IV. Kích thích tinh thần.
4.3.3 Nhóm chất lợng.
1. Khái niệm nhóm chất lợng: Nhóm chất lợng là nhóm từ 5 đến 10 nhân viên đợc đào tạo đặc biệt, họ sinh hoạt theo chu kỳ (khoảng 1 giờ/tuần) nhàm mục đích xác định và giải quyết các vấn đề khó khăn trong lĩnh vực công việc. Thành viên trong nhóm là những nhân viên làm việc trong một công đoạn sản xuất hay dịch vụ.
2. Các bớc thành lập nhóm chất lợng.
Quá trình hình thành nhóm chất lợng trải qua 4 bớc: + Bớc 1: Hoạch định.
Bớc này thờng bắt đầu từ khi ban giám dốc ra quyết định thành lập các nhóm chất lợng và thờng kéo dài độ 1 tháng. Thông thờng sẽ có một nhóm cố vấn để giúp ban giám dốc xác định và chọn lọc các nhóm chất lợng của doanh nghiệp.
Điều quan trọng nhất trong bớc đầu tiên là chọn "hội đồng điều khiển". Hội đồng điều khiển là nhóm trực tiếp chỉ huy hoạt động của nhóm chất lợng trong công ty. Trong hội đồng nên có các thành viên có kiến thức hiểu biết thuộc về nhiều lĩnh vực liên quan đến tất cả các chức năng hoạt động của tất cả mọi công nhân viên nh: sản xuất, nhân sự, kiểm tra chất lợng, đào tạo, Marketing, tài chính...
Hội đồng điều khiển có trách nhiệm xác định các mục tiêu quan trọng cho các nhóm chất lợng. Theo loại hình hoạt động khác nhau các mục tiêu cần xác định cụ thể cho từng nhóm nh: Giảm sai sót, phế phẩm, tăng cờng kích thích vật chất, nâng cao chất lợng sản phẩm, tạo điều kiện môi trờng làm việc tốt hơn.
Hội đồng điều khiển còn xác định thêm một số hoạt động đợc coi là ngoài quy định của nhóm chất lợng nh vấn đề lơng bổng, phúc lợi; những vấn đề cá nhân của nhân viên. Hội đồng điều khiển chọn ngời có trách nhiện phối hợp hoạt động hàng ngày của các nhóm chất lợng. Nói chung ngời đợc chọn làm nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhóm chất lợng, đào tạo thủ lĩnh cho các nhóm chất lợng, triệu tập họp và cử các chuyên gia giúp đỡ các nhóm chất lợng khi cần thiết, duy trì yếu tố thúc đẩy hoạt động của nhóm. + Bớc 2: Đào tạo.
Nhân viên chuyên trách thủ lĩnh các nhóm chất lợng sẽ đợc đào tạo trong khoảng 4 ngày về nhiều lĩnh vực. Trong ngày đầu học viên sẽ gặp gỡ với các vị cố vấn để thảo luận về bản chất và mục tiêu của các nhóm chất lợng.
+ Bớc 3: Làm lễ ra mắt.
Làm lễ ra mắt thủ lĩnh của nhóm chất lợng. Cách thức tiến hành nh sau:
Lãnh đạo phòng, ban phân xởng triệu tập họp tất cả nhân viên, giới thiệu nhóm chất lợng, thủ lĩnh của nhóm chất lợng và nhân viên chuyên trách về hoạt động của các nhóm chất l- ợng với các nhân viên. Tất cả nhân viên đều đợc phổ biến sẽ liên hệ với nhóm chất lợng về tất cả mọi đề xuất cải tiến hay sáng kiến có liên quan đến công việc của họ không kể họ có tham gia nhóm chất lợng hay không. Thủ lĩnh của nhóm liên hệ với từng nhân viên để xác lập các mối quan hệ cần thiết cho nhóm chất lợng ra điều lệ hoạt động, nhân viên
chuyên trách sẽ giải thích cách thức thu thập số liệu và phơng pháp giải quyết các vấn đề cho các thành viên của nhóm chất lợng.
+ Bớc 4: Hoạt động.
Mỗi nhóm chất lợng sẽ đi sâu phân tích và giải quyết các vấn đề thực tiễn của mình theo trình tự:
1. Xác định vấn đề cần giải quyết hay cần cải tiến có thể nêu lên các vấn đề làm thế nào để nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm thời gian, chấp hành kỷ luật lao động...
2. Chọn lọc vấn đề: Các thành viên của nhóm chất lợng nên chọn các vấn đề của họ mong muốn đợc giải quyết. Thành viên của nhóm thờng là những ngời biết rõ các vấn đề của nhóm. Cái gì gây trở ngại, khó khăn nhất cho họ trong công việc và họ ở vị trí rất thuận lợi để lựa chọn các vấn đề cần giải quyết.
3. Phân tích vấn đề: Nhóm chất lợng thu thập và phân tích các dữ kiện về vấn đề cần giải quyết theo cách đã đợc đào tạo, hớng dẫn. Cần lu ý là để cho các thành viên của nhóm chứ không phải là các chuyên gia hay thủ lĩnh giải quyết vấn đề thực tế, mà chính họ đã giải quyết đợc, sẽ khuyến khích, động viện họ rất nhiều.
4. kiến nghị giải quyết: Các quyết định, đề xuất của nhóm sẽ đợc các thành viên của nhóm trình bày miệng với lãnh đạo kèm theo các sơ đồ hệ thống mà họ đã chuẩn bị sẵn. 5. Lãnh đạo xem xét lại các kiến nghị, đề xuất của nhóm chất lợng và ra quyết định. Lãnh đạo phòng, ban, phân xởng sẽ xem xét kỹ lỡng các kiến nghị, đề xuất của nhóm chất lợng, khi cần thiết có thể đề nghị một vài nhân viên chức năng giúp đỡ trong việc phân tích các kiến nghị, đề xuất của nhóm chất lợng, sau đó lãnh đạo phòng, ban sẽ ra quyết định. Trong trờng hợp các kiến nghị không đợc chấp thuận, lãnh đạo phải có cách giải thích khéo léo để không làm giảm nhiệt tình của các thành viên trong nhóm chất lợng.