phạm hành chính trong phạm vi cơ quan nhà nước cấp tỉnh. Cụ thể như sau:
2.3.1.Vi phạm hành chính do các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện hiện
2.3.1.1. Vi phạm quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
Trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ được quy định như sau:
Theo quy định tại khoản 2, Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau: “Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc”. Và theo quy định tại Điều 7 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử địa phương được thực hiện như sau: “sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở địa phương”.
Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 đã có thay đổi các quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 thì thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không chia thành 4 loại hình tài liệu như đã quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP mà chỉ còn 2 nhóm tài liệu là: Tài liệu xây dựng cơ bản và các tài liệu khác. Bên cạnh đó, thời hạn nộp lưu được tính trong thời hạn 01 năm hoặc trong 3 tháng đối với từng loại hình cụ thể chứ không phải là “sau” thời hạn 1 năm hoặc “sau” 3 tháng như trước đây.
Cụ thể: Khoản 1, Điều 11 Luật Lưu trữ quy định: “Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản”.
Thời hạn nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức địa phương vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định tại khoản 01, Điều 21 của Luật Lưu trữ: “Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử”.
Tuy nhiên, dù trước khi có Luật Lưu trữ hay sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, qua kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương hàng năm cho thấy công tác thu nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cũng như vào Lưu trữ lịch sử đúng thời hạn đều chưa thực hiện nghiêm túc theo quy định.
Qua kiểm tra công tác lưu trữ tại một số tỉnh năm 2015 như: tỉnh Bạc Liêu, tỉnh Hải Dương, Yên Bái, Cao Bằng, Sơn La, Khánh Hòa, An Giang ...đều cho thấy công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế. Hầu hết các sở, ngành nơi được kiểm tra, công tác lập hồ sơ đều chưa được thực hiện nghiêm túc, một số cơ quan đã ban hành được Danh mục hồ sơ cơ quan nhưng công chức, viên chức vẫn không tiến hành lập hồ sơ do vậy mà lưu trữ cơ quan không thu được hồ sơ, tài liệu hoặc thu được nhưng không đầy đủ. Ví dụ: Sở Giao thông - Vận tải, Sở Tài chính của tỉnh Sơn La; Sở Nội vụ, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn của tỉnh Cao Bằng;...
Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhiều tỉnh đã thu được số lượng lớn tài liệu từ các nguồn nộp lưu như: Bình Định (117 Phông), Đồng Tháp (70 Phông), Gia Lai (78 Phông). Trong khi đó có những tỉnh thu được số lượng ít nguồn tài liệu lưu trữ nộp lưu, chủ yếu là tài liệu của các Phông Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân tỉnh và một số Phông Ủy ban hành chính cũ như: Hưng Yên (3 Phông); Lai Châu (4 phông); An Giang, Lâm Đồng, Thái Bình, Ninh Bình, Hải Dương (6 phông). Trong 3 năm từ
2011 đến 2014, có 20/63 tỉnh không thu được tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử [5; tr13].
Như vậy, việc vi phạm quy định về thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu cần phải được xử lý để giúp cho công tác lưu trữ đi vào nền nếp, việc thu được các hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đúng thời gian là tiền đề cho các hoạt động nghiệp vụ tiếp sau được thực hiện tốt hơn.
2.3.1.2. Vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Vi phạm quy định về kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Kho bảo quản tài liệu lưu trữ là một trong những điều kiện quan trọng để bảo quản tài liệu lưu trữ, tránh tình trạng tài liệu bị khí hậu, thời tiết và các điều kiện khác gây hư hỏng, thất thoát. Một trong những nguyên nhân chủ yếu của tình trạng các kho lưu trữ hiện nay là do lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức không quan tâm đầu tư kinh phí cho xây dựng, cải tạo, bố trí diện tích nhất định để bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay, chúng ta đã có văn bản pháp quy quy định về kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữ, đó là Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu cũng chưa được thực sự quan tâm đặc biệt là ở các tỉnh thành trong cả nước.
Tại các địa phương, theo số liệu báo cáo của các tỉnh chỉ có 20,6% Lưu trữ lịch sử có kho lưu trữ chuyên dụng. Hiện nay có 13/63 tỉnh đã xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu như: Bà Rịa Vũng Tàu (6.000m2), Hậu Giang (4.592m2), Hà Nội (4.131m2
), Tuyên Quang (3.023 m2), Đồng Tháp (2.414 m2
), Kiên Giang (2.393m2), Vĩnh Phúc (2.200m2 ), ... và 05 tỉnh đang tiến hành xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng (Quảng Ngãi, Lai Châu, Yên Bái, Trà Vinh, Lào Cai) [5; tr10]. Còn lại các tỉnh mới chỉ bố trí tạm diện tích nhất định, cải tạo từ nhà làm việc cũ để bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử. Từ đó đã ảnh hưởng đến việc thực các quy trình nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ và là một trong những nguyên nhân khiến công tác lưu trữ nước ta còn nhiều hạn chế.
Theo quy định tại Khoản 3, Mục III, Thông tư số 09/2007/TT-BNV quy định: Đối với các kho lưu trữ đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan, tổ chức nói chung cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:
“- Về địa điểm: chọn phòng kho bảo quản đáp ứng được các yêu cầu về
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận chuyển tài liệu.
- Về diện tích phòng kho: bảo đảm đủ diện tích để bảo quản tài liệu.
- Về môi trường trong phòng kho bảo quản: bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc theo hướng dẫn tại khoản i điểm 1 phần II của Thông tư này.
- Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
- Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.”
Tuy nhiên trên thực tế, tại các sở, ngành các kho lưu trữ chủ yếu nằm trên tầng trên cùng của trụ sở cơ quan (kho lưu trữ lịch sử của tỉnh Hưng Yên, kho lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Hà Nam, kho lưu trữ Sở Xây dựng tỉnh An Giang...) hoặc tài liệu để hành lang không có điều kiện bảo vệ tài liệu (tài liệu của Sở Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh Khánh Hòa); môi trường trong phòng kho bảo quản không đảm bảo yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi, khí độc theo quy định và đa số các sở, ngành không bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: dưới đây là hình ảnh tài liệu của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Khánh Hòa, tài liệu để chất đống ngoài hành lang vì diện tích kho quá bé, không đủ để hết tài liệu. (người chụp: tác giả. Năm 2015)
Mặt khác, theo số liệu thống kê từ năm 2003 đến 2008, đã xảy ra 13 vụ cháy trên cả nước liên quan đến tài liệu lưu trữ[7; tr2], tiêu biểu như một số vụ cháy tại Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hóa năm 2010, Kho lưu trữ hồ sơ bệnh án của Bệnh viện Việt Nam - Cu ba, thành phố Hà Nội năm 2006; Hải quan thành phố Cà Mau năm 2008;…Qua số liệu điều tra xác minh của lực lượng phòng cháy chữa cháy chuyên nghiệp của Công an và những kết luận của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sau khi kiểm tra các vụ cháy liên quan đến hồ sơ, tài liệu cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: do diện tích phòng, kho bảo quản tài liệu không tuân thủ các quy định của pháp luật, các phương tiện bảo quản, phòng chống cháy nổ không được trang bị đầy đủ.
Như vậy, để xảy ra tình trạng như trên thì lãnh đạo các cơ quan, tổ chức phải là người chịu trách nhiệm đầu tiên. Nếu không có những biện pháp xử phạt thích đáng thì các cơ quan, tổ chức của tỉnh vẫn còn lơ là và thiếu quan tâm đến việc đầu tư bố trí kho lưu trữ đủ tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu.
b) Vi phạm quy định về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản, vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm: giá, hộp, bìa hồ sơ và một số trang thiết bị khác như máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thông gió; quạt điện…
Hiện có nhiều văn bản của nhà nước quy định về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12 tháng 01 năm 1990 của Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành mẫu “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” áp dụng cho các Trung tâm và Kho Lưu trữ nhà nước các cấp; Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công
nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ…
Tuy nhiên trên thực tế, việc thực hiện các quy định của nhà nước về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đúng quy định. Về các trang thiết bị như máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thông gió; quạt điện…đều rất cần thiết trang bị cho một kho lưu trữ để bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, có rất nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là kho lưu trữ của các sở, ngành không bố trí đủ các trang thiết bị cần thiết nhất. Cơ quan, tổ chức nào quan tâm hơn thì bố trí được máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm trong kho lưu trữ, còn lại các kho đa số chỉ được bố trí quạt trần, bóng điện chiếu sáng. Có những kho lưu trữ chỉ chủ yếu để tài liệu tích đống, tồn đọng và các trang thiết bị, bàn ghế hỏng (Kho lưu trữ Sở Xây dựng tỉnh An Giang) nên không bố trí trang thiết bị để bảo quản tài liệu, thậm chí không bố trí mành che cửa sổ để chắn ánh sáng chiếu vào tài liệu. Mặt khác, các trang bị như giá, hộp, cặp để bảo quản tài liệu cũng không đúng theo quy định, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia.
Hình ảnh Phòng Lưu trữ thuộc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Khánh Hòa (Kho lưu trữ chỉ được trang bị bóng điện và 01 quạt trần, không
có rèm che cửa sổ). Người chụp: tác giả, Năm 2015
Hình ảnh kho lưu trữ Sở xây dựng tỉnh An Giang (tài liệu đóng bao chất đống trong kho, không có trang thiết bị bảo quản tài liệu, không rèm che cửa sổ)
Việc vi phạm những quy định về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ nguyên nhân đầu tiên do lãnh đạo cơ quan, tổ chức là người có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ (Khoản 1 Điều 25 Luật Lưu trữ) nhưng lại lơ là, không quan tâm đến công tác lưu trữ. Mặc dù đã được cơ quan thực hiện nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương kiểm tra, nhắc nhở nhưng tình trạng này vẫn còn xảy ra khá phổ biến tại các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để ngăn chặn tình trạng này tiếp diễn, cần phải có những quy định cụ thể xử phạt các cơ quan, tổ chức, xử phạt lãnh đạo các cơ quan, tổ chức để các cơ quan, tổ chức quan tâm hơn đến công tác lưu trữ nói chung và công tác bố trí trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ nói riêng.
2.3.1.3. Vi phạm quy định trong việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ để loại bỏ những tài liệu thực sự hết giá trị về mọi mặt nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. Mặc dù đã có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị nhưng tại nhiều cơ quan, tổ chức vẫn còn thực hiện tiêu hủy tài liệu không thống nhất, tuỳ tiện.
Những tài liệu đã tiêu hủy sẽ mất vĩnh viễn, không thể khôi phục lại được. Vì vậy, để đảm bảo tiêu hủy đúng tài liệu đã hết giá trị, Luật Lưu trữ quy định mỗi cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu có giá trị và loại tài liệu hết giá trị. Hội đồng gồm thành phần: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu