Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồ n: phòng quản lý kho)
3.1.1. Quy trình nhập kho
Các
bước Nội dung
Bộ phận chịu trách nhiệm
1
Kế hoạch nhập kho:
- Gửi phiếu thông báo kế hoạch nhập hàng cho kho và phòng ban liên quan ít nhất trước khi giao hàng một ngày.
Bộ phận làm hàng, Bộ phận quản lý kho 42
2
Chuẩn bị nhập hàng:
- Lập chứng từ nhập hàng gồm: Phiếu tiếp nhận hàng, packing list, Test certificate (nếu có), CO (nếu có) rồi tiến hành lưu lại
- Bố trí nhân lực, phương tiện, dụng cụ, vị trí để nhận hàng - Thông báo cho bộ phận kiểm tra hàng tại kho kiểm tra chất lượng đối với các hàng hóa thuộc danh mục kiểm tra chất lượng đầu vào.
Kho, QA, Kinh doanh
3
Tiếp nhận hàng
- Trước khi nhận hàng thực tế, NV kho có trách nhiệm đối
chiếu thông tin giữa phiếu nhập kho với phiếu giao hàng Kho
4
Kiểm tra ngoại quan hàng hóa
- Thực hiện kiểm tra ngoại quan bằng mắt thường xem có bất cứ sai hỏng/không phù hợp với bao bì và sản phẩm hàng hóa tiếp nhận.
-Mục đích chính của kiểm tra bằng mắt thường là phát hiện những sai hỏng trong quá trình vận chuyển, đóng gói, bốc xếp hoặc bất cứ sai hỏng nào khác mà có thể nhận thấy bằng mắt thường (ví dụ: rách, vỡ, móp méo, ẩm ướt, sai màu sắc, nhãn mác…)
- QA thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa tiếp nhận - Nếu hàng hóa đạt chất lượng, áp dụng quy trình tiếp nhận như bình thường, chụp ảnh gửi các bên liên quan xác nhận đã nhận đủ và đúng hàng.
- Nếu hàng hóa không đạt chất lượng, chụp ảnh báo cáo lại với các bộ phận liên quan
Bộ phận kiểm tra hàng hóa
5
Kiểm đếm hàng hóa
- Thực hiện kiểm tra chủng loại, số lượng hàng hóa căn cứ theo PO, Packing list và giấy giao hàng, cụ thể như sau: + Đếm toàn bộ số kiện, cộng tổng số lượng ghi trên kiện và ký với bên giao nhận.
+ Đối với các vật tư khác, áp dụng kiểm tra số lượng. Nếu phát hiện sai lệch, tiến hành kiểm tra toàn bộ cả lô.
Kho, QA
6
Lưu kho vật tư
- Thực hiện phân loại hàng hóa và dán nhãn hàng. Dán trên đơn vị xuất nhỏ nhất.
- Điền đầy đủ thông tin vào “Phiếu tiếp nhận hàng hóa” sau khi đã kiểm tra số lượng và chất lượng bằng mắt thường. - Chuyển lại hồ sơ nhận hàng cho nhân viên nhập hệ thống. - Chuyển hàng vào vị trí lưu kho với các quy tắc lưu kho
Kho
7
Nhập SAP
- Thực hiện nhập hàng hóa trên SAP trong vòng 2 ngày làm việc sau đó kể từ ngày nhận hàng hóa thực tế hoặc kể từ ngày nhận được chứng từ hoàn thiện
- Vào file theo dõi các vật tư không thể nhập SAP được theo quy định do thiếu chứng từ, PO chưa duyệt, PO chờ sửa…
- Vào file ghi nhận các vật tư đã nhập thực tế và nhập SAP trong ngày theo từng PO.
Kho
8
Lưu hồ sơ
- Bộ hồ sơ nhập kho được lưu file cứng: có thể lưu theo ngày nhập hoặc theo số thứ tự PO để tiện tra cứu khi cần.
Kho
• Từ chối hàng hóa