9- Bố cục của luận văn
3.2.2- Phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong
trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ
Để danh mục hồ sơ hồ sơ có tính khả thi cao thì việc xây dựng chúng phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp nhất định. Hay nói cách khác, để hoàn thiện bản danh mục hồ sơ phải trải qua các bƣớc, trong từng bƣớc cần tiến hành nghiên cứu thực tế tài liệu để kết quả cuối cùng là hình thành các hồ sơ, hệ thống hóa hồ sơ, xác định ngƣời lập hồ sơ và dự kiến thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần trải qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị xây dựng danh mục hồ sơ
Trƣớc hết cần phải xác định đƣợc những nguyên tắc cơ bản cần phải giữ vững khi xây dựng danh mục hồ sơ đó là: Cần có sự thống nhất trong phƣơng pháp thống kê, hệ thống hóa, mô tả và tra tìm tài liệu; Sử dụng ký hiệu hồ sơ sao cho đảm bảo sự linh hoạt, có thể thay đổi, bổ sung và sửa đổi hồ sơ; Sự ổn định của ký hiệu hồ sơ; Bảo đảm cho danh mục hồ sơ có chức năng thống kê hồ sơ. Bên cạnh đó cần phải nghiên cứu các quy định, quy chế của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ quy định về trách nhiệm, quyền hạn, lề lối làm việc của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, các báo cáo công tác hằng năm hoặc cả nhiệm kỳ của cá nhân Uỷ viên để có thể hình dung đƣợc các dạng tài liệu và quy trình hình thành tài liệu trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; nghiên cứu thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân thông qua khảo sát thực tế tài liệu hiện có tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng, trong quá trình khảo sát tiến hành thống kê và tổng hợp kết quả về thực trạng hồ sơ tài liệu.
Bƣớc 2: Xác định khung phân loại danh mục hồ sơ
Phân loại hồ sơ trong danh mục hồ sơ có mục đích là dựa trên cơ sở thực tiễn để lựa chọn cách phân loại các hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân.Thông thƣờng, đối với phông cơ quan, cách phân loại thƣờng theo phƣơng án cơ cấu tổ chức hoặc phƣơng án mặt hoạt động. Nhƣng đối với tài liệu của cá nhân, nhất là tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ việc áp dụng khung phân loại theo 02 phƣơng án này là không hợp lý bởi Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là một chức danh cá nhân, hoạt động cá nhân nên không có cơ cấu tổ chức. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ
viên Ban Bí thƣ hình thành một khối lƣợng khá lớn, loại hình đa dạng, tài liệu không chỉ phản ánh các công việc theo chức trách, nhiệm vụ đƣợc Trung ƣơng phân công mà còn phản ánh hoạt động của chính bản thân cá nhân (Ví dụ, tài liệu về tiểu sử và liên quan đến tiểu sử của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ nhƣ quyết định bổ nhiệm, phân công công tác, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, danh hiệu đƣợc trao tặng, giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách đƣợc hƣởng, hồi ký cá nhân, tài liệu về lễ tang…); Tài liệu không chỉ do cá nhân sản sinh mà còn bao gồm tài liệu của các tác giả khác viết về cá nhân (nhƣ các bài báo, cuốn sách, các xuất bản phẩm của các tác giả viết về cá nhân các Uỷ viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ). Nhƣ vậy rất khó khi áp dụng theo phƣơng án mặt hoạt động nhƣ các cơ quan hành chính thông thƣờng.
Qua khảo sát thực tế tài liệu và nhất là nghiên cứu một số hồ sơ phông đã chỉnh lý của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ và tham khảo kết quả nghiên cứu của đề án “Xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu Phông lƣu trữ cá nhân Tổng Bí thƣ, Thƣờng trực Ban Bí thƣ, các Ủy viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là lãnh đạo các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội ở Trung ƣơng” của Cục Lƣu trữ, Văn phòng Trung ƣơng Đảng việc phân loại hồ sơ đƣợc chia thành 03 nhóm lớn nhƣ sau:
Nhóm 1: Tài liệu tiểu sử
Nhóm 2: Tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị - xã hội Nhóm 3: Các sáng tác và xuất bản phẩm
Trong từng nhóm lớn là các nhóm nhỏ, trong từng nhóm nhỏ là các hồ sơ, cụ thể nhƣ sau:
* Đối với nhóm “tài liệu tiểu sử”, phông Lê Duẩn đƣợc chia thành 4 nhóm nhỏ sau:
- Tài liệu lý lịch cá nhân, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật
- Giấy chứng nhận của Tổng Bí thƣ Lê Duẩn cho các gia đình có công, cơ sở cách mạng.
- Tài liệu địch truy nã, kết án Tổng Bí thƣ Lê Duẩn. - Tài liệu về lễ tang Tổng Bí thƣ Lê Duẩn.
Trong từng nhóm nhỏ là các hồ sơ, ví dụ nhóm “tài liệu lý lịch cá nhân, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật” gồm các hồ sơ sau:
- Sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch.
- Tình hình sức khoẻ của Tổng Bí thƣ Lê Duẩn và gia đình.
- Tài liệu về tặng thƣởng huân chƣơng, huy chƣơng, bằng khen, giấy khen... cho Tổng Bí thƣ Lê Duẩn ở trong và ngoài nƣớc (gồm quyết định, các Huân, Huy chƣơng; các bài phát biểu, điện, thƣ cảm ơn ... của Tổng Bí thƣ Lê Duẩn, các bài báo đăng tin liên quan đến những nội dung trên).
- Các giấy chứng nhận tƣ cách pháp nhân, giấy giới thiệu đi công tác ...
- Điện, thƣ, thiệp … đi, đến Tổng Bí thƣ Lê Duẩn nhân dịp năm mới, ngày sinh, nhận chức vụ ... (có tính chất cá nhân).
* Đối với nhóm “tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị - xã hội”, phông Đào Duy Tùng đƣợc chia thành 4 nhóm nhỏ, trong từng nhóm nhỏ là các nhóm nhỏ hơn hoặc là hồ sơ cụ thể nhƣ sau:
1. Tài liệu về hoạt động chung trong Đảng và Nhà nước
1.1. Tài liệu về hoạt động trong Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ
- Bài nói, bài viết của Đào Duy Tùng về các vấn đề chung (trừ bài nói, bài viết tại Đại hội, các hội nghị Trung ƣơng; các bài nói, bài viết về công tác nghiên cứu lý luận- công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại).
- Ý kiến, ghi chép, thƣ,… của Đào Duy Tùng về các vấn đề chung (trừ ý kiến, công văn,… về đại hội, hội nghị của Trung ƣơng, về công tác nghiên cứu lý luận, công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại).
- Tài liệu Đại hội Đảng toàn quốc, các hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ, hội nghị cán bộ về các mặt hoạt động của Đảng (bao gồm các bài nói, bài viết, ý kiến, ghi chép, văn bản của Đào Duy Tùng và các tài liệu, văn kiện của các tiểu ban, đại hội, hội nghị về toàn bộ quá trình chuẩn bị, tiến hành và tuyên truyền đại hội, hội nghị ).
- Tài liệu của Trung ƣơng ban hành, của các Uỷ viên Trung ƣơng, Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ gửi đến (có ý kiến Đào Duy Tùng) .
1.2. Tài liệu về hoạt động trong Quốc hội, Chính phủ, các ban, bộ, ngành, tổ chức đoàn thể, các địa phƣơng (trừ khối tuyên giáo, đối ngoại)
- Bài nói, bài viết của Đào Duy Tùng (trừ bài nói, bài viết về các Đại hội, các hội nghị Trung ƣơng; các bài nói, bài viết về công tác nghiên cứu lý luận, công tác tuyên giáo, công tác đối ngoại).
- Tài liệu của Quốc hội, Chính phủ, các ban, bộ, ngành, tổ chức đoàn thể, các địa phƣơng (trừ khối tuyên giáo, đối ngoại) gửi đến (có ý kiến giải quyết của Đào Duy Tùng).
1.3. Đơn thƣ của các cá nhân gửi Đào Duy Tùng (có ý kiến giải quyết của Đào Duy Tùng)
1.4. Hồ sơ các vụ việc do Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ giải quyết (có ý kiến giải quyết của Đào Duy Tùng) (mỗi vụ việc lập 01 hồ sơ).
1.5. Hồ sơ các đoàn công tác trong nƣớc do Đào Duy Tùng làm trƣởng đoàn hoặc tham gia.
2. Tài liệu về hoạt động nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo
- Bài nói, bài viết của Đào Duy Tùng về công tác nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo .
- Ý kiến, ghi chép, thƣ, …của Đào Duy Tùng về công tác nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo .
- Tài liệu các Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng, hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ về hoạt động nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo.
- Tài liệu đến về công tác nghiên cứu lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo (có ý kiến giải quyết của Đào Duy Tùng)
- Tài liệu các đề tài nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề về công tác lý luận các mặt hoạt động của Đảng và công tác tuyên giáo (do Đào Duy Tùng chủ trì hoặc tham gia).
3. Tài liệu về hoạt động đối ngoại
- Bài nói, bài viết của Đào Duy Tùng về công tác đối ngoại .
- Ý kiến, ghi chép, thƣ, … của Đào Duy Tùng về công tác đối ngoại.
- Tài liệu các Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng, hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ về công tác đối ngoại.
- Tài liệu về các đoàn ra, đoàn vào, các cuộc hội đàm, tiếp xúc do Đào Duy Tùng dẫn đầu, chủ trì hoặc tham gia.
- Tài liệu đến về công tác đối ngoại (có ý kiến giải quyết của Đào Duy Tùng) . - Tài liệu tham khảo về đối ngoại (có ý kiến của Đào Duy Tùng).
4. Sổ công tác, ghi chép của cá nhân và thư ký Đào Duy Tùng.
- Sổ công tác của Đào Duy Tùng và của các thƣ ký.
- Tài liệu ghi chép của Đào Duy Tùng và của các thƣ ký (rời lẻ, không đƣa đƣợc về các nhóm) .
* Đối với nhóm xuất bản phẩm, tùy vào tình hình tài liệu của từng cá nhân mà xây dựng khung phân loại cho phù hợp.
Ví dụ: Phông Trƣờng Chinh, Đào Duy Tùng không có nhóm này, Phông Lê Duẩn chia thành 4 nhóm sau:
- Sách do Tổng Bí thƣ Lê Duẩn viết và tham gia viết cùng các tác giả khác (từng tác phẩm).
- Sách của các Tổng Bí thƣ lãnh đạo Đảng, Nhà nƣớc ta và nƣớc ngoài tặng Tổng Bí thƣ Lê Duẩn.
- Tập thơ, kịch… (chƣa xuất bản thành sách) của các nhà văn, nhà thơ, các tác giả… gửi tặng, xin ý kiến Tổng Bí thƣ Lê Duẩn.
- Văn kiện của Trung ƣơng và Đảng bộ cơ sở đƣợc in thành sách (gồm cả bài nói, bài viết, báo cáo chính trị, nghị quyết …).
Mẫu khung phân loại Phông lƣu trữ cá nhân các Ủy viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là lãnh đạo các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội ở Trung ƣơng lại xác định chỉ có 2 nhóm gồm:
- Các sáng tác, sách, báo, tạp chí do cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ viết hoặc tham gia viết cùng cá nhân khác
- Các sáng tác, sách, báo, tạp chí gửi đến hoặc gửi tặng cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Bƣớc 3: Xác định hồ sơ cần lập, ngƣời lập hồ sơ và dự kiến tiêu đề hồ sơ hồ sơ trong Danh mục hồ sơ
Đây là bƣớc quan trọng để hoàn thiện một bản danh mục hồ sơ, có thể nói đây là nội dung và là phần hồn của bản danh mục hồ sơ. Nếu ở bƣớc này chúng ta dự kiến đƣợc các hồ sơ và viết đƣợc tiêu đề các hồ sơ một cách chính xác sẽ làm căn cứ cho ngƣời lập hồ sơ lập đƣợc các hồ sơ phản ánh hoạt động của cá nhân một cách đầy đủ nhất mặt khác giúp cho việc quản lý chặt chẽ hồ sơ.
* Về xác định hồ sơ cần lập: Để xác định đầy đủ, chính xác các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ cần dựa trên các căn cứ đã nêu ở phần trên, nhất là nắm chắc trách nhiệm, quyền hạn của Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đã đƣợc quy định tại quy chế số 25- QĐ/TW ngày 18 tháng 7 năm 2011 của Ban Chấp hành Trung ƣơng và khảo sát nắm chắc đƣợc hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ.
Trên cơ sở nghiên cứu các văn bản và khảo sát thực tiễn tài liệu chúng tôi mô tả một số nhiệm vụ cụ thể liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để làm cơ sở dự kiến các hồ sơ cần lập, cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chịu trách nhiệm trƣớc Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ về tổ chức chỉ đạo thực hiện và kiểm tra thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ trong lĩnh vực hoặc địa bàn công tác đƣợc phân công.
Đối với đối với nhiệm vụ này, khối lƣợng hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là tƣơng đối lớn. Ví dụ năm 2013 BCHTW, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ ban hành 15 nghị quyết, 30 kết luận, 50 thông báo, 30 chỉ thị.. và các văn bản này các cấp uỷ trực thuộc đều phải triển khai thực hiện. Tuy nhiên việc triển khai thực hiện nhƣ thế nào đều do tập thể Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ quyết định nên hồ sơ về tổ chức chỉ đạo hình thành ở phông lƣu trữ cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hầu nhƣ rất ít, nếu có chủ yếu tập trung ở tài liệu của Uỷ viên Bộ Chính trị đồng thời là Tổng Bí thƣ hoặc là Thƣờng trực Ban Bí thƣ. Thông thƣờng những hồ sơ này đƣợc lập đầy đủ ở Phông Ban chấp hành Trung ƣơng. Vì vậy ở phông lƣu trữ cá nhân chỉ lập hồ sơ khi cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ có ý kiến góp ý, kiến nghị về việc triển khai thực hiện các văn bản Trung ƣơng thì mỗi nội dung góp ý đƣợc lập 01 hồ sơ.
Đối với nhiệm vụ kiểm tra thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ trong lĩnh vực hoặc địa bàn công tác đƣợc phân công, hồ sơ tài liệu hình thành ở các dạng sau: Hồ sơ về các đoàn kiểm tra của Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ (theo quyết định của Bộ Chính trị), trong đó có hồ sơ do chính cá nhân đƣợc phân công chủ trì đi kiểm tra cơ sở về thực hiện các văn bản của Trung ƣơng; Hồ sơ về sơ kết, tổng kết 1 năm, 5 năm, 10 năm về việc thực hiện các văn bản của Trung ƣơng; hồ sơ của chính cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ góp ý về cách thức, quy trình sơ kết, tổng kết…
Thứ hai, các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ chủ động đề xuất với Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ những vấn đề thuộc lĩnh vực, địa bàn đƣợc phân công phụ trách và những vấn đề khác có liên quan đến đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc. Với trách nhiệm này hình thành các hồ sơ thể hiện ý kiến của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ góp ý với Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ về những vấn đề mới, còn vƣớng mắc xảy ra trong thực tiễn thuộc ngành, lĩnh vực mình phụ trách hoặc