9- Bố cục của luận văn
3.3.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ
3.3.2.1- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ chuyến đi thăm và làm việc của các Ủy viên BCT, BBT tại địa phương, cơ sở
Qua nghiên cứu các văn bản quy định trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc, chế độ làm việc và phƣơng pháp công tác của BCT, BBT và cá nhân Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT có thể mô tả khái quát quy trình hình thành tài liệu của nhóm hồ sơ này nhƣ sau: Căn cứ chƣơng trình công tác hàng năm của Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT, các trợ lý, thƣ ký xây dựng chi tiết chƣơng công tác quý, tháng, tuần của các Uỷ viên. Đối với các chuyến đi công tác ở trong nƣớc, các trợ lý, thƣ ký phối hợp Văn phòng Trung ƣơng Đảng và các cơ quan liên quan, nhất là cơ quan đơn vị Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT đến thăm, làm việc để xây dựng chƣơng trình của đoàn công tác, lên danh sách đoàn công tác trình xin ý kiến Uỷ viên. Sau khi thống nhất đƣợc chƣơng trình công tác là chuẩn bị nội dung làm việc. Các cơ quan, đơn vị nơi cá nhân đến thăm và làm việc chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung làm việc. Tất cả tài liệu sau khi chuẩn bị xong đều trình gửi xin ý kiến Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT. Ngoài ra, các thƣ ký, trợ lý còn phải sƣu tầm, chuẩn bị những tài liệu liên quan đến nội dung chuyến công tác để phục vụ các đồng chí lãnh đạo. Nội dung của chuyến công tác sẽ đƣợc thực hiện nghiêm túc theo chƣơng trình đã xây dựng. Trong trƣờng hợp đột xuất lịch trình có sự thay đổi đều phải xin ý kiến của các lãnh đạo. Nhƣ vậy, có thể thấy rõ, thành phần cơ bản tài liệu của một hồ sơ phản ánh chuyến công tác của các Uỷ viên sẽ phải bao gồm : Chƣơng trình công tác, danh sách đoàn công tác, tài liệu trình tại buổi làm việc, bài phát biểu biểu của lãnh đạo tại hội nghị, bài phát biểu, lời giới thiệu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị nơi Ủy viên đến thăm, làm việc, biên bản buổi làm việc, kết luận hoặc ý kiến chỉ đạo của Uỷ viên tại buổi làm việc, tài liệu tham khảo.
Tuy nhiên, trong thực tế không phải tài liệu của các Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT nào cũng thu đƣợc đầy đủ hồ sơ và thành phần tài liệu trong mỗi hồ sơ của chuyến đi.
Ví dụ:
“Hồ sơ về việc Tổng Bí thư Trường Chinh đi thăm và làm việc tại Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 1988” (ĐVBQ 803, phông số 56), gồm các thành phần tài liệu sau:
- Danh sách đoàn công tác
- Chuẩn bị nội dung làm việc của Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh với TP Hồ Chí Minh
- Bài nói của Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh với cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh - Lời ghi lƣu niệm của Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh tại HTX Cơ khí Đồng Tâm, Nhà máy dệt Thành Công nơi Tổng Bí thƣ đến thăm và làm việc.
“Đề cương phát biểu của đồng chí Đào Duy Tùng; Báo cáo, công văn của tỉnh ủy Yên Bái; Ghi chép của thư ký tại hội nghị làm việc với tỉnh ủy Yên Bái v/v chuẩn bị dự thảo Báo cáo chính trị trình Đại hội Đảng bộ tỉnh Yên Bái (nhiệm kỳ 1996 – 2000, họp tại Yên Bái. Năm 1996” (ĐVBQ 602), gồm các thành phần tài liệu sau:
- Đề cƣơng phát biểu khai mạc.
- Đề cƣơng phát biểu tổng kết hội nghị
- Một số ghi chép của thƣ ký về tổ chức cán bộ, cơ cấu sản xuất, cơ sở hạ tầng, giáo dục ... khi làm việc với tỉnh Yên Bái.
- Các tài liệu của tỉnh ủy Yên Bái trình tại buổi làm việc (dự thảo Báo cáo chính trị gồm cả bản tóm tắt; báo cáo quá trình chuẩn bị Đại hội; kiến nghị một số vấn đề.
Có những buổi làm việc của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT với các cấp, các ngành chỉ còn lƣu giữ lại đƣợc dự thảo đề cƣơng bài phát biểu, lƣợc ghi ý kiến phát biểu hoặc bài phát biểu. Ví dụ: “Đề cương, bài phát biểu của đồng chí Lê Duẩn trong các buổi làm việc với Nhà xuất bản Sự thật, Thông tấn xã Việt Nam và cán bộ ngành văn hóa về báo chí và xuất bản. Năm1965, 1966, 1985” (ĐVBQ 718).
Qua các ví dụ nêu trên cho ta thấy, sự hình thành hồ sơ phản ánh các chuyến đi công tác, các buổi làm việc của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT tại các địa phƣơng, cơ sở là rất rõ ràng. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân, đến nay nhiều phông tài liệu đã không thu đƣợc nhóm tài liệu này. Phải nói đây là khối tài liệu quan trọng, phản ánh rõ nét hoạt động của cá nhân trong hoạt động của mỗi ngành, lĩnh vực. Thông qua tài liệu trong hồ sơ, nhất là ý kiến phát biểu, chỉ đạo, đặc biệt là ý kiến chỉ đạo làm cho một ngành, một lĩnh vực, một cơ quan, một thành phố phát triển là căn cứ quan trọng cho Đảng ta cần nghiên cứu, đúc kết để ứng dụng rộng rãi trọng thực tiễn, là nguồn sử liệu quý giá trong việc nghiên cứu về cuộc đời, sự nghiệp của cá nhân. Vì vậy cần
phải chuẩn hóa thành phần tài liệu trong hồ sơ, để chúng trở thành thành phần bắt buộc phải có đối với mỗi hồ sơ các chuyên công tác, làm việc của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT tại các địa phƣơng, cơ sở khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
Vì vậy, thành phần tài liệu của Hồ sơ chuyến đi công tác, khảo sát tại địa phƣơng, cơ sở của cá nhân Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT sẽ gồm:
- Tài liệu về công tác tổ chức (gồm chƣơng trình chuyến công tác, công văn trao đổi về lịch trình, về phƣơng tiện đi lại, danh sách đoàn công tác).
- Bài phát biểu của lãnh đạo tại buổi làm việc
- Bài phát biểu của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị nơi cá nhân đến làm việc - Báo cáo, tờ trình của các cơ quan trình tại buổi làm việc
- Biên bản buổi làm việc
- Ý kiến kết luận của cá nhân về nội dung làm việc - Báo cáo kết quả chuyến thăm và làm việc
- Tài liệu tham khảo phục vụ chuyến đi
- Ghi chép của trợ lý, thƣ ký và của chính cá nhân Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT về các hoạt động trong chuyến đi.
3.3.2.2- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong Hồ sơ chuyến thăm và làm việc của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư tại nước ngoài
Qua nghiên cứu các văn bản quy định liên quan đến lề lối làm việc, chế độ làm việc và phƣơng pháp công tác của BCT, BBT và cá nhân Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT, nghiên cứu Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại có thể mô tả khái quát quá trình hình thành tài liệu của nhóm hồ sơ này nhƣ sau: Hàng năm Bộ Ngoại giao dự kiến chƣơng trình hoạt động đối ngoại của lãnh đạo cấp cao, sau đó gửi xin ý kiến một số cơ quan (chủ yếu là Văn phòng Trung ƣơng Đảng, Ban Đối ngoại Trung ƣơng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nƣớc) và trình xin ý kiến BCT, BBT. Sau khi có ý kiến của các cơ quan và nhất là ý kiến của tập thể BCT, BBT, Bộ Ngoại giao hoàn thiện văn bản và ban hành. Nội dung của chƣơng trình dự kiến cụ thể nƣớc các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT sẽ đến thăm và làm
việc, thời gian đi, nội dung của chuyến đi. Trên cơ sở kế hoạch đƣợc duyệt, các cơ quan nơi các Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT công tác sẽ chuẩn bị công văn hoặc tờ trình xin ý kiến BCT, BBT về chƣơng trình và thành phần đoàn đi, các hoạt động chính của chuyến đi và dự kiến nội dung chính trong các cuộc hội đàm, tiếp xúc với bạn. Ban Đối ngoại và Bộ Ngoại giao cho ý kiến về các nội dung đề cập trong văn bản xin ý kiến và thể hiện bằng văn bản gửi trình xin ý kiến BCT, Tổng Bí thƣ, Thƣờng trực BBT. Tuỳ tính chất và nội dung chuyến đi mà tập thể BCT phải tổ chức cuộc họp để thông qua nội dung, chƣơng trình chuyến đi, còn thông thƣờng Văn phòng Trung ƣơng Đảng sẽ ra văn bản thông báo ý kiến Tổng Bí thƣ, Thƣờng Trực BBT hoặc Uỷ viên BCT phụ trách công tác đối ngoại về việc đồng ý để đoàn đi công tác nƣớc ngoài. Đối với đoàn của các Ủy viên BCT đồng thời là Tổng Bí thƣ, Thủ tƣớng Chính phủ, Chủ tịch nƣớc, Chủ tịch Quốc hội nƣớc Cộng hòa XHCN Việt Nam các Đề án thăm chính thức, dự thảo Tuyên bố chung, cam kết chung giữa 02 đảng, 02 nƣớc sẽ do Bộ Ngoại giao hoặc Ban Đối ngoại Trung ƣơng chuẩn bị. Các văn bản này đƣợc tập thể BCT, BBT họp cho ý kiến trƣớc khi gửi cho nƣớc bạn. Nếu nội dung chuyến đi có ký kết hợp tác giữa các ngành, các lĩnh vực 2 nƣớc thì các văn bản ký kết do các bộ chủ quản chuẩn bị. Kết thúc chuyến đi là báo cáo của Bộ Ngoại giao hoặc Ban Đối ngoại Trung ƣơng về kết quả chuyến đi, biên bản hội đàm, thông cáo chung hoặc tuyên bố chung về quan hệ hợp tác giữa 02 đảng hoặc 02 nƣớc đã đƣợc ký kết chính thức. Qua mô tả nhƣ trên, có thể thấy rõ thành phần cơ bản trong hồ sơ chuyến thăm và làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ tại nƣớc ngoài gồm các dạng sau: tờ trình, đề án xin ý kiến BCT, BBT về chƣơng trình,thành phần đoàn đi, nội dung chính trong các cuộc hội đàm, tiếp xúc với nƣớc bạn; Danh sách đoàn đi (đoàn chính thức và đoàn tùy tùng); Nội dung phát biểu của lãnh đạo 02 nƣớc tại các buổi hội đàm, tiếp xúc; dự thảo thông cáo chung hoặc tuyên bố chung; Biên bản hội đàm, tiếp xúc đã ký kết chính thức; Thông cáo chung hoặc tuyên bố chung đã đƣợc ký kết chính thức.
Tuy nhiên trong thực tế, nhóm hồ sơ này còn thiếu khuyết rất nhiều, trong số 46 cá nhân đang có tài liệu tại Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng thì chỉ có 22 đồng chí có nhóm hồ sơ này. Thành phần tài liệu trong hồ sơ thiếu, khuyết, chƣa đƣợc chú ý thu thập, lập hồ sơ và giao nộp đầy đủ về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
Ví dụ:
“Hồ sơ về chuyến đi thăm và làm việc tại Tiệp Khắc của đồng chí Trường Chinh. Năm 1974” (ĐVBQ858, phông số 56), gồm:
- Dự thảo thƣ của Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh đề nghị cử đoàn đại biểu Quốc hội ta đi thăm chính thức Tiệp Khắc
- Danh sách đoàn đi - Dự thảo nội quy đoàn
- Đề án về tiễn đoàn lên đƣờng
- Bài phát biểu của Tổng Bí thƣ Trƣờng Chinh - Biên bản hội đàm
- Thông báo, báo cáo kết quả chuyến đi - Tài liệu tham khảo phục vụ chuyến đi.
“Hồ sơ đoàn đại biểu Đảng Cộng sản Việt Nam do Uỷ viên Bộ Chính trị Đào Duy Tùng dẫn đầu sang thăm Trung Quốc từ ngày 18/9 đến 25/9/1995. Năm 1995”
(ĐVBQ 837), gồm:
- Dự thảo Đề án chuyến thăm Trung Quốc
- Dự thảo nội dung phát biểu của Uỷ viên Bộ Chính trị Đào Duy Tùng với lãnh đạo chủ chốt Đảng Cộng sản Trung Quốc
- Lƣợc ghi ý kiến của Ủy viên Thƣờng vụ BCT Đảng Cộng sản Trung Quốc Hồ Cẩm Đào trong buổi tiếp đoàn
- Lƣợc ghi nội dung thông báo của Ban Tuyên giáo ĐCS Trung Quốc trong buổi làm việc
- Lƣợc ghi nội dung thông báo của Ban Đối ngoại ĐCS Trung Quốc trong buổi làm việc
- Lƣợc ghi ý kiến của Tổng Bí thƣ Giang Trạch Dân trong buổi tiếp đoàn - Báo cáo kết quả chuyến thăm
“Hồ sơ về chuyến thăm và làm việc của Đoàn đại biểu Đảng ta do Tổng Bí thư Lê Duẩn làm trưởng đoàn sang thăm và làm việc tại Liên Xô từ ngày 30/1 đến 8/2/1964”. (ĐVBQ 980), gồm:
- Bài phát biểu của lãnh đạo Nga và Tổng Bí thƣ Lê Duẩn tại buổi làm việc - Biên bản cuộc hội đàm giữa hai đoàn đại biểu.
Qua các ví dụ nêu trên cho thấy việc hình thành các hồ sơ về các chuyến thăm và làm việc ở nƣớc ngoài ở các phông Ủy viên BCT, BBT là khá rõ ràng. Nếu thu thập đƣợc đầy đủ hồ sơ tài liệu sẽ giúp chúng ta nắm đƣợc một cách rõ nét hoạt động đối ngoại của cá nhân trong suốt cuộc đời hoạt động chính trị và rộng hơn ta có thể thấy đƣợc phạm vi, mức độ quan hệ hợp tác đối ngoại của Đảng và Nhà nƣớc ta với từng nƣớc, từng đối tác trong mỗi giai đoạn lịch sử. Qua đó càng khẳng định cần phải chuẩn hóa thành phần tài liệu của nhóm hồ sơ này.
Qua nghiên cứu văn bản và khảo sát thực tế tài liệu, thành phần tài liệu của Hồ sơ chuyến thăm và làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ tại nƣớc ngoài gồm các dạng tài liệu sau:
- Công văn, tờ trình xin ý kiến về chƣơng trình, nội dung chuyến thăm, làm việc
- Công văn của Văn phòng Trung ƣơng thông báo ý kiến của BCT (hoặc Tổng Bí thƣ hoặc Thƣờng trực BBT hoặc Ủy viên BCT phục trách công tác đối ngoại) về các vấn đề liên quan đến chuyến thăm và làm việc
- Đề án chuyến thăm và làm việc - Danh sách đoàn công tác
- Bài phát biểu của lãnh đạo ta tại buổi hội đàm, tiếp xúc - Bài phát biểu của lãnh đạo bạn tại buổi hội đàm, tiếp xúc - Biên bản hội đàm
- Tuyên bố chung giữa 2 nƣớc (hoặc bản cam kết, ký kết giữa 2 nƣớc) - Báo cáo kết quả chuyến thăm và làm việc
- Tài liệu tham khảo phục vụ chuyến thăm và làm việc.
3.3.2.3- Chuẩn hoá thành phần tài liệu trong hồ sơ chuẩn bị bài nói, bài viết của các Ủy viên BCT, BBT
Qua nghiên cứu chƣa có văn bản nào quy định cụ thể về quy trình chuẩn bị bài phát biểu, bài viết cho Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT. Tuy nhiên qua tìm hiểu thực tế, nhất là qua trao đổi với các thƣ ký, trợ lý, có thể khái quát quá trình hình thành hồ sơ này nhƣ sau:
Đối với các bài phát biểu tại hội nghị, hội thảo, tại các chuyến thăm và làm việc: Hầu hết dự thảo ban đầu là do cơ quan chủ trì các hội nghị, hội thảo, cơ quan nơi Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT đến thăm và làm việc (hoặc do thƣ lý, trợ lý dự thảo), sau đó trình lên xin ý kiến Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT. Việc trình xin ý kiến có thể phải vòng đi, vòng lại nhiều lần đến khi Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT duyệt đồng ý. Thông thƣờng bài phát biểu đã đƣợc duyệt sẽ đƣợc Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT sử dụng phát biểu tại hội nghị, hội thảo hoặc tại buổi làm việc, nhƣng trong thực tế nhiều trƣờng hợp Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT không sử dụng đến bài phát biểu đã chuẩn bị hoặc có sử dụng chỉ sử dụng ý, còn lại phân tích, phát biểu thêm ngoài nội dung đã chuẩn bị. Trong trƣờng hợp đó hầu hết bài phát biểu đó đã không đƣợc ghi lại một cách đầy đủ. Một số trƣờng hợp, trợ lý, thƣ ký đã ghi lại đƣợc nội dung phát biểu sau đó đánh máy lƣu hồ sơ, số ít trƣờng hợp (nếu hội nghị, hội thảo có ghi âm), cơ quan chủ quản tiến hành gỡ băng để hoàn thiện bài phát biểu. Tuy nhiên đây là trƣờng hợp rất ít. Thực tế, hồ sơ chuẩn bài phát biểu của cá nhân hầu hết không đầy đủ, quá trình dự thảo hầu nhƣ không có, bản lƣu ở hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ cũng không rõ có phải là bản chính thức phát biểu hay cũng chỉ là bài dự thảo.