2.2. Thực trạng quy trình tuyển mộ nhân lực tại Công ty Cổ phần
2.2.4. Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển
Tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ 30 Shine việc tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển được áp dụng theo 3 giai đoạn.
* Giai đoạn 1. Chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển
Để công tác tiếp nhận hồ sơ đạt được hiệu quả thì công ty đã giao cho phòng Hành chính Nhân sự phối hợp cùng các bộ phận khác chuẩn bị các điều kiện để tiếp nhận hồ sơ một cách hiệu quả. Việc chuẩn bị này do chuyên viên tuyển dụng trực tiếp đảm nhiệm.
Trước hết là chuẩn bị thời gian, địa điểm: Căn cứ vào tình hình thực tế của công ty Phòng Hành chính Nhân sự sẽ sắp xếp thời gian một cách hợp lý sau khi đăng thông báo tuyển dụng. Thời gian này đã được lên kế hoạch từ trước khi đăng thông báo tuyển dụng để công tác tuyển mộ đạt hiệu quả.
Sau khi thông báo tuyển dụng được đăng tải rộng rãi trên các kênh, bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ ứng viên tham gia ứng tuyển. Những hình
29
thức mà Công ty sử dụng để tiếp nhận hồ sơ ứng viên là: Tiếp nhận trực tiếp tại Công ty và tiếp nhận gián tiếp qua thư điện tử hoặc qua các website việc làm mà Công ty đăng tải tin tuyển dụng,…
Ngoài ra Phòng Hành chính Nhân sự còn chuẩn bị cả về nhân lực tham gia tiếp nhận hồ sơ, các loại báo cáo, bảng biểu, phiếu thu,…. Tất cả nội dung này đều được lên kế hoạch một cách chi tiết, cụ thể và có sự phối hợp của các bộ phận khác.
* Giai đoạn 2. Tiến hành nhận hồ sơ ứng tuyển
Sau khi đăng thông báo tuyển dụng, công ty tiến hành nhận hồ sơ ứng tuyển từ các ứng viên thông qua hình thức mà công ty đã chuẩn bị. Hình thức nộp hồ sơ chiếm ưu thế ở Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ 30 Shine là qua website tuyển dụng (41.1%) và qua email (28.6%). Điều này hoàn toàn hợp lý với xu hướng tuyển dụng, cách thức tương tác giữa nhà tuyển dụng với ứng viên hiện nay nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Những hình thức này vừa giúp quá trình ứng tuyển của ứng viên được nhanh chóng, tiện lợi, cho phép tiết kiệm thời gian lẫn chi phí, vừa giúp chuyên viên tuyển dụng của Công ty thuận lợi trong việc quản lý, đánh giá hồ sơ.
Do đặc thù, tính chất lao động ở khối văn phòng và khối salon của Công ty có sự khác nhau nên cách thức tiếp nhận hồ sơ của từng khối cũng có những đặc trưng riêng, và cách thức này đã được bộ phận tuyển dụng thể hiện rõ trong thông báo tuyển dụng để tạo thuận lợi cho ứng viên trong việc ứng tuyển.
- Đối với khối văn phòng: Đa số ứng viên đều chọn gửi hồ sơ qua email hoặc trực tiếp qua các website tuyển dụng do tính tiện lợi, nhanh gọn của nó. Thông thường, hồ sơ đối với các vị trí khối văn phòng sẽ bao gồm: Thư xin việc, sơ yếu lý lịch hiện đại (CV) cùng các văn bằng, chứng chỉ liên quan được scan gửi đính kèm.
- Đối với khối salon: Trừ các vị trí quản lý được yêu cầu gửi hồ sơ ứng tuyển tương tự khối văn phòng thì các vị trí lao động phổ thông như thợ cắt, thợ gội, lễ tân, bảo vệ, hồ sơ có thể được tiếp nhận trực tiếp tại salon mà ứng viên muốn ứng tuyển, nộp qua các website tuyển dụng hoặc gửi thông tin qua biểu mẫu google,… Do yêu cầu đối với các vị trí này không đòi hỏi bằng cấp, chứng chỉ cũng như
30
không bắt buộc tính chuyên nghiệp nên hồ sơ xin việc chỉ cần: Thư xin việc, sơ yếu lý lịch, bản sao Chứng minh nhân dân.
* Giai đoạn 3. Báo cáo kết quả tiếp nhận hồ sơ
Sau khi tiến hành tiếp nhận hồ sơ, phòng Hành chính Nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp kết quả, báo cáo ban lãnh đạo, các phòng ban, bộ phận liên quan đến vị trí tuyển dụng về tình hình thực tế để lựa chọn và quyết định quy trình tuyển chọn ứng viên phù hợp.