9- Bố cục của luận văn
3.3.3- Phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Về cách thức xây dựng tiêu chuẩn, Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật quy định: “Tiêu chuẩn cơ sở đƣợc xây dựng dựa trên thành tựu khoa học và công nghệ, nhu cầu và khả năng thực tiễn của cơ sở. Khuyến khích sử dụng tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nƣớc ngoài làm tiêu chuẩn cơ sở”. Nhƣ vậy, xây dựng tiêu chuẩn hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT có thể thực hiện theo cách sau:
Cách thứ nhất: Văn phòng Trung ƣơng có thể xây dựng tiêu chuẩn hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT qua việc tổ chức nghiên cứu thành tựu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ liên quan đến vấn đề chuẩn hóa hồ sơ. Đồng thời nghiên cứu nhu cầu và thực tiễn lập, quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ của các Ủy viên BCT, BBT.
Cách thứ hai: Văn phòng Trung ƣơng có thể chấp nhận tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nƣớc ngoài về hồ sơ hiện hành để làm tiêu chuẩn của hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT.
Cách thứ ba: Là sự kết hợp cả hai cách trên. Văn phòng Trung ƣơng có thể tổ chức nghiên cứu thành tựu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ liên quan đến vấn đề chuẩn hóa hồ sơ; nghiên cứu tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nƣớc ngoài về hồ sơ hiện hành; đồng thời nghiên cứu nhu cầu và thực tiễn lập, quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT, từ đó xây dựng tiêu chuẩn cơ sở hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT.
Nhiệm vụ, quyền hạn của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT không giống với nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, cá nhân nào, vì thế hồ sơ hình thành trong hoạt động của cá nhân các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT cũng có những đặc điểm riêng biệt. Vì vậy, chúng ta không thể áp dụng y nguyên tiêu chuẩn của một cơ quan để lập hồ sơ của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT, đồng nghĩa với việc là chúng ta sẽ không chọn cách thứ 2. Nếu vận dụng cách thứ nhất thì lại bỏ qua những ƣu điểm của tiêu chuẩn về hồ sơ nói chung đã đƣợc nghiên cứu và thể hiện trong tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực về hồ sơ. Do đó, theo chúng tôi vận dụng cách thứ ba để xây dựng tiêu chuẩn cơ sở hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT là phù hợp nhất.