Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồ n: phòng quản lý kho)
3.1.3. Tổ chức, sắp xếp, bố trí và bảo quản hàng hóa
Tại thời điểm nhận hàng hóa, tất cả hàng hóa đều phải dán nhãn hàng hoá để mọi người dễ nhận biết và phân loại hàng hóa :
+ Nhãn hàng hóa bao gồm: Mã hàng hóa, tên hàng hóa (mô tả), số lượng, ngày nhận và số đơn hàng.
+ Không được dán nhãn hàng hóa chèn lên nhãn/ thông tin của nhà cung cấp.
3.1.3.1 Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho
- Phải có sơ đồ kho (Layout) và chỉ rõ từng khu vực lưu giữ hàng hóa trong kho
- Tất cả các hàng hóa sau khi kho tiếp nhận phải được lưu giữ đúng vị trí và theo dõi đúng qui định của kho.
+ Các giá cất giữ hàng phải có: tên loại hàng, mã loại hàng để tránh nhầm lẫn
+ Tất cả các hàng hóa có khối lượng kích thước nhỏ phải có khay đựng chuyên dụng dành cho các mặt hàng nhỏ lẻ. Các khay đựng phải được dán nhãn mã và tên loại hàng.
- Các giá, kệ để hàng hóa phải qui định rõ trọng luợng tối đa mà giá, kệ có thể chịu được. Các khu vực dễ ẩm ướt phải để hàng hóa trên pallet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất). Các giá, kệ để vật tư cần phải được vệ sinh định kỳ theo phân công của quản lý kho. Sắp xếp hàng hóa trong kho phải theo hướng dẫn của quản lí kho. Căn cứ vào các dấu hiệu cảnh báo, hướng dẫn ghi trên thùng hàng để sắp xếp đúng.
- Sắp xếp hàng hóa dựa theo tần suất nhập hàng và xuất hàng tại kho **Sắp xếp hàng hóa trong kho:
Người thủ kho sẽ phải chủ động nêu lên ý tưởng về cách sắp xếp hàng hóa trong kho. Trong đó, lập sơ đồ kho kèm theo chỉ dẫn và dán ở cửa sẽ giúp quá trình kiểm kê hàng nhanh chóng hơn. Dùng ký tự, kí hiệu hoặc chữ số để đánh dấu kệ, tầng kệ. Một số lưu ý:
-Sắp xếp sao không bị áng tầm nhìn của camera
-Lưu ý hàng hóa không chất quá cao làm che lấp hoặc làm ảnh hưởng đến hệ thống thông gió, làm lạnh. Chi tiết nhỏ nhưng lại có khả năng tác động xấu đến hàng trong kho ở diện rộng.
-Hàng hóa không để gần cửa sổ sát tường, đây là hai khu vực dễ khiến hàng bị mưa tạt hoặc bao bì bạc màu do tiếp xúc nhiều với ánh nắng.
-Hàng dễ vỡ nên để nơi an toàn, có ghi chú rõ ràng, không đặt gần lối đi nhằm loại bỏ các nguy cơ va chạm.
-Tuyệt đối không trèo lên và giẫm sản phẩm, dù sản phẩm có chất liệu cứng. Bởi bạn cần tôn trọng hàng hóa của mình. Trong kho luôn cần trang bị ghế hoặc thang sẵn trong trường hợp cần thiết.
-Tuyệt đối không nấu nướng trong kho. Không để hàng hóa dễ cháy cần các thiết bị tỏa nhiệt, tủ bảng điện,…
-Xếp hàng vào ô kệ ngay ngắn, không nhấp nhô, lởm chởm doi ra ngoài làm cản lỗi đi, dễ vướng víu đổ vỡ. Hàng hóa ngăn nắp cũng góp phần giúp tăng tính thẩm mỹ, giúp không gian kho thoáng đãng hơn.
Ngoài ra tùy từng mặt hàng mà thủ kho sẽ áp dụng những nguyên tắc sắp xếp sau: -Nguyên tắc FIFO ( First in, First out ) – Hàng nhập trước xuất trước
-Nguyên tắc LIFO ( Last in, First out ) – Hàng nhập sau xuất trước
-Nguyên tắc FEFO ( First expiry, First out ) – Hàng hết hạn trước xuất trước -Nguyên tắc FEFO ( First Emded, First out ) – Hàng cuối cùng xuất trước
* Vì Viettel Post nhận vận chuyển chủ yếu là hàng hóa bao kiện có các khối lượng cân nặng khác nhau như 10kg, 20kg, 25kg, 50kg….. nên cách sắp xếp hàng hóa trong kho còn được sắp xếp giá, kệ và chủ yếu theo cách sắp xếp là hàng nào có khối lượng nặng hơn sẽ được sắp xếp bên dưới và đối với hàng hóa có khối lượng nhẹ hơn thì sẽ được sắp xếp bên trên.
3.1.3.2. Bảo quản hàng hóa trong kho
1. Nguyên tắc bảo quản
- Tất cả hàng hóa lưu giữ trong kho cần được bảo quản và lưu giữ theo hướng dẫn của quản lí kho. Các hàng hóa phải có tài liệu của nhà cung cấp để hướng dẫn cho nhân viên kho nắm được các nguy cơ, rủi ro, cách xử lý, các biện pháp an toàn để phòng tránh.
- Với các hàng hóa có giới hạn sử dụng, phải thực hiện các yêu cầu sau:
* Lập danh sách: mã hàng, tên hàng, thời hạn lưu kho. Dán danh sách này tại khu vực lưu giữhàng hóa.
* Quy định dán tem màu để nhận biết thời hạn lưu kho
* Kho sẽ kiểm kê nội bộ 3 tháng/ 1 lần để kiểm tra các vật tư có thời hạn sử dụng và cập nhật tem màu. Và chốt chính xác số lượng xuất nhập trong ngày theo ngày. Do số lượng loại hàng hóa khác nhau rất nhiều lên tới hơn 1000 loại nên để kiểm soát số lượng hàng hóa cũng như kiểm soát được các rủi ro xảy ra tốt hơn, khi xuất 1 loại vật tư nào đó nên kiểm đếm số lượng còn lại sau khi xuất.
* Tất cả hàng hóa cần quản lý thời hạn nhập cũng như xuất hàng dựa trên phân loại ngày nhập và ngày xuất để tiêu chuẩn hóa phiếu quản lý kho và được cập nhật bởi bộ phận điều phối.
- Hàng hóa có quy định về độ ẩm mà điều kiện lưu kho điều kiện phòng thông thường không đáp ứng được phải có kho riêng kín và có thiết bị hút ẩm. Các kho bảo quản khô có đồng hồ theo dõi độ ẩm. Hàng hóacó yêu cầu bảo quản lạnh, phải được cất giữ trong tủ lạnh, kho mát tùy theo yêu cầu nhiệt độ bảo quản khuyến cáo bởi nhà cung cấp. Các kho lạnh phải có đồng hồ theo dõi nhiệt độ.
2. Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho
- Hàng hóa lưu kho phải đảm bảo vệ sinh, tránh bụi bẩn, ẩm mốc, côn trùng xâm hại. Kho phải có kế hoạch phân công, hướng dẫn kiểm tra, vệ sinh từng khu vực định kỳ.
- Hàng hóa phải được kiểm tra và đảm bảo rằng hàng hóa đó sạch, còn nguyên trạng và còn thời hạn sử dụng.
- Hàng hóa thường xuyên xuất thì ưu tiên để gần về khu vực ra vào kho.
3.1.3.3. Kiểm soát không phù hợp
- Với bất kỳ hàng hóa nào được phát hiện quá hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng trong quá trình lưu kho, …Kho chụp ảnh, tạo phiếu hủy hàng
Vật tư bị hỏng, lỗi sẽ được dán nhãn màu đỏ có đính kèm phiếu hủy hàng đồng thời được cất giữ tại khu vực riêng dành cho vật tư chờ xử lý: kiểm tra lại, sửa chữa, hủy hoặc trả lại nhà cung cấp.
Kho sẽ bàn giao hàng hóa bị lỗi hỏng cho phòng Môi trường trong trường hợp: - Nếu hàng hóa đó được xác định là lỗi, hỏng (Dựa vào quyết định được ghi trong phiếu hủy hàng)
- Hàng hóa chậm luân chuyển (cũ, lâu không sử dụng, không có nhu cầu sử dụng trong tương lai) được quyết định loại bỏ bởi những người có trách nhiệm.