2.1.1 .Cơ cấu theo loại hình tài liệu
2.6. Đánh giá nguồn lực thông tin
2.6.4. Đánh giá chung
2.6.4.1. Điểm mạnh
- Nhìn chung, Thư viện đã xây dựng được NLTT phong phú đa dạng, bao quát tất cả các lĩnh vực nghiên cứu khoa học và đào tạo tại Học viện. Về cơ bản, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của Thư viện trong việc cung cấp thông tin cho toàn Học viện.
Thư viện đã chủ động tìm kiếm, lựa chọn bổ sung kịp thời sách, báo tạp chí, thu nhận và lưu trữ tài liệu nội sinh như luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu hội nghị, hội thảo.. .tạo nên nguồn thông tin nội sinh vô cùng quan trọng, có hàm lượng chất xám cao phục vụ hiệu quả công tác nghiên cứu và đào tạo tại Học viện.
Thư viện đã nhận được sự đầu tư đáng kể về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin tạo cơ sở tốt cho công tác phát triển và khai thác NLTT tại Thư viện. Thư viện luôn nhận được tài liệu tài trợ từ các tổ chức và các nhà khoa học trong và ngoài Học viện. Việc hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước đã làm tăng số lượng tài liệu bổ sung tại Thư viện.
- Nguồn lực thông tin được tổ chức tương đối khoa học và quản lý bằng các phần mềm hiện đại
Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động đã được Học viên quan tâm triển khai và bước đầu đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Thư viện đã tích cực, chủ động xây dựng các CSDL sách, báo, tạp chí. Thư viện bước đầu tiến hành số hóa tài liệu nội sinh và tạo lập các bộ sưu tập số. Các bộ sưu tập số được xây dựng đã tạo ra sự đột phá về đổi mới phương thức phục vụ NDT tại Thư viện. Người dùng tin có thể tra cứu và tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hệ thống CSDL đang được xây dựng và hoàn thiện trên cơ sở ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp, tạo điều kiện cho NDT khai thác NLTT một cách có hiệu quả hơn, đồng thời tạo khả năng chia sẻ thông tin với các cơ quan TT-TV khác.
Những điểm mạnh trên có được do Thư viện luôn nhận được sự quan tâm của Lãnh đạo Học viện, Thư viện được tạo mọi điều kiện cho các hoạt động. Học viện cũng ban hành một số quy định liên quan đến các hoạt động thư viện nhằm đảm bảo các hoạt động của Thư viện được thực hiện một cách có hiệu quả, trong đó có hoạt động khai thác và sử dụng NLTT phục vụ giảng dạy và học tập. Thư viện đang nỗ lực hết mình để có thể xây dựng được các dịch vụ thông tin hiện đại, phong phú, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của bạn đọc bắt kịp xu hướng chung của các cơ quan TT-TV thời đại mới.
2.6.4.2. Hạn chế
- Chất lượng nguồn lực thông tin chưa cao
Tài liệu vẫn bổ sung vào Thư viện đều đặn tuy nhiên chất lượng của NLTT chưa cao. Vẫn còn thiếu các sách phục vụ lãnh đạo, các tài liệu mang tính cập nhật tình hình kinh tế chính trị, thế giới cho các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà hoạch định chính sách, các Văn kiện Đại hôi, Hội nghị Trung ương.... Thư viện cũng thiếu nhiều đầu sách, tạp chí uy tín của nước ngoài. Các tài liệu mang tính chuyên ngành sâu cũng không được bổ sung nhiều do các nhân chủ quan và khách quan. Do Thư viện bị chỉ định nhà cung cấp đầu năm học nên không thể mở rộng diện bổ sung do. Các sách nộp lưu chiểu của Nhà xuất bản Lý luận chính trị cũng chưa có nhiều sách hay và chuyên sâu. Còn thiếu sách ngoại văn, sách tiếng Lào phục vụ cho không nhỏ số lượng học viên Lào đang học tập tại Học viện.
- Còn mất cân đối giữa các loại hình và nội dung tài liệu
Nguồn lực thông tin bổ sung hiện nay tại Thư viện vẫn là nguồn tin truyền thống chủ yếu là sách, báo tạp chí quốc văn, tạp chí ngoại văn. Sách chủ yếu là sách tham khảo, sách giáo trình bài giảng, các văn kiện Đại hội, hội nghị Trung ương, các tài liệu mang tính chất chỉ đạo của Đảng và Nhà nước còn chiếm tỷ lệ thấp…. trong khi học viên các khóa đào tạo tại Thư viện hàng năm lại rất đông.
Giáo trình chủ yếu là giáo trình cũ, trong những năm qua Thư viện không bổ sung được nhiều giáo trình, bài giảng mới xuất bản. Tài liệu giữa các chuyên ngành cũng bị mất cân đối về nội dung, có những chuyên ngành rất ít tài liệu. Sự chênh lệch giữa tài liệu ngoại văn và quốc văn, các sách ngoại văn được tài trợ được Qũy Châu Á vẫn chưa được biên mục trên phần mềm mới. Các loại hình tài liệu điện tử vẫn chưa được bổ sung, chưa mua được quyền truy cập tài liệu số của các cơ quan thông tin trong và ngoài nước.... (mới có bản tin Online của Thông tấn xã). Thư viện còn bị động trong việc thu nhận nguồn tin nội sinh, phụ thuộc vào Vụ Quản lý đào tạo, Vụ quản lý khoa học. Các đề tài nghiên cứu khoa học, sách xuất bản, các tài liệu hội nghị, hội thảo, tài liệu dịch... của các nhà khoa học trong Học viện cũng chưa được nộp và lưu trữ đầy đủ trong Thư viện.
-Việc thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin còn yếu
Hợp tác trong chia sẻ NLTT của thư viện với các thư viện trong cùng hệ thống Học viện còn yếu, chưa có hiệu quả, mục tiêu chưa được xác định rõ ràng. Thư viện chưa có các quy định và cơ chế mượn liên thư viện giữa các thư viện trong hệ thống và với các thư viện trong nước. Chưa có sự phối kết hợp thường xuyên với các Vụ, Viện chức năng để thu nhận nguồn tài liệu nội sinh.
-Chưa có chiến lược phát triển nguồn lực thông tin hợp lý
Trong công tác phát triển NLTT, Thư viện chưa thực sự xây dựng được chính sách phát triển nguồn tin . Quy trình bổ sung vẫn chưa hợp lý, chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa thư viện với các Phòng tư liệu trong khoa. . Công tác nghiên cứu, việc điều tra NCT của NDT chưa được tiến hành hàng năm vì vậy việc bổ sung tài liệu không bám sát được NCT của NDT. Hội nghị bạn đọc không được tổ chức thường xuyên và đều đặn (chỉ tổ chức 1 lần/năm) và đôi khi còn mang tính hình thức nên không nắm bắt hết được NCT tin của NDT.
Vì thế, Thư viện chưa xây dựng được chính sách phát triển NLTT theo từng thời kỳ đào tạo của Học viện.
- Phương thức khai thác và các dịch vụ thông tin chưa đa dạng
Thư viện điện tử hoạt động chưa ổn định, hệ thống tra cứu chưa thật sự đem lại hiệu. Phần mềm quản lý Thư viện mới đưa vào sử dụng nên bạn đọc chưa có thói quen và biết đến để tra cứu. Cơ sở dữ liệu hồi cố mới bước đầu được triển khai nên hệ thống CSDL trên phần mềm không phản ánh hết kho tài liệu tại thư viện, do vậy làm ảnh hưởng đến việc tra cứu tin của NDT. Các dịch vụ thông tin thư viện cũng chưa được đa dạng, phong phú, các hình thức thông báo tài liệu mới còn đơn điệu, chưa thường xuyên, các trưng bày triển lãm tài liệu còn ít…
* Nguyên nhân
- Chưa có sự nhận thức đầy đủ của các cấp lãnh đạo về hoạt động phát triển nguồn lực thông tin
Các cấp lãnh đạo đã có sự quan tâm phát triển cơ sở vật chất và các điều kiện tốt nhất cho hoạt động thư viện. Tuy nhiên, vẫn còn chưa có sự đầu tư thỏa đáng cho công tác phát triển NLTT. Thư viện vẫn còn thiếu các chính sách về phát triển lâu dài trong bổ sung NLTT, thiếu các quy định về lưu chiểu tài liệu. Hàng năm, Thư viện mất rất nhiều thời gian để xin quyết định chỉ định nhà cung cấp tài liệu, vì thế không kịp thời bổ sung tài liệu phục vụ NDT. Kinh phí dành cho bổ sung các loại tài liệu như sách ngoại văn, tài liệu điện tử cũng chưa được chú trọng. Sự thay đổi Lãnh đạo Viện Thông tin khoa học liên tục cũng ảnh hưởng nhiều đến các hoạt động của thư viện trong đó có hoạt động phát triển NLTT.
- Công tác vận hành thư viện điện tử chưa được đồng bộ
Thư viện điện tử được nghiệm thu và đưa vào sử dụng nhưng chạy chưa đồng bộ nên chưa kết nối được các khâu trong hoạt thư viện với nhau.
Một số phân hệ như phân hệ bổ sung sách, báo, tạp chí,... chưa được sử dụng nên công tác bổ sung chưa thực hiện được trên phần mềm. Hệ thống máy tính dành cho tra cứu hoạt động chưa ổn định cũng ảnh hưởng đến công tác tra cứu tài liệu của bạn đọc tại Thư viện.
- Trình độ chuyên môn của cán bộ không đồng đều
Các cán bộ thư viện đa số có trình độ đại học nhưng chỉ có 1/3 cán bộ học về chuyên ngành Thư viện. Số cán bộ có kỹ năng phân tích, tổng hợp thông tin rất ít. Cán bộ bổ sung bị phân tán ở các phòng và đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau nên cũng ảnh hưởng đến chất lượng bổ sung tài liệu.
- Chưa nắm bắt kịp thời nhu cầu tin của người dùng tin
Công tác nghiên cứu, thu thập NCT của NDT chưa được tiến hành thường xuyên, liên tục nên việc bổ sung không bám sát NCT của NDT. Hội nghị bạn đọc chưa được tổ chức thường xuyên và đều đặn (chỉ tổ chức 1 lần/năm) và đôi khi còn mang tính hình thức.
Tiểu kết Chƣơng 2
Trong thời gian qua, Thư viện đã nỗ lực phát triển NLTT phong phú về loại hình và bao quát tất cả các nội dung đào tạo và nghiên cứu tại Học viện. Nguồn lực thông tin cũng được tổ chức một cách khoa học đưa vào khai thác phục vụ NDT và đã đạt được những hiệu quả đáng khích lệ, góp phần quan trọng vào kết quả học tập và nghiên cứu của học viên và cán bộ trong Học viện.
Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác phát triển NLTT vẫn còn những điểm yếu đáng kể. Nguồn lực thông tin của Thư viện chưa đáp ứng được đầy đủ NCT của NDT; các sản phẩm và dịch vụ thông tin chưa đa dạng, phong phú; khả năng chia sẻ, truy cập NLTT chưa cao. Điều đó ảnh hưởng không nhỏ đến vai trò của thư viện trong công tác đào tạo của Học Viện.
Thư viện cần phải có những biện pháp tích cực để khắc phục các hạn chế, đẩy mạnh công tác phát triển NLTT, đáp ứng đầy đủ hơn nữa NCT của NDT giúp công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Học viện đạt kết quả ngày càng cao.
Chƣơng 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ