Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồ n: phòng quản lý kho)
3.1.5. Quy trình kiểm kho
1. Mục đích
- Quy trình này nhằm xác định phương pháp kiểm kê hàng tồn kho của công ty, để giúp lãnh đạo nắm được chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
2. Nội dung - Các định nghĩa
• Phiếu Kiểm kê: là một danh sách các hàng tồn kho cần kiểm kê để ghi số lượng thực tế của từng hạng mục hàng tồn kho.
• Các Phòng ban Liên quan: các Phòng ban và Nhóm Kiểm soát có nhân sự tham gia vào quá trình kiểm kê.
3.Trách nhiệm chung
• Nhóm Kiểm soát: là nhóm được đại diện bởi Kiểm soát Tài chính để chỉ đạo Quy trình Kiểm Kho 55
• Nhóm Kiểm: là nhóm được chỉ định bởi Nhóm Kiểm soát để đếm và ghi số lượng thực tế của các hàng tồn kho cần kiểm đếm.
• Trưởng nhóm: được chỉ định bởi Quản lý kho và Kiểm soát Tài chính của kho để quản lý các Nhóm Kiểm.
• Trưởng Kho: người chịu trách nhiệm chung về sắp xếp kho, chạy các Báo cáo Trước Kiểm kê, cập nhật số lượng sau kiểm kê vào hệ thống file excel.
• Nhân viên kho: các nhân viên kho được chỉ định là Người kiểm tham gia vào các Nhóm Kiểm.
• Người giám sát: do các phòng ban liên quan chỉ định nhằm theo dõi, giám sát để đảm bảo quá trình kiểm đếm của từng Nhóm Kiểm tuân theo đúng quy trình. 2 Hướng dẫn chung
• Kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho được tiến hành 4 lần trong năm, thông thường vào tháng 3, 6, 9 và tháng 12. Ngày tiến hành kiểm kê phải được ấn định tối thiểu trước 2 tuần.
• Mọi giao dịch đối với xuất, nhập hàng hóa trước ngày khóa sổ phải được cập nhật vào hệ thống trước khi lập danh sách hàng tồn kho cần kiểm kê. Tuy nhiên tất cả các giao dịch này phải tạm dừng trong quá trình kiểm đếm.
• Nếu có hàng hóa được nhập trong quá trình kiểm đếm hoặc không thể nhập vì lý do hệ thống (vào lúc trước thời gian kiểm đếm) thì hàng hóa đó sẽ được để ở khu vực riêng và dán nhãn “KHÔNG KIỂM KÊ” cho đến khi quá trình kiểm đếm kết thúc.
• Khi kiểm đếm xong, các giao dịch xuất, nhập hàng hóa, vật tư lại tiếp tục được tiến hành. Và các giao dịch này sẽ được cập nhật vào hệ thống SIS sau khi quá trình kiểm kê kết thúc.
• Những hàng tồn kho thuộc về bên thứ ba, ví dụ Billed and Hold, phải có xác nhận sở hữu bằng văn bản từ bên thứ ba.
• Quản lý của kho và Kiểm soát Tài chính của kho có trách nhiệm đưa ra hạn mức xét khi nào một sai lệch là cần giải thích.
* Quy trình thực hiện
1. Trước khi kiểm đếm
BƯỚC CHÍNH CÔNG VIỆC
Lịch kiểm Nhóm Kiểm soát thiết lập lịch kiểm kê cho từng đợt kiểm kê. Địa điểm Lập và xác nhận sơ đồ kho.
Kho phải được giữ sạch sẽ và tất cả dụng cụ/linh kiện trong kho phải được đóng gói gọn gàng để việc kiểm đếm được thuận lợi.
Các nhóm hàng tương tự nên xếp chồng lên nhau ở cùng một nơi tạo điều kiện cho việc kiểm đếm.
Chia các Nhóm Kiểm đếm
Gửi danh sách những Người Kiểm đếm của kho tham gia vào giai đoạn kiểm kê. Cần có ít nhất 1 Người Kiểm đếm cho mỗi khu vực theo sơ đồ kho.
Gửi danh sách những Người Giám sát quá trình Kiểm Kho. Sắp xếp và phân các Nhóm Kiểm để đảm bảo điều kiện trong mỗi Nhóm Kiểm phải có ít nhất một Người Giám sát, một Người Kiểm đếm để ghi số liệu kiểm kê.
Phổ biến, tập huấn
Họp và phổ biến Quy trình Kiểm Kho.
Chuẩn bị hệ thống
Đóng Hệ thống Xuất Nhập Hàng tồn kho nhằm đảm bảo không có bút toán nhập/xuất hàng hóa được ghi vào SIS trong quá trình Kiểm Kho.
BƯỚC CHÍNH CÔNG VIỆC
Kiểm đếm Tiến hành kiểm đếm tất cả các hàng tồn kho trong kho theo những khu vực như sơ đồ kho và phân nhóm của Nhóm Kiểm soát.
Người Giám sát không được ra về trước khi nhóm đếm do mình phụ trách kết thúc việc kiểm kê.
Đánh dấu Dán nhãn hoặc đánh dấu "ĐÃ KIỂM KÊ" cho những hàng tồn kho/ khu vực đã kiểm kê xong để tránh đếm trùng lặp.
Ghi nhận kết quả Người Kiểm phải có trách nhiệm ghi lại chính xác số lượng thực đếm của các vật tư.
Người giám sát có trách nhiệm xác nhận lại số lượng của các vật tư đã kiểm kê là đúng với thực tế.
Kết quả đếm phải được tính theo đơn vị đo lường in trên Phiếu kiểm kê.
Ghi chép số lượng đếm thực tế vào Phiếu Kiểm kê, với những mã không còn tồn kho, ghi số lượng là "0" vào Phiếu Kiểm kê, không bỏ trống bất kỳ mã hàng tồn kho nào trên Phiếu Kiểm kê.
Người giám sát chỉ cần đánh dấu và ghi số lượng thực đếm vào phần kiểm tra chọn mẫu. Độ lớn của mẫu do Kiểm soát Tài chính quyết định.
Đối với những hàng tồn kho không có trong Phiếu Kiểm kê nhưng có trong kho, phải ghi chép đầy đủ tên gọi, diễn giải, số lượng của hàng hóa, vật tư đó theo đơn vị đếm thích hợp.
Kiểm kê hàng thành phẩm sẽ được tiến hành theo cách thức riêng biệt. Thay vì mã vật tư được in sẵn trên phiếu kiểm kê,
c. Sau khi kiểm đếm
BƯỚC CHÍNH CÔNG VIỆC
Gửi kết quả Sao và gửi bản gốc Phiếu Kiểm kê cho nhóm Kiểm soát vào ngày kiểm đếm cuối cùng.
Tìm nguyên nhân, đếm lại
Kho kiểm tra, xác định và tìm nguyên nhân những khác biệt giữa thực tế đếm và hệ thống. Nếu phải tổ chức đếm lại cho bất kỳ hàng hóa nào phải tạo bảng đếm lại (re-count sheet). Quá trình đếm lại phải có sự tham gia của bên kho và Người Giám sát của nhóm đếm tương ứng (vì Người Giám sát phải chịu trách nhiệm khi nhóm mình phụ trách đếm sai số lượng hoặc đếm nhầm loại hàng hóa).
Tổng hợp Tổng hợp lại kết quả kiểm kê lên file excel và gửi cho Nhóm Kiểm soát. Kết quả kiểm kê trước khi gửi lên cho Nhóm Kiểm soát phải có phê duyệt của Trưởng bộ phận Logistic và Trưởng Kho.
Cập nhật Cập nhật kết quả kiểm kê vào SIS, in và gửi Báo cáo kiểm kê sau khi đối chiếu lên cho ban giám đốc duyệt
Phê duyệt Phê duyệt kết quả kiểm kê cuối cùng.