9- Bố cục của luận văn
3.4- Một số giải pháp để ứng dụng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ
trong thực tiễn
Nhƣ phân tích ở trên cho thấy, việc xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Tuy nhiên, để chúng phát huy đƣợc đầy đủ vai trò, thế mạnh của mình và thực sự đi vào thực tiễn cần một hệ thống các giải pháp cả về mặt chủ trƣơng và thực tiễn tiến hành.
Một là: Tổ chức rà soát toàn bộ hệ thống các văn bản của Trung ương, Văn phòng Trung ương liên quan đến thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng, đánh giá những mặt đƣợc và chƣa đƣợc của hệ thống văn bản trong thực tiễn công tác thu thập, lập hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, trên cơ sở đó, tham mƣu với Trung ƣơng, Văn phòng Trung ƣơng để xây dựng, bổ sung, điều chỉnh các quy định, quy chế, hƣớng dẫn phù hợp với Luật Lƣu trữ, quy định của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, thời gian trƣớc mắt cần tập trung nghiên cứu để ban hành các văn bản sau:
- Quy định của Bộ Chính trị về đối tƣợng đƣợc thành lập phông lƣu trữ cá nhân, trong đó cần quy định rõ điều kiện đƣợc thành lập phông cá nhân, thành phần tài liệu thuộc phông cá nhân, trách nhiệm của cá nhân, gia đình và các cơ quan trong việc thu thập, tập trung tài liệu để lập phông lƣu trữ cá nhân;
- Quy định của Ban Bí thƣ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng, trong đó quy định rõ trách nhiệm của ngƣời lập hồ sơ, ngƣời hƣớng dẫn lập hồ sơ, các hồ sơ cần lập, thời gian, cách thức giao nộp hồ sơ tài liệu.
Song song đó, cần nghiên cứu ban hành văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ, quản lý hồ sơ tài liệu, ban hành danh mục hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các đồng chí Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT…
Hai là: Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến, quán triệt để đông đảo cán bộ, đảng viên, nhân dân, nhất là các trợ lý, thƣ ký, cá nhân và gia đình các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hiểu một cách đầy đủ về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam; ý nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu Phông Lƣu trữ cá nhân Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ trong thành phần Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; phát huy giá trị của tài liệu phông lƣu trữ cá nhân phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
- Quán triệt đầy đủ, sâu sắc nội dung của Luật Lƣu trữ và quyết định của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ Đảng cộng sản Việt Nam, trong đó đặc biệt quan tâm đến những nội dung liên quan đến Phông Lƣu trữ cá nhân nói chung và Phông Lƣu trữ các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ nói riêng.
- Định kỳ đánh giá tổng kết và báo cáo với Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ về tình hình thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng, trong đó có phông lƣu trữ cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để từ đó giúp Trung ƣơng có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình tài liệu lƣu trữ của Đảng và vai trò của nó trong đời sống thực tiễn.
- Phối hợp với Đài truyền hình Việt Nam, các hãng phim tƣ liệu, các nhà xuất bản để làm những thƣớc phim, xuất bản những cuốn sách về thân thế, sự nghiệp các lãnh đạo cấp cao của Đảng.
- Nhân dịp các sự kiện lịch sử trọng đại của đất nƣớc có liên quan đến cá nhân hoặc sự kiện (ngày sinh nhật, ngày mất…) của cá nhân, thông qua tài liệu lƣu trữ tổ chức triển lãm hoặc tuyên truyền qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng.
- Có hình thức tuyên dƣơng, tuyên truyền rộng rãi đối với những cá nhân, gia đình tự nguyện giao nộp tài liệu, hoặc giao nộp đúng định kỳ. Các hình thức tuyên dƣơng, khen thƣởng sẽ thúc đẩy tinh thần, ý thức và sự tự hào cá nhân.
Ba là: Tăng cường đầu tư về nhân lực, vật lực cho công tác lưu trữ tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương
- Có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng và bố trí một đội ngũ cán bộ hợp lý cho việc hƣớng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Bố trí đúng ngƣời, đúng việc và định hƣớng quy hoạch mang tính dài hơi nguồn cán bộ đảm nhận công tác này. Việc có một đội ngũ cán bộ chuyên biệt là cần thiết, vì khác với đối tƣợng thuộc diện nộp lƣu là các cơ quan, việc tiếp cận và thu hồi tài liệu của cá nhân các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ phức tạp hơn rất nhiều, nên đòi hỏi sự linh hoạt và vững chắc nghiệp vụ.
Mỗi cán bộ làm việc trong bộ phận này không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và trau dồi kiến thức xã hội, sự ứng xử, giao tiếp…
- Đầu tƣ kinh phí hợp lý để tổ chức đi sƣu tầm tài liệu trong và ngoài nƣớc hoặc mua lại những tài liệu có giá trị để bổ sung thành phần tài liệu còn thiếu trong các Phông Lƣu trữ cá nhân các lãnh đạo cấp cao của Đảng; đồng thời cấp kinh phí để tổ chức khoa học tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ tại Lƣu trữ lịch sử của Trung ƣơng Đảng.
Bốn là: Tăng cường phối hợp, hợp tác giữa Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng với các trợ lý, thư ký các lãnh đạo trong việc hƣớng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu theo Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá các hồ sơ trƣớc khi giao nộp về Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Đổi mới cách thức hƣớng dẫn, trao đổi nhằm nâng cao nhận thức của các thƣ ký, trợ lý về trách nhiệm của mình trong công tác thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, hiểu đƣợc ý nghĩa, vai trò của Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ từ đó có sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo trong quá trình lập hồ sơ. Trao đổi, hƣớng dẫn phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên hàng năm và ngay sau khi cá nhân nhậm chức. Hình thức tổ chức có thể hƣớng dẫn trực tiếp hoặc tổ chức các hội nghị chuyên đề. Đây là biện pháp quan trong nhất, ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng đầu vào của các phông tài liệu. Thực tế cho thấy, nơi nào các trợ lý, thƣ ký am hiểu công việc, am hiểu tài liệu và phối hợp chặt chẽ với lƣu trữ thì tài liệu ở nơi đó đƣợc làm rất tốt, hồ sơ, tài liệu đƣợc thu thập, tập trung đầy đủ và đƣợc phân loại sắp xếp một cách khoa học.
Năm là: Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học để góp phần giải quyết những vấn đề còn vƣớng mắc về mặt lý luận và đáp ứng yêu cầu thực tiễn cấp bách liên quan đến phông lƣu trữ cá nhân nói chung và phông lƣu trữ các Uỷ viên Bộ Chính, Uỷ viên Ban Bí thƣ nói riêng. Lựa chọn ƣu tiên các đề tài, đề án phục vụ việc xây dựng các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ liên quan đến việc thu thập, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu của các lãnh đạo cấp cao của Đảng. Việc nghiên cứu cần đi đôi với việc ứng dụng vào trong thực tiễn, tránh để tình trạng kết quả nghiên cứu của các đề tài, đề án bị lãng phí không đƣợc sử dụng.
Sáu là: Mở rộng hợp tác, giao lưu trong nước và quốc tế về tài liệu lưu trữ cá nhân
- Tổ chức các đoàn công tác đi khảo sát và làm việc với các Tổ chức Lƣu trữ trên thế giới và trong khu vực để nghiên cứu, tìm hiểu về lƣu trữ tài liệu cá nhân.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Lƣu trữ. Đây là con đƣờng ngắn nhất để chúng ta đƣợc tiếp xúc, tìm hiểu, học tập lƣu trữ thế giới trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay.
- Phối hợp với các cơ quan, trƣờng Đại học tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên đề về tài liệu lƣu trữ cá nhân.
Bảy là: Đề nghị lãnh đạo Cục Lưu trữ nghiên cứu tham mưu với lãnh đạo Văn phòng Trung ương để ban hành tiêu chuẩn cơ sở về chuẩn hoá hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT, đây là cơ sở quan trọng giúp cho các trợ lý, thƣ ký có thể hiểu và tiếp cận nhanh chóng về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ lập hồ sơ, từ đó chú ý thu thập đầy đủ tài liệu và lập hồ sơ một cách thống nhất.
Để Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ đi vào thực tiễn công tác lập hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT các giải pháp nêu trên cần đƣợc thực hiện đồng thời để có tính hỗ trợ tƣơng tác trong thực tiễn. Tuy nhiên, cần xác định giải pháp nào cần phải thực hiện ngay trƣớc mắt, giải pháp nào mang tính dài hơi để xác định bƣớc đi cho phù hợp. Trong tình hình hiện nay, giải pháp về xây dựng văn bản, về tuyên truyền và phối hợp, hợp tác với các trợ lý, thƣ ký có thể xác định là giải pháp trƣớc mắt, các giải pháp khác là giải pháp lâu dài nhƣng cần thực hiện xen kẽ. Nếu thực hiện tốt các giải pháp trên sẽ giúp nâng cao nhận thức của cá nhân và gia đình các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, trực tiếp là các trợ lý, thƣ ký về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Từ có nhận thức đúng đắn việc hƣớng dẫn các trợ lý, thƣ ký lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ và theo chuẩn hồ sơ sẽ đƣợc dễ dàng và nhanh chóng đạt hiệu quả. Quan trọng hơn, việc thực hiện các biện pháp này phải dựa trên nguyên tắc: Tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ thuộc thành phần Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, phải đƣợc giao nộp đầy đủ và quản lý tập trung thống nhất tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng, không đƣợc xé lẻ phông và các khối tài liệu thuộc phông. Có nhƣ vậy, không chỉ tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ mà tất cả thành phần tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam sẽ đƣợc giao nộp đầy đủ, chất lƣợng và quản lý tập trung thống nhất tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
Tiểu kết chương 3:
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu lý luận về danh mục hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ và kết quả khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ ở chƣơng 1 và chƣơng 2, chúng tôi nghiên cứu và đề xuất quy trình, phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của các Uỷ viên BCT, Uỷ viên BBT, cụ thể xây dựng đƣợc bản Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá 3 loại hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ đó là: Hồ sơ chuyến thăm và làm việc tại nƣớc ngoài; Hồ sơ chuyến đi thăm và làm việc tại địa phƣơng, cơ sở; Hồ sơ chuẩn bị bài nói, bài viết của cá nhân Uỷ viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Đồng thời nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ đƣợc ứng dụng trong thực tiễn đƣợc thuận lợi và đạt hiệu quả. Kết quả nghiên cứu đã kết hợp hài hòa giữa lý luận và thực tiễn, lựa chọn phƣơng án phân loại tài liệu tối ƣu nhất để xây dựng khung phân loại danh mục hồ sơ phù hợp với thực tế tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, đồng thời khảo sát tài liệu, nhất là thành phần tài liệu của 3 loại hồ sơ tài liệu nêu trên, nghiên cứu các quy định, quy chế của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính, Ban Bí thƣ liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc, quy trình công tác của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để xác định đầy đủ thành phần tài liệu thuộc hồ sơ chuyến thăm và làm việc tại nƣớc ngoài, hồ sơ chuyến đi thăm và làm việc tại địa phƣơng, cơ sở, hồ sơ chuẩn bị bài nói, bài viết của cá nhân Uỷ viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Hy vọng kết quả nghiên cứu sẽ đƣợc ứng dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao chất lƣợng hồ sơ tài liệu của các Ủy viên Bộ chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan văn phòng Trung ƣơng Đảng.
KẾT LUẬN ---
Có thể khẳng định, tài liệu của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là một trong những thành phần quan trọng của Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, là nguồn bổ sung quan trọng cho Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng và là nguồn sử liệu vô cùng quý giá góp phần bổ sung, làm sáng tỏ thêm lịch sử Đảng, dân tộc, làm giàu thêm nền văn hoá dân tộc. Cuộc đời và hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ là tấm gƣơng cho các thế hệ noi theo, đƣợc phản ánh qua khối tài liệu sản sinh trong quá trình sống và hoạt động của các cá nhân.
Xác định đƣợc ý nghĩa và tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT chúng tôi đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ thuộc diện giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng” để góp phần nâng cao chất lƣợng hồ sơ, tài liệu của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT khi giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng. Đề tài đã tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT, trong đó tập trung nghiên cứu một số khái niệm liên quan đến nội dung của đề tài nhƣ hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ, các nguyên tắc, yêu cầu của xây dựng danh mục hồ sơ và việc chuẩn hóa hồ sơ. Đề tài đã tập trung khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu của các Ủy viên BCT, Uỷ viên BBT, trong đó tập trung khảo sát, phân tích kỹ chất lƣợng hồ sơ tài liệu của 44 Ủy viên BCT, BBT đang là đối tƣợng giao nộp hồ sơ tài liệu hàng năm và theo quy