3.3. Một số vấn đề đặt ra trong đổi mới hoạt động đào tạo nhân viên
3.3.2. Ứng dụng công nghệ vào hoạt động đào tạo
Hiện nay có nhiều ứng dụng nhằm bổ trợ cho công tác quản trị nói chung, hoạt động đào tạo nói riêng. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có sự phát triển khác nhau, nguồn lực cũng khác nhau do đó, cần lựa chọn những ứng dụng phù hợp mới đem lại hiệu quả cho công ty. Các ứng dụng công nghệ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Nhận thấy rằng, công ty thường xuyên đào tạo nhân viên kinh doanh thông qua các slide bài giảng, hay video quay bằng điện thoại để nhân viên hình dung được cách thức làm việc, xem thực tế các sản phẩm của công ty đã sử dụng rất là nhiều.
Một trong những ứng dụng có thể kể đến như trí tuệ nhân tạo (AI). Ứng dụng của AI trong đào tạo tại doanh nghiệp: Trí tuệ nhân tạo hoạt động dựa trên nền tảng là sử dụng các thuật toán với thông tin đầu vào là dữ liệu lớn có thể thay thế hành vi của con người và đưa ra quyết định. Hiện nay, doanh nghiệp vẫn sử dụng các thực hiện công việc một cách thủ công, như việc gợi ý nội dung học tập phù hợp cho từng nhóm nhân viên. Nó đòi hỏi, người phụ trách phải phân tích công việc, yêu cầu công việc, đánh giá kiến thúc, kỹ năng và thái độ so với yêu cầu...Sau đó, họ phải lựa chọn những những nội dung đào tạo sẵn lập kế hoạch. Điều này khiến mất nhiều thời gian, tốn
công sức. AI có khả năng giải quyết một cách tự động, nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian công sức của người làm đào tạo. Trí tuệ nhân tạo có khả năng học hỏi hay “tiến hóa” và “học hỏi” liên tục. Khi con người phải thu nạp một lúc nhiều kiến thức dẫn đến quá tải thì AI giúp lọc những thông tin thực tiễn và có thể cập nhật kiến thức từ nhiều nguồn trên Internet một cách chọn lọc. Trí tuệ nhân tạo thay thế nhiều tác vụ cần nhiều thời gian, mang tính chất lặp lại như tổng hợp nhu cầu đào tạo, sắp xếp lịch học..Ngoài ra, nó còn cho phép dịch thuật tự động nội dung bài giảng trên một số trang học trực tuyến.
Bên cạnh đó VR cũng đang là trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi. VR mang đến tương tác thời gian thực, cảm giác đắm chìm, sức tưởng tượng cho người xem. Nếu sử dụng sẽ mang lại hiệu quả trong việc hỗ trợ hình ảnh, video trong các chương trình đào tạo.
Đề xuất ứng dụng công nghệ vào công ty
(1) Công nghệ AI
Hiện nay, VNPACO vẫn đang sử dụng phương thức truyền thông trong việc phân tích công việc, xem xét khả năng, ký năng, thái độ để lựa chọn đối tượng đào tạo điều này khiến mất nhiều thời gian và hiệu suất cho cao. Do đó, để hiệu suất được cải thiện Công ty cần đa dạng phương thức với sự trợ giúp của trí tuệ nhân tạo AI để trợ giúp quá trình đào tạo được nhanh hơn. Đồng thời với lượng kiến thức đào tạo cũng khá nhiều, để NVKD tham gia được tiếp thu nhanh, có chọn lọc những kiến thức thực tiễn hiệu quả. Ngoài ra, việc khảo sát sau đào tạo là bước phức tạp đòi hỏi người đánh giá phải khách quan, dân chủ và mất thời gian thu thập, xử lí số liệu. Do đó, khi sử dụng AI mọi khó khăn này đều được giải quyết.
(2) Công nghệ VR
Trong đào tạo công ty hiện tại đang sử dụng tài liệu giấy, kết hợp với bài giảng thông qua slide và video để cho NVKD khi tham gia đào tạo được hiểu hơn về kiến thức đào tạo, mang đến những hình ảnh thiết thức. Tuy nhiên, những tình huống trong công việc lại không được lồng ghép vào trong bài giảng để họ có thể dễ dàng hình dung ra cách giải quyết khi gặp vấn đền. Do đó, công nghệ VR là trợ thủ mang đến những hình ảnh trực quan, sinh động, những tình huống như trong thực tế để người
nhân viên có thể quan sát, học hỏi theo. (3)App đào tạo
Để hoạt động đào tạo được diễn ra thường xuyên, linh hoạt công ty nên chi cho khoản xây dựng app đào tạo. App đào tạo là những ứng dụng cho phép nhân viên kinh doanh của công ty nói riêng và toàn bộ người lao động của công ty nói chung được phép tham gia đào tạo khi có mã đăng nhập. Trong ứng dụng xây dựng sẵn các video về đào tạo, mọi người có thể học tập bất kể nơi đâu, cho phép người dùng làm bài kiểm tra khi mình hoàn thành bài. Thay vì làm video đăng tải lên youtobe thì các video được đăng tải trên app sẽ có tính bảo mật cao hơn, tạo độc quyền của công ty, hiệu suất truy cập sẽ tốt hơn. App đào tạo riêng của công ty sẽ mang tính hiệu quả lâu dài thay vì mang đến hiệu quả trước mắt nhưng lại không tạo ra tính độc quyền, hay mở rộng đào tạo. Do đó, đề xuất này nên được thực hiện và áp dụng trong công ty để tăng hiệu suất trong hoạt động đào tạo của công ty.
(4) Ngoài ra, đề xuất một số hình thức đào tạo từ xa thông qua các phần mềm: Công nghệ càng ngày càng phát triển do đó để đáp ứng nhu cầu của xã hội và tình hình thực tế về dịch bệnh trong những năm qua thì đào tạo trực tuyến, học tập điện tử là phương pháp được xem là tối ưu. Đào tạo trực tuyến, học tập điện tử là hình thức thay thế cho đào tạo trực tiếp trong thời buổi dịch bệnh căng thẳng. Do đó Công ty nên mở rộng, tìm hiểu áp dụng thêm những phương pháp mới như đào tạo trực tuyến nhiều hơn thông qua các ứng dụng hầu hết mọi người đều có sẵn như Meet hay những phần mềm ứng dụng như Zooms, TranS để thay thế cho hình thức đào tạo trực tiếp khiến người học cảm thấy nhàm, mất thời gian, chi phí.
Việc đào tạo cho phép lập lịch trình thuận tiện, do nhân viên lựa chọn và cũng có nghĩa là nội dung đào tạo có thể được chọn riêng cho từng thành viên trong lớp và nhân viên có thể di chuyển theo tốc độ của riêng mình.
Đào tạo trực tuyến của công ty đã có tuy nhiên các ứng dụng để người học tham gia còn hạn chế do đó công ty có thể kết hợp những ứng như: Zoom, Trans để tham đào tạo trực tuyến. Với những ứng dụng mới cho phép số người tham gia đào tạo nhiều hơn, được chia sẻ các tài liệu trực tiếp khi giảng dạy chiếu lên màn hình và tương tác giữa giảng viên và người học, người học và người học dễ dàng hơn. Thông
qua đó người học có thể trao đổi trực tiếp với mọi người. Ngoài ra người dạy có thể kiểm soát người học thông qua hình ảnh, thời gian vào lớp thông qua tính năng phê duyệt. Người học hoàn toàn có thể vừa đào tạo tại nhà hay bất kỳ đâu với một thiết bị thông minh có kết nối mạng mà không bị bó buộc tại các lớp học. Thậm trí họ có thể vừa nghe giảng vừa kết hợp một số công việc nhà để tiết kiệm thời gian.Việc đào tạo trực tuyến kiến mọi người càng chủ động, tạo không gian thoải mái.
Khi đào tạo trực tuyến người học vẫn có thể được chia sẻ những bài tập tình huống được lồng ghép vào trong bài giảng, hay những đoạn video, clip về cách làm việc hoạt động, giới thiệu về công ty, văn hóa, con người công ty thông qua mạng internt một cách sinh động, dễ hình dung. Việc áp dụng trình chiếu những hình ảnh, video clip, tình huống giả định trực tuyến giúp những NVKD có thể tiếp thu, nhớ lâu hơn việc giảng dạy trực tiếp trên lớp. Đồng thời, nó giúp người học cảm thấy thú vị hăng say theo dõi hơn, đỡ buồn ngủ hơn.