9- Bố cục của luận văn
2.3.3- Nhận xét, đánh giá
- Ưu điểm
+ Đa số các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ các khoá đã giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Thành phần, khối lƣợng tài liệu của một số Uỷ viên Bộ Chính trị giữ cƣơng vị Tổng Bí thƣ, Thƣờng trực Ban Bí thƣ là tƣơng đối đầy đủ. Một số Ủy viên sau khi nghỉ công tác, thƣ ký vẫn tiếp tục tập trung tài liệu để giao nộp về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng (ví dụ nguyên Tổng Bí thƣ Đỗ Mƣời, Lê Khả Phiêu).
+ Một số thƣ ký, trợ lý đã chú ý sắp xếp sơ bộ tài liệu và hình thành đƣợc một số hồ sơ nên ít nhiều đã tạo thuận lợi cho lƣu trữ trong việc quản lý và phục vụ các yêu cầu khai thác.
- Tồn tại, hạn chế
+ Mặc dù hiện tại Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng đã thu đƣợc tài liệu của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, nhƣng vẫn còn 24 Uỷ viên (từ khoá II đến khoá XI) chƣa giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
+ Tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chƣa sắp xếp, phân loại, lập hồ sơ. Thành phần tài liệu chƣa đƣợc giao nộp đầy đủ, những khối tài liệu quan trọng thể hiện đóng góp của cá nhân trên cƣơng vị là Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hoặc phản ánh hoạt động của cá nhân trong đời sống chính trị, văn hoá, xã hội chƣa đƣợc chú ý thu thập, lập hồ sơ để quản lý tập trung thống nhất tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng.
+ Khối lƣợng tài liệu giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng quá ít. Nhiều Ủy viên chỉ có 01 cặp tài liệu, thậm chí có Ủy viên chỉ có 1 vài tài liệu (VD phông Phùng Chí Kiên, Nguyễn Hữu Khiếu).
+ Nhiều Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là thủ trƣởng các cơ quan nhà nƣớc chƣa giao nộp tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
+ Công tác hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chƣa đƣợc chú ý.
+ Mới chú ý đến việc thu thập tài liệu giấy, khối tài liệu khác nhƣ tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu khoa học kỹ thuật đều chƣa đƣợc quan tâm thu thập về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
- Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế nêu trên là
+ Các văn bản của Trung ƣơng, Văn phòng Trung ƣơng và ngay cả Luật Lƣu trữ mới quy định tài liệu các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là thành phần thuộc phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, chƣa có văn bản quy định cụ thể về việc cá nhân nào đƣợc lập phông lƣu trữ cá nhân, về trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu, trách nhiệm hƣớng dẫn lập hồ sơ, về danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ cần giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
+ Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng chƣa quan tâm và đầu tƣ cho công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Chậm tham mƣu cho các cấp lãnh đạo ban hành các văn bản mang tính pháp lý chặt chẽ cũng nhƣ các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ cụ thể. Chƣa chú ý đến
công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc có liên quan đến tài liệu lƣu trữ cá nhân. Chƣa đầu tƣ thích đáng thời gian, nhân lực để đảm nhiệm việc hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho trợ lý, thƣ ký các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Còn lúng túng trong việc tổ chức khoa học tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hiện đang bảo quản tại Lƣu trữ lịch sử.
+ Chƣa có quy định rõ ràng về xác định ranh giới thành phần tài liệu giữa Phông lƣu trữ cá nhân với Phông lƣu trữ cơ quan nơi các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là thủ trƣởng nên hiện nay hầu hết tài liệu phản ánh hoạt động của cá nhân đều để ở lƣu trữ cơ quan nơi đồng chí đang công tác, trong đó có nhiều tài liệu phản ánh hoạt động với tƣ cách là Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
+ Bản thân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ cũng chƣa quan tâm tới công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ tài liệu của cá nhân mình vào lƣu trữ, hầu hết việc giao nộp đều do các trợ lý, thƣ ký chủ động đảm nhận.
+ Các trợ lý, thƣ ký chƣa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, điều quan trọng là họ chƣa hiểu rõ khái niệm hồ sơ, phƣơng pháp lập hồ sơ, yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập nên những việc họ làm hầu nhƣ là do thói quen, theo yêu cầu công việc hoặc đơn giản là theo tính cách của ngƣời trợ lý, thƣ ký đó, trong công việc họ khoa học, ngăn nắp nên đối với hồ sơ họ cũng sắp xếp khoa học, ngăn nắp nhƣ vậy nhƣng thực tế những hồ sơ mà các trợ lý, thƣ ký đã lập hầu hết chƣa đảm bảo yêu cầu: chƣa có tiêu đề hồ sơ, chƣa sắp xếp bên trong hồ sơ, chƣa biên mục, đánh số trang, tài liệu bên trong hồ sơ còn thiếu khuyết …
+ Một số văn bản liên quan chặt chẽ đến công tác lập hồ sơ và giao nộp sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, sau khi ban hành không đƣợc triển khai, hƣớng dẫn một cách đồng bộ, triệt để (Quy chế số 22-QĐ/TW, ngày 19-10-2006 của Ban Bí thƣ về “thu hồi tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nƣớc đã chuyển công tác khác, nghỉ hƣu, từ trần” và Hƣớng dẫn số 10-HD/VPTW ngày 21 tháng 10 năm 2000 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng về quản lý lập hồ sơ và nộp lƣu tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, cố vấn Ban Chấp hành Trung ƣơng) nên trong thực tế hiệu lực của nó chƣa cao.
Qua nghiên cứu hệ thống các văn bản và nhất là khảo sát thực trạng hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ một số vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ cần phải đƣợc đặt ra nhƣ sau:
Thứ nhất, nâng cao nhận thức của cá nhân, gia đình và trợ lý, thƣ ký các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để họ hiểu đƣợc giá trị của tài liệu lƣu trữ và giá trị của việc lập phông lƣu trữ cá nhân các lãnh đạo từ đó có sự phối hợp chặt chẽ với Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
Thứ hai, liên quan đến hệ thống văn bản của Trung ƣơng, Văn phòng Trung ƣơng về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Tùy từng thời điểm lịch sử, Ban Bí thƣ đã ban hành nhiều văn bản có liên quan đến công tác thu thập, tập trung quản lý thống nhất tài liệu, văn kiện của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Qua kết quả thu thập tài liệu, nhất là kết quả thu thập tài liệu của nhiều Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đang bảo quản tại Lƣu trữ lịch sử thì càng thấy rõ vai trò của hệ thống văn bản trong thực tiễn công tác thu thập tài liệu của các lãnh đạo về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Tuy nhiên đến thời điểm hiện nay, nhiều nội dung trong các văn bản đó đã không còn phù hợp, nhiều nội dung về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ nhƣ yêu cầu về hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ, trách nhiệm hƣớng dẫn lập hồ sơ, về các dạng hồ sơ cần lập để giao nộp về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng chƣa có văn bản nào của Trung ƣơng quy định một cách đầy đủ. Vì vậy, cần rà soát để sớm nghiên cứu ban hành các văn bản liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
Thứ ba, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng đều trong tình trạng thụ động, các trợ lý, thƣ ký giao nộp tài liệu nhƣ thế nào thì lƣu trữ thu nguyên trạng nhƣ thế. Vì vậy, số lƣợng tài liệu giao nộp về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung
ƣơng Đảng có thể rất lớn, nhƣng giá trị lƣu trữ của hồ sơ, tài liệu rất thấp, chủ yếu là tài liệu sao chụp, lƣợng tài liệu trùng, thừa nhiều, do vậy cần có nguyên tắc xem xét, phân loại, đánh giá giá trị tài liệu để giữ lại những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị, bỏ bớt tài liệu trùng, hết giá trị nhằm giảm tối đa lƣợng tài liệu không còn giá trị ở Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Để làm đƣợc điều này thì việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu cần có sự chọn lọc, chỉ lập và giao nộp những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị phản ánh trực tiếp, chính xác các hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Phƣơng pháp sàng lọc tối ƣu nhất là xây dựng bản Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ quan trọng hình thành trong quá trình hoạt động của các của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ phải giao nộp về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng và tập trung vào các nhóm tài liệu sau:
Nhóm hồ sơ phản ánh tiểu sử của cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ, bao gồm: các bản sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch; các quyết định thuyên chuyển, điều động, phân công công tác; quyết định bổ nhiệm, bãi miễn chức vụ công tác; tài liệu về sức khỏe; văn bằng, chứng chỉ, danh hiệu đƣợc trao tặng; giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách đƣợc hƣởng; tài liệu về gia đình, dòng họ.
Nhóm hồ sơ phản ánh các hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư theo chức trách,nhiệm vụ được giao gồm:
- Ý kiến góp ý của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ vào các tài liệu, văn kiện của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ.
- Ý kiến góp ý, chỉ đạo, giải quyết công việc của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ đối với các vấn đề do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi xin ý kiến.
- Bài nói, bài viết, bài trả lời phỏng vấn của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Báo cáo công tác, bản kiểm điểm công tác hằng năm, giữa nhiệm kỳ, cuối nhiệm kỳ… của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Hồ sơ về các chuyến thăm, làm việc trong và ngoài nƣớc của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
- Thƣ trao đổi công tác, thăm hỏi, chúc mừng… của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
- Sổ ghi chép của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Sổ nhật ký, ghi chép của các trợ lý, thƣ ký về các hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Đơn, thƣ của tập thể, cá nhân gửi đến các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
- Tài liệu của các ban, bộ ngành, các tổ chức chính trị - xã hội… ở Trung ƣơng và các cấp uỷ Đảng gửi đến các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ (có bút tích, ý kiến góp ý của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ).
Nhóm hồ sơ về các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học, gồm: Đề tài, đề án nghiên cứu khoa học do các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chủ trì hoặc phối hợp tham gia; Đề tài, đề án nghiên cứu khoa học gửi đến có ý kiến góp của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Nhóm các sáng tác và xuất bản phẩm gồm: Sách, hồi ký, tập thơ… do các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ viết hoặc tham gia viết cùng các tác giả khác; Các sáng tác, sách, các bài viết trên báo, tạp chí viết về cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; Các tập báo, tập san, tạp chí có đăng hình ảnh, hoạt động, bài viết của cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Nhóm tài liệu ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình phản ánh các hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Các nhóm khác nhƣ tài liệu của các cơ quan, các tổ chức chính trị - xã hội, các cấp uỷ Đảng, sách báo, tạp chí, bản tin gửi đến cá nhân để biết, tham khảo… sẽ không giao nộp về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng nên hƣớng dẫn cụ thể cho các trợ lý, thƣ ký tổ chức quản lý khối tài liệu này tại Văn phòng các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hoặc tổ chức đi hủy đảm bảo an toàn thông tin của tài liệu.
Tiểu kết chương 2:
Có thể khẳng định, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đã đạt đƣợc kết quả nhất định. Về mặt pháp lý, đã ban hành một số văn bản quan trọng tạo cơ sở vững chắc cho việc thu thập tài liệu của các đồng chí lãnh đạo vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Về mặt thực tiễn, trải qua mấy chục năm, Cục Lƣu trữ đã tiến hành thu thập và quản lý một khối lƣợng lớn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của 84 Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Các khối tài liệu này hiện đang đƣợc bảo quản và bảo vệ an toàn tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, chất lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ (đặc biệt các khóa gần đây) khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng chƣa đạt yêu cầu, tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chƣa lập thành hồ sơ, thành phần tài liệu thiếu, khuyết, giá trị lƣu trữ của hồ sơ, tài liệu thấp. Với thực trạng nêu trên thì càng khẳng định sự cần thiết của việc nghiên cứu và ban hành đƣợc Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá đƣợc một số hồ sơ quan trọng hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ trong giai đoạn hiện nay.