3.3.6 .Đầu tư cho cơ sở vật chất và chương trình hành động
3.4. Các điều kiện để thực hiện chiến lược
Để hoạt động marketing hoạt động có hiệu quả và mang tính lâu dài, tổ marketing gồm 2 thành viên chuyên trách (không kiêm nhiệm các công việc khác) cần thực hiện các nhiệm vụ sau: thư viên thành lập một tổ marketing chuyên trách gồm 02 thành viên, không kiêm nhiệm các công việc khác. Yêu cầu công việc như sau:
Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin của thư viện. Đặc biệt là nghiên cứu đối tượng người dùng tin là cán bộ, giảng viên
Lập kế hoạch marketing
Phụ trách các chương trình marketing sản phẩm và dịch vụ thư viện
Phụ trách triển khai các chương trình triển lãm, hội sách, toạ đàm chuyên đề, hội nghị bạn đọc, câu lạc bộ bạn đọc
Xây dựng và triển khai chương trình điều tra, đánh giá chất lượng thư viện theo học kỳ
Quản lý diễn đàn, chuyên mục Giới thiệu sách mới trên Web
Biên soạn tài liệu luyện dịch
Lập kế hoạch thu thập, điều tra nhu cầu bổ sung về tài liệu thư viện của các Khoa, giáo viên và sinh viên
Tiếp khách và giới thiệu, quảng bá nguồn lực thông tin của Thư viện cho khách quốc tế và nội địa đến thăm Thư viện.
Thực hiện các nhiệm vụ về truyền thông, giao tiếp, đối ngoại với các đối tác để quảng bá cho hình ảnh của Thư viện.
Lập báo cáo tác nghiệp về công tác, kế hoạch phát triển gửi định kỳ 03 tháng/1 lần về các cơng việc được giao, nhân sự, thời hạn hồn thành
Làm các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Để hoàn thành tốt các nhiệm vụ trên tổ marketing cần:
+ Hoạt động liên tục và có trách nhiệm xây dựng các kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn mang tính khả thi.
+ Trong tổ phải có sự phân cơng cơng việc cụ thể cho từng thành viên vào từng thời điểm nhất định
Ban lãnh đạo đôn đốc công việc, theo dõi và kiểm tra đánh giá chất lượng hoạt động marketing. Nếu có khâu nào chưa ổn, ban lãnh đạo sẽ họp và có những điều chỉnh kịp thời.
3.4.2. Cơ sở vật chất
Về cơ sở vật chất, thư viện trường đại học Hà Nội đảm bảo thực hiện tốt chiến lược marketing như trang thiết bị hiện đại, vốn tài liệu phong phú (xem trong phần cơ sở vật chất). Tuy nhiên, thư viện cũng phải có kế hoạch bảo trì trang thiết bị như máy vi tính, cửa từ vì những trang thiết bị này có tuổi thọ thấp và nhanh chóng bị lỗi thời. Chúng phải được sửa chữa nâng cấp thường xuyên và kịp thời thay thế những máy đã hỏng khơng thể sửa chữa.
Đặc biệt thư viện có phịng tập huấn rất thuận tiện cho việc tổ chức các hội thảo nhỏ, giới thiệu, tập huấn sử dụng thư viện,tiếp khách trong nước và nước ngoài tới tham quan,... tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động marketing của thư viện phát triển.
3.4.3. Tài chính và ngân sách cho hoạt động marketing
Để công tác marketing hoạt động tốt, ban lãnh đạo, cán bộ marketing thư viện trường đại học Hà Nội nên:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn và dự trù một khoản kinh phí cho các hoạt động thường xuyên, tránh bị động, phụ thuộc vào cơ chế xin cho của nhà trường. Kế hoạch marketing thường được xây dựng vào mỗi đầu năm học mới
- Tạo lập mối quan hệ với các đối tác để có thể xin được tài trợ từ các nguồn khác nhau
- Nỗ lực xin tài trợ từ các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức trong nước như là tổ chức AP, Unesco, ngân hàng thế giới,… tài trợ về cơ sở vật chất, trang thiết bị thư viện, …
- Trích một khoản kinh phí từ các dịch vụ có thu dành cho các hoạt động thường xuyên của thư viện như là in poster, tờ rơi, tờ bướm, xuất bản các thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề,…