8. Bố cục của luận văn:
3.1. Thuận lợi và khú khăn khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu
Thuận lợi:
- Trước hết, cụng tỏc lưu trữ đó cú được sự quan tõm của toàn xó hội. Cỏc cấp quản lý đó nhận thức được rừ tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ và luụn mong muốn hiện đại hoỏ cụng tỏc lưu trữ và đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp, trong đú cú cả việc phải giải tỏa những hồ sơ tồn đọng dưới dạng tài liệu rời lẻ, bú gúi. Đõy là một điều kiện khỏch quan hết sức thuận lợi để ứng dụng CNTT trong lưu trữ núi chung và trong chỉnh lý tài liệu núi riờng.
- Ngày nay, việc sử dụng mỏy tớnh và cỏc phần mềm ứng dụng đó trở thành phổ biến trong xó hội. Học sinh, sinh viờn ra trường hầu hết đều cú những kiến thức nhất định về tin học, cú thể sử dụng mỏy tớnh như một cụng cụ thụng thường. Đõy chớnh là nguồn nhõn lực dồi dào mà ngành lưu trữ cú thể huy động vào việc nhập dữ liệu vào mỏy tớnh. Nếu như chỉnh lý tài liệu bằng phương phỏp truyền thống phải cần đến những cỏn bộ được đào tạo chớnh thống về lưu trữ thỡ với sự hỗ trợ của mỏy tớnh, nguồn nhõn lực tham gia vào chỉnh lý sẽ được mở rộng hơn và như vậy tốc độ giải
mục đớch của việc ứng dụng CNTT vào cụng tỏc chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành.
- CNTT đang phỏt triển rất mạnh. Sự phong phỳ và đa dạng của cỏc thiết bị tin học đang tạo điều kiện cho người dựng những cơ hội lựa chọn thiết bị tin học phự hợp với cụng việc của minh. Đõy là một thuận lợi cho cỏc lưu trữ hiện hành lựa chọn những thiết bị mỏy tớnh cú khả năng đỏp ứng cỏc yờu cầu nghiệp vụ lưu trữ. Mặt khỏc, ngụn ngữ lập trỡnh ngày càng trở nờn thõn thiện với cỏc lập trỡnh viờn và do đú việc thiết kế một phần mềm làm cụng cụ cho việc chỉnh lý tài liệu là hoàn toàn khả thi, trừ khi phớa cỏn bộ lưu trữ khụng đưa ra được những yờu cầu thớch hợp cho cụng việc của mỡnh. Việc sử dụng ngày càng phổ biến cỏc thiết bị tin học hiện đại cựng với sự phỏt triển về ngụn ngữ lập trỡnh đó tạo điều kiện để người dựng và người lập trỡnh “hiểu” nhau hơn do vậy, khả năng đưa cụng nghệ thụng tin vào trong chỉnh lý tài liệu sẽ lớn hơn. Với bài toỏn chỉnh lý tài liệu, cỏc dữ liệu đầu vào và cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra như đó trỡnh bày trong luận văn thỡ việc việc thiết kế một phần mềm chuyờn dụng cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu là cú thể thực hiện được.
- Thụng qua bài toỏn chỉnh lý đó trỡnh bày trong luận văn cú thể thấy rằng, bản chất của việc khụi phục hồ sơ từ những tài liệu dạng bú gúi chớnh là quỏ trỡnh giải một bài toỏn tỡm tin trong khoa học thụng tin. Trờn thực tế, bài toỏn tỡm tin đó được khoa học thụng tin giải quyết cơ bản. Nhiều phần mềm chuyờn dụng cho việc tỡm tin đó được ỏp dụng ở nhiều kho tư liệu ở Việt Nam cũng như trờn thế giới. Đõy là một nguồn tham khảo hết sức thuận lợi giỳp cỏc chuyờn gia tin học dễ dàng hơn trong việc thiết kế phần mềm chỉnh lý, đỏp ứng cỏc yờu cầu của cụng tỏc chỉnh lý và quản lý tài liệu lưu trữ.
Khú khăn:
- Ứng dụng cụng tin trong cụng tỏc chỉnh lý tài liệu là một phương phỏp mới cú thể thay thế phương phỏp chỉnh lý truyền thống. Việc chỉnh lý
tài liệu bằng mỏy tớnh cú thể mất nhiều cụng lao động để nhập cỏc dữ liệu đầu vào (vỡ phải nhập vào mỏy tớnh thụng tin của từng tài liệu) tuy nhiờn lợi ớch nú mang lại là rất lớn: Khụng bỏ sút tài liệu, trỏnh được sự trựng thừa cũng như hồ sơ bị xộ lẻ và đặc biệt là cỏn bộ lưu trữ cú thể quản lý đến từng trang tài liệu trong phụng lưu trữ. Điều này hết sức quan trọng cho cụng tỏc khai thỏc và sử dụng tài liệu - một trong những lý do tồn tại của hoạt động lưu trữ. Vấn đề khú nhất ở đõy lại là từ phớa lưu trữ (người sử dụng phần mềm), đú là việc tổ chức dữ liệu đầu vào cho phần mềm mỏy tớnh. Trong trường hợp nhập dữ liệu thụng qua phiếu tin, nếu dữ liệu đầu vào khụng phản ỏnh đầy đủ nội dung và hỡnh thức của tài liệu thỡ sẽ gõy khú khăn cho người trực tiếp chỉnh lý trờn mỏy (vỡ khụng trực tiếp tiếp xỳc với tài liệu). Và như vậy, cỏn bộ lưu trữ lại phải lấy tài liệu đú từ đống tài liệu bú gúi ra để kiểm tra lại thụng tin. Điều này cú thể gõy mất thời gian cho cụng tỏc chỉnh lý.
- Cỏn bộ lưu trữ trực tiếp chỉnh lý trờn mỏy tớnh phải là người cú khả năng sử dụng thành thạo cỏc thiết bị tin học và phần mềm mỏy tớnh vừa phải là người cú nghiệp vụ lưu trữ vững vàng. Đõy là một khú khăn cú tớnh khỏch quan đối với nhiều lưu trữ hiện hành. Trờn thực tế, trỡnh độ nghiệp vụ của lực lượng cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ chuyờn nghiệp tại cỏc lưu trữ hiện hành vốn đó ớt lại cú trỡnh độ nghiệp vụ khụng đồng đều, một số cỏn bộ lưu trữ cũn chưa vững về nghiệp vụ, chưa đủ khả năng để tổ chức một đợt chỉnh lý tài liệu. Việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý cú thể khụng gõy hứng thỳ cho họ và vỡ vậy việc thiết kế phần mềm cần cú sự tớnh toỏn, cõn nhắc để đảm bảo sự thõn thiện cần thiết với người dựng.
- Xõy dựng một phần mềm chỉnh lý tài liệu là một cụng việc hết sức cụng phu, nú đũi hỏi người lập trỡnh phải cú sự am hiểu sõu về nghiệp vụ lưu trữ thỡ sản phẩm phần mềm mới đỏp ứng được những yờu cầu của ngành lưu trữ. Và ngược lại, cỏn bộ lưu trữ cũng phải cú những am hiểu mỏy tớnh núi riờng và về CNTT núi chung để cú thể đưa ra những yờu cầu
cho bài toỏn chỉnh lý phự hợp với khả năng thực hiện của mỏy tớnh. Trờn thực tế, cú được sự am hiểu về nghiệp vụ lẫn nhau giữa người lập trỡnh và người sử dụng (chuyờn gia CNTT và chuyờn gia lưu trữ) là khụng dễ vỡ vậy sản phẩm phần mềm, nếu cú, rất cú thể sẽ bị rơi vào lóng quờn, khụng được sử dụng.
- Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu theo cỏch làm truyền thống hiện nay đó cú sự thống nhất trong toàn ngành lưu trữ vỡ vậy việc xõy dựng một phần mềm chỉnh lý dựng chung cho cỏc lưu trữ hiện hành là tương đối thuận lợi. Cỏi khú là ở chỗ: Với mỗi cơ quan, tổ chức cú một loại hỡnh tài liệu khỏc nhau vỡ vậy cấu trỳc phần mềm chỉnh lý tài liệu, nếu dựng chung, phải tương đối uyển chuyển, người dựng cú thể thờm vào hoặc bớt đi số lượng cỏc dữ liệu đầu vào cho phự hợp với khối tài liệu mang ra chỉnh lý. Chẳng hạn để chỉnh lý khối tài liệu của Bộ Khoa học và Cụng nghệ, dữ liệu đầu vào chỉ cần đến 10 trường dữ liệu nhưng ở những Bộ khỏc như Bộ Cụng thương chẳng hạn, do chức năng nhiệm vụ của Bộ rất rộng (cả quản lý nhà nước, cả doanh nghiệp, cả đào tạo…) vỡ vậy cần phải mở rộng thờm cỏc trường dữ liệu. Đõy là một vấn đề khú cho việc xõy dựng và thiết kế phần mềm ứng dụng.
3.2. Những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu
Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi nghiờn cứu của đề tài luận văn là việc sử dụng mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh để hỗ trợ cho nghiệp vụ chỉnh lý. Từ những thuận lợi, khú khăn như đó đề cập ở trờn, để đảm bảo cho việc ứng dụng mỏy tớnh trong cụng tỏc chỉnh lý tài liệu cú hiệu quả, một số cỏc yờu cầu sau cần phải được đảm bảo:
3.2.1. Đảm bảo về cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu.
Về thiết bị: Ứng dụng CNTT trong cụng tỏc chỉnh lý trước hết cần
dụng được phần mềm chỉnh lý. Do phần mềm chỉnh lý cú khả năng kết nối cỏc kho dữ liệu từ cỏc mỏy tớnh khỏc nhau nờn tuỳ theo khối lượng tài liệu và thời gian cần thiết để hoàn thành một đợt chỉnh lý mà bố trớ số lượng mỏy tớnh cho phự hợp, đặc biệt là giai đoạn nhập dữ liệu đầu vào. Ngoài ra, cần trỳ trọng tới đặc điểm của phương phỏp chỉnh lý tài liệu bằng mỏy tớnh để đầu tư cỏc thiết bị chuyờn dựng cho cụng tỏc chỉnh lý như mỏy in chuyờn dụng để phục vụ cho cụng tỏc in bỡa hồ sơ.
Về phần mềm và ngụn ngữ lập trỡnh: Phương phỏp chỉnh lý tài liệu
cú sợ trợ giỳp của mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh, về lõu dài phải là một phần mềm dựng chung cho cỏc lưu trữ hiện hành vỡ vậy, khi thiết kế phần mềm, cỏc yếu tố liờn quan đến việc thiết kế và sử dụng phần mềm phải được chuẩn húa, từ ngụn ngữ lập trỡnh, cỏc thiết bị tin học đến dữ liệu đầu vào, thụng tin đầu ra.... tạo sự tương thớch giữa cỏc ngụn ngữ lập trỡnh, cỏc thiết bị tin học và khi phỏt sinh thờm yờu cầu từ phớa người dựng trong quỏ trỡnh sử dụng. Đặc biệt, phần mềm phải phự hợp với cụng việc và trỡnh độ của người sử dụng. Thực tế đó cho thấy, nhiều phần mềm ứng dụng đó khụng được triển khai trong thực tế là do phần mềm thiết kế quỏ phức tạp, cỏc chức năng đưa ra quỏ nhiều so với yờu cầu sử dụng. Đõy là một trong những nguyờn nhõn việc đưa CNTT vào trong cụng tỏc lưu trữ cũn bị hạn chế.
Về chuẩn húa cỏc dữ liệu đầu vào và thụng tin đầu ra: Để đảm bảo
cú một phần mềm chỉnh lý tài liệu triển khai được trong thực tế như luận văn đó nghiờn cứu, đũi hỏi cú sự phối hợp giữa cỏn bộ lưu trữ làm cụng tỏc chỉnh lý và cỏc chuyờn gia tin học ngay từ khõu thiết kế phần mềm. Phớa cỏn bộ lưu trữ đưa ra cỏc tiờu chớ cho dữ liệu đầu và đặt ra cỏc yờu cầu của thụng tin đầu ra cho phự hợp với yờu cầu của ngành lưu trữ. Cũn cỏc chuyờn gia tin học, trờn cơ sở cỏc dữ liệu đầu vào và cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra của cỏn bộ chỉnh lý sẽ lập kế hoạch và thiết kế một phần mềm chỉnh lý phự hợp với yờu cầu của cỏn bộ chỉnh lý. Để cú sự phối hợp này, phớa
cỏn bộ lưu trữ phải cú sự am hiểu về cụng nghệ thụng tin cũn phớa cỏc chuyờn gia tin học cũng cần phải cú sự hiểu biết về nghiệp vụ lưu trữ đặc