VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG CÔNG TÁC LƢU TRỮ
3.4. Kiến nghị
3.4.1. Đối với Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Thứ nhất, về xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Từ thực trạng hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hiện nay, trong thời gian tới, chúng ta cần hoàn thiện hơn nữa hệ thống văn bản này theo hướng: bổ sung những quy định còn thiếu; sửa đổi những văn bản cũ đã hết hiệu lực; đối với những văn bản mang tính quy phạm để áp dụng chung trong toàn ngành cần được ban hành dưới hình thức của văn bản quy phạm pháp luật để tăng hiệu lực pháp lý của văn bản khi áp dụng; cập nhật các quy định mới theo xu hướng phát triển chung của thế giới. Cụ thể một số văn bản như: Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động lưu trữ; văn bản hướng dẫn chi tiết thực hiện thống nhất các nội dung về thu thập tài liệu của các ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao; thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử; kinh phí sưu tầm tài liệu quý hiếm; văn bản quy định về tiêu chuẩn chức danh, hệ số phụ cấp chức vụ đối với Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thực hiện thống nhất; Văn bản chỉ đạo các tỉnh, thành phố giải quyết tài liệu tồn đọng bởi tài liệu tồn đọng là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng không có hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ theo quy định và văn bản liên quan để tổ chức thực hiện Thông tư 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Trong đó có hai nội dung cấp bách Bộ Nội vụ cần tham mưu cho cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản đó là Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ và văn bản quy định quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ. Đây là hai văn bản tạo hành lang pháp lý quan trọng góp phần đưa công tác lưu trữ đi vào nền nếp. Cụ thể:
- Đối với Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ cần quy định cụ thể các hành vi, đối tượng và các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định hiện nay thì đối tượng các cán bộ, công chức và viên chức có hành vi vi phạm quy định của nhà nước thì không bị xử phạt vi phạm theo quy định của xử phạt vi phạm hành chính, mà bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức. Vì vậy để cụ thể hóa các nội dung quy định xử phạt đối với các cán bộ, công chức, viên chức trong công tác lưu trữ cần ban hành thêm Thông tư. Thông tư này sẽ quy định cụ thể đối từng hành vi mà cán bộ, công chức, viên chức vi phạm trong công tác lưu trữ, tương ứng với các hành vi là các hình thức xử lý kỷ luật cho phù hợp. Hoặc có thể ban hành thống nhất một Nghị định xử phạt vi phạm hành chính đối với tất cả các cá nhân, tổ chức.
Tuy nhiên theo tác giả không nên có sự phân biệt đối tượng vi phạm hành chính để tiến hành xử phạt. Lý do:
+ Các cá nhân, tổ chức khi tham gia vào hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành của cơ quan nhà nước, nếu vi phạm các quy định do nhà nước đặt ra, tuy mức độ gây nguy hiểm không cao nhưng gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại cho lợi ích của Nhà nước, tập thể, lợi ích của cá nhân cũng như lợi ích chung của toàn thể cộng đồng thì đều bị xử phạt như nhau.
+ Đối với các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định của nhà nước hiện nay đều ít bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức do các người có thẩm quyền xử lý kỷ luật cũng vi phạm và có tính chất bao che. Nếu các cán bộ, công chức, viên chức cũng bị xử phạt vi phạm hành chính như các cá nhân, tổ chức khác thì thẩm quyền xử phạt không chỉ bó hẹp trong phạm vi cơ quan, tổ chức. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính rộng hơn thẩm quyền xử lý kỷ luật, do vậy bị cơ quan có thẩm quyền vào thanh tra và xử lý vi phạm thì có thể công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức sẽ có chuyển biến, sai phạm sẽ dần được cải thiện.
Như vậy, để ban hành được một văn bản thống nhất xử phạt vi phạm hành chính đối với mọi đối tượng vi phạm thì Bộ Nội vụ cũng cần tham mưu
cho Chính phủ sửa đổi Nghị định 81/2013/NĐ-CP ngày 19 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật xử lý vi phạm hành chính. Tại Điều 1 Nghị định 81/2013/NĐ-CP có quy định cụ thể đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính bao gồm các cá nhân, tổ chức trừ các cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan nhà nước. Trong khi đó Luật Xử lý vi phạm hành chính thì không phân biệt đối tượng vi phạm. Hiện nay trong một số các Nghị định quy định xử phạt vi phạm hành chính của một số lĩnh vực như kế toán, giáo dục, lĩnh vực đấu thầu, lĩnh vực đầu tư sử dụng vốn nhà nước thì đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính cũng không rõ ràng, bởi có những hành vi vi phạm chỉ có thể do các cán bộ, công chức hoặc viên chức trong cơ quan nhà nước thực hiện.
- Đối với quy định quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ hiện nay đã có như Luật Lưu trữ, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Tuy nhiên vẫn còn nhiều bất cập trong quy định dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện như: quy định về trình độ của người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với các dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng; điều kiện cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với trường hợp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đã hết giá trị thời hạn sử dụng; …. Vì vậy để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ có hiệu quả, hạn chế những sai phạm trong quá trình hoạt động dịch vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương cần phải sớm xây dựng được hệ thống văn bản quản lý về hoạt động dịch vụ lưu trữ đầy đủ, hợp lý.
Hệ thống văn bản được ban hành đầy đủ tạo cơ sở hành lang pháp lý cho các cơ quan, tổ chức địa phương có căn cứ để thực hiện nghiêm chỉnh công tác lưu trữ, từ đó giảm thiểu tình trạng vi phạm các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ. Đặc biệt, khi ban hành được văn bản quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ sẽ là yếu tố quan trong thúc
đẩy các cơ quan, tổ chức, lãnh đạo các ngành, các cấp quan tâm hơn đến công tác lưu trữ, từ đó góp phần tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển theo hướng tích cực, hiện đại hơn.
Bên cạnh việc ban hành đầy đủ hệ thống văn bản làm cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức thực hiện thì cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực cũng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến và tập huấn văn bản pháp luật mới đến từng đối tượng cụ thể. Từ đó, các cơ quan, tổ chức và các cá nhân làm công tác lưu trữ có thể nắm rõ, nắm chắc các quy định của nhà nước, tránh tình trạng vi phạm trong quá trình thực hiện các quy định của nhà nước
Thứ hai, kiện toàn tổ chức bộ máy lưu trữ
Tổ chức bộ máy lưu trữ ở địa phương từ khi thành lập cho đến nay đã qua nhiều lần thay đổi. Mỗi khi thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máy thì việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ đều bị xáo trộn và ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.
* Quy định về tổ chức bộ máy của lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, từ tháng 7 năm 2012 đến tháng 10 năm 2014 vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của tổ chức lưu trữ ở địa phương được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
Từ tháng 10 năm 2014 đến nay vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức của tổ chức lưu trữ địa phương hiện nay được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Thực hiện theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV, đến nay đã có 13 tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Tuy nhiên Thông tư số 15/2014/TT-BNV không quy định nhiệm vụ của
tổ chức lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Trong khi đó tại Khoản 3, Điều 13 Thông tư số 15/2014/TT-BNV quy định Thông tư này bãi bỏ quy định tại Chương 3 Thông tư số 02/2010/TT-BNV. Bên cạnh đó, Thông tư số 15/2014/TT-BNV mặc dù quy định thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp nhưng trong Trung tâm không tổ chức thành các phòng mà chỉ có các viên chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ; không quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Việc quy định chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định nhưng thực tế khi Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh trình Đề án thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử lại gặp khó khăn vì thiếu căn cứ pháp lý để giải trình với các cấp có thẩm quyền để bảo vệ chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
* Quy định về tổ chức bộ máy lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh Điều 8 Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp có quy định về tổ chức bộ máy lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh chung như sau: “Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp”
Khi ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV đã quy định bãi bỏ quy định của Chương 3 Thông tư số 02/2010/TT-BNV, trong đó có quy định về tổ chức bộ máy lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc Điều 8. Tuy nhiên trong Thông tư số 15/2014/TT-BNV chỉ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và chức năng văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện mà không có quy định về tổ chức lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh.
Ngày 08 tháng 12 năm 2015, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 06/2015/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
Tổ chức Văn thư Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ. Nội dung của Thông tư số 08/2015/TT-BNV bãi bỏ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ tại Chương II Thông tư số 02/2010/TT-BNV, cũng không có quy định về tổ chức lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh.
Như vậy đến nay không còn quy định về tổ chức bộ máy lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh như: thành lập phòng, tổ hoặc bố trí nhân sự chuyên trách làm văn thư, lưu trữ. Trong thời gian tới Bộ Nội vụ cần hướng dẫn và quy định rõ ràng và thống nhất về tổ chức bộ máy lưu trữ ở địa phương nói chung và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh nói riêng, giúp địa phương có đầy đủ cơ sở pháp lý để tổ chức thực hiện quy định của nhà nước.
Thứ ba, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Nhằm tăng cường chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương cũng như địa phương thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ làm công lưu trữ. Đối với các viên chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần được đào tạo chuyên sâu về một số nghiệp vụ lưu trữ như tu bổ, phục chế, số hóa, bảo hiểm tài liệu lưu trữ vì thực tế hiện nay Lưu trữ lịch sử tỉnh đang lưu trữ nhiều tài liệu đã xuống cấp và đang có nguy cơ tự hủy hoại nghiêm trọng và nhiều viên chức quản lý tài liệu lưu trữ mới chỉ qua đào tạo Trung cấp hoặc các chuyên ngành khác. Đối với các công chức, viên chức, những người làm công tác lưu trữ tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các cơ quann, tổ chưc khác cần được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ và thường xuyên được tập huấn, phổ biến những quy định mới của pháp luật về lưu trữ. Việc tổ chức các lớp tập huấn có thể theo các cụm, theo khu vực để tạo điều kiện trao đổi kinh nghiệm giữa các địa phương hoặc tham quan, đi học tập, trao đổi kinh nghiệm tại một số nước trên thế giới.
Để tổ chức thường xuyên các lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, cơ quan quản lý phải ban hành nội dung, khung chương trình đào tạo, bồi
dưỡng chuẩn các chuyên đề, cấp chứng chỉ để có quy chuẩn chung về nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong toàn quốc.
Để đạt hiệu quả cao trong công tác bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các công chức, viên chức làm lưu trữ ở địa phương, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương để tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ.
Thứ tư, đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ
Công tác thanh tra, kiểm tra là nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ. Thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý ngành lưu trữ sẽ nắm được tình hình thực hiện quy định của pháp luật về văn