8. Bố cục của luận văn:
2.2. Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT
Trờn cơ sở những phõn tớch như trờn về dữ liệu đầu vào và cỏc yờu cầu về thụng tin đầu ra, với sự trợ giỳp của mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh, quy trỡnh chỉnh lý tài liệu mới cú thể được triển khai như sau:
Bƣớc 1: Khảo sỏt và tạo cấu trỳc cho khối tài liệu bú gúi
Trực tiếp khảo sỏt và sơ loại khối tài liệu đem ra chỉnh lý: Loại bỏ ngay những giấy tờ khụng phải là tài liệu lưu trữ, những bản trựng thừa đó rừ ràng (chẳng hạn cú nhiều bản giống nhau trong cựng một tập tài liệu). Việc này sẽ làm giảm cụng nhập dữ liệu ban đầu và sẽ nõng cao chất lượng của khối tài liệu mang ra chỉnh lý.
Tạo cấu trỳc tạm thời cho khối tài liệu bằng cỏch đỏnh số tạm cho từng tài liệu trong khối theo thứ tự dóy số tự nhiờn để cố định vị trớ của tài
liệu trong khối. Phải đảm bảo tuyệt đối cho cỏch sắp xếp này, khụng được xỏo trộn thứ tự tài liệu sau khi đó đỏnh số.
Bƣớc 2: Xõy dựng khung phõn loại, hệ thống hoỏ hồ sơ và viết phiếu tin (nếu nhập dữ liệu qua phiếu tin)
- Trờn cơ sở chức năng nhiệm vụ của đơn vị hỡnh thành phụng, xõy dựng khung phõn loại tài liệu cho Phụng lưu trữ hoặc cho khối tài liệu đem ra chỉnh lý. Khung phõn loại được cấu trỳc theo dạng hỡnh cõy: Nhúm cơ bản, nhúm lớn, nhúm nhỏ. Tựy theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị hỡnh thành phụng hoặc khối tài liệu để tổ chức cỏc cấp phõn loại tài liệu. Khung phõn loại này sẽ được cài đặt trong phần mềm trước khi chỉnh lý tài liệu. Trong quỏ trỡnh chỉnh lý, tài liệu thuộc khối nào sẽ được cỏn bộ chỉnh lý đưa về khối đú.
- Hệ thống húa hồ sơ: Hệ thống hoỏ hồ sơ là việc sắp xếp cỏc hồ sơ theo phương ỏn hệ thống hoỏ đó được xỏc định. Bản chất của việc hệ thống húa hồ sơ là việc sắp xếp hồ sơ trong phạm vi mỗi nhúm nhỏ, sắp xếp cỏc nhúm nhỏ trong từng nhúm vừa, cỏc nhúm vừa trong mỗi nhúm lớn và cỏc nhúm lớn trong phụng theo phương ỏn phõn loại tài liệu và đỏnh số thứ tự cố định trật tự của hồ sơ trong phụng. Tuy nhiờn khi xõy dựng khung phõn loại tài liệu như đó núi ở trờn đó là một hỡnh thức hệ thống húa tài liệu giữa cỏc khối tài liệu với nhau. Cú nghĩa là dựa vào chức năng nhiệm vụ của đơn vị hỡnh thành phụng cú thể đặt khối tài liệu nào trước, khối tài liệu nào sau trong lỳc thiết kế khung phõn loại tài liệu. Khi tiến hành chỉnh lý trờn mỏy tớnh, cỏn bộ chỉnh lý chỉ cần hệ thống húa hồ sơ trong từng nhúm nhỏ là cú thể đảm bảo yờu cầu của cụng tỏc chỉnh lý.
- Xỏc định giỏ trị tài liệu: là việc xỏc định được thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ. Phải căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiờu biểu do Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước quy định để gỏn cho từng hồ sơ giỏ trị: Tạm thời, Lõu dài, Vĩnh viễn hoặc bằng cỏc con số cụ thể: 5 năm, 10 năm, 30 năm, 50 năm … hoặc Vĩnh viễn. Cỏc giỏ trị này cũng được cài đặt
sẵn trong CSDL của phần mềm chỉnh lý. Cỏn bộ chỉnh lý sẽ lựa chọn cỏc giỏ trị thớch hợp để gỏn cho cỏc hồ sơ trong quỏ trỡnh chỉnh lý bằng mỏy tớnh.
- Nhập dữ liệu vào hệ thống nếu trực tiếp từ tài liệu thỡ khụng phải biờn tập phiếu tin. Nếu nhập dữ liệu thụng qua phiếu tin thỡ phải biờn tập phiếu tin.
Bƣớc 3: Nhập thụng tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu
Nhập cỏc thụng tin về từng tài liệu (cú thể nhập trực tiếp từ tài liệu và cũng cú thể nhập thụng tin thụng qua phiếu nhập tin) vào mẫu tin của CSDL theo thiết kế phần mềm chỉnh lý trờn mỏy tớnh. Thụng tin của dữ liệu đầu vào bao gồm:
a) Thụng tin về tài liệu:
- Loại tài liệu: Hồ sơ hoàn chỉnh, chưa hoàn chỉnh cần bổ sung hay
tài liệu rời lẻ.
- Số thứ tự: Vị trớ của tài liệu trong khối tài liệu.
- Trớch yếu của văn bản: Theo trớch yếu ghi trờn văn bản, tài liệu
(nếu cú)
- Túm tắt nội dung của tài liệu: Ghi ngắn ngọn nội dung của văn bản,
tài liệu với ngụn ngữ chuẩn nhằm phản ỏnh đầy đủ ý nghĩa nội dung của tài liệu.
- Thời gian của tài liệu: Ghi ngày, thỏng năm hỡnh thành văn bản
- Tỏc giả tài liệu: Tờn đơn vị hoặc cỏ nhõn tạo ra văn bản
- Cỏc ghi chỳ cần thiết (nếu cú)
b) Thụng tin phõn loại và hệ thống húa: Bao gồm thụng tin về khối lớn, khối vừa, khối nhỏ…Việc phõn cấp khối tài liệu được xõy dựng trờn cơ sở chức năng nhiệm vụ của cơ quan và cài đặt trong mỏy tớnh để cỏn bộ chỉnh lý cú thể lựa chọn khối tài liệu phự hợp và gỏn giỏ trị của khối cho từng tài liệu.
c) Thụng tin về giỏ trị tài liệu: Mục này cũng được xõy dựng theo dạng từ điển dựng sẵn, bao gồm cỏc giỏ trị Tạm thời, Lõu dài hay Vĩnh viễn. Khi chỉnh lý, cỏn bộ chỉnh lý sẽ lựa chọn cỏc giỏ trị tương ứng gỏn cho từng tài liệu.
d) Thụng tin về quản lý: Người chỉnh lý và thời gian chỉnh lý tài liệu.
Bƣớc 4. Chỉnh lý tài liệu theo phần mềm ứng dụng trờn mỏy tớnh Đõy là phần quan trọng nhất của quy trỡnh chỉnh lý tài liệu bằng mỏy tớnh. Việc chỉnh lý hoàn toàn thực hiện trờn mỏy tớnh và bao gồm những cụng việc sau đõy:
- Lựa chọn cỏc tiờu chớ tỡm kiếm trong thụng tin đầu vào. Kết hợp cỏc tiờu chớ để tỡm kiếm những tài liệu cần thiết. Đỏnh dấu những tài liệu trong cựng một hồ sơ và chuyển những tài liệu này về một hồ sơ (chỉ di chuyển tài liệu trờn mỏy tớnh).
- Ghi tiờu đề hồ sơ.
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, trong Bảng kờ tài liệu trong hồ sơ - Đỏnh số chớnh thức cho hồ sơ (trờn mỏy).
- Xỏc định giỏ trị bảo quản cho hồ sơ (Tạm thời, Lõu dài hoặc Vĩnh viễn): Theo quy định, giỏ trị của hồ sơ phụ thuộc vào giỏ trị lớn nhất của tài liệu cú trong hồ sơ. Trong khi nhập dữ liệu đầu vào, mỗi hồ sơ được mang một giỏ trị nhất định. Vỡ vậy sau khi khụi phục hồ sơ, cỏn bộ chỉnh lý sẽ căn cứ vào giỏ trị của cỏc tài liệu trong hồ sơ để quyết định giỏ trị của hồ sơ.
- Ghi địa chỉ của hồ sơ trờn giỏ kệ (sẽ bổ sung thụng tin sau khi đó xếp hồ sơ lờn giỏ kệ).
- Đỏnh dấu cỏc văn bản, tài liệu trựng thừa và hết giỏ trị trờn mọi phương diện để loại ra khỏi khối tài liệu (sau khi đó chỉnh lý xong).
Bƣớc 5. In bỡa và đưa tài liệu vào bỡa hồ sơ
- In tiờu đề hồ sơ vào bỡa hồ sơ. Để thực hiện việc này, cỏc lưu trữ hiện hành cần phải được trang bị mỏy in chuyờn dụng cho cụng tỏc in bỡa hồ sơ.
- In bản kờ tài liệu để đưa vào bỡa hồ sơ cựng tài liệu cú trong hồ sơ. - Căn cứ vào số thứ tự của những tài liệu cú trong Bảng kờ tài liệu trong từng hồ sơ, theo số thứ tự đó gỏn cho từng tài liệu ban đầu, nhặt tài liệu đưa vào bỡa hồ sơ. Vệ sinh, thỏo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu. Nếu hồ sơ quỏ dày cú thể chia thành nhiều đơn vị bảo quản.
Bƣớc 6: Đỏnh số chớnh thức cho hồ sơ
Sau khi đó đưa tài liệu vào hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo tiến trỡnh giải quyết cụng việc hoặc theo một đặc trưng nhất định, hoàn thiện hồ sơ. Với loại hồ sơ cú thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cỏn bộ chỉnh lý tiến hành đỏnh số chớnh thức cho tài liệu trong hồ sơ. Bản kờ tài liệu trong hồ sơ được xếp trờn cựng của tài liệu cú trong hồ sơ
Bƣớc 7: In mục lục hồ sơ và cỏc cụng cụ tra cứu khỏc
Trờn cơ sở kết quả chỉnh lý, cỏn bộ chỉnh lý tiến hành Lập mục lục hồ sơ bằng việc kết xuất thụng tin từ phần mềm chỉnh lý để tra cứu theo phương phỏp truyền thống. Chuẩn bị cỏc bộ thẻ chuyờn đề để phục vụ tra cứu khi cần thiết.
Bƣớc 8: Sắp xếp thống kờ tài liệu loại
Trờn cơ sở kết quả của thụng tin đầu ra sau xử lý của phần mềm chỉnh lý tài liệu, sắp xếp, thống kờ tài liệu loại, bú gúi và thuyết minh tài liệu loại. In bảng thống kờ tài liệu loại để chuẩn bị thủ tục hủy. Cỏc bú, gúi tài liệu loại ra trong quỏ trỡnh chỉnh lý được đỏnh số liờn tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phụng.
Bƣớc 9: Tổng kết chỉnh lý
Cụng tỏc tổng kết chỉnh lý được tiến hành như bước tổng kết chỉnh lý theo phương phỏp truyền thống, như: Kiểm tra kết quả chỉnh lý, lập biờn
bản kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần), bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lờn giỏ…
Như vậy, với sự trợ giỳp của mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh, cỏc cụng đoạn trong quy trỡnh chỉnh lý tài liệu đó cú sự thay đổi cơ bản so với phương phỏp chỉnh lý truyền thống (Phụ lục I). Những khú khăn, vướng mắc trong chỉnh lý tài liệu dạng bú gúi như luận văn đó đề cập về cơ bản đó được giải quyết bởi cỏn bộ lưu trữ và một cụng cụ chỉnh lý mới là mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh. Những phần việc mang tớnh định tớnh như lựa chọn phương ỏn phõn loại, xõy dựng khung phõn loại tài liệu, xỏc định giỏ trị và lựa chọn thời hạn bảo quản cho từng tài liệu do cỏn bộ chỉnh lý tài liệu quyết định và thực hiện trong quỏ trỡnh chỉnh lý. Những phần việc mang tớnh định lượng như hệ thống hoỏ hồ sơ, lập mục lục...đó được mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh hỗ trợ thực hiện. Vấn đề cũn lại của cụng tỏc chỉnh lý tài liệu như nhặt tài liệu từ khối tài liệu đó gỏn số thứ tự để đưa vào bỡa hồ sơ, tổng kết chỉnh lý....là những phần việc đơn giản, cỏn bộ chỉnh lý cú thể thực hiện một cỏch dễ dàng.
Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu đó tạo ra một phương phỏp chỉnh lý mới. Để thấy hiệu quả của phương phỏp chỉnh lý này, luận văn trỡnh bày một nghiờn cứu điển hỡnh đó ỏp dụng phương phỏp chỉnh lý này trong thực tế - Trường hợp ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại Bộ Khoa học và Cụng nghệ - để khẳng định khả năng ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành, một cụng việc vốn chỉ thực hiện bằng phương phỏp thủ cụng.
2.3. Thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lƣu trữ hiện hành Bộ KH&CN
Bộ Khoa học và Cụng nghệ (tiền thõn là Uỷ ban Khoa học Nhà nước) được thành lập từ năm 1959. Qua 50 mươi năm hoạt động và phỏt triển, nhiều loại tài liệu khỏc nhau đó được hỡnh thành do cỏc chức năng nhiệm vụ của Bộ trong từng giai đoạn lịch sử khỏc nhau. Chớnh sự gắn kết
giữa lịch sử phỏt triển đất nước và lịch sử phỏt triển của Bộ mà khối tài liệu sản sinh ra trong quỏ trỡnh hoạt động của Bộ đó phản ỏnh một mảng lịch sử vụ cựng quan trọng đú là hoạt động nghiờn cứu và quản lý khoa học và cụng nghệ ở Việt Nam từ năm 1959 đến nay. Khối tài liệu này cần phải được chỉnh lý và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Trờn thực tế, tài liệu thu nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng bú gúi ngày càng nhiều , mỗi năm hàng trăm một giỏ, cỏn bộ lưu trữ ớt, diện tớch dành cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu nhỏ hẹp, phương phỏp chỉnh lý truyền thống khú cú thể đỏp ứng được những yờu cầu của cụng tỏc lưu trữ. Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu được chọn là một trong những giải phỏp giải quyết vấn đề trờn.
Mục đớch đặt ra cho việc thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Bộ Khoa học và Cụng nghệ là: Thiết kế một phần mềm nhằm tự động húa một số cỏc thao tỏc nghiệp vụ của quy trỡnh
chỉnh lý tài liệu nhằm giảm nhẹ cụng việc cho cỏc cỏn bộ lưu trữ, đảm bảo
tớnh chớnh xỏc khi lập, khụi phục hồ sơ và cú thể hỗ trợ cho cụng tỏc quản lý và khai thỏc sử dụng tài liệu sau chỉnh lý đồng thời giải quyết được vấn đề khụng gian, diện tớch dành cho cụng tỏc chỉnh lý cũn hạn chế.
Nguyờn tắc hoạt động của phần mềm là: Sau khi đó tạo một cấu trỳc cho khối tài liệu bú gúi bằng cỏch gỏn cho mỗi tài liệu một số thứ tự theo dóy số tự nhiờn, dựa vào những thụng tin chọn lọc trong từng tài liệu, sử dụng mỏy tớnh, phần mềm mỏy tớnh và dựa vào những kết quả hiển thị trờn màn hỡnh, cỏn bộ lưu trữ sẽ lựa chọn, đưa những thẻ tài liệu cú chung một hoặc một số tiờu chớ về cựng một hồ sơ (Hồ sơ ảo). Trờn cơ sở kết quả hiển thị trờn màn hỡnh về hồ sơ đú (Hồ sơ ảo), cỏn bộ lưu trữ sẽ đưa những tài liệu thực về cựng một bỡa hồ sơ (Hồ sơ thực). Sau khi hồ sơ được lập hoặc khụi phục, cỏc cụng đoạn khỏc của quy trỡnh chỉnh lý tài liệu sẽ được thực hiện theo cỏch làm truyền thống.
Cỏc nội dung như: Xỏc định giỏ trị tài liệu, hệ thống húa hồ sơ, lập mục lục hồ sơ, in bỡa hồ sơ và tạo cỏc cụng cụ tra cứu khỏc đó đặt ra cho cỏc chuyờn gia tin học nhưng khụng phải là những nội dung trọng tõm trong thử nghiệm. Việc phõn loại cỏc khối tài liệu cũng chỉ dừng mức phõn loại tài liệu thành cỏc khối cơ bản (Theo khung phõn loại của khung lưu trữ Bộ KH&CN) mà chưa phõn loại thành cỏc khối lớn, khối nhỏ...và đơn vị bảo quản.
2.3.1. Nội dung thử nghiệm
Việc thử nghiệm ứng dụng CNTT trong trỡnh chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Bộ Khoa học và Cụng nghệ được tiến hành với cỏc nội dung sau:
a) Yờu cầu đối với phần mềm chỉnh lý:
Yờu cầu đặt ra với cỏc chuyờn gia tin học đú là xõy dựng một phần mềm với cỏc dữ liệu đầu vào là những thụng tin về tài liệu được thể hiện qua phiếu tin, gồm cỏc tiờu chớ sau: Số thẻ, tiờu đề tài liệu, khối tài liệu (Khối cơ bản), thời gian, tỏc giả tài liệu, giỏ trị tài liệu. Qua xử lý dữ liệu đầu vào của phần mềm ứng dụng, kết quả đầu ra là những thụng tin giỳp cỏn bộ chỉnh lý tài liệu cú thể dễ dàng lựa chọn để đưa những tài liệu cú cựng một đặc trưng nhất định (do cỏn bộ chỉnh lý lựa chọn) về cựng một hồ sơ.
b) Khối tài liệu thử nghiệm:
Là khối tài liệu thuộc chức năng quản lý cỏc chương trỡnh/đề tài cấp nhà nước giai đoạn 2000-2005 của Bộ Khoa học và Cụng nghệ, khối lượng khoảng 20 một giỏ đang trong tỡnh trạng bú gúi, chưa cú hồ sơ. Đõy là khối tài liệu của do cỏc Vụ chuyờn ngành giao nộp vào lưu trữ hiện hành sau khi cỏc chương trỡnh KH&CN cấp nhà nước giai đoạn 2000-2005 kết thỳc.
2.3.2. Cỏc bƣớc thử nghiệm
Cỏc bước thử nghiệm được thực hiện theo quy trỡnh chỉnh lý tài liệu đó được đề xuất trong luận văn (Mục 2.2)
Bƣớc 1. Khảo sỏt và tạo cấu trỳc cho khối tài liệu bú gúi
Trước hết cỏn bộ chỉnh lý tiến hành khảo sỏt khối tài liệu “Quản lý cỏc chương trỡnh/đề tài cấp nhà nước giai đoạn 2000-2005”. Trong bước khảo sỏt này, cỏn bộ chỉnh lý loại bỏ những giấy tờ khụng phải tài liệu và những tài liệu trựng thừa đó được loại ra khỏi khối tài liệu: cỏc bản photocopy tài liệu trựng thừa do nhõn bản, giấy tờ khụng phải tài liệu lẫn trong khối tài liệu, sỏch bỏo, tài liệu tham khảo.... , sau đú cỏn bộ chỉnh lý