2.1.1 .Cơ cấu theo loại hình tài liệu
2.2. Công tác bổ sung tài liệu
2.2.1. Diện bổ sung
Thư viện bổ sung tài liệu căn cứ vào các chuyên ngành đào tạo và giảng dạy, nghiên cứu tại Học viện. Các tài liệu bổ sung luôn đảm bảo số lượng và chất lượng phù hợp với NCT của NDT. Khi duyệt danh mục bổ sung, Hội đồng bổ sung ưu tiên lựa chọn tài liệu theo các tiêu chí sau:
- Các Văn kiện Đại hội, Hội nghị Trung ương, tài liệu mang tính chất chỉ đạo của Đảng và Nhà nước.
- Tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập: sách tham khảo, sách giáo trình, tài liệu tra cứu, báo, tạp chí chuyên ngành.
- Các tài liệu có nội dung về các vấn đề kinh tế, xã hội...của các nhà xuất bản uy tín trong nước và nước ngoài.
Thư viện không tiến hành bổ sung ồ ạt mà lựa chọn, cân nhắc từng cuốn sách, từng loại tạp chí. Việc bổ sung tài liệu được thực hiện theo quy trình đã được quy định. Tuy nhiên, quy trình bổ sung tài liệu hiện nay tại Thư viện có nhiều vấn đề bất cập, không phù hợp với thực tế và yêu cầu đặt ra đối với công tác bổ sung. Nhiều tài liệu được lựa chọn vẫn dựa trên cảm tính của các thành viên trong Hội đồng bổ sung.
2.2.2. Nguồn bổ sung
2.2.2.1. Nguồn mua
Đây là nguồn bổ sung chủ yếu tài liệu cho thư viện, kinh phí do Nhà nước cấp theo kế hoạch hàng năm. Kinh phí cấp cho nguồn mua hàng năm
thường cố định và được phê duyệt vào đầu năm học. Bộ phận bổ sung căn cứ vào nguồn kinh phí và tìm kiếm tài liệu phù hợp với các chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Học viện.
* Đối với tài liệu sách: Thư viện đặt các loại sách tham khảo, sách giáo trình, ... từ 5 nhà cung cấp gồm: Công ty Trách nhiệm Văn hóa Đông Tây, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật, Nhà sách Quỳnh Dung, Nhà sách Minh Đức và Công ty cổ phần tri thức sách Việt Nam. Mỗi năm Thư viện bổ sung khoảng 1000 tên sách với khoảng 3000 cuốn. Do phụ thuộc vào Học viện trong việc mua và thanh toán nên Thư viện chỉ mua được sách của 5 nhà cung cấp đã chỉ định đầu năm nên nguồn tài liệu mua thường không phong phú, hay bị trùng lặp. Quá trình duyệt mua và thanh toán cũng qua nhiều bước mất thời gian nên sách hàng năm thường được bổ sung chậm. Có những năm đến giữa năm, Thư viện mới hoàn thành được các thủ tục bổ sung vì thế tài liệu bổ sung không cập nhật hoặc không đặt mua được các tài liệu có tính cập nhật cao.
Bảng 2.5: Số lượng sách bổ sung qua các năm (Đơn vị tính: Cuốn)
Năm Tên sách Số bản 2013 1289 3867 2014 1126 3378 2015 1004 3212 2016 1122 3035 2017 733 2329
Nguồn: [Báo cáo Tổng kết hàng năm của Phòng Thư viện, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh]
Biểu đồ 2.3: Biểu đồ sách bổ sung sách qua các năm
Nhìn vào biểu đồ cho thấy số lượng sách bổ sung qua các năm đã giảm dần do giá cả tài liệu tăng lên liên tục. Đến năm 2017 số lượng bản đã giảm khá thấp so với các năm trước. Từ năm 2016, Thư viện chỉ bổ sung mỗi tên sách 03 bản thay vì 05 bản vào năm 2015.
* Đối với báo, tạp chí: Đây cũng là nguồn tài liệu chủ yếu và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thư viện. Báo, tạp chí luôn cập nhật những thông tin khoa học và lý luận chính trị mới và kịp thời. Thư viện đặt mua báo, tạp chí với các tiêu chí đảm bảo tính Đảng, tính chính thống và phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu của Học viện. Việc bổ sung báo, tạp chí trong nước thường khá ổn định và đều đặn theo tháng, theo quý. Báo, tạp chí tại Thư viện được bổ sung kịp thời vào các sáng trong ngày, đặc biệt là các báo ngày mang tính thời sự luôn thu hút NDT tại Thư viện tìm đọc. Thư viện có
các đầu báo khá đa dạng và phong phú như báo Nhân dân, báo Lao động,… Cùng nhiều loại tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Xây dựng Đảng, tạp chí Triết học, tạp chí Lý luận và truyền thông, tạp chí Lý luận chính trị, tạp chí Những vấn đề Kinh tế và Chính trị thế giới…
Bên cạnh tạp chí quốc văn, Thư viện cũng đặt mua tạp chí ngoại văn qua Công ty phát hành Xunhaxaba. Thư viện đặt mua 29 đầu tạp chí ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: Tạp chí Вопросы экономики ( những vấn đề kinh tế thế giới), Asia & Pacific Review (Châu Á & Thái Bình Dương); Contemporary Southeast Asia (Đông Nam Á Đương đại), International affairs (Các vấn đề Quốc tế)…
* Tài liệu điện tử: Trong những năm qua, tài liệu điện tử tại Thư viện chưa được chú trọng bổ sung. Thư viện mới chỉ mua quyền truy cập Bản tin online của Trung tâm Phát triển truyền thông thông tấn - Thông tấn xã Việt Nam. Đối tượng phục vụ của bản tin chủ yếu là Ban giám đốc Học viện và thủ trưởng các đơn vị gồm: Bản tin nhanh, Tin tham khảo thế giới, Tài liệu tham khảo đặc biệt, Tin kinh tế tham khảo, Dư luận thế giới về Việt Nam.
2.2.1.2. Nguồn trao đổi, biếu tặng
Việc trao đổi tài liệu giữa các thư viện với nhau làm tăng thêm NLTT cho mỗi thư viện, giúp tiết kiệm kinh phí bổ sung. Thư viện thường xuyên tiến hành các hoạt động trao đổi, biểu tặng. Thư viện thường trao đổi sách với các thư viện trong cùng hệ thống Học viện và với các thư viện tại các Trường Chính trị tỉnh. Năm 2016, Thư viện đã gửi tặng 30 bộ sách Lênin toàn tập cho các trường Chính trị tỉnh trong nước như Trường Chính trị tỉnh Bắc Giang, Trường Chính trị tỉnh Hà Nam, Trường Chính trị tỉnh Hưng Yên...
Hàng năm, Thư viện được nhận khoảng 700 cuốn sách biếu tặng từ các nhà xuất như Nhà sách bản Văn học, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia Sự thật, Hội đồng lý luận Trung ương, Dự án Văn hóa văn nghệ dân gian Việt Nam,
Ngân hàng Thế giới, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính…Thư viện cũng nhận được sách biếu tặng của các nhà khoa học trong và ngoài Học viện, của các đồng chí Lãnh đạo, cán bộ trong Học viện về nghỉ chế độ. Năm 2016, Thư viện tổ chức phong trào góp sách nhận được nhiều sách quý từ các học viên, nhà khoa học trong Học viện với số lượng gần 1.250 cuốn. Dù số lượng tài liệu tặng biếu hàng năm chiếm số lượng không phải là quá lớn nhưng có giá trị và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nhờ đó mà Thư viện có thể hoàn thiện hơn, đầy đủ hơn vốn tài liệu của mình.
Việc sử dụng phương pháp bổ sung các tài liệu tặng biếu đã giúp cho Thư viện tiết kiệm được chi phí trong việc mua tài liệu. Phương pháp này cũng giúp cho việc thu thập những tài liệu quý giá mà nhiều khi không thể đặt mua.
Tuy nhiên, lượng sách biếu tặng thường được sử dụng cho Thư viện khoảng 70%. Các sách biếu tặng không phù hợp với nhu cầu nghiên cứu và đào tạo của Học viện hoặc đã có quá nhiều bản thì sẽ được Thư viện gửi tặng lại cho các thư viện tỉnh, thư viện huyện hoặc các thư viện vùng sâu, vùng xa có nhu cầu.
2.2.1.3. Nguồn nhận lưu chiểu
Nguồn nhận lưu chiểu là các nguồn nhận tài liệu nội sinh và nguồn nộp lưu chiểu từ Nhà xuất bản Lý luận chính trị.
* Nguồn tài liệu nội sinh
Sản phẩm khoa học nội sinh là tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động nghiên cứu và đào tạo tại Học viện. Tài liệu nội sinh phản ánh các thành tựu nghiên cứu khoa học và đào tạo, có giá trị cao về mặt lý luận và thực tiễn. Tài liệu nội sinh của Thư viện bao gồm các loại: Luận văn, Luận án, Đề tài nghiên cứu khoa học, Đề án tốt nghiệp của các lớp cao cấp lý luận, các lớp dự nguồn.
Bảng 2.6: Số lượng tài liệu nội sinh bổ sung qua các năm (Đơn vị tính:cuốn) (Đơn vị tính:cuốn) Năm Luận án tiến sỹ Luận văn thạc sỹ Đề tài nghiên cứu khoa học Luận văn cử nhân Đề án tốt nghiệp lớp dự nguồn cao cấp Tổng số 2013 75 546 0 456 0 1077 2014 78 567 0 567 0 1212 2015 90 585 0 472 0 1147 2016 60 524 0 0 0 584 2017 110 724 200 0 1125 2159
Nguồn: [Báo cáo Tổng kết hàng năm của Phòng Thư viện, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh]
Nhìn vào bảng thống kê trên cho thấy, chỉ có luận án, luận văn được nộp đều đặn tại Thư viện qua các năm. Đề tài nghiên cứu khoa học trong những năm gần đây (từ năm 2013-2016) không được nộp vào Thư viện. Nguyên nhân do học viên nộp trực tiếp luận văn, luận án cho Thư viện sau khi bảo để lấy giấy xác nhận làm thủ tục ra trường. Các loại hình khác như Đề tài nghiên cứu khoa học, Đề án tốt nghiệp các lớp cao cấp lý luận, lớp dự nguồn... được nộp tại Vụ quản lý Khoa học và Vụ quản lý Đào tạo. Do vậy, Thư viện thường bị động khi tiếp nhận lại nguồn tài liệu trên và thường sau khoảng 1 đến 2 năm mới được đưa về Thư viện quản lý phục vụ NDT.
Ngoài ra, một số giáo trình, tập bài giảng được biên soạn làm tài liệu học tập và giảng dạy tại Học viện đã được Hội đồng khoa học Học viện nghiệm thu và phát hành, các tài liệu dịch cũng không được nộp và lưu chiểu tại Thư viện. Các tài liệu hội nghị, hội thảo cũng không có quy định phải chuyển sản phẩm về Thư viện. Do vậy, việc tiếp nhận tài liệu này thường không đều đặn.
* Nguồn nộp lưu chiểu từ nhà xuất bản
Tuy nhiên, năm 2017 Thư viện mới nhận được 65 tên sách (325 cuốn) từ Nhà xuất bản. Việc nộp lưu chiểu của Nhà xuất bản thường không đều và nhiều tài liệu chưa được nộp lưu chiểu tại Thư viện Học viện.
Ngoài ra Thư viện còn có tủ sách phục vụ lãnh đạo là sản phẩm do Viện Thông tin khoa học hợp tác với Nhà xuất bản Lý chính trị xuất bản trên cơ sở phối hợp với các tác giả, nhà khoa học trong Học viện nhằm tăng cường nguồn lực thông tin và xã hội hóa thông tin đến với bạn đọc. Một số tác phẩm tiêu biểu đã được xuất bản như “Tại sao Mác đúng”, “Tín ngưỡng thờ cúng Hùng Vương ở Việt Nam”, “Tính chính đảng của Đảng cầm quyền - một số vấn để lý luận và thực tiễn”....
2.2.1.4. Số hoá tài liệu
Từ tháng 1/2005, Thư viện đã xây dựng kế hoạch, lựa chọn tài liệu phù hợp để tiến hành số hóa. Tài liệu tại Thư viện được ưu tiên số hóa theo thứ tự sau:
- Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sỹ được bảo vệ tại Học viện - Đề tài khoa học các cấp (cấp cơ sở, cấp bộ và cấp nhà nước)
- Đề cương, giáo án, bài giảng, giáo trình, tài liệu học tập, các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lê Nin và tư tưởng Hồ Chí Minh
- Tạp chí khoa học do hệ thống Học viện xuất bản - Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học
- Tài liệu quý hiếm của Viện cũng như ở các đơn vị khác trong Học viện Toàn bộ tài liệu được số hóa bằng máy scan robot với tốc độ 2.500 trang/giờ với chất lượng hình ảnh tốt trung thành với bản gốc, đặc biệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML. Thư viện dự kiến hết năm 2019 sẽ số hóa khoảng 1,4 trang tài liệu số ở tất cả các loại hình tài liệu.
2.2.3. Quy trình bổ sung
Bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên trong hoạt động TT-TV, là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn những tài liệu đáp ứng NCT của NDT và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Thư viện. Cán bộ làm công tác bổ sung phải
hiểu rõ vai trò, chức năng của Thư viện cũng như các chuyên ngành đào tạo và nghiên cứu khoa học tại Học viện.
Ngày 13 tháng 09 năm 2005, Viện Thông tin khoa học đã ra Quyết định số 71/QĐ-TTKH về việc thành lập Hội đồng bổ sung (HĐBS) bao gồm Ban Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Phòng Thư viện (Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng) có nhiệm vụ thực hiện trách nhiệm được giao trong Quy định về công tác bổ sung sách, tài liệu Thư viện. Quy định này do Viện Thông tin ban hành ngày 15 tháng 09 năm 2005 trong đó nêu: Hoạt động bổ sung sách, tài liệu của Phòng Thư viện là một phần công tác bổ sung của Viện Thông tin khoa học được tổ chức thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ của Viện, theo sự chỉ đạo của Viện trưởng thông qua Hội đồng bổ sung (HĐBS) và sự điều hành của Ban Lãnh đạo Thư viện. Nội dung sách và tài liệu bổ sung phải đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị, phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện và những yêu cầu đột xuất khác. Số lượng bổ sung phải đáp ứng nhu cầu của học viên, tài liệu phải phù hợp với kinh phí được cấp.
* Quy trình bổ sung sách được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Cán bộ bổ sung trực tiếp liên hệ (qua điện thoại, email hoặc ra các nhà sách...) thu thập các danh mục tài liệu mới phát hành có nội dung phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu của Học viện. Sau đó tra cứu, đối chiếu các tên sách trên danh mục với sách đã có trong Thư viện để tránh trùng lặp khi bổ sung.
Bước 2: Sau khi đã lọc trùng, cán bộ bổ sung lập danh mục tài liệu theo nguồn cung cấp, sao thành nhiều bản để gửi từng thành viên trong Hội đồng bổ sung. Các thành viên trong Hội đồng bổ sung sẽ chọn những tên sách phù hợp rồi gửi lại cho cán bộ bổ sung.
Bước 3: Nhận danh mục chọn sách từ các thành viên Hội đồng, cán bộ bổ sung lược bỏ những tên sách không được chọn rồi in ra bản hoàn chỉnh để gửi Chủ tịch Hội đồng bổ sung duyệt mua.
Bước 4: Sau khi nhận được danh mục tài liệu duyệt cuối cùng từ cán bộ bổ sung, Chủ tịch Hội đồng bổ sung xem xét và phê duyệt vào danh mục cần bổ sung.
Bước 5: Sau khi nhận danh mục tài liệu bổ sung có ý kiến phê duyệt của Chủ tịch Hội đồng bổ sung, cán bộ bổ sung thiết lập và gửi đơn đặt tới các nhà cung cấp. Khi sách về, cán bộ bổ sung vào sổ cái, lập biên bản kiểm kê và bàn giao sách (dựa trên danh mục, tên sách, giá tiền, số lượng...) cho Tổ Nghiệp vụ. Thực hiện xong bước 5, cán bộ bổ sung lại quay trở lại bước 1 đề thực hiện quy trình bổ sung tiếp theo.
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình bổ sung sách tại Thư viện Học viện
Lập đơn đặt tài liệu B.1. Cán bộ bổ sung
B.2. Các thành viên Hội đồng bổ sung
B.3. Cán bộ bổ sung
Thu thập danh mục tài liệu
Lọc trùng tài liệu
Lựa chọn tài liệu
Lập danh mục tài liệu theo Hội đồng bổ sung
B.4. Chủ tịch Hội đồng bổ sung
Duyệt danh mục tài liệu
B.5. Cán bộ bổ sung Chuyển đơn đặt tới nhà cung cung cấp
Liên hệ nguồn bổ sung
Tiếp nhận tài liệu đặt, kiểm tra chất lượng và chuyển tài liệu tới bộ phận xử lý kỹ thuật
* Quy trình nhận luận văn, luận án
- Cán bộ thư viện nhận bản in và đĩa CD của luận văn, luận án (Luận văn, luận án là bản cuối cùng được chỉnh sửa hoàn thiện sau khi bảo vệ)
- Kiểm tra bản in, đối chiếu với đĩa CD
- Cán bộ nhận và chuyển luận văn, luận án (bản in) cho Tổ nghiệp vụ nhập vào phần mềm quản lý. Sau đó chuyển đĩa CD (đã được định dạng PDF) cho phòng Quản trị mạng lưu trữ và bảo quản đĩa.
* Quy trình bổ sung báo, tạp chí
- Báo, tạp chí thường bổ sung theo danh mục cố định được chỉ định đầu năm và không có thay đổi trong năm. Phòng Hành chính tổng hợp nhận báo, tạp chí theo danh mục sau đó chuyển lên cho phòng đọc báo, tạp chí tại Thư