8. Bố cục của luận văn:
3.2.2. Đảm bảo về nguồn nhõn lực cho việc ứng dụng CNTT trong
3.2.2. Đảm bảo về nguồn nhõn lực cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu chỉnh lý tài liệu
- Cần tăng cường chuyờn mụn nghiệp vụ về lưu trữ cho đội ngũ cỏn bộ lưu trữ chuyờn nghiệp đồng thời cú kế hoạch để những cỏn bộ này được học tập, nõng cao trỡnh độ về cụng nghệ thụng tin đảm bảo cho việc sử dụng ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong chỉnh lý nhưmột hoạt động nghiệp vụ của lưu trữ.
- Cỏn bộ chỉnh lý trờn mỏy tớnh phải là những người am hiểu về nghiệp vụ lưu trữ đồng thời phải biết sử dụng thành thạo mỏy tớnh, biết sử dụng mỏy tớnh như một cụng cụ trong nghiệp vụ chỉnh lý. Ngoài việc trực tiếp chỉnh lý tài liệu trờn mỏy tớnh, cỏn bộ lưu trữ cũn phải biết cỏch tổ chức cụng việc cho một đợt chỉnh lý. Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu bằng mỏy tớnh cú sự khỏc biệt với quy trỡnh chỉnh lý tài liệu theo phương phỏp truyền thống vỡ vậy, cỏn bộ chỉnh lý phải được đào tạo để nắm vững quy trỡnh này để cú thể đảm bảo tổ chức tốt một đợt chỉnh lý.
- Trong chương trỡnh đào tạo cỏc cấp, cần bổ sung phương phỏp chỉnh lý tài liệu bằng mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh để sinh viờn ra trường cú thể tiếp cận được với phương phỏp chỉnh lý mới và là nguồn nhõn lực bổ sung cho cỏc lưu trữ hiện hành trong việc gúp phần giải quyết khối tài liệu bú gúi đang tồn đọng tại cỏc lưu trữ hiện hành. Phương phỏp chỉnh lý phải là một nội dung trong chương trỡnh đào tạo cỏn bộ lưu trữ và nằm trong nội dung ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong chương trỡnh đào tạo cỏn bộ lưu trữ.
3.2.3. Đầu tƣ cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu
Việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu mục đớch chớnh khụng nhằm giảm bớt kinh phớ chi cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu mà nhằm mục
đớch tăng nhanh tốc độ chỉnh lý tài liệu bú gúi tại cỏc lưu trữ hiện hành, giỳp cho cỏc lưu trữ hiện hành giải quyết những khú khăn trong cụng tỏc chỉnh lý tài liệu. Vỡ vậy, dự cú ứng dụng CNTT trong chỉnh lý thỡ cỏc cơ quan vẫn cần dành những khoản kinh phớ đầu tư cho lưu trữ hiện hành trong đú cú việc đầu tư cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu. Thực tế tại cỏc lưu trữ hiện hành cho thấy, cỏc lưu trữ hiện hành cũng được trang bị mỏy vi tớnh tuy nhiờn, những bộ mỏy tớnh này chủ yếu để phục vụ cụng tỏc soạn thảo văn bản, lập mục lục hồ sơ mà chưa được sử dụng nhiều với vai trũ một cụng cụ hỗ trợ cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu. Mặt khỏc, trong kế hoạch phỏt triển cụng nghệ thụng tin của cỏc Bộ, ngành, việc nghiờn cứu ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong lưu trữ cũn bị xem nhẹ. Vỡ vậy khi ứng dụng CNTT vào cụng tỏc chỉnh lý tài liệu cần phải xem xột để đầu tư cho lưu trữ những mỏy múc, thiết bị tốt hơn để thực hiện được cỏc nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành trong đú cú nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
3.3. Khuyến nghị:
Để cú thể ứng dụng CNTT trong cụng tỏc chỉnh lý tài liệu, luận văn xin được cú một số khuyến nghị sau:
3.3.1. Với cơ quan quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước với vai trũ là cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về nghiệp vụ lưu trữ phải quy định những quy chuẩn kỹ thuật cho việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong chỉnh lý tài liệu như: Chuẩn dữ liệu và CSDL; chuẩn ngụn ngữ sử dụng trong cỏc giao diện màn hỡnh của phần mềm chỉnh lý; ngụn ngữ chuyờn ngành v.v… Đảm bảo nguyờn tắc dữ liệu đầu vào là tối thiểu nhưng thụng tin đầu ra là tối đa, nếu khụng sẽ dẫn đến mỗi lưu trữ hiện hành sẽ thực hiện một cỏch khỏc nhau, thiếu sự thống nhất về nghiệp vụ trong cả hệ thống lưu trữ. Việc ứng dụng CNTT phải được triển khai thống nhất trong cỏc lưu trữ hiện hành trong phạm vi cả nước.
Hiện tại, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang cú Trung tõm nghiờn cứu khoa học và Trung tõm tin học, đõy là một điều kiện hết sức thuận lợi cho cụng tỏc xõy dựng một phần mềm chuyờn dụng dựng chung cho việc chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành. Hơn ai hết cỏc chuyờn gia của hai Trung tõm trờn là những người am hiểu về cụng tỏc lưu trữ núi chung và am hiểu về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu núi riờng. Hai cơ quan này cú thể đảm bảo được việc thiết kế phần mềm chỉnh lý phự hợp với cỏc yờu cầu của ngành lưu trữ. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nờn giao nhiệm vụ nghiờn cứu thiết kế phần mềm chỉnh lý tài liệu dựng chung cho hai trung tõm trờn. Vấn đề quan trọng là phải nghiờn cứu để tổ chức và chuẩn hoỏ cỏc dữ liệu đầu vào sao cho khi đưa vào sử dụng, người dựng cú thể điều chỉnh để phự hợp với đặc điểm của khối tài liệu đem ra chỉnh lý và phự hợp với cỏc khối tài liệu khỏc nhau của cơ quan sản sinh ra tài liệu.
Việc tồn tại tài liệu bú gúi, rời lẻ trong lưu trữ hiện hành là hậu quả của một nền hành chớnh chưa hoàn chỉnh, chưa hiện đại. Nếu cụng tỏc lập hồ sơ cụng việc giai đoạn văn thư được cỏc cỏn bộ cụng chức thực hiện đỳng theo cỏc quy định của nhà nước, chắc chắn sẽ khụng tồn tại trong lưu trữ hiện hành những tài liệu bú gúi, rời lẻ như hiện nay. Chỉnh lý tài liệu dạng bú gúi sử dụng mỏy tớnh là một giải phỏp tỡnh thế trong khi nền hành chớnh cũn chưa hoàn chỉnh. Về lõu dài, sẽ khụng thể tồn tài cỏc khối tài liệu dạng bú gúi, tài liệu mang ra chỉnh lý phải là tài liệu đó được lập hồ sơ, do đú việc chỉnh lý tài liệu phải gắn với hệ thống quản lý văn bản đi đến bằng CNTT. Vỡ vậy, luận văn khuyến nghị với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cú kế hoạch đưa nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu là một phần trong quy trỡnh quản lý văn bản khi ứng dụng CNTT trong quy trỡnh quản lý văn bản. Điều này phải được phỏp quy hoỏ để tất cả cỏc cơ quan, tổ chức đều phải thực hiện, trỏnh tỡnh trạng tài liệu thu nộp về lưu trữ là những tài liệu bú gúi, rời lẻ.
3.3.2. Với cơ quan quản lý Bộ, ngành
Theo quy định tại Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chớnh phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Phỏp lệnh Lưu trữ quốc gia, cỏc cơ quan Bộ, ngành phải quản lý thống nhất chuyờn mụn, nghiệp vụ lưu trữ đối với cỏc cơ quan, tổ chức trực thuộc, vỡ vậy cỏc Bộ, ngành cần cú kế hoạch triển khai việc xõy dựng cỏc tiờu chớ cho dữ liệu đầu vào và cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra của CSDL phự hợp với đặc điểm khối tài liệu của cơ quan, làm cơ sở để thống nhất một phần mềm dựng chung cho cơ quan và cỏc đơn vị trực thuộc. Những tiờu chớ đầu vào và yờu cầu của thụng tin đầu ra sẽ là cơ sở để cỏc chuyờn gia tin học thiết kế phần mềm ứng dụng phự hợp với cụng việc chỉnh lý tài liệu.
Cựng với sự hiện đại hoỏ cụng tỏc văn phũng, với sự trang bị ngày càng hiện đại của cỏc thiết bị văn phũng, tài liệu trựng thừa, giấy tờ khụng phải là tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều điều này đó dẫn đến khối tài liệu bú gúi nộp vào lưu trữ hiện hành ngày càng lớn và càng gõy ra những khú khăn cho cỏc lưu trữ hiện hành: Cỏn bộ lưu trữ ớt, diện tớch dành cho lưu trữ hiện hành nhỏ hẹp, yờu cầu về giải toả khối tài liệu này là hết sức cấp bỏch… Với tỡnh trạng này, cho dự cú đưa CNTT vào trong quy trỡnh chỉnh lý tài liệu cũng khú cú thể đỏp ứng được cỏc yờu cầu của ngành lưu trữ. Vỡ vậy, bờn cạnh việc nghiờn cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liờu, cỏc Bộ, ngành là những cơ quan trực tiếp sản sinh ra tài liệu cần cú sự quan tõm thiết thực tới cụng tỏc văn thư lưu trữ. Cần cú những quy chế cú tớnh khả thi cao nhằm đưa cụng tỏc văn thư lưu trữ vào nề nếp, cỏn bộ chuyờn viờn phải lập hồ sơ cụng việc khi thực thi cụng vụ, đặc biệt là phải cú quy định nhằm chấm dứt tỡnh trạng tài liệu nộp vào lưu trữ là những tài liệu dạng bú gúi, khụng cú hồ sơ.
Với những khối tài liệu bú gúi hiện đang tồn tại, cần cú sự đầu tư kinh phớ thoả đỏng, khuyến khớch cỏc lưu trữ hiện hành nghiờn cứu, ứng
dụng CNTT vào cụng tỏc lưu trữ nhằm nhanh chúng giải tỏa khối tài liệu bú gúi đang tồn đọng tại cỏc lưu trữ hiện hành.
Bờn cạch việc đầu tư về cơ sở hạ tầng cho cụng tỏc lưu trữ, cỏc Bộ, ngành nờn quan tõm tới lợi ớch vật chất và tinh thần cho cỏc cỏn bộ trực tiếp làm cụng tỏc lưu trữ, tạo động lực cho cỏc cỏn bộ lưu trữ ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc lưu trữ núi chung và trong chỉnh lý tài liệu núi riờng.
3.3.3. Với cỏc lƣu trữ hiện hành
Ứng dụng phương phỏp mới trong chỉnh lý tài liệu là một bước thay đổi quy trỡnh chỉnh lý tài liệu so với phương phỏp chỉnh lý truyển thống. Nú sẽ giỳp cho cụng tỏc chỉnh lý và cụng tỏc quản lý tài liệu tốt hơn nhưng nú cũng đũi hỏi cỏn bộ lưu trữ mất nhiều cụng sức hơn, nú đũi hỏi cỏn bộ lưu trữ ngoài việc vững vàng về chuyờn mụn phải cú sự hiểu biết về cụng nghệ thụng tin. Chớnh vỡ vậy, cỏn bộ lưu trữ tại cỏc lưu trữ hiện hành phải tự nghiờn cứu nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ và trỡnh độ về tin học để đỏp ứng được yờu cầu mới của cụng tỏc lưu trữ.
Để cú thể giỳp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xõy dựng, thiết kế một phần mềm chỉnh lý dựng chung cho toàn ngành, cỏc lưu trữ hiện hành cần chủ động nghiờn cứu đề xuất cỏc tiờu chớ đầu vào và cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra phự hợp với khối tài liệu của cơ quan mỡnh. Trờn cơ sở đú Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tổng hợp để sẽ xõy dựng một phần mềm chỉnh lý hoàn chỉnh đỏp ứng cỏc yờu cầu của cụng tỏc chỉnh lý tài liệu dựng chung cho toàn ngành.
KẾT LUẬN
CNTT ngày nay đang phỏt triển với tốc độ cao. Những nghiờn cứu ứng dụng CNTT trong đời sống kinh tế - xó hội ngày càng rộng rói và đem lại hiệu quả lớn. Đú là một xu thế tất yếu.
Trờn cơ sở khoa học và cơ sở phỏp lý của việc nghiờn cứu ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành cú thể thấy quy trỡnh chỉnh lý tài liệu bằng mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh là khả thi. Phương phỏp mới để chỉnh lý tài liệu dạng gúi là một bước tin học húa quy trỡnh chỉnh lý tài liệu - Một cụng việc mà theo cỏch làm truyền thống được thực hiện bằng phương phỏp thủ cụng.
Quy trỡnh chỉnh lý tài liệu cú sự hỗ trợ của mỏy tớnh cú sự khỏc biệt với quy trỡnh chỉnh lý theo phương phỏp truyền thống. Với quy trỡnh này, một số khõu nghiệp vụ trong quy trỡnh chỉnh lý truyền thống đó được rỳt gọn (Phụ lục 1). Theo phương phỏp chỉnh lý truyền thống, quy trỡnh chỉnh lý cú thể chia thành 12 bước (hay cụng đoạn). Từ bước 2 đến bước 11 là những cụng đoạn phức tạp trong quy trỡnh chỉnh lý truyền thống, nú đũi hỏi nhiều cụng sức và rất dễ xảy ra nhầm lẫn, thiếu sút. Tuy nhiờn trong quy trỡnh chỉnh lý mới, những cụng đoạn này hầu như được thực hiện trờn mỏy tớnh với độ chớnh xỏc cao. Chỉ đến cụng đoạn 5 trong phương phỏp chỉnh lý mới, cỏn bộ chỉnh lý mới phải sử dụng đến lao động thủ cụng để nhặt và đưa tài liệu vào bỡa hồ sơ. Ngoài ra, phương phỏp chỉnh lý tài liệu cú sự hỗ trợ của mỏy tớnh cũn mang lại lợi ớch về nhiều mặt (Phụ lục 2) cho cụng tỏc lưu trữ tại cỏc lưu trữ hiện hành.
Kết quả ứng dụng CNTT trong khụi phục và hoàn thiện hồ sơ từ khối tài liệu bú gúi tại lưu trữ hiện hành Bộ KH&CN, tuy mới là thử nghiệm ban đầu cho một khõu của quy trỡnh chỉnh lý - Khụi phục hồ sơ từ tài liệu bú gúi - nhưng đú là cơ sở thực tiễn để khẳng định khả năng thiết kế một phần mềm hoàn chỉnh cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu trong tương lai.
Ứng dụng CNTT là một giải phỏp mới cho hoạt động chỉnh lý tài liệu. Nếu phối hợp chặt chẽ giữa cỏc chuyờn gia CNTT và cỏc chuyờn gia lưu trữ ngay từ khõu thiết kế, cú sự nghiờn cứu sõu hơn nữa chắc chắn rằng mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh sẽ trở thành một cụng cụ chỉnh lý tài liệu phổ biến cho cỏc lưu trữ hiện hành, gúp phần giải tỏa nhanh khối tài liệu bú gúi đang sản sinh ra trong hoạt động của cỏc cơ quan tổ chức. Và quan trọng hơn nú sẽ trở thành một phần mềm dựng chung và gúp phần thống nhất được nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu trong toàn ngành lưu trữ.
Do cỏch tổ chức dữ liệu đầu vào của CSDL là những thụng tin về từng tài liệu vỡ vậy trong thiết kế phần mềm phải tớnh đến việc quản lý đến từng văn bản trong hồ sơ và cú thể làm việc trong hệ thống mạng LAN, vỡ vậy trong tương lai, ngoài việc sử dụng cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu bú gúi, phần mềm cũn cú thể thực hiện một số nhiệm vụ sau đõy:
- Quản lý văn bản đi đến từ khi nú mới hỡnh thành cho đến khi được giao nộp vào lưu trữ Nhà nước. Trong thiết kế phần mềm ứng dụng cú thể thừa hưởng kết quả của đề tài Đề tài nghiờn cứu khoa học "Nghiờn cứu ứng dụng tin học trong việc phõn loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ" do Thạc sỹ Lờ Văn Năng, Giỏm đốc trung tõm tin học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chủ trỡ năm 1999.
- Lưu trữ hiện hành cú thể quản lý được số lượng hồ sơ của từng cỏn bộ chuyờn viờn trong cơ quan để cú thể chủ động trong cụng tỏc thu nộp tài liệu và chỉnh lý tài liệu gúp phần giảm thiểu tiến tới chấm dứt hẳn tỡnh trạng nộp tài liệu vào lưu trữ dưới dạng bú gúi.
- Cú thể ghộp phần mềm chỉnh lý tài liệu vào một trong những chức năng tỏc nghiệp của phần mềm “Quản lý và xử lý cụng văn đi đến” mà hiện nay nhiều cơ quan đang thiết kế, xõy dựng. Nếu làm được việc này sẽ là một bước ngoặt quan trọng để kết nối giữa cụng tỏc văn thư và cụng tỏc lưu trữ: Tài liệu giai đoạn văn thư sẽ liờn thụng với tài liệu lưu trữ tại cỏc lưu trữ hiện hành.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bỏo cỏo kết quả dự ỏn thử nghiệm: “Ứng dụng phần mềm nguồn mở
trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử - eDMS”. Dự ỏn hợp tỏc giữa
Bộ KH&CN và Tập đoàn NEC Nhật Bản. 2007
2. Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc lưu trữ hàng năm (2001 - 2007). Phũng
Lưu trữ Bộ Khoa học và Cụng nghệ. 2007
3. Bỏo cỏo tổng kết cụng tỏc ứng dụng CNTT trong quản lý. Trung tõm
tin học Bộ Khoa học và Cụng nghệ. 2006.
4. Biến sỏng tạo thành hiện thực. Vietnamnet 11 - TTVN 2002.
http://www.vnn.vn/cntt/xalo/2002/. 2007.
5. Chỉ thị số 05/2007/TTg-CT của Thủ tướng Chớnh phủ về việc tăng
cường bảo vệ và phỏt huy giỏ trị tài liệu lưu trữ. Website
www.archives.gov.vn/cac_van_ban_quy_pham.
6. Đào Xuõn Chỳc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đỡnh Quyền, Nguyễn Văn Thõm: Lý luận và thực tiễn cụng tỏc lưu trữ. NXB Đại học và