(Đơn vị tính:cuốn) Năm Luận án tiến sỹ Luận văn thạc sỹ Đề tài nghiên cứu khoa học Luận văn cử nhân Đề án tốt nghiệp lớp dự nguồn cao cấp Tổng số 2013 75 546 0 456 0 1077 2014 78 567 0 567 0 1212 2015 90 585 0 472 0 1147 2016 60 524 0 0 0 584 2017 110 724 200 0 1125 2159
Nguồn: [Báo cáo Tổng kết hàng năm của Phòng Thư viện, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh]
Nhìn vào bảng thống kê trên cho thấy, chỉ có luận án, luận văn được nộp đều đặn tại Thư viện qua các năm. Đề tài nghiên cứu khoa học trong những năm gần đây (từ năm 2013-2016) không được nộp vào Thư viện. Nguyên nhân do học viên nộp trực tiếp luận văn, luận án cho Thư viện sau khi bảo để lấy giấy xác nhận làm thủ tục ra trường. Các loại hình khác như Đề tài nghiên cứu khoa học, Đề án tốt nghiệp các lớp cao cấp lý luận, lớp dự nguồn... được nộp tại Vụ quản lý Khoa học và Vụ quản lý Đào tạo. Do vậy, Thư viện thường bị động khi tiếp nhận lại nguồn tài liệu trên và thường sau khoảng 1 đến 2 năm mới được đưa về Thư viện quản lý phục vụ NDT.
Ngoài ra, một số giáo trình, tập bài giảng được biên soạn làm tài liệu học tập và giảng dạy tại Học viện đã được Hội đồng khoa học Học viện nghiệm thu và phát hành, các tài liệu dịch cũng không được nộp và lưu chiểu tại Thư viện. Các tài liệu hội nghị, hội thảo cũng không có quy định phải chuyển sản phẩm về Thư viện. Do vậy, việc tiếp nhận tài liệu này thường không đều đặn.
* Nguồn nộp lưu chiểu từ nhà xuất bản
Tuy nhiên, năm 2017 Thư viện mới nhận được 65 tên sách (325 cuốn) từ Nhà xuất bản. Việc nộp lưu chiểu của Nhà xuất bản thường không đều và nhiều tài liệu chưa được nộp lưu chiểu tại Thư viện Học viện.
Ngoài ra Thư viện còn có tủ sách phục vụ lãnh đạo là sản phẩm do Viện Thông tin khoa học hợp tác với Nhà xuất bản Lý chính trị xuất bản trên cơ sở phối hợp với các tác giả, nhà khoa học trong Học viện nhằm tăng cường nguồn lực thông tin và xã hội hóa thông tin đến với bạn đọc. Một số tác phẩm tiêu biểu đã được xuất bản như “Tại sao Mác đúng”, “Tín ngưỡng thờ cúng Hùng Vương ở Việt Nam”, “Tính chính đảng của Đảng cầm quyền - một số vấn để lý luận và thực tiễn”....
2.2.1.4. Số hoá tài liệu
Từ tháng 1/2005, Thư viện đã xây dựng kế hoạch, lựa chọn tài liệu phù hợp để tiến hành số hóa. Tài liệu tại Thư viện được ưu tiên số hóa theo thứ tự sau:
- Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sỹ được bảo vệ tại Học viện - Đề tài khoa học các cấp (cấp cơ sở, cấp bộ và cấp nhà nước)
- Đề cương, giáo án, bài giảng, giáo trình, tài liệu học tập, các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lê Nin và tư tưởng Hồ Chí Minh
- Tạp chí khoa học do hệ thống Học viện xuất bản - Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học
- Tài liệu quý hiếm của Viện cũng như ở các đơn vị khác trong Học viện Toàn bộ tài liệu được số hóa bằng máy scan robot với tốc độ 2.500 trang/giờ với chất lượng hình ảnh tốt trung thành với bản gốc, đặc biệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML. Thư viện dự kiến hết năm 2019 sẽ số hóa khoảng 1,4 trang tài liệu số ở tất cả các loại hình tài liệu.
2.2.3. Quy trình bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong hoạt động TT-TV, là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn những tài liệu đáp ứng NCT của NDT và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Thư viện. Cán bộ làm công tác bổ sung phải
hiểu rõ vai trò, chức năng của Thư viện cũng như các chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Học viện.
Ngày 13 tháng 09 năm 2005, Viện Thông tin khoa học đã ra Quyết định số 71/QĐ-TTKH về việc thành lập Hội đồng bổ sung (HĐBS) bao gồm Ban Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Phòng Thư viện (Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng) có nhiệm vụ thực hiện trách nhiệm được giao trong Quy định về công tác bổ sung sách, tài liệu Thư viện. Quy định này do Viện Thông tin ban hành ngày 15 tháng 09 năm 2005 trong đó nêu: Hoạt động bổ sung sách, tài liệu của Phòng Thư viện là một phần công tác bổ sung của Viện Thông tin khoa học được tổ chức thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ của Viện, theo sự chỉ đạo của Viện trưởng thông qua Hội đồng bổ sung (HĐBS) và sự điều hành của Ban Lãnh đạo Thư viện. Nội dung sách và tài liệu bổ sung phải đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện và những yêu cầu đột xuất khác. Số lượng bổ sung phải đáp ứng nhu cầu của học viên, tài liệu phải phù hợp với kinh phí được cấp.
* Quy trình bổ sung sách được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Cán bộ bổ sung trực tiếp liên hệ (qua điện thoại, email hoặc ra các nhà sách...) thu thập các danh mục tài liệu mới phát hành có nội dung phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu của Học viện. Sau đó tra cứu, đối chiếu các tên sách trên danh mục với sách đã có trong Thư viện để tránh trùng lặp khi bổ sung.
Bước 2: Sau khi đã lọc trùng, cán bộ bổ sung lập danh mục tài liệu theo nguồn cung cấp, sao thành nhiều bản để gửi từng thành viên trong Hội đồng bổ sung. Các thành viên trong Hội đồng bổ sung sẽ chọn những tên sách phù hợp rồi gửi lại cho cán bộ bổ sung.
Bước 3: Nhận danh mục chọn sách từ các thành viên Hội đồng, cán bộ bổ sung lược bỏ những tên sách không được chọn rồi in ra bản hoàn chỉnh để gửi Chủ tịch Hội đồng bổ sung duyệt mua.
Bước 4: Sau khi nhận được danh mục tài liệu duyệt cuối cùng từ cán bộ bổ sung, Chủ tịch Hội đồng bổ sung xem xét và phê duyệt vào danh mục cần bổ sung.
Bước 5: Sau khi nhận danh mục tài liệu bổ sung có ý kiến phê duyệt của Chủ tịch Hội đồng bổ sung, cán bộ bổ sung thiết lập và gửi đơn đặt tới các nhà cung cấp. Khi sách về, cán bộ bổ sung vào sổ cái, lập biên bản kiểm kê và bàn giao sách (dựa trên danh mục, tên sách, giá tiền, số lượng...) cho Tổ Nghiệp vụ. Thực hiện xong bước 5, cán bộ bổ sung lại quay trở lại bước 1 đề thực hiện quy trình bổ sung tiếp theo.
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình bổ sung sách tại Thư viện Học viện
Lập đơn đặt tài liệu B.1. Cán bộ bổ sung
B.2. Các thành viên Hội đồng bổ sung
B.3. Cán bộ bổ sung
Thu thập danh mục tài liệu
Lọc trùng tài liệu
Lựa chọn tài liệu
Lập danh mục tài liệu theo Hội đồng bổ sung
B.4. Chủ tịch Hội đồng bổ sung
Duyệt danh mục tài liệu
B.5. Cán bộ bổ sung Chuyển đơn đặt tới nhà cung cung cấp
Liên hệ nguồn bổ sung
Tiếp nhận tài liệu đặt, kiểm tra chất lượng và chuyển tài liệu tới bộ phận xử lý kỹ thuật
* Quy trình nhận luận văn, luận án
- Cán bộ thư viện nhận bản in và đĩa CD của luận văn, luận án (Luận văn, luận án là bản cuối cùng được chỉnh sửa hoàn thiện sau khi bảo vệ)
- Kiểm tra bản in, đối chiếu với đĩa CD
- Cán bộ nhận và chuyển luận văn, luận án (bản in) cho Tổ nghiệp vụ nhập vào phần mềm quản lý. Sau đó chuyển đĩa CD (đã được định dạng PDF) cho phòng Quản trị mạng lưu trữ và bảo quản đĩa.
* Quy trình bổ sung báo, tạp chí
- Báo, tạp chí thường bổ sung theo danh mục cố định được chỉ định đầu năm và không có thay đổi trong năm. Phòng Hành chính tổng hợp nhận báo, tạp chí theo danh mục sau đó chuyển lên cho phòng đọc báo, tạp chí tại Thư viện vào buổi sáng hàng ngày. Cán bộ quản lý Phòng đọc báo, tạp chí sẽ tiếp nhận, vào sổ, đóng dấu và đưa ra phục vụ bạn đọc.
2.2.4. Kinh phí bổ sung
Kinh phí góp phần quan trọng trong việc quyết định đến số lượng và chất lượng tài liệu bổ sung vào thư viện, là một trong bốn yếu tố hình thành nên thư viện.
Nguồn kinh phí bổ sung tài liệu cho Thư viện Học viện được phân bổ cho các loại hình tài liệu khác nhau, nguồn kinh phí được Học viện chi từ nguồn ngân sách thường xuyên của Học viện và được duyệt chi đầu năm. Nguồn kinh phí dành cho bổ sung thường không thay đổi nhiều trong các năm. Trong 5 năm trở lại đây, kinh phí bổ sung được ấn định khoảng 300 triệu đồng/năm, kinh phí này chủ yếu dành cho tài liệu xuất bản trong nước.