8. Bố cục của luận văn:
2.3. Thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện
2.3.4 Đỏnh giỏ về kết quả thử nghiệm:
Phần mềm ứng dụng thử nghiệm tại lưu trữ hiện hành Bộ Khoa học và Cụng nghệ đó đạt được yờu cầu của việc lập và khụi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ. Từ kết quả thử nghiệm, cú thể rỳt ra một số nhận xột đỏnh giỏ sau:
a) Ƣu điểm của phần mềm ứng dụng:
- Cấu trỳc của modul nhập dữ liệu đầu vào tương đối hoàn chỉnh, nú phự hợp với cỏc chuẩn dữ liệu đầu vào như luận văn đó đề xuất. Với những dữ liệu đầu vào như đó lựa chọn, cỏn bộ chỉnh lý cú thể thực hiện cỏc thao tỏc nghiệp vụ chỉnh lý trờn mỏy tớnh mà khụng phải tiếp xỳc trực tiếp với tài liệu. Đõy là một thuận lợi lớn để nõng cấp thành phần mềm chỉnh lý tài liệu theo cỏc yờu cầu của ngành lưu trữ.
- Cơ chế xử lý dữ liệu tương đối linh hoạt, uyển chuyển. Chẳng hạn cú thể thờm bớt cỏc khối tài liệu trong nhúm lớn hoặc nhúm nhỏ tuỳ thuộc vào yờu cầu chỉnh lý cho cỏc khối tài liệu khỏc nhau. Tốc độ xử lý nhanh, đỏp ứng được yờu cầu của thực tế tại cỏc lưu trữ hiện hành: Rỳt ngắn được thời gian cỏc đợt chỉnh lý.
- Đó giỳp cho cỏn bộ lưu trữ khụi phục chớnh xỏc hồ sơ cụng việc từ khối tài liệu bú gúi. Cú thể thờm hoặc bớt tài liệu trong hồ sơ một cỏch dễ dàng, nhanh chúng khi cần thiết. Điều này tạo điệu kiện trong cụng tỏc bổ sung tài liệu sau chỉnh lý. Trỏnh được tỡnh trạng bỏ sút tài liệu, hồ sơ bị xộ lẻ hoặc một hồ sơ bị lập thành nhiều lần
- Tạo ra những cụng cụ tra cứu điện tử sau chỉnh lý như: Mục lục hồ sơ, bảng kờ tài liệu trong hồ sơ. Điều này đó hỗ trợ cho cụng tỏc khai thỏc tài liệu sau chỉnh lý: tra tỡm tài liệu, hồ sơ nhanh chúng và chớnh xỏc.
Cú thể khai thỏc tài liệu trực tiếp trờn mỏy tớnh sau chỉnh lý
b) Hạn chế của phần mềm ứng dụng:
- Việc sắp xếp cỏc tài liệu trong hồ sơ theo tiến trỡnh giải quyết cụng việc là chưa thực hiện được. Bảng kờ tài liệu trong hồ sơ mới thể hiện được số lượng tài liệu cú trong hồ sơ nhưng chưa thể hiện được quỏ trỡnh giải
với kết quả hiện thị trờn màn hỡnh, cỏn bộ lưu trữ khú cú thể kiểm soỏt được mức độ thiếu đủ của tài liệu trong một hồ sơ.
- Với những hồ sơ lớn, hồ sơ quỏ dày, việc tỏch một hồ sơ thành nhiều đơn vị bảo quản cú thể thực hiện được. Tuy nhiờn, việc tỏch hồ sơ này mới chỉ thể hiện được ngoài bỡa hồ sơ, chưa di chuyển được tài liệu bờn trong hồ sơ. Chẳng hạn, muốn tỏch hồ sơ “Cụng trỡnh cải tạo trụ sở làm việc của Viện Ứng dụng cụng nghệ tại số 6 Thanh Xuõn Bắc năm 1986” thành ba đơn vị bảo quản là: “Hồ sơ thiết kế”, “Hồ sơ thi cụng” và “Hồ sơ hoàn cụng”. Sau chỉnh lý, trờn mỏy tớnh cú thể thể hiện được ba hồ sơ như trờn nhưng tài liệu bờn trong khụng thể chuyển được cỏc tài liệu từ hồ sơ gốc ban đầu về ba hồ sơ đó tỏch ra. Kết quả là, cả ba hồ sơ tỏch ra đều cú lượng tài liệu trong bản kờ tài liệu giống nhau (chỉ khỏc nhau ở tờn hồ sơ).
- Chưa khai thỏc triệt để giỏ trị của cỏc dữ liệu đầu vào để đỏp ứng cỏc yờu cầu thụng tin đầu ra phục vụ cho cụng tỏc lưu trữ. Cỏc thụng tin đầu ra mới chỉ đạt được yờu cầu phục cụng tỏc lập hồ sơ và khụi phục hồ sơ từ tài liệu bú gúi mà chưa đỏp ứng được những yờu cầu của một phần mềm chỉnh lý hoàn chỉnh như đề xuất của luận văn đó trỡnh bày trong chương 2, cú nghĩa là chưa đảm bảo được nguyờn tắc: Dữ liệu đầu vào là tối thiểu, thụng tin đầu ra là tối đa.
- Một số chức năng khỏc để thực hiện cỏc quy trỡnh nghiệp vụ khỏc như: phõn loại tài liệu thành cỏc khối vừa, khối nhỏ; xõy dựng cỏc cụng cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, viết tiờu đề hồ sơ (trờn bỡa HS)... tuy cú đặt ra nhưng trờn thực tế thực hiện chưa cú hiệu quả.
Ngoài ra, phần thiết kế giao diện màn hỡnh cũn chưa thực sự thõn thiện với người dựng, một số từ ngữ sử dụng trong cỏc modul của phần mềm chưa chuẩn mực theo quy định của ngành lưu trữ (Chẳng hạn: Mức ưu tiờn, Thẻ tài liệu, Dự phũng 2).
Đỏnh giỏ chung:
Thụng qua cỏc modul của phần mềm và cỏc bước tiến hành khi lập và khụi phục hồ sơ khối tài liệu Quản lý cỏc Chương trỡnh/đề tài/dự ỏn cấp Nhà nước tại bộ Khoa học và Cụng nghệ như đó trỡnh bày ở trờn cú thể thấy:
- Phần mềm lập và khụi phục hồ sơ từ khối tài liệu bú gúi thử nghiệm tại lưu trữ hiện hành Bộ khoa học và Cụng nghệ tuy chưa hoàn chỉnh, kết quả nghiờn cứu tuy mới chỉ dừng lại ở mức giỳp cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu giải quyết một khõu quan trọng của quy trỡnh chỉnh lý: Lập và khụi phục hồ sơ, nhưng nú đó khẳng định được một hướng đi đỳng trong việc ứng dụng CNTT vào cụng tỏc chỉnh lý tài liệu. Hướng đi đỳng thể hiện ở những khớa cạnh sau đõy:
- Về mặt lợi ớch: Thực tế sử dụng phương phỏp lập và khụi phục hồ sơ bằng mỏy tớnh, ngoài những lợi ớch về kinh tế (chi phớ thấp) thỡ giỏ trị quan trọng nhất là: Việc khụi phục hồ sơ được đảm bảo với độ chớnh xỏc cao, khụng bỏ sút tài liệu cũng như trỏnh được tỡnh trạng hồ sơ bị xộ lẻ, nhảy số, thời gian chỉnh lý được rỳt ngắn đỏng kể. Việc lập và khụi phục hồ sơ trong quy trỡnh chỉnh lý tài liệu cú sự trợ giỳp của mỏy tớnh như trường hợp ở Bộ Khoa học và Cụng nghệ là phự hợp với điều kiện thực tế của cỏc lưu trữ hiện hành: Diện tớch dành cho chỉnh lý hạn chế, cỏn bộ lưu trữ ớt, kinh phớ cho cụng tỏc chỉnh lý eo hẹp. Ngoài ra, thụng qua việc tạo CSDL đầu vào trờn mỏy tớnh cũn giỳp cho cỏc lưu trữ hiện hành cú thể quản lý phụng lưu trữ đến từng tài liệu do đú việc phục vụ khai thỏc và sử dụng sẽ tốt hơn.
- Về mặt kỹ thuật: Trong trường hợp thử nghiệm trờn, dự phần mềm mới chỉ nhằm lập và khụi phục hồ sơ từ khối tài liệu bú gúi nhưng cỏc bước thực hiện tương đối phự hợp với quy trỡnh chỉnh lý tài liệu khi ứng dụng CNTT mà luận văn đó trỡnh bày ở trờn. Vấn đề là ở chỗ cần nghiờn cứu, nõng cấp để cỏc thụng tin đầu ra phục vụ cho việc thực hiện một số
quy trỡnh nghiệp vụ lưu trữ khỏc trong quỏ trỡnh chỉnh lý, chẳng hạn: cụng tỏc hệ thống hoỏ hồ sơ, lập mục lục, in tiờu đề hồ sơ...
Túm lại:
Việc thiết kế một phần mềm để tự động húa cụng tỏc lập và khụi phục hồ sơ - một khõu quan trọng trong quy trỡnh chỉnh lý - như trường hợp của Bộ Khoa học và Cụng nghệ đó chứng tỏ về mặt thực tiễn, cú thể nghiờn cứu để mở rộng cỏc chức năng của phần mềm đỏp ứng cỏc yờu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý như kết quả đó nghiờn cứu của luận văn. Nếu được đầu tư hơn nữa, chắc chắn phần mềm sẽ trở thành một phần mềm hoàn chỉnh đỏp ứng được cỏc yờu cầu của cụng tỏc chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành và cú thể mở rộng để trở thành phõn mềm dựng chung cho cỏc lưu trữ hiện hành.
Chƣơng 3
NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHO VIỆC ỨNG DỤNG CNTT TRONG CHỈNH Lí TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH
Qua nghiờn cứu những cơ sở khoa học, những yờu cầu của việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ và những kết quả thử nghiệm tại lưu trữ hiện hành Bộ Khoa học và Cụng nghệ cú thể thấy, việc đưa ứng dụng CNTT vào trong quy trỡnh chỉnh lý tài liệu là hoàn toàn khả thi. Tuy nhiờn, để cú thể đưa kết quả nghiờn cứu vào thực tế như luận văn đề xuất, cần phải thấy rừ những thuận lợi, khú khăn trong quỏ trỡnh triển khai để từ đú đặt ra những điều kiện đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại cỏc lưu trữ hiện hành.