9- Bố cục của luận văn
1.2- Cơ sở pháp lý cho việc lập hồ sơ hiện hành và xây dựng danh mục hồ
sơ, chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
Từ những năm đầu thập kỷ 70 (thế kỷ XX), Trung ƣơng Đảng ta đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến công tác thu thập, tập trung quản lý tài liệu văn kiện của Đảng nói chung và tài liệu của các lãnh đạo chủ chốt và cá nhân tiêu biểu khác của Đảng nói riêng. Có thể kể đến Chỉ thị số 187-CT/TW, ngày 04/01/1971 của Ban Bí thƣ về tập trung quản lý tài liệu, văn kiện, tƣ liệu và hiện vật về lịch sử của Đảng và lịch sử cách mạng nƣớc ta, tại văn bản này, Ban Bí thƣ “Yêu cầu các cán bộ, đảng viên và các cơ sở cách mạng của Đảng giao lại cho các cấp uỷ Đảng từ tỉnh trở lên, những tài liệu văn kiện, tƣ liệu và hiện vật lịch sử của đảng mà mình còn lƣu giữ. Các cơ quan của Đảng và Nhà nƣớc và đoàn thể nhân dân và các cán bộ, đảng viên trƣớc đây đã sƣu tầm hoặc sao chép đƣợc những tài liệu văn kiện, tƣ liệu và hiện vật lịch sử của Đảng hãy đem giao lại cho các cấp uỷ đảng từ tỉnh trở lên. Các cấp uỷ Đảng nhận đƣợc những thứ trên sẽ báo cáo về Ban Bí thƣ và thực hiện việc quản lý theo chế độ do Ban Bí thƣ quy định” [1,tr.2].
Thi hành Chỉ thị 187 của Ban Bí thƣ, ngày 06/4/1971 Văn phòng Trung ƣơng Đảng ban hành Quy định về chế độ sƣu tầm, tập trung và quản lý tài liệu lƣu trữ ở các cấp bộ Đảng (ban hành kèm theo Công văn số 61-VF/TW). Nội dung quy định đã xác định “Phông tài liệu lƣu trữ của Đảng Lao động Việt Nam bao gồm… những tài liệu văn kiện của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và cá nhân tiêu biểu khác của Đảng…” và nêu rõ “Tài liệu văn kiện của Phông lƣu trữ Đảng Lao động Việt Nam gồm… bài viết, bài nói chuyện, bút tích, nhật ký, hồi ký, những tác phẩm văn học, nghệ thuật, di chúc, điếu văn của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng và các tác phẩm của những tác giả trong và ngoài nƣớc viết về các đồng chí đó” [76,tr.1].
Tiếp đó, ngày 23/9/1987, Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng đã ban hành quyết định số 20-QĐ/TW về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam (đến năm 2009 thay thế
bằng quyết định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009, đến năm 2014 thay thế tiếp bằng quy định số 270-QĐ/TW ngày ngày 6 - 12 - 2014). Tuy cách thể hiện có khác nhau nhƣng nội dung ba văn bản đều khẳng định tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ thuộc thành phần Phông Lƣu trữ Đảng cộng sản Việt Nam. Quyết định số 20 quy định “thành phần tài liệu Phông Lƣu trữ Đảng cộng sản Việt Nam gồm … toàn bộ tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của cấp uỷ tỉnh, thành, đặc khu; Tài liệu về một số cán bộ, đảng viên tiêu biểu do Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng quy định từng thời kỳ” [3,tr.1]. Quyết định 210 quy định “...Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nƣớc, của các tổ chức chính trị - xã hội…” [12,tr.1]. Quy định 270 quy định „…Tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội‟ [15,tr.1] và tại điều 11 quy định rõ “Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan theo thời hạn quy định” [15,tr.4].
Ngày 01/10/1987 Ban Bí thƣ ban hành Quyết định số 22-QĐ/TW một số điểm về công tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng. Quyết định đã quy định trách nhiệm lập hồ sơ của cơ quan và cá nhân có liên quan đến khối tài liệu, văn kiện của Ban Chấp hành Trung ƣơng: “Các tài liệu văn kiện của Trung ƣơng Đảng, của các nơi gửi đến Trung ƣơng Đảng và gửi đến các ban trong bộ máy Trung ƣơng Đảng phải đƣợc quản lý tập trung thống nhất…”, “Văn phòng các đồng chí lãnh đạo, các ban giúp việc Trung ƣơng phải lập hồ sơ, thống kê và giao nộp đúng thời hạn…” [4,tr.24]. Quan trọng hơn, Ban Bí thƣ còn quy định “Những tài liệu, văn kiện của Trung ƣơng Đảng và của các đồng chí lãnh tụ từ trƣớc đến nay do các đồng chí lãnh đạo cao cấp và các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc lƣu giữ, đều phải thống kê và giao nộp vào Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Không một cá nhân nào đƣợc giữ những văn kiện, tài liệu của Đảng, của lãnh tụ làm tài sản riêng”[4,tr.4].
Trên cơ sở các quy định đã nêu ở trên, một loạt văn bản của Ban Bí thƣ về thu thập, lập phông lƣu trữ cá nhân các lãnh đạo đã đƣợc ban hành, điển hình nhƣ: Quyết định số 89-QĐ/TW, ngày 19/5/1989 về việc quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh; Quyết định số 94-QĐ/TW, ngày 10/10/1989 về Phông Lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; Quyết định số 114- QĐ/TW, ngày 20/10/1990 về việc tiếp nhận tài liệu, văn kiện của đồng chí Lê Đức Thọ, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ƣơng; Quyết định số 80-QĐ/TW, năm 1991 về việc thu thập và bảo quản tài liệu phông đồng chí Nguyễn Văn Linh…
Việc một loạt các quyết định đƣợc ban hành đã làm thay đổi toàn diện nhận thức và quan điểm về công tác thu thập, bảo quản khối tài liệu liên quan đến các lãnh đạo cấp cao của Đảng. Trong thực tiễn, công tác thu thập tài liệu của các lãnh đạo đã đạt đƣợc những kết quả nhất định. Hầu hết tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ thuộc giai đoạn này đã đƣợc thu thập và tập trung tƣơng đối đầy đủ về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Tài liệu của nhiều đồng chí hiện nay đã đƣợc chỉnh lý khoa học và lập phông lƣu trữ độc lập, tính chất, tầm quan trọng của việc thu thập và lƣu trữ toàn vẹn khối tài liệu của cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vì thế ngày càng đƣợc chú ý.
Để quản lý chặt chẽ tài liệu, văn kiện và thông tin trong quá trình hoạt động của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, ngày 02/05/1996 Ban Bí thƣ đã ban hành Quy định số 108-QĐ/TW một số điểm về bảo vệ bí mật của Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ, trong đó mục 9 quy định rõ về việc giao nộp tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng “Các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng cuối mỗi năm, mỗi khoá và khi không còn giữ các chức vụ trong các cơ quan lãnh đạo của Đảng giao nộp hồ sơ, tài liệu của Đảng cho Văn phòng Trung ƣơng Đảng theo đúng chế độ. Khi các đồng chí qua đời, gia đình có trách nhiệm giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Đảng cho Văn phòng Trung ƣơng” [9,tr.4]. Và điểm này, cho đến nay vẫn là căn cứ quan trọng để Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng tiến hành thu thập tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
Sau một thời gian tiến hành công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng gặp không ít khó khăn nhƣ khó tiếp cận hồ sơ, tài liệu do các cơ quan quản lý không chịu giao nộp tài liệu về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng (điển hình là tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, mặc dù Trung ƣơng có quyết định về thành lập Phông Lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh và yêu cầu các cơ quan, bảo tàng hiện đang quản lý tài liệu của Chủ tịch và liên quan đến Chủ tịch giao nộp về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng để quản lý tập trung thống nhất, nhƣng nhiều cơ quan đã không thực hiện nghiêm túc quyết định này); thành phần tài liệu giao nộp không đầy đủ; tài liệu khi giao nộp hầu hết trong tình trạng lộn xộn, chƣa lập thành hồ sơ. Trƣớc tình hình đó, ngày 21 tháng 12 năm 2000, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã ban hành Hƣớng dẫn số 10-HD/VPTW “Về quản lý, lập hồ sơ và nộp lƣu tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ƣơng” với mong muốn hỗ trợ một phần nào đó để nâng cao chất lƣợng hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ƣơng khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Đây là văn bản duy nhất đề cập tƣơng đối đầy đủ các nội dung liên quan đến công tác quản lý, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các Uỷ viên Bộ chính trị, cố vấn Ban chấp hành Trung ƣơng nhƣ yêu cầu về hồ sơ, về thành phần tài liệu cần giao nộp, cách thức phân loại, sắp xếp hồ sơ tài liệu, thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu, đã gắn một phần trách nhiệm của các trợ lý, thƣ ký của các lãnh đạo đối với công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ. Nhƣng sau khi ra đời văn bản đã không đƣợc triển khai trong thực tiễn nên thực sự chƣa mang lại kết quả nhƣ mong muốn.
Đến năm 2006, để thu thập đầy đủ và triệt để hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các lãnh đạo cấp cao của Đảng, Ban Bí thƣ đã ban hành Quy chế số 22-QĐ/TW, ngày 19/10/2006 về “thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác khác, nghỉ hƣu, từ trần”, tại quy định xác định rõ thành phần tài liệu cần thu hồi, ngoài nhóm tài liệu do các cơ quan gửi đến, nhóm tài liệu do cá nhân sản sinh hoặc liên quan đến cá nhân đã đƣợc nhấn mạnh, bao gồm:
- Bài nói, bài phát biểu, bài viết của cá nhân.
- Kiểm điểm công tác của cá nhân.
- Báo cáo của cá nhân gửi Trung ƣơng về kết quả công tác năm hoặc những phần việc đƣợc Trung ƣơng phân công.
- Báo cáo cáo của cá nhân về tình hình hoạt động của các cơ quan, ban, ngành, địa phƣơng.
- Tài liệu phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, đề tài, đề án thuộc các ngành, lĩnh vực…
- Thƣ, điện của cá nhân gửi đến các cơ quan, các tỉnh, thành phố để chủ đạo và trao đổi công tác.
- Thƣ, điện của cá nhân gửi các đồng chí trong Ban Chấp hành Trung ƣơng để trao đổi công tác.
- Tài liệu, sổ tay ghi chép công việc cá nhân.
Bên cạnh đó, Quy chế còn nêu rõ „Tài liệu trƣớc khi giao, nhận phải đƣợc thống kê đầy đủ. Các bên liên quan lập biên bản giao, nhận tài liệu” [11,tr.3] “Sau khi các đồng chí lãnh đạo chuyển công tác khác, nghỉ hƣu, từ trần, tài liệu phải đƣợc thu hồi đầy đủ và bảo quản tập trung tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, hoặc kho lƣu trữ tỉnh ủy, thành ủy, lƣu trữ của cơ quan chủ quản” [11,tr.1].
Việc ra đời của Quy chế thu hồi tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác khác, nghỉ hƣu, từ trần đƣợc coi là bƣớc tiến tiếp theo về mặt thể chế đối với công tác thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc, trong đó có các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Càng khẳng định rõ Đảng ta rất quan tâm đến công tác thu thập, bảo mật và bảo quản an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc. Đồng thời cũng tác động mạnh mẽ vào trách nhiệm của cơ quan lƣu trữ của Đảng và các cá nhân, tổ chức có liên quan trong việc thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nƣớc vào các kho lƣu trữ.
Và gần đây, tại quy định số 20-QĐ/VPTW ngày 20/5/2013 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng về sự phối hợp công tác giữa Văn phòng Trung ƣơng Đảng với văn phòng, tổ giúp việc các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ một lần nữa khẳng định: “Văn phòng, tổ giúp việc các đồng chí lãnh đạo có trách nhiệm quản lý, lập hồ sơ và giao nộp các hồ sơ tài liệu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng theo đúng quy định của Trung ƣơng và hƣớng dẫn của Văn phòng Trung ƣơng” [81,tr.4].
Tính chất, tầm quan trọng của việc thu thập và quản lý tập trung thống nhất tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc thuộc Phông Lƣu trữ Đảng cộng sản Việt Nam còn đƣợc quy định chặt chẽ trong văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nƣớc Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Luật Lƣu trữ năm 2011 quy định “Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản việt Nam là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của … các nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị xã hội” [63,tr.2]. Điều 9, Luật Lƣu trữ năm 2011 quy định “Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho ngƣời có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức” [63,tr.4-5].
Có thể khẳng định, đến thời điểm hiện nay, căn cứ pháp lý để tiến hành thu thập, lập hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc nói chung, các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ nói riêng vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng là khá đầy đủ và rõ ràng. Các văn bản quan trọng của Đảng và Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ nhƣ Quy định 22-QĐ/TW ngày 01/10/1987, Quy định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987, Quy định 270 ngày 06/12/2014 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng và Luật Lƣu trữ năm 2011của Quốc hội khóa XI đều khẳng định tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là thành phần quan trọng thuộc Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, phải lập hồ sơ và quản lý tập trung thống nhất. Một số văn bản nhƣ quy định 108-QĐ/TW, quy chế 22-QĐ/TW của Ban Bí thƣ đã quy định rõ thời gian giao nộp tài liệu, thủ tục giao nộp tài liệu. Tuy nhiên, các nội dung liên quan đến việc lập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ còn nằm rải rác ở