8. Bố cục của luận văn:
3.3. Khuyến nghị:
3.3.2. Với cơ quan quản lý Bộ, ngành
Theo quy định tại Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chớnh phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Phỏp lệnh Lưu trữ quốc gia, cỏc cơ quan Bộ, ngành phải quản lý thống nhất chuyờn mụn, nghiệp vụ lưu trữ đối với cỏc cơ quan, tổ chức trực thuộc, vỡ vậy cỏc Bộ, ngành cần cú kế hoạch triển khai việc xõy dựng cỏc tiờu chớ cho dữ liệu đầu vào và cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra của CSDL phự hợp với đặc điểm khối tài liệu của cơ quan, làm cơ sở để thống nhất một phần mềm dựng chung cho cơ quan và cỏc đơn vị trực thuộc. Những tiờu chớ đầu vào và yờu cầu của thụng tin đầu ra sẽ là cơ sở để cỏc chuyờn gia tin học thiết kế phần mềm ứng dụng phự hợp với cụng việc chỉnh lý tài liệu.
Cựng với sự hiện đại hoỏ cụng tỏc văn phũng, với sự trang bị ngày càng hiện đại của cỏc thiết bị văn phũng, tài liệu trựng thừa, giấy tờ khụng phải là tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều điều này đó dẫn đến khối tài liệu bú gúi nộp vào lưu trữ hiện hành ngày càng lớn và càng gõy ra những khú khăn cho cỏc lưu trữ hiện hành: Cỏn bộ lưu trữ ớt, diện tớch dành cho lưu trữ hiện hành nhỏ hẹp, yờu cầu về giải toả khối tài liệu này là hết sức cấp bỏch… Với tỡnh trạng này, cho dự cú đưa CNTT vào trong quy trỡnh chỉnh lý tài liệu cũng khú cú thể đỏp ứng được cỏc yờu cầu của ngành lưu trữ. Vỡ vậy, bờn cạnh việc nghiờn cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liờu, cỏc Bộ, ngành là những cơ quan trực tiếp sản sinh ra tài liệu cần cú sự quan tõm thiết thực tới cụng tỏc văn thư lưu trữ. Cần cú những quy chế cú tớnh khả thi cao nhằm đưa cụng tỏc văn thư lưu trữ vào nề nếp, cỏn bộ chuyờn viờn phải lập hồ sơ cụng việc khi thực thi cụng vụ, đặc biệt là phải cú quy định nhằm chấm dứt tỡnh trạng tài liệu nộp vào lưu trữ là những tài liệu dạng bú gúi, khụng cú hồ sơ.
Với những khối tài liệu bú gúi hiện đang tồn tại, cần cú sự đầu tư kinh phớ thoả đỏng, khuyến khớch cỏc lưu trữ hiện hành nghiờn cứu, ứng
dụng CNTT vào cụng tỏc lưu trữ nhằm nhanh chúng giải tỏa khối tài liệu bú gúi đang tồn đọng tại cỏc lưu trữ hiện hành.
Bờn cạch việc đầu tư về cơ sở hạ tầng cho cụng tỏc lưu trữ, cỏc Bộ, ngành nờn quan tõm tới lợi ớch vật chất và tinh thần cho cỏc cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc lưu trữ, tạo động lực cho cỏc cỏn bộ lưu trữ ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc lưu trữ núi chung và trong chỉnh lý tài liệu núi riờng.
3.3.3. Với cỏc lƣu trữ hiện hành
Ứng dụng phương phỏp mới trong chỉnh lý tài liệu là một bước thay đổi quy trỡnh chỉnh lý tài liệu so với phương phỏp chỉnh lý truyển thống. Nú sẽ giỳp cho cụng tỏc chỉnh lý và cụng tỏc quản lý tài liệu tốt hơn nhưng nú cũng đũi hỏi cỏn bộ lưu trữ mất nhiều cụng sức hơn, nú đũi hỏi cỏn bộ lưu trữ ngoài việc vững vàng về chuyờn mụn phải cú sự hiểu biết về cụng nghệ thụng tin. Chớnh vỡ vậy, cỏn bộ lưu trữ tại cỏc lưu trữ hiện hành phải tự nghiờn cứu nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ và trỡnh độ về tin học để đỏp ứng được yờu cầu mới của cụng tỏc lưu trữ.
Để cú thể giỳp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xõy dựng, thiết kế một phần mềm chỉnh lý dựng chung cho toàn ngành, cỏc lưu trữ hiện hành cần chủ động nghiờn cứu đề xuất cỏc tiờu chớ đầu vào và cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra phự hợp với khối tài liệu của cơ quan mỡnh. Trờn cơ sở đú Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tổng hợp để sẽ xõy dựng một phần mềm chỉnh lý hoàn chỉnh đỏp ứng cỏc yờu cầu của cụng tỏc chỉnh lý tài liệu dựng chung cho toàn ngành.
KẾT LUẬN
CNTT ngày nay đang phỏt triển với tốc độ cao. Những nghiờn cứu ứng dụng CNTT trong đời sống kinh tế - xó hội ngày càng rộng rói và đem lại hiệu quả lớn. Đú là một xu thế tất yếu.
Trờn cơ sở khoa học và cơ sở phỏp lý của việc nghiờn cứu ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành cú thể thấy quy trỡnh chỉnh lý tài liệu bằng mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh là khả thi. Phương phỏp mới để chỉnh lý tài liệu dạng gúi là một bước tin học húa quy trỡnh chỉnh lý tài liệu - Một cụng việc mà theo cỏch làm truyền thống được thực hiện bằng phương phỏp thủ cụng.
Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu cú sự hỗ trợ của mỏy tớnh cú sự khỏc biệt với quy trỡnh chỉnh lý theo phương phỏp truyền thống. Với quy trỡnh này, một số khõu nghiệp vụ trong quy trỡnh chỉnh lý truyền thống đó được rỳt gọn (Phụ lục 1). Theo phương phỏp chỉnh lý truyền thống, quy trỡnh chỉnh lý cú thể chia thành 12 bước (hay cụng đoạn). Từ bước 2 đến bước 11 là những cụng đoạn phức tạp trong quy trỡnh chỉnh lý truyền thống, nú đũi hỏi nhiều cụng sức và rất dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu sút. Tuy nhiờn trong quy trỡnh chỉnh lý mới, những cụng đoạn này hầu như được thực hiện trờn mỏy tớnh với độ chớnh xỏc cao. Chỉ đến cụng đoạn 5 trong phương phỏp chỉnh lý mới, cỏn bộ chỉnh lý mới phải sử dụng đến lao động thủ cụng để nhặt và đưa tài liệu vào bỡa hồ sơ. Ngoài ra, phương phỏp chỉnh lý tài liệu cú sự hỗ trợ của mỏy tớnh cũn mang lại lợi ớch về nhiều mặt (Phụ lục 2) cho cụng tỏc lưu trữ tại cỏc lưu trữ hiện hành.
Kết quả ứng dụng CNTT trong khụi phục và hoàn thiện hồ sơ từ khối tài liệu bú gúi tại lưu trữ hiện hành Bộ KH&CN, tuy mới là thử nghiệm ban đầu cho một khõu của quy trỡnh chỉnh lý - Khụi phục hồ sơ từ tài liệu bú gúi - nhưng đú là cơ sở thực tiễn để khẳng định khả năng thiết kế một phần mềm hoàn chỉnh cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu trong tương lai.
Ứng dụng CNTT là một giải phỏp mới cho hoạt động chỉnh lý tài liệu. Nếu phối hợp chặt chẽ giữa cỏc chuyờn gia CNTT và cỏc chuyờn gia lưu trữ ngay từ khõu thiết kế, cú sự nghiờn cứu sõu hơn nữa chắc chắn rằng mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh sẽ trở thành một cụng cụ chỉnh lý tài liệu phổ biến cho cỏc lưu trữ hiện hành, gúp phần giải tỏa nhanh khối tài liệu bú gúi đang sản sinh ra trong hoạt động của cỏc cơ quan tổ chức. Và quan trọng hơn nú sẽ trở thành một phần mềm dựng chung và gúp phần thống nhất được nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu trong toàn ngành lưu trữ.
Do cỏch tổ chức dữ liệu đầu vào của CSDL là những thụng tin về từng tài liệu vỡ vậy trong thiết kế phần mềm phải tớnh đến việc quản lý đến từng văn bản trong hồ sơ và cú thể làm việc trong hệ thống mạng LAN, vỡ vậy trong tương lai, ngoài việc sử dụng cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu bú gúi, phần mềm cũn cú thể thực hiện một số nhiệm vụ sau đõy:
- Quản lý văn bản đi đến từ khi nú mới hỡnh thành cho đến khi được giao nộp vào lưu trữ Nhà nước. Trong thiết kế phần mềm ứng dụng cú thể thừa hưởng kết quả của đề tài Đề tài nghiờn cứu khoa học "Nghiờn cứu ứng dụng tin học trong việc phõn loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" do Thạc sỹ Lờ Văn Năng, Giỏm đốc trung tõm tin học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chủ trỡ năm 1999.
- Lưu trữ hiện hành cú thể quản lý được số lượng hồ sơ của từng cỏn bộ chuyờn viờn trong cơ quan để cú thể chủ động trong cụng tỏc thu nộp tài liệu và chỉnh lý tài liệu gúp phần giảm thiểu tiến tới chấm dứt hẳn tỡnh trạng nộp tài liệu vào lưu trữ dưới dạng bú gúi.
- Cú thể ghộp phần mềm chỉnh lý tài liệu vào một trong những chức năng tỏc nghiệp của phần mềm “Quản lý và xử lý cụng văn đi đến” mà hiện nay nhiều cơ quan đang thiết kế, xõy dựng. Nếu làm được việc này sẽ là một bước ngoặt quan trọng để kết nối giữa cụng tỏc văn thư và cụng tỏc lưu trữ: Tài liệu giai đoạn văn thư sẽ liờn thụng với tài liệu lưu trữ tại cỏc lưu trữ hiện hành.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bỏo cỏo kết quả dự ỏn thử nghiệm: “Ứng dụng phần mềm nguồn mở
trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS”. Dự ỏn hợp tỏc giữa
Bộ KH&CN và Tập đoàn NEC Nhật Bản. 2007
2. Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc lưu trữ hàng năm (2001 - 2007). Phũng
Lưu trữ Bộ Khoa học và Cụng nghệ. 2007
3. Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc ứng dụng CNTT trong quản lý. Trung tõm
tin học Bộ Khoa học và Cụng nghệ. 2006.
4. Biến sỏng tạo thành hiện thực. Vietnamnet 11 - TTVN 2002.
http://www.vnn.vn/cntt/xalo/2002/. 2007.
5. Chỉ thị số 05/2007/TTg-CT của Thủ tướng Chớnh phủ về việc tăng
cường bảo vệ và phỏt huy giỏ trị tài liệu lưu trữ. Website
www.archives.gov.vn/cac_van_ban_quy_pham.
6. Đào Xuõn Chỳc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đỡnh Quyền, Nguyễn Văn Thõm: Lý luận và thực tiễn cụng tỏc lưu trữ. NXB Đại học và Giỏo dục chuyờn nghiệp. 1990
7. Giỏo trỡnh Tin học văn phũng và Internet. Website
www.diendandaihoc.com.
8. Đỗ Thị Huấn: Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế trung ương
Đảng cộng sản Việt Nam. Luận văn Thạc sỹ. Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phũng, ĐH KHXH&NV – LA 01. 1997.
9. Lờ Tuấn Hựng: Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản – một giải phỏp để hoàn thiện hệ thống thụng tin quản lý của Bộ Khoa học
Cụng nghệ. Luận văn Thạc sỹ. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị
văn phũng, ĐH KHXH&NV – LA 30. 2004.
10. Nguyễn Hữu Hựng: Cỏc hệ thống thụng tin. Viện Thụng tin KHKT Trung ương. 1974.
11. Nguyễn Hữu Hựng: Hoạt động thụng tin trong quản lý và khoa học
hiện đại. Tập san Thụng tin học, 1978, số 1, trang 13-20.
12. Nguyễn Hữu Hựng: Thụng tin từ lý luận tới thực tiễn. NXB Văn hoỏ - Thụng tin. 2005
13. Kỷ yếu Hội nghị thu thập tài liệu lưu trữ. Trung tõm Lưu trữ quốc
gia III. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phũng, ĐH KHXH&NV - TV 260.
14. Kỷ yếu Hội nghị: “Tăng cường cụng tỏc ứng dụng CNTT trong quản lý”. Trung tõm tin học Bộ Khoa học và Cụng nghệ. 2006.
15. Dương Văn Khảm: Những vấn đề cơ bản trong việc xõy dựng hệ thống
thụng tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia. Đề tài mó số 48A-02- 04. Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 1989
16. Dương Văn Khảm: Mụ hỡnh chớnh phủ điện tử - Sự thỏch thức lớn
đối với ngành lưu trữ. http://my.opera.com. 2007.
17. Nguyễn Thị Minh: Ứng dụng CNTT vào cụng tỏc lưu trữ tại Trung
tõm lưu trữ tỉnh Thanh Hoỏ. Khúa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phũng, ĐH KHXH&NV - LV 92. 2002. 18. Ths. Lờ Văn Năng: “Bỏo cỏo kết quả đề tài: Nghiờn cứu ứng dụng
tin học trong việc phõn loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ”.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 1999.
19. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chớnh phủ về
cụng tỏc văn thư. Cụng bỏo Văn phũng Chớnh phủ. 2004
20. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chớnh phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Phỏp lệnh lưu trữ quốc gia.
Cụng bỏo Văn phũng Chớnh phủ. 2004.
21. Nghị quyết 49/CP ngày 04/08/1993 của Chớnh phủ về phỏt triển
cụng nghệ thụng tin ở nước ta trong những năm 90. Website
http://72.14.235.132/search?q=cache:UdBqJpG1ifQJ:vbqppl4.moj.g ov.vn/law/vi/1991_to_2000/1993/199308/199308040001+%22Ngh
%E1%BB%8B+quy%E1%BA%BFt+49/CP%22&hl=vi&ct=clnk&c d=1&gl=vn
22. Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VII, VIII. NXB Chớnh trị quốc gia,
Hà Nội, 1999.
23. Phỏp lệnh lưu trữ quốc gia. Cụng tỏc văn thư lưu trữ. NXB Văn húa
- Thụng tin. 2006.
24. PGS.TS Vũ Thị Phụng: Chuẩn húa quy trỡnh quản lý và xử lý cụng
văn đi đến. Bỏo cỏo tại Hội thảo khoa học “Ứng dụng phần mềm
nguồn mở trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS” tại Hà Nội. Bộ Khoa học và Cụng nghệ. 2007
25. Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu.
Website http://www.archives.gov.vn
26. Từ điển Bỏch khoa toàn thư mở Wikipedia. Website
http://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia
27. Cam Anh Tuấn: Nghiờn cứu xõy dựng hệ thống thụng tin TLLT phục
vụ hoạt động quản lý của cỏc bộ. Luận văn thạc sĩ. Tư liệu Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phũng, ĐH KHXH&NV – LA 29. 2004. 28. Phạm Thị Bớch Thảo: Ứng dụng CNTT trong cụng tỏc văn thư tại
UBND thành phố Hà Nội. Khúa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phũng, ĐH KHXH&NV – LV 253. 2007. 29. Nguyễn Thị Xuõn Thuỷ: Tổ chức khoa học tài liệu phụng Lưu trữ Bộ
Văn hoỏ - Thụng tin giai đoạn 1992-2007. Khúa luận tốt nghiệp. Tư
liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phũng, Đậi học Khoa học Xó hội và Nhõn văn – LV 296. 2008.
30. Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT trong cụng tỏc văn thư tại
Bộ Khoa học và Cụng nghệ. Khúa luận tốt nghiệp. Tư liệu Khoa Lưu
PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1. Quy trỡnh chỉnh lý truyền thống và Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu với sự trợ giỳp của mỏy tớnh
1. Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu theo cỏch truyền thống
2. Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu với sợ trợ giỳp của mỏy tớnh:
(1) Khảo sỏt tài liệu
Bổ sung tài liệu thiếu (2) Phõn loại tài liệu (3) Khụi phục, chỉnh sửa và hoàn thiện HS (4) Biờn mục phiếu tin (5) Kiểm tra việc lập HS và Biờn mục phiếu tin (6) Hệ thống hoỏ Phiếu tin, HS (1) Khảo sỏt và tạo cấu trỳc cho khối tài liệu
(6) Đỏnh số chớnh
thức cho HS (5)
In bỡa, nhặt tài liệu đưa vào bỡa
HS (4) Chỉnh lý tài liệu theo phần mềm ứng dụng (3) Nhập dữ liệu từ phiếu tin vào
mỏy tớnh (2)
Viết phiếu tin.
(7) Đỏnh số chớnh
thức cho HS (8)
Đưa tài liệu vào bỡa HS (9) Nhập phiếu tin vào mỏy tớnh (10) Lập mục lục HS và cỏc cụng cụ tra cứu khỏc (11) Sắp xếp, thống kờ tài liệu loại (12)
Tổng kết chỉnh lý
(7)
PHỤ LỤC 2. So sỏnh lợi ớch giữa hai quy trỡnh chỉnh lý tài liệu
Khối lƣợng tài liệu: 100 một
Số lƣợng cỏn bộ tham gia chỉnh lý: 10 người
Nội dung Chớnh lý TL theo phƣơng phỏp truyền thống
Chỉnh lý TL cú sự trợ giỳp của mỏy
tớnh
Kinh phớ chỉnh lý 210 triệu đồng 70 - 80 triệu đồng
Thời gian hoàn thành chỉnh lý 3,5 - 4 thỏng 3 thỏng
Diện tớch dành cho chỉnh lý Lớn Nhỏ
Trong số 10 cỏn bộ tham gia chỉnh lý cú ớt nhất
04 cỏn bộ cú trỡnh độ chuyờn mụn cao
02 cỏn bộ cú chuyờn mụn cao
Khả năng khai thỏc và sử dụng Tra cứu thụng tin đến
hồ sơ
Tra cứu tới từng tài liệu trong hồ sơ Khả năng xảy ra sai sút trong chỉnh lý:
nhảy số, lập hồ sơ trựng, một hồ sơ bị tỏch làm nhiều hồ sơ...
Khả năng xảy ra cao Khụng thể xảy ra
Khả năng liờn thụng tài liệu giữa cỏc đợt chỉnh lý
Rất khú khăn Cú khả năng liờn
thụng giữa cỏc đợt chỉnh lý
Khả năng lập cỏc bỏo cỏo thống kờ theo yờu cầu của ngành
Khú Cú thể thực hiện