VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
3.4. Kiến nghị
3.4.2. Đối với cơ quan quản lý ở địa phương (UBND tỉnh)
Cơ quan quản lý ở địa phương chỉ đạo sát sao các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh quan tâm đầu tư cho công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình, bao gồm cả các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Lưu trữ. Tập trung vào các nội dung sau:
- Các cơ quan, tổ chức cần dựa trên các văn bản quy định của trung ương và cơ quan quản lý lưu trữ ở địa phương để cụ thể hóa các nội dung cho phù hợp với điều kiện, hoản cảnh của cơ quan mình, nhưng không được trái quy định của pháp luật. Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức về vai trò công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Tăng cường củng cố kiện toàn ổn định đội ngũ làm công tác lưu trữ; thực hiện đầy đủ chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm lưu trữ. Trước tiên là kiện toàn đội ngũ ngay tại cơ quan quản lý và lưu trữ lịch sử tỉnh. Thực tế tại số lượng người đào tạo đúng chuyên ngành tại Chi cục, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và các cơ quan nhà nước cấp tỉnh là quá ít ... các cơ quan nhà nước cấp tỉnh. Tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Hậu Giang, số lượng lãnh đạo Chi cục là 02, trong đó cả 02 lãnh đạo tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Hòa Bình, số lượng lãnh đạo Chi cục là 01, trình độ tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác...
Việc kiện toàn đội ngũ làm công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng của mỗi địa phương bởi các quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ có được thực hiện đúng hay không phụ thuộc phần lớn ở đội ngũ này. Vì vậy các địa phương không chỉ lo kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn, chức danh quy định của Nhà nước; căn cứ vị trí việc làm để bố trí biên chế chuyên trách, có trình độ về lưu trữ
cho các sở, ban, ngành mà cũng cần kiện toàn đội ngũ làm công tác lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức khác. Bên cạnh đó, thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng chuyên sâu, đào tạo ngắn hạn, đào tạo lại cho đội ngũ làm công tác lưu trữ.
Mặc khác, việc thực hiện đầy đủ chế độ chính sách đối với những người làm công tác lưu trữ sẽ giúp họ yên tâm công tác. Qua việc đi kiểm tra thực tế tại địa phương cho thấy nhiều công chức, viên chức làm lưu trữ cảm thấy không được lãnh đạo cơ quan quan tâm, thể hiện ở việc chế độ phụ cấp cho người làm lưu trữ không được thực hiện đầy đủ. Do vậy các công chức, viên chức có tâm lý không hài lòng, cộng thêm phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác, do vậy sẽ không có tâm huyết với công tác lưu trữ. Vì vậy dù chế độ phụ cấp cho những người làm công tác lưu trữ không nhiều nhưng cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ ở địa phương cũng cần hướng dẫn cụ thể cho các cơ quan, tổ chức và các cơ quan, tổ chức cũng nên quan tâm, thực hiện chế độ đầy đủ cho các công chức, viên chức.
- Chủ động đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
Đối với các cơ quan nhà nước ở địa phương, cơ quan quản lý có thẩm quyền ở địa phương cần triển khai kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tập trung theo từng nội dung tại các sở, ngành như: lập hồ sơ công việc, bố trí diện tích kho đủ diện tích và các trang thiết bị bảo quản tài liệu hoặc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống. Mỗi nội dung có thể được triển khai kiểm tra, hướng dẫn trong một thời gian nhất định 02-03 năm cho tất cả các cơ quan, tổ chức để thống nhất, ổn định. Sau đó cơ quan quản lý sẽ tiếp tục triển khai kiểm tra, hướng dẫn đối với nội dung khác.
Ngoài ra, tiếp tục triển khai áp dụng phương pháp kiểm tra chéo tại địa phương, giữa các sở ban ngành và huyện thị để học tập, trao đổi kinh nghiệm và nâng cao chất lượng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
Đối với các cơ quan, tổ chức khác thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Lưu trữ, cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cần tiến hành kiểm tra, hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức này thực hiện theo các quy định của nhà nước về lưu trữ để đảm bảo phát triển đồng bộ công tác lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh
Đối với các công ty, tổ chức đang hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cơ quan quản lý của tỉnh cũng phải có biện pháp để quản lý, chấn chỉnh hoạt động sai phạm của các công ty, tổ chức đó. Cần phân cấp quản lý cho Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng đối tượng trong việc quản lý các công ty, tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Tiểu kết Chƣơng 3:
Có thể thấy rằng khi mà các cá nhân, tổ chức không tự ý thức trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của nhà nước thì việc ban hành một chế tài về việc xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ là thực sự cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, tác giả đã nghiên cứu đề xuất các hình thức, biện pháp, thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính đối với một số hành vi vi phạm tiêu biểu, phổ biến trong công tác lưu trữ. Trên cơ sở tham khảo các quy định, nghiên cứu các hình thức, biện pháp xử phạt vi phạm hành chính đối với những hành vi thuộc ngành, lĩnh vực khác nhưng có liên quan, có những điểm giống với các hành vi vi phạm quy định trong công tác lưu trữ, tác giả đã đưa ra các biện pháp xử phạt vi phạm có thể coi là phù hợp với xử phạt vi phạm trong công tác lưu trữ. Từ đó, tác giả cũng đề xuất một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và địa phương, đối với cơ quan, tổ chức ở địa phương để công tác lưu trữ ở địa phương ngày càng phát triển.
KẾT LUẬN
Xử phạt vi phạm hành chính là một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước nhằm duy trì trật tự, kỷ cương trong quản lý hành chính nhà nước. Trong công tác lưu trữ, đây cũng là vấn đề liên quan đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật điều chỉnh các nội dung của công tác lưu trữ như: tổ chức bộ máy và cán bộ lưu trữ, thực hiện các khâu nghiệp vụ như thu thập, bảo quản, chỉnh lý, xác định giá trị, khai thác sử dụng. Việc không tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ và thiếu các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ đã góp phần làm giảm hiệu quả, hiệu lực và sự phát triển của công tác này.
Trong đề tài: “Nghiên cứu áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lƣu trữ ở các cơ quan nhà nƣớc cấp tỉnh”
chúng tôi đã giải quyết được những nội dung mà yêu cầu đề tài đặt ra:
- Qua thực tế quản lý, chỉ đạo, theo dõi công tác lưu trữ tại địa phương trong thời gian qua cũng như từ thực tế trực tiếp được tham gia kiểm tra tại một số tỉnh, chúng tôi đã trình bày một cách khái quát về thực trạng công tác lưu trữ tại địa phương, chủ yếu trên khía cạnh vi phạm những quy định của nhà nước trong công tác lưu trữ, trên cơ sở đó giúp chúng ta thấy được sự cần thiết của chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định về lưu trữ tại các địa phương.
- Qua nghiên cứu thực tế vi phạm trong công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung và tham khảo quy định xử phạt vi phạm hành chính của một số quốc gia trên thế giới, tác giả đưa ra được các hành vi vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ cần phải bị xử phạt.
- Qua nghiên cứu vận dụng một số quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực khác chúng tôi đã đưa ra được những quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ.
Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được áp dụng sẽ là cơ sở để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhìn nhận, đánh giá đúng thực trạng thực hiện công tác lưu trữ hiện nay tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; để các nhà
nghiên cứu, cơ quan quản lý ngành lưu trữ tham mưu và trình cơ quan có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy phạm về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ. Từ đó các tỉnh có cơ sở để triển khai thực hiện các biện pháp xử phạt vi phạm trong công tác lưu trữ.
Trên đây là những kết quả cũng như đóng góp của đề tài nghiên cứu, tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu, xây dựng đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Để đề tài thực sự có kết quả và triển khai áp dụng được vào thực tiễn, nhóm tác giả rất mong nhận dược sự đóng góp ý kiến của các thầy cô, đồng nghiệp./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo 513/BC-VTLTNN ngày 08/7/2013 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về tình hình triển khai thi hành Luật Lưu trữ tại Hội nghị phổ biến Nghị định 01/2013/NDD-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và một số văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ tổ chức tại thành phố Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi ngày 13/6/2013.
2. Báo cáo số 99/BC-SNV ngày 19 tháng 9 năm 2014 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai báo cáo tình thình quản lý tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
3. Báo cáo số 70/BC-SNV ngày 21 tháng 9 năm 2014 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Ninh báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ của tỉnh.
4. Báo cáo số 531/SNV-CCVTLT ngày 11 tháng 2 năm 2015 của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2014
5. Báo cáo số 975/BC-VTLTNN ngày 08 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ.
6. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
7. Công văn 662/VTLTNN-TCCB ngày 29 tháng 7 năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
8. Công văn số 527/SNV-CCVTLT ngày 15 tháng 4 năm 2015 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp về việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2014.
9. Công văn số 173/TTKHCN-NCKH ngày 30 tháng 9 năm 2015 của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ về việc báo cáo kết quả thực hiện một số nhiệm vụ năm 2015.
10. Hoàng Minh Cường (1994), Giới thiệu về Luật Lưu trữ quốc gia Malaysia, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, trang 23.
11. Hoàng Minh Cường (1995), Giới thiệu về Luật Lưu trữ Pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, trang 19-21.
12. Nguyễn Quốc Dũng (2000), Tìm hiểu về chế định của Bộ luật hình sự hiện hành về các loại tội danh liên quan đến văn bản giấy tờ, KH.68
13. Đoàn Thị Hòa (2007), Vài nét về Luật Lưu trữ Liên bang Nga năm 2004, Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1, trang 27-29
14. Hà Thị Thúy Hoàn (2000), Luật pháp của triều Lê về công tác công văn giấy tờ qua Quốc triều hình luật, KH.73.
15. Học viện Hành chính Quốc gia (2003), Hành Chính công, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
16. Hội đồng quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách khoa Việt Nam (2002), Từ điển Bách khoa Việt Nam 2, Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa.
17. PGS. TS. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội.
18. Mai Hữu Khuê, Bùi Văn Nhơn (2002), Từ điển giải thích thuật ngữ hành chính, Nhà xuất bản lao động Hà Nội.
19. Luật Cán bộ, công chức năm 2008
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban? class_id=1&mode=detail&document_id=81139
20. Luật quản lý tài liệu lưu trữ công của Cộng hòa Đại Hàn dân quốc (Luật sửa đổi toàn bộ ngày 04.10.2006 số 8025), Tư liệu Thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
21. Luật Lưu trữ quốc gia Malaysia năm 2003, Tư liệu Thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
22. Luật Lưu trữ Pháp, Tư liệu Thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
23. Luật Lưu trữ nước cộng hòa nhân dân Trung hoa (được thông qua tại Hội nghị làn thứ 22 của Ủy ban thường vụ Đại hội đại biểu nhân dân toàn
quốc khóa VI ngày 05 tháng 9 năm 1987), Tư liệu Thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
24. Luật lệ lưu trữ các nước 1970-1980/Hội đồng lưu trữ quốc tế - Người dịch: Nguyễn Đông Hải, Trung tâm NCKH lưu trữ, 1995 - 126 tr, 26cm
25. Luật lệ lưu trữ các nước và các tổ chức quốc tế 1981-1994/Người dịch: Nguyễn Đông Hải, Nguyễn Đức Bảo và Nguyễn Huy Côn/ Trung tâm NCKH lưu trữ xuất bản, 1999 - 141tr, 26cm.
26. Luật Lưu trữ nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa “Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước CHND Trung Hoa 1980-1992”, 1997.
27.Luật Lưu trữ (2013), NXB Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội. 28. Luật Viên chức năm 2010
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban? class_id=1&mode=detail&document_id=98566
29. Luật Xử phạt vi phạm hành chính năm 2012
(http://www.moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_De tail.aspx?ItemID=27806)
30. Lã Thị Mai (2015), Nghiên cứu các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ về lưu trữ ở Việt Nam, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội
31. Trương Thị Nga (2008), Chế tài về công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam - Bài học kinh nghiệm, KH.383.
32. Nghị định số 31/2011/NĐ-CP ngày 17 tháng 5 năm 2011 của Chính phủ quy định về xử lý kỷ luật công chức
http://moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_Detail.as px?ItemID=26568
33. Nghị định số 27/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định về xử lý kỷ luật viên chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức.
http://moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_Detail.as px?ItemID=27531
34. Nguyễn Thị Trang Nhung (2004), Quốc triều hình luật và Hoàng Việt luật lệ với công tác công văn giấy tờ, KH.244.
35. Pháp lệnh của Hội đồng nhà nước số 28-LCT/HĐNN8 ngày 07/12/1989 về xử phạt vi phạm hành chính (http://www.moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_D etail.aspx?ItemID=25504) 36. Pháp lệnh về xử lý vi phạm hành chính năm 1995 (http://moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_Detail.as px?ItemID=9831) 37. Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002. (http://www.moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_D etail.aspx?ItemID=22313)
38. Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002, năm 2008.
(http://www.moj.gov.vn/vbpq/Lists/Vn%20bn%20php%20lut/View_D etail.aspx?ItemID=12688)
39. Nguyễn Hoài Thu (2000), Những quy định và chế tài về công tác công văn, giấy tờ trong Hoàng Việt luật lệ, KH.81
40. Nguyễn Thùy Trang (2005), Luật pháp hiện hành về giám sát, kiểm