8. Bố cục của luận văn:
2.3. Thử nghiệm ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện
2.3.1. Nội dung thử nghiệm
Việc thử nghiệm ứng dụng CNTT trong trỡnh chỉnh lý tài liệu tại lưu trữ hiện hành Bộ Khoa học và Cụng nghệ được tiến hành với cỏc nội dung sau:
a) Yờu cầu đối với phần mềm chỉnh lý:
Yờu cầu đặt ra với cỏc chuyờn gia tin học đú là xõy dựng một phần mềm với cỏc dữ liệu đầu vào là những thụng tin về tài liệu được thể hiện qua phiếu tin, gồm cỏc tiờu chớ sau: Số thẻ, tiờu đề tài liệu, khối tài liệu (Khối cơ bản), thời gian, tỏc giả tài liệu, giỏ trị tài liệu. Qua xử lý dữ liệu đầu vào của phần mềm ứng dụng, kết quả đầu ra là những thụng tin giỳp cỏn bộ chỉnh lý tài liệu cú thể dễ dàng lựa chọn để đưa những tài liệu cú cựng một đặc trưng nhất định (do cỏn bộ chỉnh lý lựa chọn) về cựng một hồ sơ.
b) Khối tài liệu thử nghiệm:
Là khối tài liệu thuộc chức năng quản lý cỏc chương trỡnh/đề tài cấp nhà nước giai đoạn 2000-2005 của Bộ Khoa học và Cụng nghệ, khối lượng khoảng 20 một giỏ đang trong tỡnh trạng bú gúi, chưa cú hồ sơ. Đõy là khối tài liệu của do cỏc Vụ chuyờn ngành giao nộp vào lưu trữ hiện hành sau khi cỏc chương trỡnh KH&CN cấp nhà nước giai đoạn 2000-2005 kết thỳc.
2.3.2. Cỏc bƣớc thử nghiệm
Cỏc bước thử nghiệm được thực hiện theo quy trỡnh chỉnh lý tài liệu đó được đề xuất trong luận văn (Mục 2.2)
Bƣớc 1. Khảo sỏt và tạo cấu trỳc cho khối tài liệu bú gúi
Trước hết cỏn bộ chỉnh lý tiến hành khảo sỏt khối tài liệu “Quản lý cỏc chương trỡnh/đề tài cấp nhà nước giai đoạn 2000-2005”. Trong bước khảo sỏt này, cỏn bộ chỉnh lý loại bỏ những giấy tờ khụng phải tài liệu và những tài liệu trựng thừa đó được loại ra khỏi khối tài liệu: cỏc bản photocopy tài liệu trựng thừa do nhõn bản, giấy tờ khụng phải tài liệu lẫn trong khối tài liệu, sỏch bỏo, tài liệu tham khảo.... , sau đú cỏn bộ chỉnh lý sẽ gỏn số tạm theo thứ tự dóy số tự nhiờn từ 1 đến n cho từng tài liệu, cố định vị trớ của tài liệu trong khối tài liệu bú gúi, chuẩn bị viết phiếu tin để nhập thụng tin vào mỏy tớnh.
Khảo sỏt và đỏnh số tạm để cố định vị trớ tài liệu trong khối tài liệu bú gúi
Tài liệu sau khi đó đỏnh số và được bú gúi để cố định vị trớ trong khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Bƣớc 2: Xõy dựng khung phõn loại, lựa chọn phương ỏn hệ thống hoỏ hồ sơ và viết phiếu tin .
Xõy dựng khung phõn loại và phương ỏn hệ thống hoỏ hồ sơ:
Khung phõn loại tài liệu là khung phõn loại của phụng lưu trữ Bộ Khoa học và Cụng nghệ, bao gồm cỏc khối cơ bản như: Khối tài liệu Tổng hợp; Tài liệu chương tỡnh/đề tài/Dự ỏn; Hợp tỏc quốc tế; Quản lý KHCN Cụng nghiệp.... Trong thử nghiệm, tài liệu thuộc khối 02 “Tài liệu chương tỡnh/đề tài/Dự ỏn” (Hỡnh H1.). Việc dựng trước một khung phõn loại theo dạng hỡnh cõy đó được đặt ra tuy nhiờn, trờn thực tế thiết kế phần mềm, việc phõn loại này mới chỉ dừng lại ở mức phõn loại tài liệu thành cỏc khối cơ bản. Khung phõn loại này được đưa vào modul “Danh sỏch từ điển” của phần mềm chỉnh lý.
Viết phiếu tin
Với một mẫu phiếu tin (trong phần mềm thử nghiệm tại Bộ KH&CN gọi là Thẻ tạm) đó được thiết kế trước với cỏc tiờu chớ đầu vào như yờu cầu đặt ra, trờn cơ sở tài liệu thật, cỏn bộ chỉnh lý tổ chức việc ghi cỏc thụng tin tài liệu vào phiếu tin: Số thẻ, tiờu đề tài liệu, khối tài liệu (Khối cơ bản), thời gian, tỏc giả tài liệu, giỏ trị tài liệu...
Viết phiều tin
Sau khi hoàn thành việc viết phiếu tin, cỏn bộ lưu trữ sẽ tổ chức việc kiểm tra lại thụng tin trờn phiếu tin (nếu cần thiết), nếu gặp những phiếu tin cú thụng tin chưa rừ thỡ phải kiểm tra lại trước khi nhập vào mỏy tớnh. Sau đú tài liệu được bú gúi lại để trỏnh sự xỏo trộn trong quỏ trỡnh chỉnh lý. Tổng số tài liệu sau khi đỏnh số tạm là 2750 tài liệu.
Bƣớc 3: Nhập thụng tin về tài liệu vào cơ sở dữ liệu
Nhập, sửa dữ liệu đầu vào:
Sau khi hoàn thiện phần viết phiếu tin, cỏc thụng tin trờn phiếu sẽ được nhập vào biểu ghi trờn mỏy tớnh theo thiết kế của phần mềm (H2.).
H2. Màn hỡnh nhập dữ liệu đầu vào cho hệ thống
Modul nhập dữ liệu đầu vào nhằm tạo cơ sở dữ liệu đầu vào phục vụ cho cụng tỏc chỉnh lý bằng mỏy tớnh. Chức năng này giỳp cỏn bộ chỉnh lý cú thể nhập, sửa thụng tin tài liệu theo cỏc tiờu chớ định sẵn trờn phiếu nhập tin, xoỏ thẻ nếu cần thiết và dựng để khụi phục và chỉnh lý hồ sơ ở giai đoạn sau.
+ Số thẻ tài liệu: Là một số tự nhiờn đó gỏn cho mỗi tài liệu trong
bước khảo sỏt ban đầu. Đõy chớnh là số thứ tự của tài liệu trong khối tài liệu bú gúi. Số thứ tự tạm thời này sẽ gắn liền với tài liệu cho đến khi cụng việc nhặt tài liệu đưa vào bỡa hồ sơ đó hoàn thành (bước 5 trong quy trỡnh chỉnh lý bằng mỏy tớnh)
+ Tiờu đề tài liệu: Bao gồm trớch yếu của tài liệu và những nội dung,
đặc điểm chớnh của tài liệu. Dựa vào tiờu đề tài liệu, người chỉnh lý cú thể hiểu được tài liệu mặc dự khụng trực tiếp tiếp xỳc với tài liệu.
+ Khối tài liệu: Đõy là khung phõn loại định sẵn cho khối tài liệu đem ra chỉnh lý, là nhúm lớn trong phương ỏn phõn loại. Trong quỏ trỡnh chỉnh lý cú thể thờm, bớt số lượng cỏc nhúm theo thực tế khối tài liệu và cỏc yờu cầu chỉnh lý. Khi nhập dữ liệu đầu vào, cỏn bộ chỉnh lý cú thể lựa chọn một nhúm phự hợp với tài liệu để gỏn cho một tài liệu cụ thể. Mỗi tài liệu sẽ thuộc một nhúm nhất định. Nếu tài liệu khụng thuộc một nhúm nào (cú thể trong lỳc xõy dựng khung phõn loại, cỏc khối tài liệu chưa bao quỏt được hết cỏc loại liệu) thỡ cú thể bổ sung thờm nhúm tài liệu trong khung phõn loại.
+ Mức ưu tiờn: Thực chất là nhúm vừa trong nhúm lớn. Với phần
mềm đang thử nghiệm sử dụng tại Bộ Khoa học và Cụng nghệ, phõn loại tài liệu mới chỉ phõn làm 2 cấp: nhúm lớn và nhúm vừa. Khi tài liệu được đưa vào nhúm vừa, tức là tài liệu đó được nằm trong nhúm lớn. .
+ Giỏ trị tài liệu: là thời hạn bảo quản cho mỗi tài liệu. Giỏ trị này
cũng được dựng sẵn theo dạng từ điển và cú cỏc giỏ trị là: Vĩnh viễn, lõu dài, tạm thời. Hoặc cú thể là Vĩnh viễn, 30 năm, 10 năm, 5 năm...Khi nhập thụng tin tài liệu, người nhập cú thể chọn những thời hạn bảo quản thớch hợp gỏn cho tài liệu trong CSDL.
+ Loại tài liệu: Để ghi chỳ loại hỡnh tài liệu. Chẳng hạn cú thể chỳ
thớch: tài liệu quản lý, nghiờn cứu, hợp đồng, thuyết minh đề tài nghiờn cứu, đĩa mềm....
+ Tỡnh trạng tài liệu: Để chỳ thớch về tỡnh trạng vật lý của tài liệu,
như: rỏch, cũ, chữ mờ....
+ Thời gian tài liệu: Ghi thời gian hỡnh thành tài liệu. Đõy là mục
cần thiết để giới hạn khoảng thời gian hỡnh thành hồ sơ. Trong quỏ trỡnh chỉnh lý, căn cứ vào khoảng thời gian này để lựa chọn, đưa những tài liệu rời lẻ về cựng một hồ sơ. Yếu tố thời gian biểu thị thời gian hỡnh thành tài liệu.
+ Tỏc giả tài liệu: Ghi tờn đơn vị, cỏ nhõn hoặc cơ quan làm ra tài liệu
+ Người chỉnh lý: Ở giai đoạn nhập dữ liệu, mục này khụng cần ghi
vỡ việc lập và khụi phục hồ sơ sẽ được thực hiện ở giai đoạn sau.
+ Địa chỉ tài liệu:Ở giai đoạn nhập dữ liệu, mục này khụng cần ghi.
Sau khi cụng việc chỉnh lý đó hoàn tất, tài liệu được đưa lờn giỏ, kệ, mục này sẽ ghi địa chỉ của hồ sơ trờn giỏ, kệ trong kho lưu trữ.
+ Dự phũng: Đõy là mục để ghi những lưu ý cần thiết để cỏn bộ
chỉnh lýcú thể hiểu đầy đủ hơn về từng tài liệu trong chỉnh lý (khi chỉnh lý khụng tiếp xỳc trực tiếp với tài liệu).
Bƣớc 4. Khụi phục hồ sơ theo phần mềm ứng dụng trờn mỏy tớnh
Sắp xếp, lựa chọn tài liệu theo cỏc tiờu chớ để chuẩn bị lập hồ sơ:
Sau khi đó hoàn tất việc nhập dữ liệu của khối tài liệu bú gúi vào CSDL sẽ tiến hành lập và khụi phục hồ sơ. Cụng việc lập và khụi phục hồ sơ nhanh hay chậm phụ thuộc vào việc sắp xếp và lựa chọn cỏc bản ghi. Bắt đầu từ cụng đoạn này, cụng việc phải do một cỏn bộ lưu trữ cú đủ trỡnh độ nghiệp vụ thực hiện. Đõy là cụng đoạn quan trọng trong quy trỡnh lập hồ sơ bằng mỏy tớnh, nú quyết định chất lượng của tài liệu sau chỉnh lý.
Trờn màn hỡnh, bờn trỏi là cỏc tiờu chớ để chọn lọc, sắp xếp hoặc tỡm kiếm tài liệu trong khối tài liệu bú gúi (H3.). Bờn phải là cỏc tiờu chớ được chọn để sắp xếp hoặc tỡm kiếm.
Sắp xếp: (Chọn mục "Sắp xếp theo ...”)
- Muốn sắp xếp theo tiờu chớ nào thỡ chọn tiờu chớ đú và bấm vào mũi tờn sang phải để xỏc nhận tiờu chớ sắp xếp. Tiờu chớ nào chọn trước sẽ được sắp xếp trước, tiờu chớ nào chọn sau sẽ được sắp xếp sau (tương tự như chức năng Sort trong Winword). Với khối tài liệu thử nghiệm này, tiờu chớ thời gian tài liệu được ưu tiờn xếp trước và tài lệu nào cú thời gian hỡnh thành trước thỡ sẽ được sắp xếp trước.
Lọc: (Chọn mục "Tỡm kiếm ...”)
- Muốn tỡm kiếm theo tiờu chớ nào thỡ chọn tiờu chớ đú và bấm vào mũi tờn sang phải để xỏc nhận tiờu chớ tỡm kiếm. Trong vớ dụ trờn màn hỡnh, lựa chọn tỡm kiếm là cỏc tài liệu mà cú tiờu đề cú chứa ký tự “KC 06 01”. Tức là tỡm những tài liệu của hồ sơ đề tài cú mó số KC 06 01 (tương tự như chức năng Find trong Winword).
Sau khi chọn xong cỏc điều kiện sắp xếp và tỡm kiếm, sử dụng phớm "Chấp nhận” để vào màn hỡnh lập và khụi phục hồ sơ theo điều kiện đó sắp xếp và lựa chọn.
Nối ghộp hồ sơ từ mỏy khỏc:
Sử dụng chức năng này cú thể nhập dữ liệu đồng thời từ nhiều mỏy tớnh lẻ khỏc nhau. Sau khi đó nhập hết dữ liệu của khối tài liệu, cỏn bộ chỉnh lý sẽ tiến hành nối kết cỏc dữ liệu từ cỏc mỏy khỏc nhau vào một mỏy chủ để tiến hành lập và khụi phục hồ sơ trờn mỏy tớnh (H4).
Lập và khụi phục hồ sơ :
Sau khi sắp xếp và lựa chọn tài liệu theo một điều kiện nhất định, cỏn bộ lưu trữ tiến hành lập và khụi phục hồ sơ. Màn hỡnh gồm 4 trang:
Trang 1: "Thẻ gốc cần chỉnh lý”: trang này là mục lục tài liệu chưa chỉnh lý đó được chọn theo cỏc tiờu chớ tỡm kiếm. Phần dưới của màn hỡnh là cỏc mục mà cỏn bộ chỉnh lý phải tự điền thụng tin như: Số hồ sơ, tiờu đề hồ sơ, số cặp, số tờ, địa chỉ hồ sơ trong kho... (H5)
H5. Màn hỡnh trang 1: “Thẻ gốc cần chỉnh lý”.
Trang 2 là "Thẻ đó chỉnh lý”:
Phớa trờn là tiờu đề Hồ sơ và cỏc thụng tin về hồ sơ. Phớa dưới bản kờ cỏc tài liệu cú trong hồ sơ (H6).
H6. Màn hỡnh trang 2: “Hồ sơ đó chỉnh lý”.
Trang 3 là "Chỉnh sửa thẻ đó chỉnh lý”:
H7. Màn hỡnh trang 3: “Chỉnh sửa Hồ sơ đó chỉnh lý”
Mục đớch của phần này là phục vụ cho cụng việc chỉnh sửa, thay đổi cỏc thụng tin trong hồ sơ đó chỉnh lý: Sửa tờn hồ sơ, loại bỏ, thờm tài liệu
vào hồ sơ .... Ngoài ra trang này cũn cú một số chức năng phục vụ cho cụng việc tỡm kiếm hồ sơ hoặc từng tài liệu trong hồ sơ (H7).
Trang 4: "Sửa thẻ cần chỉnh lý”:
H8. Màn hỡnh trang 4: “Chỉnh sửa tài liệu trong Hồ sơ đó chỉnh lý”
Trang này phục vụ việc chỉnh sửa, thay đổi thụng tin cỏc tài liệu đó đưa vào hồ sơ sau khi lập hồ sơ hoặc chưa đưa vào trong hồ sơ mà khụng cần quay lại phần nhập dữ liệu ban đầu (H8).
Cụng việc lập và khụi phục hồ sơ được tiến hành như sau:
1. Chức năng nhập: Trờn một danh mục những tài liệu đó hiển thị trờn màn hỡnh (trang 1), chọn những tài liệu cú thể đưa vào cựng một hồ sơ bằng cỏch đỏnh dấu (click chuột) vào cột "Chọn”. Sau đú viết tiờu đề hồ sơ ở phần hiển thị cuối trang. Chẳng hạn Hồ sơ Đề tài KC 06 02 CN "Nghiên
cứu thiết kế và công nghệ chế tạo tàu khách chạy biển cỡ lớn (> 300 khách) tốc độ cao" của Viện KHCN tàu thuỷ do TS Nguyễn Quang Phái làm chủ nhiệm. Năm 2003. Chương trỡnh tự động cập nhật cỏc thụng tin về hồ sơ dựa vào cỏc thụng tin ở thẻ gốc vỡ vậy người chỉnh lý chỉ cần thay đổi một số thụng tin trong tiờu chớ cho phự hợp, chuẩn xỏc. Khi đó chọn hết cỏc tài liệu trong cựng một hồ sơ, bấm "Chỉnh lý" để chớnh thức lập hồ sơ này và loại cỏc tài liệu đó chọn nhưng khụng phải thuộc hồ sơ này ra khỏi danh sỏch cần chỉnh lý.
2. Chức năng sửa:
Nếu một tài liệu nào đú bị sút chưa đưa vào hồ sơ thỡ người chỉnh lý cú thể bổ sung vào hồ sơ bằng cỏch chọn "số thẻ" của tài liệu để đưa tài liệu đú vào hồ sơ. Trong trường hợp chọn thừa, nhầm hoặc chọn sai cú thể loại bỏ bằng cỏch bấm vào cột "Chọn" để loại bỏ thẻ này.
Trang 4 hiển thị nội dung của tài liệu trong một hồ sơ và người chỉnh lý cú thể sửa trực tiếp cỏc thụng tin về tài liệu đó đưa vào hồ sơ cho chớnh xỏc. Việc lập và khụi phục hồ sơ được tiến hành theo trỡnh tự trờn cho đến khi đưa hết cỏc dữ liệu đó nhập ban đầu vào từng hồ sơ.
Bƣớc 5. Nhặt vàđưa tài liệu vào bỡa hồ sơ
Dựa vào cỏc thụng tin hiện thị trờn màn hỡnh về cỏc tài liệu cú trong từng hồ sơ, cỏn bộ chỉnh lý nhặt tài liệu từ khối tài liệu bú gúi đưa vào một bỡa hồ sơ, sắp xếp lại tài liệu trong từng hồ sơ theo tiến trỡnh giải quyết cụng việc, hoàn thiện hồ sơ theo quy định của ngành lưu trữ.
Nhặt tài liệu đưa vào bỡa hồ sơ sau khi đó khụi phục hồ sơ trờn mỏy tớnh
2.3.3. Kết quả thử nghiệm
Như vậy với sự hỗ trợ của mỏy tớnh và phần mềm chỉnh lý, từ 2750 tài liệu ban đầu, mỏy tớnh đó giỳp lưu trữ Bộ KH&CN khụi phục và hoàn thiện 210 hồ sơ về quản lý cỏc Chương trỡnh/Đề tài/Dự ỏn thuộc chương trỡnh KH&CN cấp Nhà nước giai đoạn 2000-2005. Sau khi đó khụi phục xong hồ sơ, cỏc cụng đoạn khỏc của quy trỡnh chỉnh lý do cỏn bộ lưu trữ thực hiện theo phương phỏp truyền thống: Hệ thống hoỏ hồ sơ, lập mục lục và tạo lập cỏc cụng cụ tra cứu khỏc, xếp tài liệu lờn giỏ kệ và tiến hành tổng kết chỉnh lý.
Sau khi lập hồ sơ trờn mỏy, những tài liệu cũn lại khụng thuộc tài liệu khối Quản lý Chương trỡnh/đề tài/dự ỏn, nếu cũn giỏ trị sẽ được lưu lại trong CSDL để bổ sung vào cỏc khối tài liệu chỉnh lý lần sau.
2.3.4 Đỏnh giỏ về kết quả thử nghiệm:
Phần mềm ứng dụng thử nghiệm tại lưu trữ hiện hành Bộ Khoa học và Cụng nghệ đó đạt được yờu cầu của việc lập và khụi phục hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ. Từ kết quả thử nghiệm, cú thể rỳt ra một số nhận xột đỏnh giỏ sau:
a) Ƣu điểm của phần mềm ứng dụng:
- Cấu trỳc của modul nhập dữ liệu đầu vào tương đối hoàn chỉnh, nú phự hợp với cỏc chuẩn dữ liệu đầu vào như luận văn đó đề xuất. Với những