Các bước trong quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực bao gồm:
Thứ nhất là bước chuẩn bị: trước khi tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên, các tổ chức cần tiến hành công tác chuẩn bị cẩn thận và kỹ lưỡng. Ngoài những chuẩn bị có tính vật chất như tiền bạc, phòng ốc, các mẫu trắc nghiệm, phỏng vấn, các tổ chức rất chú trọng đến bảng mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc. Nhờ bảng mô tả này mà cấp quản trị sẽ biết cần loại ứng viên có những tiêu chuẩn nào. Và cũng nhờ bảng này, các chuyên gia sẽ soạn thảo các mẫu trắc nghiệm, các mẫu phỏng vấn phù hợp.
Kỹ thuật tuyển chọn cũng cần được thống nhất. Phần lớn các tổ chức sử dụng kỹ thuật loại dần trong tiến trình tuyển chọn. Với kỹ thuật này, ứng cử viên phải vượt qua hàng loạt các bước như hồ sơ xin việc, trắc nghiệm, phỏng vấn. Ứng cử viên sẽ bị loại nếu không qua bất kỳ bước nào trong tiến trình tuyển chọn. Ngoài ra cũng cần chuẩn bị cho những người tham gia quá trình tuyển chọn về tinh thần và thái độ đối với các ứng viên.
Thứ hai là tiếp nhận đơn xin việc và tiếp xúc, phỏng vấn ban đầu: Hoàn thiện đơn xin việc thường là công việc đầu tiên của các ứng cử viên. Đơn xin việc là thông tin cơ bản nhất để sử dụng trong tiến trình tuyển dụng và dung để loại những ứng cử viên không đáp ứng yêu cầu.
Đơn xin việc do tổ chức thiết kế theo yêu cầu của quá trình tuyển dụng. Về nguyên tắc mẫu đơn càng thiết kế khoa học và chi tiết, tổ chức càng tiết kiệm thời gian để chọn lựa ứng viên. Thông tin mà ứng viên điền vào trong đơn xin việc được đối chiếu so sánh với bản mô ta công việc và bản mô ta chi tiết công việc để xem
xét các tiêu chuẩn của ứng viên có phù hợp với yêu cầu của tổ chức không. Điều này không phải đơn giản, các ứng viên thường nói về mình với khía cạnh hào quang tích cực hoặc không thực tế. So sánh nhiệm vụ và trách nhiệm trong quá khứ của một ứng viên với nhiệm vụ và trách nhiệm của một chức vụ hay một chỗ làm mà ứng viên đang xin không phải là chuyện dễ. Những thông tin này là cơ sở để xem xét các ứng cử viên và người tuyển dụng sử dụng để loại các ứng cử viên không đáp ứng nhu cầu.
Độ chính xác của thông tin trong đơn xin việc thường là vấn đề mà nhiều người quan tâm. Việc tin tưởng các thông tin này là hết sức cần thiết và chúng ta phải có các biện pháp nhằm đảm bảo rằng các thông tin này là chính xác như kiểm tra lại tại cở sở đào tạo hay địa phương. Phần lớn các tổ chức yêu cầu ứng cử viên viết đơn xin việc bằng tay chứ không đánh máy. Về hình thức của đơn xin việc như trình bày sạch sẽ, rõ ràng, có logic, chữ viết, cách sử dụng từ, cách hành văn… Chỉ nên áp dụng để tuyển lựa các nhân viên hành chính hoặc nghiệp vụ nghiên cứu.
Các thông tin cho một đơn xn việc thường bao gồm:
Các thông tin về bản thân như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ gửi thư, điện thoại, hộp thư điện tử; Thông tin về công việc mà mình mong muốn như tên công việc mong muốn, tiền lương mong muốn, thời gian làm việc có thể trong tuần, các quan hệ với tổ chức như đã nộp đơn cho tổ chức lần nào chưa, nếu có thì khi nào?
Thông tin về đào tạo như trình độ và ngành nghề đào tạo, thời gian và nơi đào tạo; Phục vụ quân đội (nếu có) và thời gian, nghề nghiệp, chức vụ có liên quan; Quá trình làm việc như tên công việc, nơi đã làm việc, tiền lương và nguyên nhân khi rời bỏ công việc đó.
Kỹ năng và các lớp đào tạo khác như khả năng đánh máy, khả năng lái xe và những thông tin khác có liên quan đến công việc đang nộp như các tổ chức đoàn thể tham gia, các kỹ năng đặc biệt như văn nghệ thể thao…
Cuối cùng của đơn xin việc là cam kết về thông tin đã cung cấp, ngày tháng và chữ ký của ứng cử viên. Sau khi hoàn thành đơn xin việc, ứng cử viên nộp đơn cho bộ phận tuyển dụng nhân lực của tổ chức và sẽ tham gia phỏng vấn sơ bộ. Mục đích của phỏng vấn sơ bộ là xác định các kỹ năng, khả năng cũng như kinh nghiệm
của ứng cử viên đối với các vị trí cần tuyển dụng, các yêu cầu và trả lời các câu hỏi từ ứng cử viên. Tiến hành phỏng vấn ban đầu này thường do các bộ phận phụ trách nhân lực trong tổ chức. Kết quả là các ứng cử viên không đạt yêu cầu hay không quan tâm đến công việc của tổ chức sẽ bị loại
Thứ ba là xem xét đơn xin việc công việc tiếp theo sau phỏng vấn bước đầu là xét đơn xin việc. Nhiệm vụ chính của bước này là so sánh các yêu cầu từ bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc với các thông tin mà ứng cử viên cung cấp trong đơn xin việc. Bên cạnh đó chúng ta cũng cần kiểm tra các thông tin khác liên quan như kinh nghiệm làm việc, các thông tin về tiểu sử, sở thích, các vấn đề về công dân và xã hội… Ở một số nước ngoài việc kiểm tra, đối chiếu các thông tin, chữ ký và chữ viết của ứng cử viên cũng được xem xét. Hiện tại chưa có một hệ thống thống nhất về chỉ tiêu để lựa chọn ứng cử viên theo các mặt khác nhau như trình độ, sức khỏe, nghề nghiệp, kinh nghiệm công tác… Kết quả của việc xem xét đơn xin việc là một số ứng cử viên sẽ được đi tiết vào bước sau và một số sẽ bị loại.
Thứ tư là trắc nghiệm: bước tiếp theo trong tiến trình tuyển dụng là bước trắc nghiệm. Phương pháp trắc nghiệm áp dụng trong tuyển chọn nguồn nhân lực được áp dụng tại Hoa Kỳ vào những thập kỷ đầu tiên và được sử dụng rộng rãi vào thập kỷ 40 của thế kỷ 20. Hiện tại, có từ 15 đến 20% các tổ chức tại Hoa Kỳ sử dụng phương pháp trắc nghiệm khả năng hoặc kiến thức để ra quyết định trong tuyển chọn nhân lực. Các bài kiểm tra trắc nghiệm cho phép chúng ta kiểm tra sự hiểu biết, sự khéo léo, tính nghề nghiệp của ứng cử viên.
Hiện tại, có 3 phương pháp trắc nghiệm cơ bản: Trắc nghiệm bằng cách trả lời bài viết; Trắc nghiệm bằng phỏng vấn; Trắc nghiệm bằng máy móc, hình vẽ, đồ chơi và những dụng cụ liên lạc khác.
Trong 3 phương pháp trên, phương pháp trắc nghiệm trả lời bài viết là phổ biến nhất.
Cũng có nhiều loại trắc nghiệm đang được áp dụng thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như trong quân đội cũng như trong các tổ chức kinh doanh hay công sở với mục đích thương mại hay không thương mại. Đó là những loại trắc nghiệm sau đây: Trắc
nghiệm kiến thức tổng quát; Trắc nghiệm tâm lý; Trắc nghiệm trí thông minh; Trắc nghiệm về thành tích; Trắc nghiệm cá tính; Trắc nghiệm sở thích.
Ngoài ra, một số nước trên thế giới còn sử dụng trắc nghiệm về tính trung thực, trắc nghiệm y học, trắc nghiệm về độ khéo léo và trắc nghiệm về thể lực.
Ưu điểm của phương pháp trắc nghiệm: Giúp cho tổ chức tiết kiệm chi phí về đào tạo và huấn luyện người lao động; Giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh do sơ xuất, yếu kém của nhân viên; Rút ngắn thời gian tập sự của nhân viên; Nhân viên được đề bạt một cách hợp lý; Nhân viên được giao cho việc đúng khả năng; Có thể dự đoán ứng viên có thể thành công trong công việc tới mức độ nào.
Ngoài ra, phương pháp trắc nghiệm cũng có những hạn chế:
Mức độ chính xác thấp của các câu hỏi trong bài trắc nghiệm dẫn đến các nhà tuyển chọn sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá các ứng cử viên; Việc xây dựng một bài trắc nghiệm phù hợp với điều kiện của tổ chức là một việc không dễ dàng và cũng tốn kém; Phương pháp trắc nghiệm sẽ trở nên kém hiệu quả khi chúng ta áp dụng nó một cách máy móc và vô ý thức. Vì lí do đó, khi sử dụng phương pháp này các tổ chức cần có sự tư vấn của các chuyên gia về lĩnh vực này.
Mặc dù phương pháp trắc nghiệm đã thực sự được ứng dụng hơn một thế kỷ nay, nhưng hiên nay cũng chưa có một loại trắc nghiệm nào hay một chương trình trắc nghiệm nào được xem là hoàn hảo. Cho nên, phương pháp trắc nghiệm chỉ có một giá trị tương đối và cần phải phối hợp kiểm tra với những phương pháp khác như phỏng vấn, sưu tra lý lịch, quan sát… nếu muốn đi đến những kết luận chính xác.
Phương pháp trắc nghiệm chỉ mang lại kết quả tốt khi những thông tin ứng viên cung cấp phải rõ ràng và tương đối chính xác.
Thứ năm là phỏng vấn: sau trắc nghiệm là bước phỏng vấn trong quá trình tuyển chọn nhân lực. Phỏng vấn là một khâu hay một phương pháp quan trọng nhất được áp dụng rộng rãi nhất để lựa chọn ứng cử viên. Phỏng vấn cũng có thể coi là rào cản cuối cùng trong tiến trình tuyển chọn được sử dụng sau khi các phương pháp khác đã giảm bớt số các ứng cử viên tiềm năng. Có thể khẳng định rằng gần
như 100% các tổ chức sử dụng phỏng vấn như là một khâu cơ bản trong tuyển chọn nhân lực.
Mục đích của phỏng vấn: Để thu thập thông tin về ứng cử viên xin việc. Các thông tin này có thể đã được cung cấp trong các bước trước và trong quá trình tuyển chọn nhưng nhà tuyển chọn cũng cần phải kiểm tra lại khi gặp gỡ các ứng cử viên hoặc các thông tin đang còn thiếu. Ứng cử viên sẽ có cơ hội làm rõ thêm về khả năng của mình, tự khẳng định mình và thuyết phục nhà tuyển dụng chọn lựa mình. Đánh giá một cách trực tiếp sắc thái bên ngoài của ứng cử viên như cách ăn mặc, dáng vóc, khoa ăn nói, cũng như thái độ và tác phong của các ứng cử viên. Đánh giá trực tiếp tài năng, óc thông minh cũng như tâm lý của ứng viên như ý chí, nghị lực, mức độ thích nghi với hoàn cảnh, trí phán đoán, óc suy luận, trí tưởng tượng, tình cảm, tham vọng…
Phỏng vấn cũng là cơ hội để các ứng cử viên tìm hiểu thêm về tình hình của tổ chức, lương bổng, các cơ hội về đề bạt và phát triển, điều kiện làm việc cũng như thách thức của tổ chức và của chính mình nếu được lựa chọn. Để cho ứng cử viên và những người quản lý trong tương lại có dịp gặp gỡ nhau và hiểu biết nhau hơn.
Có các hình thức phỏng vấn sau:Phỏng vấn theo mẫu; Phỏng vấn theo tình huống; Phỏng vấn không có hướng dẫn; Phỏng vấn theo nhóm; Phỏng vấn theo hội đồng; Phỏng vấn căng thẳng.
Để có đủ những thông tin cần thiết với độ chính xác cao, người phỏng vấn nên:
Nghiên cứu kỹ bản mô ta công việc và bản tiêu chuẩn công việc, hồ sơ ứng cử viên và những thông tin cần thiết liên quan; Tạo ra không khí cởi mở, thân thiện và tôn trọng ứng cử viên; Cố gắng lắng nghe, không cắt ngang quá trình trình bày hay trả lời của ứng cử viên; Trả lời thẳng thắn các câu hỏi của ứng cử viên, cung cấp các thông tin cần thiết cho ứng cử viên, không biểu lộ thái độ hài lòng hay không nhất trí khi ứng cử viên trả lời không theo ý mình; Cố gắng ghi chép trong quá trình phỏng vấn; Kiểm soát nội dung cuộc phỏng vấn, không sa đà vào tiến trình phỏng vấn và cho phép ứng cử viên đặt các câu hỏi có liên quan đến công việc và cuộc
phỏng vấn; Cần thông báo cho ứng cử viên khi nào có kết quả của tuyển dụng hay phỏng vấn.
Thứ sáu là kiểm tra thông tin: Sau khi đã trắc nghiệm và phỏng vấn sâu, kiểm tra thông tin có thể được thực hiện nếu thấy cần thiết. Mục đích của kiểm tra thông tin là nhằm xác minh lại các thông tin mà chúng ta chưa hoàn toàn chắc chắn liên quan đến ứng cử viên. Các thông tin trong bước này có thể liên quan đến quá trình học tập của ứng cử viên tại các trường đào tạo, hoàn cảnh gia đình và sự tham gia của ứng cử viên vào các tổ chức xã hội.
Có nhiều phương pháp kiểm tra lại lý lịch như gửi thư đến các thầy cô hay các bộ phận liên quan của các trường đào tạo, cử cán bộ đến nơi cần kiểm tra thông tin và cả gọi điện thoại.
Cuối cùng là kiểm tra sức khỏe và ra quyết định tuyển dụng: Mục đích của kiểm tra sức khỏe là nhằm đảm bảo rằng ứng cử viên có đủ sức khỏe theo yêu cầu của công việc và của tổ chức. Nếu các tổ chức có chuyên gia y tế thì việc kiểm tra sức khỏe do chuyên gia này đảm nhận, nếu không thì tổ chức có thể mời bác sĩ đến thực hiện công việc này. Tổ chức cần phải có bác sĩ biết tất cả các chi tiết cần thiết về công việc mà ứng cử viên sẽ đảm trách để bác sĩ sẽ chú trọng đến yếu tố sức khỏe nào. Công việc này cũng khá tốn kém, vì thế một số tổ chức có qui mô nhỏ yêu cầu ứng viên khi nộp đơn xin việc hoặc khi được phỏng vấn sẽ phải nộp phiếu khám sức khỏe tổng quát.
Việc khám sức khỏe có vẻ đơn giản nhưng là một công việc không thể thiếu được trong quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực.
Sau các bước trên đây, Hội đồng tuyển dụng hay người đứng đầu tổ chức ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Hợp đồng lao động được ký kết ngay sau khi có quyết định tuyển dụng. Cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ Luật Lao động của Nhà nước Việt Nam.