7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số giải pháp đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Cổ phần Sông Đà 6
phần Sông Đà 6
3.2.1. Nâng cao nhận thức của nhân viên về đánh giá thực hiện công việc
Phần lớn nhân viên không hiểu rõ mục đích cũng nhƣ các tiêu chí đánh giá của công tác đánh giá thực hiện công việc. Họ thƣờng nghĩ rằng đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để tính lƣơng, thƣởng chứ chƣa hiểu hết đƣợc rằng nó là cơ sở cho việc bình xét thi đua khen thƣởng, cơ hội để thăng tiến, cũng nhƣ giúp cấp trên hiểu hơn về tình hình công việc và có các biện pháp để cải thiện.
Để nhân viên hiểu rõ hơn về công tác đánh giá thực hiện công việc, Công ty có thể thay đổi các kênh thông tin hiện nay:
- Sử dụng bảng tin, loa phát thanh, các buổi đối thoại, tuyên truyền, v.v... để giải thích rõ hơn thêm về công tác đánh giá thực hiện công việc.
- Ban giám đốc cũng có thể tổ chức những buổi trao đổi với nhân viên để giải đáp thắc mắc, trao đổi cụ thể về mục tiêu lâu dài của công ty, đƣa ra các mục tiêu cần đạt đƣợc cũng nhƣ mức lƣơng thƣởng có đƣợc nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Mỗi nhân viên cũng cần chủ động tìm hiểu bằng cách đọc mô tả công việc, cấp bậc công việc mình làm, vị trí mình ở đâu đánh giá dựa trên cơ sở
tiêu chí tiêu chuẩn nào, v.v... việc đánh giá ảnh hƣởng thế nào đến sự nghiệp của mình. Hiểu đúng tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc giúp cho nhân viên làm việc chăm chỉ, hiểu công việc của mình do vậy làm việc đạt hiệu quả cao nhất. Khi nhân viên hiểu rõ đƣợc vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức họ sẽ tham gia tích cực hơn góp phần tạo hiệu quả cho công tác đánh giá trong tổ chức.
Để thực hiện đƣợc những điều này, đầu tiên cần phải có đƣợc sự quan tâm và ủng hộ của cán bộ lãnh đạo, sau đó là sự tổ chức hợp lý, có sự hƣởng ứng tham gia của nhân viên, dự trù phân bổ thời gian cho thực hiện giải pháp này.
3.2.2. Nâng cao tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá
Để những giải pháp phát triển nguồn nhân lực ở Công ty đạt hiệu quả cao, lãnh đạo Công ty cần nhận định đúng tầm quan trọng của việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Nếu việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên không chính xác sẽ dẫn đến hậu quả đào tạo không đúng đối tƣợng, đãi ngộ không đúng ngƣời và không thể cải thiện kết quả công việc, phát triển nghề nghiệp cho nhân viên nhằm đáp ứng mục tiêu của Công ty. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Cổ phần Sông Đà 6 không chỉ dừng lại ở việc phục vụ cho công tác khen thƣởng và tuyển mộ, tuyển chọn nhân viên mà còn phải bổ sung thêm một số mục tiêu mới
3.2.2.1. Về xác định tiêu chí đánh giá
- Đánh giá thực hiện công việc giúp nhân viên làm việc tốt hơn:
Trên cơ sở đánh giá mức độ hoàn thành công việc ở từng thời điểm, lãnh đạo có thể định hƣớng cho nhân viên cách thức làm việc để đạt hiệu suất và thực hiện công việc cao hơn trong thời gian tới. Ngƣời lãnh đạo có thể giúp nhân viên nhận thấy những điểm mạnh, điểm yếu, giúp nhân viên tìm ra nguyên nhân của những thất bại trong công việc, từ đó xác định nhân viên cần phải làm gì để khắc phục hoặc làm tốt hơn. Ngoài ra, ngƣời lãnh đạo có thể thảo luận và thống nhất với nhân viên về mục tiêu công việc trong tƣơng lai và những phƣơng thức thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu này.
Với mục tiêu giúp nhân viên làm việc tốt hơn, tiêu chuẩn đƣợc sử dụng để đánh giá là tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc. Tiêu chuẩn này sẽ giúp nhân viên đánh giá đƣợc kết quả thực hiện công việc của mình từ đó họ phát huy đƣợc những điểm mạnh và khắc phục đƣợc những điểm yếu, giúp cho họ ngày càng đạt đƣợc kết quả cao trong quá trình công tác.
- Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cũng nhằm phục vụ cho việc xác định nhu cầu và thiết lập kế hoạch đào tạo của tổ chức. Nếu một nhân viên không đạt đƣợc những yêu cầu trong thực hiện công việc, chƣơng trình đào tạo có thể giúp họ hiệu chỉnh các kỹ năng nghiệp vụ cần thiết hoặc sự thiếu hụt về kiến thức. Với những nhân viên hoàn thành công việc trên mức yêu cầu, có thể đƣa vào những chƣơng trình đào tạo cao hơn để chuẩn bị cho việc đề bạt vào những vị trí cao sau này. Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp nhà lãnh đạo xác định đƣợc nhu cầu đào tạo chuyên sâu. Với mục tiêu đánh giá nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo, tiêu chuẩn đánh giá đƣợc chú trọng là tiêu chuẩn về năng lực, kỹ năng của nhân viên. Họ có những năng lực gì? Kỹ năng của họ tốt hay chƣa? Để nâng cao kết quả thực hiện công việc họ có cần đƣợc đào tạo thêm không?
- Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên để tuyển mộ, tuyển chọn Đánh giá kết quả thực hiện công việc giúp cho lãnh đạo Công ty đƣa ra các quyết định đúng đắn về nhân sự (biên chế, ký hợp đồng ngắn hạn, ký hợp đồng dài hạn, v.v...) sau thời gian thử việc đối với những nhân viên tuyển chọn. Bên cạnh đó phòng hành chính nhân sự cũng có thể dựa trên kết quả đánh giá để thực hiện công việc xây dựng sơ đồ luân chuyển công việc trong chi nhánh một cách khoa học. Trong quá trình đánh giá thực hiện công việc, các mức thang điểm của đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp chi nhánh dự báo khả năng hoàn thành công việc của các ứng viên sau này. Qua kết quả đánh giá, chi nhánh nhận thấy có một số nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc đƣợc giao là do đƣợc đào tạo tại một trƣờng, lớp nào đó, yếu tố này sẽ đƣợc xem xét ƣu
tiên trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Kết quả đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cho thấy những vấn đề tồn tại về thực hiện công việc của nhân viên từ đó có kế hoạch tuyển dụng những nhân viên có trình độ cao hơn nhằm khắc phục những tồn tại trên. Các cuộc trắc nghiệm tuyển chọn có hiệu quả hơn nhờ phần lớn vào sự chính xác của công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
3.2.2.2. Về các tiêu chuẩn đánh giá
Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên là yêu cầu hoàn thành một công việc cả về mặt số lƣợng và chất lƣợng. Đó chính là cái mốc chuẩn cho việc đo lƣờng thực hiện công việc của nhân viên.
* Căn cứ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
Các tiêu chuẩn đánh giá phải đƣợc thiết lập căn cứ trên bản mô tả công việc và mục tiêu thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên.
Sơ đồ 3.1: Căn cứ và cách xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
(Nguồn:Kết quả xây dựng của tác giả)
Mục tiêu đánh giá Mục tiêu của bộ phận
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc
của nhân viên Cấp trên
trực tiếp
Nhân viên
Bản mô tả công việc
- Bản mô tả công việc giúp xác định chức năng chính và nhiệm vụ cụ thể của nhân viên, những tiêu chuẩn năng lực cá nhân cần có để đáp ứng yêu cầu của công việc, đây là kết quả của phân tích công việc chuyên sâu.
- Việc xác định mục tiêu đánh giá rõ ràng, cụ thể sẽ giúp cấp lãnh đạo và nhân viên dễ xây dựng đƣợc hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chính xác phục vụ tốt cho công tác đánh giá.
- Xác định mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận giúp lƣợng hàng hóa các tiêu chuẩn đánh giá chủ yếu, các tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc. Trên cơ sở đó xác định mục tiêu cụ thể công việc ứng với từng chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên để từ đó xác định các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của nhân viên.
- Công ty nên xây dựng tiêu chuẩn đánh giá trên cơ sở thảo luận dân chủ, cán bộ quản lý nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về các tiêu chuẩn đánh giá.
Trong quá trình xác định tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với công việc phân công cho nhân viên và phải gắn liền với chiến lƣợc của Công ty.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát đƣợc mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
- Tiêu chuẩn đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị làm sai lệch do những yếu tố khách quan.
- Tiêu chuẩn đánh giá phải mang tính khả thi, phù hợp với thực tế.
* Xác định tiêu chuẩn đánh giá
Để công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên đƣợc thành công, Công ty phải xây dựng đƣợc hệ thống các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của nhân viên. Hệ thống các tiêu chuẩn này đƣợc xây dựng chủ yếu dựa trên bản mô tả công việc của cá nhân và đƣợc cụ thể hóa bằng các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể mà bộ phận giao cho nhân viên trong từng giai đoạn cụ thể.
Với từng mục tiêu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc sẽ đƣợc xác định phù hợp với mục tiêu đánh giá, thuộc nhóm tiêu chuẩn sau:
- Tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ:
Tiêu chuẩn đánh giá năng lực công tác nhân viên đƣợc xác định dựa trên bảng phân tích công việc chuyên sâu và đƣợc cụ thể thành các tiêu chuẩn: + Đối với cán bộ quản lý: Kiến thức công việc, tiến độ thực hiện công việc, chất lƣợng công việc hoàn thành, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, tính chủ động sáng tạo, phục vụ khách hàng, kỹ năng giao tiếp và các mối quan hệ, kỹ năng quản lý điều hành, kỹ năng quản trị rủi ro.
Mỗi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc cụ thể thành các mức độ với thang điểm đánh giá từ 1-5.
+ Đối với nhân viên: kiến thức công việc, tiến độ thực hiện công việc, chất lƣợng công việc hoàn thành, sự tổ chức cá nhân, tính chủ động sáng kiến, phục vụ khách hàng, kỹ năng giao tiếp và các mối quan hệ, kỹ năng trình bày.
Mỗi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc cụ thể thành các mức độ với thang điểm đánh giá từ 1-5.
+ Các mức độ đánh giá tiêu chuẩn kiến thức công việc: + Các tiêu chuẩn về thái độ, kỷ luật lao động:
Tiêu chuẩn về thái độ và ý thức tuân thủ nội quy lao động Công ty sẽ đƣợc đánh giá dựa trên số lần vi phạm nội quy Công ty, số lần bị khiển trách, cảnh cáo, số ngày làm việc, số ngày tự ý nghỉ việc, đi muộn về sớm, làm việc riêng trong giờ làm việc, vô trách nhiệm gây tổn thất lãng phí tài sản của Công ty, trang phục, v.v...
Tiêu chuẩn về thái độ, kỷ luật lao động đƣợc đánh giá theo các mức độ tƣơng ứng với thang điểm đánh giá từ 1-5.
+ Vi phạm nhiều lỗi: bị cảnh cáo và viết kiểm điểm. + Mắc 3 lỗi trong nội quy Công ty.
+ Chấp hành tốt mọi nội quy của Công ty, mắc 1 trong các lỗi theo nội quy Công ty.
+ Chấp hành tốt mọi nội quy Công ty.
- Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc:
+ Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc đƣợc xác lập thông qua việc thảo luận giữa cấp trên trực tiếp và nhân viên. Đối với cán bộ quản lý trực tiếp là ngƣời chịu trách nhiệm về bộ phận của mình. Trên cơ sở mục tiêu phân bổ tới bộ phận thì tiêu chuẩn đánh giá chính là mục tiêu của bộ phận mà mình quản lý. Đối với nhân viên chính là mục tiêu đƣợc phân bổ đến cá nhân phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cá nhân đó.
Xây dựng mục tiêu cho các nhân viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Đầu tháng: thiết lập mục tiêu và kết quả mong đợi, thống nhất thời gian hoàn thành tỷ trọng cung ứng của từng mục tiêu trên tổng số.
Thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn: cụ thể, đo lƣờng đƣợc, thống nhất, thực tế, có thời hạn.
Đồng nhất với chiến lƣợc, mục tiêu, các mảng công việc chủ chốt chung.
Phù hợp với nội dung đƣa ra trong bản mô tả công việc. Các bƣớc xây dựng mục tiêu ông việc:
Bảng 3.1. Các bƣớc xây dựng mục tiêu công việc
Bƣớc Công việc Ngƣời thực hiện
1 Trao đổi với nhân viên về mục tiêu chung của bộ phận, phòng ban.
Trƣởng bộ phận/ phòng ban, nhân viên.
2
Phân định mục tiêu cho các cá nhân từ mục tiêu chung và thống nhất với mục tiêu cụ thể của cá nhân.
Trƣởng bộ phận/ phòng ban, nhân viên.
3 Ký nhận trên bản mục tiêu đăng ký. Trƣởng bộ phận/ phòng ban, nhân viên
3.2.3. Bổ sung lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá
Cho dù phƣơng pháp đánh giá ƣu việt thì vẫn luôn có những hạn chế nhất định trong những điều kiện nhất định. Vì vậy để có thể nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, tác giả đề xuất cần sử dụng kết hợp các phƣơng pháp phù hợp để đánh giá, cụ thể:
- Sử dụng phƣơng pháp MBO để đánh giá kết quả thực hiện công việc. Đây là phƣơng pháp quan trọng cần đƣợc áp dụng với Công ty bởi trong bối cảnh kinh tế hiện nay thì việc giữ vững thị phần là một mục tiêu khá năng nề, đòi hỏi Công ty phải có những bƣớc đi, chiến lƣợc khôn ngoan, thận trọng và việc đạt đƣợc mục tiêu đề ra có ý nghĩa quan trọng sống còn đối với toàn bộ quá trình phát triển của Công ty trong tƣơng lai. Do đó, việc đạt đƣợc các chỉ tiêu công việc của mỗi nhân viên trong Công ty là vô cùng quan trọng. Điều kiện áp dụng: trƣớc hết phải xây dựng đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp (mục tiêu ngắn hạn và dài hạn nhƣ: huy động vốn bình quân, huy động vốn lũy kế, tỷ lệ nợ xấu, v.v...) và phân bổ mục tiêu này cho từng bộ phận trong Công ty. Tiếp đến từng phòng ban sẽ xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của mình để đạt đƣợc mục tiêu đƣợc giao. Các bộ phận sẽ phân bổ mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên của mình.
Công tác xây dựng mục tiêu kết quả thực hiện công việc đƣợc thống nhất từ cấp lãnh đạo đến nhân viên. Có sự tham gia tích cực và có trách nhiệm của lãnh đạo và nhân viên trong quá trình phân bổ, điều chỉnh lại mục tiêu cũng nhƣ xây dựng kế hoạch hành động để đạt đƣợc mục tiêu.
Thực hiện chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu, theo yêu cầu mục tiêu chính, mục tiêu ƣu tiên chiếm 70-80% tổng điểm mục tiêu.
- Sử dụng phƣơng pháp thang điểm quan sát hành vi để đánh giá thái độ, ý thức chấp hành nội quy lao động và năng lực thực hiện công việc. Thang điểm xây dựng đƣợc đề xuất bao gồm 5 mức đƣợc cho điểm từ 1-5.
Kết hợp với phƣơng pháp đánh giá theo trọng số để tổng hợp và xác định kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Việc phối hợp sử dụng các phƣơng pháp này sẽ giúp từng nhân viên xác định đƣợc rõ những việc mình cần làm cũng nhƣ những việc cần tập trung năng lực tối đa để thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao, trên cơ sở đó hoàn hiện hệ thống đánh giá bằng định lƣợng cho từng chức danh và từng vị trí công việc của nhân viên tại ngân hàng.