VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
3.1. Sự cần thiết nghiên cứu áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công
3.1. Sự cần thiết nghiên cứu áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lƣu trữ phạm hành chính trong công tác lƣu trữ
Việt Nam đang dần khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế với những thành tựu to lớn về tăng trưởng kinh tế, xóa đói giảm nghèo và phát triển bền vững. Tuy nhiên, tình trạng vi phạm pháp luật, đặc biệt trong các lĩnh vực quản lý nhà nước nói chung có xu hướng gia tăng, sự quản lý của nhà nước đôi khi tỏ ra chưa thực sự hiệu quả. Xử phạt vi phạm hành chính là một loại cưỡng chế nhà nước nhằm đảm bảo kỷ cương, kỷ luật, đảm bảo pháp chế. Có thể khẳng định: không có cưỡng chế, không có xử phạt vi phạm hành chính thì không có trật tự, quyền và lợi ích của nhà nước cũng như của mỗi cá nhân, tổ chức bị xâm phạm. Như vậy, mục đích của xử phạt vi phạm hành chính là ngăn chặn, phòng ngừa những hành vi vi phạm pháp luật trong quản lý nhà nước. Vì vậy, không chỉ các lĩnh vực quản lý nhà nước nói chung, mà trong từng lĩnh vực cụ thể cũng cần phải có những chế tài xử phạt để đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định của nhà nước. Sự cần thiết phải nghiên cứu áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ thể hiện như sau:
Thứ nhất, nhiều ngành, lĩnh vực khác đã ban hành văn bản quy định xử phạt vi phạm hành chính của ngành, lĩnh vực, trong đó có những quy định liên quan đến công tác lưu trữ. Trong khi đó ngành lưu trữ chưa có văn bản riêng quy định xử phạt vi phạm hành chính riêng trong ngành lưu trữ
Theo số liệu thống kê từ khi Luật xử lý vi phạm hành chính có hiệu lực đến nay, để cụ thể hóa Luật và Nghị định 81/2013/NĐ-CP đã có hơn 50 Nghị định xử phạt vi phạm hành chính được ban hành để quy định về xử phạt hành chính trong các lĩnh vực như: thống kê; khoa học và công nghệ; sở hữu công nghiệp; kế toán, kiểm toán độc lập; quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn; quốc
phòng, cơ yếu; quyền tác giả; báo chí, xuất bản, … trong đó có các quy định chi tiết về hình thức xử phạt, mức phạt, thẩm quyền xử phạt, thủ tục xử phạt và các biện pháp khắc phục hậu quả.
Trong số các Nghị định xử phạt vi phạm hành chính đã được ban hành, có một số Nghị định đưa ra quy định về những hành vi vi phạm liên quan đến công tác lưu trữ như: thống kê, khoa học và công nghệ, lao động, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, ...
Ví dụ: Nghị định số 167/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng chống bạo lực gia đình đã có quy định về xử phạt vi phạm bảo vệ bí mật nhà nước như: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi như: in ấn, sao chụp tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật không đúng quy định; phổ biến, nghiên cứu thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước không theo đúng quy định; không thực hiện đúng quy định về vận chuyển, giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước;…(Điều 18)
Trong khi đó, ngành lưu trữ nói riêng chưa ban hành được văn bản quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ. Vì vậy, trên cơ sở nghiên cứu, tham khảo, vận dụng các quy định về xử phạt vi phạm hành chính của ngành, lĩnh vực khác, chúng ta cần đưa ra được những quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ để các cơ quan, tổ chức ở địa phương có cơ sở pháp lý thực hiện biện pháp xử lý vi phạm pháp luật. Những quy định này có thể cần phải được cụ thể thành một văn bản hoàn chỉnh để các cơ quan, tổ chức ở địa phương không phải lúng túng trong quá trình áp dụng thực hiện.
Thứ hai, xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ hiện nay còn nhiều bất cập, việc vi phạm các quy định của nhà nước trong công tác lưu trữ còn phổ biến mà không có chế tài xử phạt thích đáng dẫn đến tình trạng các sai phạm vẫn tiếp diễn.
quản lý nhà nước nhằm duy trì trật tự, kỷ cương trong quản lý hành chính của Nhà nước. Đối với ngành lưu trữ đây cũng là vấn đề trực tiếp liên quan đến hoạt động quản lý trong đó có việc tuân thủ các quy định của pháp luật điều chỉnh các nội dung trong hoạt động nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản, thống kê và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, việc thiếu các quy định cụ thể đối với các hành vi vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ đã làm giảm hiệu lực và hiệu quả và thiếu đi hành lang pháp lý quan trọng để cùng với pháp luật của các ngành, lĩnh vực khác có liên quan, cùng góp phần tích cực vào việc giữ gìn trật tự, kỷ cương quản lý hành chính của đất nước trong thời kỳ mới.
Kể từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành đến nay trong thực tiễn hoạt động lưu trữ của các cơ quan, nhà nước địa phương vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế như:
- Trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chưa thực hiện đầy đủ việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định. Thực trạng này dẫn đến hậu quả là khi cần tra cứu không thể tìm thấy hoặc tìm thấy thì cũng mất khá nhiều thời gian, công sức và không kiểm soát được số lượng hồ sơ, tài liệu còn hay thất lạc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Do vậy, tài liệu lưu trữ hiện nay đang ở trong tình trạng bó gói, tích đống, không được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị giữ lại và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy còn khá phổ biến. Không ít cơ quan, tổ chức đã để tài liệu ở những nơi không đáp ứng về môi trường và điều kiện bảo quản, phòng chống cháy nổ và về phòng gian bảo mật, điều đó dẫn đến tài liệu bị mất hoặc hư hỏng. Vì vậy cần phải có chế tài phù hợp để đảm bảo các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong việc bảo vệ, gìn giữ tài liệu lưu trữ, tránh buông lỏng quản lý, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu một cách tùy tiện, đồng thời tăng cường các biện pháp
để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Trong công tác công tác thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Việc không lập hồ sơ và không nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan để có cơ sở lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp diễn ra khá phổ biến, tồn tại một thời gian khá dài ở tất cả các ngành, các cấp từ trung ương cho đến địa phương nhất là ở cấp cơ sở. Vì vậy trong công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vẫn còn không ít cơ quan chưa thực hiện việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử hoặc nếu có thực hiện nộp lưu thì tài liệu không đầy đủ, thường thiếu hụt về loại hình tài liệu và về các sự kiện lịch sử quan trọng. Chính vì vậy mà nguồn tài liệu hiện nay đang bảo quản ở các Lưu trữ lịch sử còn chưa đầy đủ so với quá trình phát triển của đất nước trong những năm vừa qua. Để tạo điều kiện thuận lợi và khắc phục những tồn tại trong việc thu thập tài liệu cần có quy định về xử phạt vi phạm về việc không thực hiện nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Ngoài ra còn nhiều hành vi vi phạm quy định của nhà nước trong công tác lưu trữ như: vi phạm quy định về bảo quản tài liệu không đúng quy định gây hư hỏng tài liệu, làm mất hồ sơ, tài liệu; vi phạm quy định về xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị; vi phạm quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và vi phạm quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ...
Như vậy, có thể thấy rằng, ngoài các hành vi bị nghiêm cấm đã quy định tại Điều 8 Luật Lưu trữ, thực tế còn rất nhiều hành vi khác vi phạm các quy định trong công tác lưu trữ cần được cụ thể và quy định thành văn bản xử phạt vi phạm hành chính để các địa phương có thể áp dụng xử phạt những vi phạm, nhằm chấn chỉnh công tác lưu trữ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả chất lượng công tác lưu trữ tại địa phương.
Thứ ba, xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và đề xuất của địa phương
Vấn đề cần có một văn bản quy định về xử phạt vi phạm trong công tác lưu trữ đã được nhiều cơ quan, tổ chức, đề xuất thông qua các đợt kiểm tra,
Hội nghị, Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương như: Tại Hội nghị tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (năm 2011); Hội nghị tổng kết 05 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (năm 2012); Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ (năm 2015), ... các đại biểu tham dự Hội nghị có chung đề đề xuất về tính cần thiết và cấp bách của việc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu cho Bộ Nội vụ xây dựng trình Chính phủ ban hành Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ để có chế tài đối với các hành vi không chấp hành các quy định của pháp luật về trách nhiệm thực hiện các nội dung công việc thuộc thẩm quyền hoặc các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
Qua trao đổi cũng như tại các buổi làm việc trực tiếp với các lãnh đạo Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đạo đều khẳng định việc có quy định chế tài xử phạt những vi phạm trong công tác lưu trữ sẽ giúp cho công tác lưu trữ thực hiện tốt hơn. Hiện nay, rất nhiều lãnh đạo các cơ quan, tổ chức vẫn còn thờ ơ, không coi trọng công tác lưu trữ nên nếu có quy định xử phạt vi phạm trong công tác lưu trữ thì sẽ làm cho các lãnh đạo thấy được vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó sẽ có sự chỉ đạo, quan tâm hơn đến công tác này
Thực tế tại các địa phương cho thấy khi không có chế tài xử phạt các hành vi vi phạm quy định của pháp luật trong công tác lưu trữ dẫn đến tình trạng các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ khi phát hiện các sai phạm nhưng không có chế tài xử phạt, chỉ nhắc nhở các đối tượng được thanh tra, kiểm tra. Từ đó dẫn đến tình trạng các sai phạm vẫn tiếp tục tiếp diễn hoặc có chấn chỉnh nhưng không triệt để.
Thứ tư, xuất phát từ trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ
Cho đến nay, chúng ta đã có tương đối đủ cơ sở pháp lý để xây dựng một văn bản quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong ngành lưu trữ. Tuy nhiên, việc xây dựng một văn bản quy định về xử phạt vi phạm hành chính đến nay vẫn chưa được thực hiện, dẫn đến thiếu cơ sở pháp lý để xử phạt những hành vi vi phạm những quy định của nhà nước về công tác lưu trữ.
Về căn cứ pháp lý để xây dựng văn bản quy định xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ chúng ta có:
Thứ nhất, căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 trong đó Điều 8 quy định về những hành vi bị cấm trong hoạt động lưu trữ như: chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ;.... Tuy nhiên, những quy định tại Điều 8 Luật Lưu trữ mới chỉ là một số hành vi bị nghiêm cấm tiêu biểu, mà chưa có quy định đầy đủ, rõ ràng về các hành vi vi phạm quy định của nhà nước cần xử phạt vi phạm hành chính.
Thứ hai, căn cứ Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 và Nghị định 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 07 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính
Điều 4 Luật xử lý vi phạm hành chính quy định: “Căn cứ quy định của Luật này, Chính phủ quy định hành vi vi phạm hành chính; hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính; thẩm quyền xử phạt, mức phạt tiền cụ thể theo từng chức danh và thẩm quyền lập biên bản đối với vi phạm hành chính trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước; chế độ áp dụng các biện pháp xử lý hành chính và quy định mẫu biên bản, mẫu quyết định sử dụng trong xử phạt vi phạm hành chính”.
Điểm a, Khoản 1, Điều 24 quy định về mức phạt tiền tối đa trong các lĩnh vực trong đó có quy định đối với lĩnh vực lưu trữ: “Phạt tiền đến 30.000.000 đồng: hôn nhân và gia đình; bình đẳng giới; bạo lực gia đình;
lưu trữ; tôn giáo; thi đua khen thưởng; hành chính tư pháp; dân số; vệ sinh môi trường; thống kê”
Điều 19, Điều 27 của Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 07 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính trong đó có quy định về trách nhiệm của Bộ, cơ quan ngang bộ thực hiện các nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong phạm vi quản lý để trình các cơ quan có thẩm quyền hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.
Như vậy, căn cứ Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định 81/2013/NĐ-CP thì ngành lưu trữ cần có quy định riêng về xử phạt vi phạm hành chính cho ngành.
Thứ ba, Căn cứ Điều 78, Điều 79 Luật Cán bộ, công chức; Điều 52 Luật Viên chức; Nghị định 34/2011/NĐ-CP ngày 17/5/2011 của Chính phủ quy định về xử lý kỷ luật đối với công chức và Nghị định số 27/2012/NĐ-CP ngày 06 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định về xử lý kỷ luật viên chức và trách nhiệm bồi thường, hoàn trả của viên chức. Trong các văn bản trên đã có quy định chung về các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật đối với từng cán bộ, công chức, viên chức.
Như vậy, với vị trí, chức năng là cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ