VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
3.2. Áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ
tác lƣu trữ
Thực tế hiện nay có rất nhiều hành vi vi phạm cần được quy định xử phạt, nhưng trong phạm vi luận văn này, trên cơ sở các quy định chung và các quy định về xử phạt vi phạm hành chính của một số ngành, lĩnh vực khác có liên quan đến công tác lưu trữ, tác giả đã nghiên cứu áp dụng và vận dụng các quy định đó để tổng hợp thành những quy định về xử phạt một số hành vi vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ.
3.2.1. Áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ đối với cán bộ, công chức và viên chức
Các hình thức kỷ luật đối với cán bộ: cán bộ vi phạm quy định của pháp luật nhà nước về công tác lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong những hình thức kỷ luật sau đây: khiển trách, cảnh cáo, cách chức, bãi nhiệm.
Các hình thức kỷ luật đối với công chức: công chức vi phạm quy định của pháp luật nhà nước về công tác lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong những hình thức kỷ luật sau đây: khiển trách, cảnh cáo, hạ bậc lương, giáng chức, cách chức, buộc thôi việc.
Các hình thức kỷ luật đối với viên chức: viên chức vi phạm quy định của pháp luật nhà nước về công tác lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong những hình thức kỷ luật sau đây: khiển trách, cảnh cáo, cách chức, buộc thôi việc.
Qua thực tế hiện nay tại các cơ quan nhà nước cấp tỉnh, việc cán bộ, công chức vi phạm các quy định của nhà nước trong công tác lưu trữ diễn ra tương đối phổ biến. Tuy nhiên cho đến nay, trong các tiêu chí đánh giá công chức, viên chức hàng năm chưa đưa các hành vi vi phạm trong công tác lưu
trữ là một trong các tiêu chí đánh giá về mức độ hoàn thành công việc, và chưa có quy định nào của nhà nước để cụ thể hóa quy định của nhà nước: đối với cán bộ, công chức, viên chức trong trường hợp nào vi phạm các hành vi vi phạm trong công tác lưu trữ sẽ bị khiển trách, cảnh cáo, …
Trên cơ sở các quy định của Luật cán bộ, công chức, Luật viên chức và các Nghị định quy định việc xử lý kỷ luật đối với các cán bộ, công chức, viên chức, tác giả đề xuất áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật đối với các cán bộ, công chức và viên chức vi phạm như sau:
- Đối với cán bộ, công chức và viên chức nếu không thực hiện đúng nhiệm vụ, chức trách được giao thì sẽ bị nhắc nhở trong lần đầu phát hiện sai phạm. Sau lần nhắc nhở, nếu các công chức và viên chức vẫn tiếp tục hành vi vi phạm thì sẽ bị xử lý kỷ luật khiển trách
- Đối với các công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và viên chức lãnh đạo nếu để xảy ra tình trạng các công chức, viên chức của mình vi phạm các quy định của nhà nước trong công tác lưu trữ thì sẽ bị nhắc nhở nếu phát hiện vi phạm lần đầu. Nếu các công chức, viên chức trong phạm vi quản lý vẫn tiếp tục vi phạm quy định thì công chức, viên chức quản lý chịu hình thức kỷ luật là khiển trách. Trong trường hợp các công chức, viên chức lãnh đạo quản lý không quan tâm đầu tư đến công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, để xảy ra tình trạng sai phạm nhiều thì có thể chịu hình thức kỷ luật cảnh cáo.
Ngoài trường hợp nêu trên, nếu các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự và chịu hình thức kỷ luật cao nhất là buộc thôi việc.
3.2.2. Áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ đối với cá nhân, tổ chức khác tác lưu trữ đối với cá nhân, tổ chức khác
3.2.2.1. Áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ
Trong lĩnh vực kế toán việc, các cá nhân giao, nhận tài liệu kế toán không đúng quy định sẽ bị xử phạt như sau: Hành vi giao nộp tài liệu vào lưu
trữ chậm quá 12 tháng so với thời gian quy định và thu thập tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định bị xử phạt sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng (Điểm a, b, Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP).
Như vậy, đối với hành vi giao nộp tài liệu vào lưu trữ không đúng thời gian; không đủ thành phần tài liệu và nhận tài liệu vào lưu trữ không đầy đủ sẽ được vận dụng quy định xử phạt vi phạm hành chính như sau:
Đối tượng xử phạt: cá nhân và tổ chức Hình thức xử phạt:
- Đối với các cá nhân vi phạm quy định trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ, căn cứ vào mức độ vi phạm như thời gian nộp tài liệu chậm bao lâu so với quy định hoặc mức độ thiếu đủ tài liệu giao nộp có thể áp dụng hình thức xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền. Mức phạt tiền có thể áp dụng từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
- Đối với các tổ chức vi phạm quy định giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử không đúng thời gian quy định và không đủ thành phần tài liệu nộp lưu, căn cứ vào mức độ vi phạm có thể áp dụng hình thức xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền. Mức phạt tiền có thể áp dụng từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.
3.2.2.2. Áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Trong lĩnh vực kế toán thì việc vi phạm quy định trong hoạt động tiêu hủy tài liệu kế toán bị xử phạt hành chính tương đối nặng so với mức phạt đối đa của lĩnh vực kế toán là 30 triệu đồng đối với cá nhân vi phạm. Cụ thể tại Khoản 3 Điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 9 năm 2013 của Chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập quy định: “Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định và tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập
Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định”.
Đối với tài liệu thống kê, tại Điểm c Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 79/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thống kê quy định: “Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi hủy bỏ phiếu, biểu điều tra, báo cáo thống kê có chứa thông tin thống kê khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định”
Như vậy, trên cơ sở đã có quy định xử phạt vi phạm hành chính đối với vi phạm tiêu hủy tài liệu kế toán, tài liệu thống kê hết giá trị, chúng tôi đề xuất quy định xử phạt vi phạm hành chính đối với tài liệu lưu trữ nói chung. Hình thức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tiêu hủy tài liệu hết giá trị là phạt tiền. Tuy nhiên căn cứ vào mức độ vi phạm và đối tượng vi phạm sẽ áp dụng mức xử phạt khác nhau.
Với đối tượng vi phạm là cá nhân, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nếu có hành vi hủy bỏ tài liệu lưu trữ khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định; tự ý tiêu hủy tài liệu khi chưa có ý kiến thẩm định hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền; không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định thì áp dụng mức xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Đối tượng vi phạm là tập thể cơ quan, tổ chức nếu có cách hành vi: không thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc thành lập nhưng không đúng thẩm quyền, thành phần theo quy định của pháp luật; tiêu hủy tài liệu khi chưa có ý kiến thẩm định hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền; không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định. Mức phạt tiền đối với các hành vi trên là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu đối với hành vi tiêu hủy các tài liệu không đúng quy định còn có thể khôi phục.
3.2.2.3. Áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Hành vi vi phạm quy định về thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu
Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu cho kho bảo quản tài liệu bao gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động; thiết bị chống đột nhập; giá, hộp, tủ đựng tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn do nhà nước quy định; máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thông gió; quạt điện;…Một trong những thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu quan trọng nhất trong kho đó chính là thiết bị báo cháy, chữa cháy. Vì vậy, đối với những hành vi vi phạm quy định về thiết bị báo cháy, chữa cháy cần được xử phạt nghiêm khắc.
Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ đã có quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong phòng cháy, chữa cháy. Trong đó chúng ta có thể vận dụng Điều 41 quy định xử phạt các vi phạm quy định về trang bị, bảo quản và sử dụng phương tiện phòng cháy chữa cháy trong công tác lưu trữ. Cụ thể:
- Hình thức xử phạt: phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền - Mức độ xử phạt:
+ Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng đối với hành vi làm che khuất phương tiện phòng cháy và chữa cháy.
+ Phạt tiền từ 300.000 đồng đến 500.000 đồng đối với cá nhân có một trong những hành vi sau đây: không kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống, phương tiện phòng cháy và chữa cháy định kỳ và trang bị phương tiện phòng cháy và chữa cháy không đầy đủ hoặc không đồng bộ theo quy định.
+ Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cơ quan, tổ chức có một trong những hành vi sau đây: trang bị, lắp đặt, sử dụng phương tiện phòng cháy và chữa cháy chưa được kiểm định về chất lượng, chủng loại, mẫu mã theo quy định; trang bị phương tiện phòng cháy và chữa cháy không phù hợp với tính chất nguy hiểm cháy, nổ của cơ sở theo quy định; sử dụng phương tiện chữa cháy ở vị trí thường trực chữa cháy dùng vào mục đích
khác; không dự trữ đủ nước chữa cháy theo quy định và di chuyển, thay đổi vị trí lắp đặt phương tiện phòng cháy và chữa cháy theo thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;
+ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cơ quan, tổ chức có một trong những hành vi sau đây: không trang bị phương tiện chữa cháy thông dụng cho nhà, công trình theo quy định và làm mất, hỏng hoặc làm mất tác dụng phương tiện phòng cháy và chữa cháy.
+ Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với cơ quan, tổ chức có hành vi không trang bị, lắp đặt hệ thống báo cháy, chữa cháy theo quy định.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu đối với hành vi làm mất, hỏng hoặc làm mất tác dụng phương tiện phòng cháy và chữa cháy.
Như vậy, trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, nếu có các hành vi vi phạm các quy định về thiết bị phòng cháy, chữa cháy trong kho lưu trữ bảo quản tài liệu theo tôi có thể áp dụng quy định xử phạt vi phạm hành chính tại Điều 41 Nghị định 167/2013/NĐ-CP bởi đây là quy định chung của lĩnh vực phòng cháy chữa cháy.
b) Hành vi vi phạm quy định về bảo quản tài an toàn liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài sản thuộc sở hữu của Nhà nước theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Luật Lưu trữ. Chúng cần được bảo quản an toàn để tránh mất mát, hư hỏng, chuyển giao trái phép và chiếm đoạt làm của riêng. Để quy định hình thức xử phạt đối với hành vi chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ, ta có thể vận dụng, áp dụng các quy định khác như sau:
* Hành vi chiếm đoạt tài liệu lƣu trữ làm của riêng
Việc xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi chiếm đoạt tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu của nhà nước làm của riêng có thể vận dụng quy định xử phạt vi phạm hành chính tại Điều 11 Nghị định 192/2015/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí; dự trữ quốc gia; kho bạc nhà nước. Ngoài ra, Điểm b, Khoản 3 Điều 26 Nghị định 158/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa, thể thao, du lịch và quảng cáo có quy định phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi chiếm dụng tài liệu thư viện. Theo đó, việc xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi chiếm đoạt tài liệu lưu trữ được vận dụng như sau:
- Hình thức xử phạt: phạt tiền
- Hình thức xử phạt bổ sung: Tịch thu tang vật, phương tiện được sử dụng để thực hiện hành vi
- Mức phạt: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cá nhân có hành vi chiếm đoạt tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu tài sản nhà nước mà chưa đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Biện pháp khắc phục hậu quả:
+ Buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu của tài liệu đã bị thay đổi do hành vi vi phạm hành chính gây ra để trả lại tổ chức; trường hợp không khôi phục lại được tình trạng ban đầu của tài liệu thì phải bồi thường bằng tiền giá trị tương đương với tài liệu;
+ Buộc phải nộp vào ngân sách nhà nước số tiền tương ứng với tiền khai thác tài liệu trong thời gian chiếm đoạt.
* Hành vi làm hỏng, làm mất tài liệu lƣu trữ.
Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng chống bạo lực gia đình quy định: “Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi gây mất mát, hư hỏng hoặc làm thiệt hại tài sản của Nhà nước được giao trực tiếp quản lý” và Khoản 3 Điều 15 quy định hình thức xử phạt bổ sung đối với hành vi này là tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.
Nghị định số 158/2013/NĐ-CP đã có quy định xử phạt vi phạm hành chính với mức từ 3.000.000 đồng - 5.000.000 đồng đối với hành vi hủy hoại tài liệu thư viện (Khoản 4, Điều 26).
Ngoài ra, tại một số Nghị định xử phạt vi phạm hành chính của ngành, lĩnh vực khác cũng đã có quy định về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi bảo quản không an toàn, làm hư hỏng, thất lạc một số loại hình tài liệu lưu trữ như: tài liệu báo cáo thống kê, tài liệu kế toán, tài liệu công trình xây dựng. Cụ thể: