giao xong phần mềm iLib 4.6 và dLib 3.0. Với phần mềm dLib, Thư viện có thể quản lý và khai thác tài liệu số hóa tồn văn. NDT của Viện có thể khai thác online tại Phòng Thư viện điện tử hoặc sử dụng mạng LAN. NDT ngồi Viện có nhu cầu khai thác NLTTS của Viện cũng có thể khai thác thơng qua mạng MISTEN (http://misten.bqp.vn). Tại Phịng Thư viện điện tử, NDT
có thể khai thác tài liệu từ Internet, mạng Thông tin Khoa học quân sự (MISTEN), mạng truyền số liệu quân sự. Từ cổng thông tin điện tử của Viện
(http://vienlsqs.bqp) cũng cho phép truy cập tới website của 25 đơn vị tham gia
Dự án “Thư viện số dùng chung trong Bộ Quốc phòng” như: Học viện Quốc phòng, Học viện Lục quân, Học viện Kỹ thuật quân sự, Trường Sĩ quan Lục quân 1, Viện Khoa học và cơng nghệ qn sự, Viện Chiến lược quốc phịng...
Hình 2.3: Mạng Thơng tin Khoa học qn sự/Bộ Quốc phòng (MISTEN)
Các cán bộ thư viện đã hướng dẫn bạn đọc cách truy cập, khai thác tài liệu trên Portal. Cổng thông tin điện tử Portal của thư viện
(http://server/CMPortal) đã được kết nối với Cổng thông tin điện tử của Viện
và mạng MISTEN. Tại cổng thông tin điện tử, NDT có thể tra cứu tài liệu dạng thư mục, cũng như tìm kiếm tài liệu số hóa tồn văn có trong thư viện.
- Chức năng tra cứu tài liệu:
Từ màn hình trang chủ, NDT chỉ việc ấn vào nút Tra cứu tài liệu, màn hình Tra cứu tài liệu thư mục iLib hiển thị với các tiêu chí tìm có sẵn trên
thanh cơng cụ. NDT có thể chọn Tìm kiếm theo từng CSDL. Từng loại CSDL có các tiêu chí tìm kiếm theo các nhãn trường thơng tin có trên thanh cơng cụ tìm: tác giả, nhan đề, phân loại, từ khóa... Phía sau các nhãn có ơ tích chọn đề tìm chính xác từ hoặc cụm từ mà NDT cần tìm.
Hình 2.4: Màn hình tra cứu tài liệu
- Chức năng tra cứu tài liệu số:
Chức năng tra cứu tài liệu số cung cấp cho NDT những tài liệu có đính kèm file dữ liệu số trong biểu ghi thư mục. Các tiêu chí tìm kiếm trong tra cứu tài liệu số bao gồm các trường: tác giả, nhan đề, từ khóa, phân loại,... Khác với CSDL thư mục, CSDL tài liệu số đòi hỏi NDT phải đăng nhập với mật khẩu được cán bộ thư viện cung cấp khi đăng ký làm thẻ. Việc tìm kiếm tài liệu cũng tương tự như việc tìm kiếm CSDL thư mục. NDT chỉ việc nhập điều kiện tìm kiếm trên thanh cơng cụ tìm như: tác giả, nhan đề, từ khóa,... rồi ấn nút Tìm kiếm. Kết quả dữ liệu được hiển thị trên màn hình. Nếu NDT
muốn biết chi tiết biểu ghi thì ấn vào Chi tiết, nếu muốn xem chi tiết file đính kèm thì nhấn vào đường link File dữ liệu số để xem. Các file được cán bộ thư viện phân quyền truy cập theo từng mức bảo mật. Bạn đọc được cấp quyền truy cập ở mức nào sẽ xem được tài liệu ở mức đó. Nếu khơng phân quyền thì không cần đăng nhập theo tài khoản. Những tài liệu được phân quyền ở mức cao hơn quyền được cung cấp thì bạn đọc sẽ khơng được phép xem nội dung tài liệu đó.
Hình 2.5: Màn hình tra cứu tài liệu số