Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ
TOÁN BRAVO
Sổ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo loại
MÁY TÍNH Báo cáo
Hằng ngày, dựa vào các chứng từ kế toán: phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng,… hoặc là bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập liệu vào phần mềm và máy tính theo từng phần hành phù hợp: bán hàng, tiền …
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, phần mềm sẽ tự cập nhật thông tin và căn cứ vào hình thức sổ kế toán tại công ty thì các thông tin sẽ được nhập vào các sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp.
Cuối năm thực hiện các thao tác khóa sổ phần mềm sẽ tính toán ra được số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong năm. Từ đó xác định được số phát sinh, số dư của các tài khoản trên sổ cái sau đó lập bảng cân đối số phát sinh. Dựa vào những số liệu đã khóa sổ kế toán trưởng thực hiện các nghiệp vụ để kiểm tra đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác. Việc đối chiếu phải đảm bảo là tổng số phát sinh nợ bằng tổng số phát sinh có, tổng số dư nợ phải bằng tổng số dư có của tất cả các tài khoản và số dư của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải giống với số dư của tài khoản đó trên sổ tổng hợp cũng như sổ chi tiết. Cuối cùng sử dụng những số liệu chính xác để lập báo cáo tài chính.
Khi báo cáo tài chính được hoàn thành thì thực hiện thao tác in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm in các số kế toán tổng hơp, kế toán chi tiết đóng thành quyển có chữ ký của kế toán trưởng và tổng giám đốc.
2.1.3.3. Chế độ kế toán công ty áp dụng
Hình thức kế toán áp dụng: kế toán máy và chứng từ ghi sổ
Niên độ kế toán áp dụng tại công ty: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến kết thúc ngày 31/12 của năm (dương lịch).
Đơn vị tiền tệ áp dụng trong công ty: Việt Nam đồng
Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành tại Việt Nam theo thông tư 200/2014/TT- BTC của Bộ tài chính
Chế độ lao động và tiền lương: Công ty ký hợp đồng lao động với người lao động theo luật lao động Việt Nam và có trách nhiệm trích lập nộp các khoản bảo hiểm
ytế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân cho người lao động theo quy định hiện hành.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Thuế giá trị gia tăng được tính theo phương pháp khấu trừ.
Công ty sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Bình quân gia quyền thời điểm. Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho: Theo nguyên tắc giá gốc
Kế toán sử dụng phương thức khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng
2.2. Tình hình thực tế về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần nhựa Đà Nẵng Đà Nẵng
2.2.1. Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty
Hàng tồn kho của công ty có nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau được đánh giá thông qua số lượng, chất lượng và tình trạng hàng tồn kho.
- Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là hạt nhựa nguyên chất và nó bị mất đi hình thái ban đầu sau quá trình sản xuất. Với chủng loại nhiều, đa dạng cho nên nguyên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong đầu tư của vốn lưu động. Vì vậy, cần phản tổ chức tốt việc thu mua, bảo quản nguyên vật liệu nhằm tránh thất thoát, lãng phí.
- Công cụ dụng cụ tại công ty tương đối nhiều nhưng đa phần có giá trị không lớn như: xe đẩy, xe nâng, kéo…..Do địa điểm không tập trung mà phân bố tại các phân xưởng, phòng ban phục vụ cho nhu cầu sản xuất….cho nên công ty cũng cần chú ý đến công tác bảo quản. Công cụ dụng cụ khi xuất dung cho bộ phận nào sử dụng thị hạch toán chi phí cho bộ phận đó.
- Thành phẩm: được sản xuất từ nhựa với hơn 50 loại sản phẩm. Các sản phẩm có nhiều tính chất và công dụng như: bảo quản, bao bọc, dẫn nước, dẫn điện…..và mọi sản phẩm đều mang nhãn hiệu Danaplast (hay còn gọi là Danang Plastic). Thành phẩm được chia làm 4 nhóm chính như sau:
+ Bao dệt PP: bao phức hợp cement, túi đi chợ….. + Bao bì màng mỏng: bao bì PP, HDPE…..
+ Các loại ống nước: PVC, HDPE….
+ Sản phẩm tiêu dùng và đồ gia dụng và nội thất bằng nhựa như: lẵng hoa, két bia, giày dép….
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Công Phương
- Sản phẩm dở dang và phế liệu: hiện nay ở công ty các loại này tương đối ít và ổn định và công ty có thể quản lý được về số lượng và chủng loại của từng loại. Một số loại phế liệu như: phế bao PP loại B, phế HDPE đen,…
Bảng tổng hợp vật liệu tại công ty:
Bảng 2.1: Tổng hợp một số vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu Mã VT Tên VT LD0075 Hạt nhựa trắng MI0026 Mực in đỏ đức quân MI0034 Mực in đen plexo NL0001 Dầu nhờn Castrol NL0002 Dầu Sheller DT0001 Motuer bơm dầu DT0002 Đèn báo tắt … … SVTH: Lương Thị Tình _ Lớp: 41K06.5–CLC 21
2.2.2. Tổ chức quản lý hàng tồn kho tại công ty
Công ty thường đón đoàn thanh tra của bộ công nghiệp về kiểm tra chất lượng sản phẩm, vệ sinh môi trường nên công tác quản lý hàng tồn kho luôn được công ty chú trọng. Quy trình hàng tồn kho ở công ty gồm ba quy trình chủ yếu sau: quy trình nhập kho, quản lý hàng hóa trong kho, quy trình xuất kho.
2.2.2.1. Quy trình nhập kho Phòng doanh Bộ phận mua Nhà cung cấp Thủ kho với bộ KCS) Kế toán kinh doanh
Kế hoạch mua hàng của công ty, phần lớn là nguyên vật liệu (hạt nhựa và giấy Kraft) được thực hiện dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ và kế hoạch dự trữ hàng tồn kho.
Bước 1: Các phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận kinh doanh lập có đánh số thứ tự trước, ghi rõ nơi yêu cầu, số lượng và chủng loại hàng hóa và được chuyển tới bộ
đầy đủ. Các yếu tố về số lượng, chủng loại, quy cách hàng hóa. Đồng thời đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để kiểm tra đối chiếu.
Bước 2: Khi hàng về, thủ kho sẽ nhận hàng và đối chiếu với đơn đặt mua hàng của kế toán đã lập. Thủ kho cùng nhân viên bộ phận quản lý chất lượng xuống kiểm tra. Kiểm tra số lượng: Cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện hàng, xác định số lượng Kiểm tra chất lượng: Theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng, phiếu xuất kho và hoá đơn (nếu có) của nhà cung cấp.
Bước 3: Thủ kho lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của thủ kho, phòng cung ứng.
- Nếu hàng không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, thủ kho sẽ xin ý kiến thực hiện của trưởng bộ phận kinh doanh. Trong trường hợp hàng được duyệt, sẽ tiến hành nhập kho toàn bộ hoặc từng phần. Trong trường hợp không chấp nhận, sẽ tiến hành trả hàng cho nhà cung cấp.
- Trường hợp hàng đạt yêu cầu thì kế toán tiến hành giao dịch mua trên phần mềm quản lý chung của công ty. Đồng thời lập phiếu giao nhận hàng và lấy chữ kí xác nhận của các bên liên quan bao gồm kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ kho và người nhận phiếu. Phiếu này bao gồm 2 liên, liên 1 công ty lưu lại để làm bằng chứng, liên 2 giao cho bên vận chuyển để làm minh chứng hàng đã được giao.
Bước 4: Kế toán kho vật tư lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho ký nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên như sau: 1 liên lưu tại Bộ phận kế hoạch vật tư, 1 liên giao cho thủ kho. Thủ kho tiến hành nhập kho số hàng đó, kiểm tra số lượng, đối chiếu lại phiếu nhập kho và ghi nhận vào thẻ kho.
Trường hợp nhập kho các thành phẩm hoàn thành và chờ tiêu thụ: Sản phẩm sản xuất từ các tổ được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu mới được nhập kho. Riêng đối với mặt hàng bao bì có phiếu kiểm tra chất lượng kèm theo mỗi lần nhập. Khi sản phẩm nhập kho hằng ngày, thủ kho thành phẩm sẽ cập nhật tạm số lượng vào sổ nhập hàng. Mỗi tháng 2 lần (lần 1 từ ngày 12 đến 18 hàng tháng, lần 2 vào các ngày còn lại của tháng), tổ trưởng (hoặc tổ phó) sản xuất cùng với thủ kho thành phẩm đối chiếu số lượng để làm phiếu nhập kho cho nhân viên kế toán thành phẩm phòng kinh doanh theo mẫu phiếu nhập kho thành phẩm.
2.2.2.2. Quản lý hàng trong kho
Sơ đồ 2.5: Quy trình quản lý hàng trong kho
Thành phẩm, nguyên vật liệu
( Nhân viên KCS)
Thành phẩm nhập kho và nguyên vật liệu mua về của công ty sau khi nhập kho được tiến hành phân loại hàng tồn kho theo nhóm sản phẩm, chủng loại, kích thước. Hàng ngày, tại công ty có rất nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại hàng hóa đa dạng với số lượng lớn. Do vậy, để kiểm soát hàng hóa tốt hơn cũng như để công tác quản lý, kế toán máy thuận lợi hơn, công ty đã thiết kế bộ mã vật tư, thành phẩm dựa vào kết cấu, tính chất của từng loại hàng tồn kho. Thông thường bộ mã vật tư, thành phẩm được cấu tạo bởi 6 ký tự trong đó có 2 ký tự đầu tiên là chữ cái (thường là tên gọi tắt) và 4 ký tự còn lại là chữ số. Hiện tại, công ty có hệ thống kho bãi được xây dựng hợp lý. Hệ thống kho bãi gồm 2 kho thành phẩm, 1 kho nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Tất cả kho hàng đều có hệ thống phòng cháy chữa cháy và an toàn trong
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Nguyễn Công Phương kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong kho, bảo đảm các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dỡ.
Các công cụ, dụng cụ thường xuyên nhập xuất sẽ để nơi gần chỗ vận chuyển nhất như gần cửa kho. Với các sản phẩm bao bì, bao dệt thường xếp trên các pallet cách mặt đất 30 cm để tránh ẩm ướt. Cách xếp bao bì: Xếp tối đa 10 lớp, theo màu sắc, các lớp xếp ngay ngắn. Các sản phẩm tiêu dùng và đồ gia dụng được xếp trên các kệ hàng có dán nhãn. Các sản phẩm ống nước, đặc biệt ống HDPE đen sau khi sản xuất xong thường được lưu tạm thời ngoài kho do có kích thước lớn, chịu ánh sáng mặt trời và chịu nhiệt rất tốt. Ngoài ra, phần lớn ống HDPE đen sản xuất theo đơn đặt hàng nên thời gian lưu kho ngắn, việc lưu tạm ngoài kho không ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm.
Nguyên vật liệu: các nguyên vật liệu như giấy Kraft và hạt nhựa mua về được bảo quản trong bao bì và thùng carton xếp trên pallet để tránh ẩm mốc. Các bao bì và thùng carton được xếp ngay ngắn, cân bằng trọng lực để tránh đổ vỡ. Tất cả được thủ kho sắp xếp theo khu vực quy định và linh hoạt theo số lượng, vị trí để tiện cho việc xuất dùng.
Nguyên vật liệu chính tại công ty được xếp thành 18 nhóm, những nhóm nguyên liệu nào gần giống nhau về công dụng, tính chất được xếp vào một nhóm. Gồm các nhóm: Nhóm BO, nhóm CA, nhóm DOP, nhóm giấy Kraft, nhóm nhựa HD Film, Nhóm nhựa HD kéo chỉ, nhóm HD ống nước, nhóm LD Film, nhóm LLDPE, nhóm bả màu, nhóm PVC bột, nhóm PP kéo chỉ, nhóm nhựa PP tráng,… Ví dụ:
- Nhóm nhựa HD Film bao gồm hạt nhựa HDPE 0952 Ả Rập (mã số HD0022), Hạt nhựa HDPE F1 Ả Rập (mã số HD 0021)
- Nhóm Giấy Kraft bao gồm: Giấy Kraft Nga (mã số GIO010), Giấy Kraft Nhật (mã số GIO003), Giấy Kraft trắng Thụy Điển (mã GIO005).
Vật liệu phụ: đa phần vật liệu phụ dùng để kết hợp nhằm tăng chất lượng sản phẩm, hàng hóa tăng độ dẻo, tăng độ cứng, độ bóng và tạo màu sắc. Do giá trị nhỏ nên nó được xếp vào nhóm vật liệu phụ. Vật liệu phụ được chia thành 5 nhóm: Bột màu, dung môi, mực in, phụ gia, vật liệu phụ khác. Ví dụ:
- Nhóm mực in bao gồm: Mực in đỏ đức quân (mã số MI 0026), Mực in đen plexo (Mã số MI0034)
- Nhóm dung môi bao gồm: Dung môi 5191 (mã số DM0018), Dung môi EA (mã số DM0009), dung môi flexo pp (mã số DM0015)
Nhiên liệu: Nhiên liệu tại công ty phục vụ cho máy móc thiết bị sản xuất hoạt động liên tục, phục vụ cho phương tiện chuyển chở trong nội bộ công ty. Hiện nay có khoảng 10 loại nhiên liệu: Dầu nhờn, luyn, xăng,… các loại nhiên liệu này cũng được xây dựng mã vật tư để tiện cho việc bảo quản, kiểm tra đối chiếu số liệu. Ví dụ:
- Dầu nhớt castrol mã số NL 0001
- Dầu sheller mã số NL 0002
Thành phẩm: do tính chất đa dạng và phong phú về chủng loại nên để thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý thì thành phẩm của công ty phân thành các nhóm và được xây dựng bộ mã để theo dõi.
Thành phẩm được lưu trữ ở 2 kho chính:
- Kho A là ống nhựa bao gồm ống nhựa PVC và ống nhựa HDPE. Tất cả được phân loại theo kích thước và độ dày
- Kho B bao gồm các loại bao: Bao PP, bao KP và bao cán. Tất cả được sắp xếp trên các pallet cách mặt đất 30 cm để tránh ẩm ướt. Cách xếp bao bì: Xếp tối đa 10 lớp, theo màu sắc, các lớp xếp ngay ngắn.
Ví dụ:
- Bao cán PP 45 * 66 cm - kg với mã BO 0025
- Bao PP 55 * 99 cm - kg với mã BO 0107
- Bao cán PP 45 * 65 cm - kg với mã BO 0311
2.2.2.3. Quy trình xuất kho a, Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất
Tổ trưởng tổ sản Phiếu đề nghị xuất
kho
Sơ đồ 2.6: Quy trình xuất kho vật tư
Thủ kho Cập nhật thẻ kho
Bước 1: Khi các tổ nhận được lệnh sản xuất (có 4 tổ) căn cứ vào định mức vật tư tiêu hao để tính ra lượng vật tư cần dùng cho sản xuất và viết phiếu yêu cầu xuất vật tư. Chứng từ đề nghị xuất vật tư được phê chuẩn bởi trưởng bộ phận sản xuất, được lập thành 3 liên. Liên 1: giao cho bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, liên 2 giao cho thủ kho và liên 3 giao cho phòng kế toán.
Bước 2: Kế toán phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho vật tư có đầy đủ chữ kí của người nhận, thủ kho, người lập phiếu, người duyệt.
Bước 3: Tiến hành xuất nguyên liệu, vật tư cho bộ phận sản xuất, cập nhật thẻ kho và các sổ sách khác để theo dõi, quản lý và báo cáo.
b, Xuất kho thành phẩm
Khách hàng đặt hàng của công ty qua điện thoại, email đặt hàng, fax. Khách hàng tiêu dùng lẽ, cá nhân có thể đặt hàng trực tiếp tại showroom bán hàng của công ty trên đường Trần Cao Vân.
Bước 1: Phòng kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Tất cả các đơn đặt hàng đều được đánh số thứ tự khi nhận.
Bước 2: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, kế toán thực hiện lệnh xuất kho. Kế toán đối chiếu lại thông tin trên đơn đặt hàng và kiểm tra lại lượng hàng tồn lên phần mềm quản lý tồn kho của mình. Đồng thời thủ kho cũng kiểm tra lại lượng hàng thực tế trong kho. Nếu như hàng không đủ thì thông báo cho khách hàng, trường hợp này có thể thương lượng với khách hàng giao hàng với số lượng ít hoặc hủy đơn