7. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp tạo động lực cho ngƣời laođộng tại Công ty trách
3.2.3. Hồn thiện cơng tác phân tíchvà đánh giá thực hiệncông việc
3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp
Hoàn thiện các văn bản phân tích các cơng việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho người lao động.
Phân tích cơng việc có vai trị rất quan trọng, các văn bản phân tích cơng việc: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là công cụ đắc lực của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức. Đối với người lao động, phân tích cơng việc chi tiết sẽ giúp người lao động hiểu rõ ràng về công việc của họ, họ biết được các hoạt động mà mình phải làm.
3.2.3.2. Điều kiện áp dụng
Với bản mô tả công việc: Cần hồn thiện các nội dung trong bản mơ tả công việc để đảm bảo liệt kê những trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc đối với người lao động. Bản mô tả công việc giúp người lao động hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình. Khi người lao động được giao nhiệm vụ rõ ràng, họ sẽ biết mình cần phải làm gì và phải làm tốt những nhiệm vụ được giao, đó là nhiệm vụ của họ, không phải của người khác để đùn đẩy.
Bản mô tả cơng việc cần hồn thiện những nội dung sau: Những thông tin chung về công việc: ngồi tên cơng việc cần bổ sung một số thông tin như bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp. Bổ sung thơng tin về tóm tắt trách nhiệm; mơ tả tóm tắt, ngắn gọn những trách nhiệm chính của người lao động ở từng chức danh cụ thể.
Nêu rõ các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể: Các văn bản mô tả cơng việc của đơn vị cịn khá sơ sài, chưa nêu rõ được đầy đủ các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể người lao động cần thực hiện. Cần liệt kê các nhiệm vụ chính, sau đó giải thích các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó. Bổ sung thơng tin về quyền hạn của người thực hiện công việc: giúp người lao động xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành của mình để thực hiện cơng việc, ví dụ: quyền phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền. Bổ sung thông tin về những mối quan hệ trong công việc: ghi rõ mối quan hệ chủ yếu của người thực hiện công việc với các bộ phận khác trong và ngoài tổ chức.
Việc làm rõ mối quan hệ trong công việc sẽ giúp người lao động có sự phối hợp tốt các cá nhân, bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ. Về bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là văn bản quy định các tiêu chí về số lượng, chất lượng và thời hạn của việc hoàn thành các nhiệm vụ đã được quy định trong bản mô tả công việc. Đơn vị chưa tiến hành xây dựng văn bản này làm căn cứ cho đánh giá thực hiện cơng việc. Vì thế hoạt động đánh giá chưa phản ánh chính xác mức độ đóng góp của người lao động làm ảnh hưởng tới động lực lao động.
Trong thời gian tới, đơn vị cần tiến hành xây dựng văn bản tiêu chuẩn thực hiệncông việc cho từng chức danh công việc cụ thể để người lao động hiểu rõ các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện nhiệm vụ, hiểu được kỳ vọng của công ty đối với kết quả thực hiện công việc của bản thân để nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
3.2.3.3. Nội dung giải pháp
Nội dung bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phải bao gồm các tiêu chí tương ứng với các nhiệm vụ chính và tiêu chí chung. Các tiêu chí thể hiện đầy đủ ba khía cạnh cần đo lường: số lượng, chất lượng và thời hạn của sự hồn thành cơng việc. Bản u cầu đối với người thực hiện công việc: Hiện tại bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc của cơng ty được thiết kế cịn sơ sài và chưa đầy đủ.
Các nội dung trong văn bản mới chỉ đề cập đến yêu cầu về trình độ chun mơn; các kỹ năng chưa liệt kê đầy đủ, chủ yếu dừng lại ở các yêu cầu về chứng chỉ tin học, tiếng Anh, tiếng Nhật,… các yêu cầu nhấn mạnh về số năm kinh nghiệm làm việc.
Để hoàn thiện văn bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, cần căn cứ vào các nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc, xác định mức độ phức tạp của công việc để xác định các yêu cầu đối với người thực hiện công việc tương ứng.
Ngồi các thơng tin về trình độ chun mơn, kinh nghiệm, văn bản này cần phải bổ sung đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh: chun mơn chính, chun mơn phụ, trình độ giáo dục đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yêu cầu về thể chất, các tiêu chuẩn đặc biệt khác.
Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc là cơ sở để tuyển dụng, bố trí nhân lực phù hợp với khả năng, sở trường giúp người lao động có thể thực hiện tốt cơng việc, tăng tính thỏa mãn trong lao động.
- Bố trí nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc, phù hợp với khả năng sở trường của người lao động.
Công tác bố trí nhân lực có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhiệm. Hiện nay, tại các đơn vị vẫn cịn tình trạng người lao động khơng được bố trí đúng chun ngành được đào tạo. Vì vậy để tránh tình trạng người lao động khơng được bố trí cơng việc thích hợp với trình độ và năng lực, lãnh đạo cần có những giải pháp để khắc phục.
Bố trí sử dụng lao động phù hợp với khả năng và năng lực điều kiện cho họ phát huy tốt nhất khả năng và năng lực của mình. Việc bố trí cơng việc cho người lao động cần phải được nhìn nhận, đánh giá dựa trên năng lực của họ trên cơ sở so sánh với bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc. Đối với người lao động hiện tại đang được bố trí khơng phù hợp với ngành nghề, có thể xem xét chuyển người lao động đến vị trí phù hợp hơn hoặc tiến hành đào tạo cho người lao động những kỹ năng, kiến thức cần thiết đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại.
Ngồi ra, cần có sự quan tâm thỏa đáng đến mong muốn và nguyện vọng, sở trường của người lao động để tạo hứng thú cho họ khi làm việc.
- Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện cơng việc hiệu quả hơn.
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên giữ vai trị quan trọng trong q trình khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn do:
Đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên cung cấp các thơng tin cơ bản, dựa vào đó cơng ty mới có thể ra các quyết định về vấn đề thăng tiến và tiền lương của nhân viên. Giúp cho các nhà quản trị và các nhân viên có cơ hội để xem xét lại các phẩm chất liên quan đến cơng việc cần thiết phải có của một nhân viên. Hầu hết mọi nhân viên đều mong muốn biết được các nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện cơng việc của mình của người lãnh đạo. Giúp cho các nhà quản trị và các nhân viên xây dựng kế hoạch điều chỉnh những sai sót trong thực hiện cơng việc của nhân viên.
Tuy nhiên ở công ty, việc đánh giá thực hiện công việc chưa được quan tâm đúng mức, tiêu chuẩn đánh giá còn chung chung, chưa rõ ràng và có xu hướng trung bình, chưa có tiêu chuẩn phân biệt rõ ràng về mức độ công nhận đối với thành tích cơng tác của cán bộ cơng nhân viên. Do vậy ảnh hưởng tới việc trả lương cho người lao động, đơi khi trả lương khơng chính xác, vì vậy cơng ty cần xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc hiệu quả hơn. Công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty xuất nhập khẩu và đầu tư cần quan tâm những vấn đề sau:
+ Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng: Để làm được điều này cơng ty nên tiến hành phân tích cơng việc, xây dựng bản mơ tả cơng việc từ đó đặt ra những tiêuchí phù hợp để có thể xác định được mức độ hồn thành cơng việc của cá nhân, bộ phận, phịng ban trong cơng ty.
+ Làm cho nhân viên tin rằng việc đánh giá thực hiện cơng việc là cơng bằng và khuyến khích họ tích cực chủ động tham gia vào q trình đánh giá, dưới đây là những vấn đề cần được thực hiện để đạt được mục đích:
Tiến hành đánh giá thực hiện công việc thường xuyên, nếu nhân viên làm tốt, các nhận xét sẽ làm cho họ phấn khởi hăng say làm việc. Ngược lại, nếu họ làm chưa tốt sẽ có cơ hội tìm hiểu về các khuyết điểm của họ và có cơ hội hồn thiện mình.
Người phụ trách cần thể hiện là người hiểu biết, quan tâm tới công việc của nhân viên được đánh giá, giữa người chịu trách nhiệm đánh giá và nhân viên cần có sự nhất trí về trách nhiệm chính cần thực hiện cơng việc.
Phối hợp với nhân viên, đề nghị họ giúp đỡ khi người đánh giá thực hiện cơng việc hình thành kế hoạch nhằm loại trừ những điểm yếu kém, cần sửa đổi trong thực hiện cơng việc của nhân viên.
+ Xây dựng chương trình đánh giá thi đua giữa các phịng ban, bộ phận trong cơng ty. Việc này sẽ kích thích các nhân viên làm theo nhóm và quan tâm đến kết quả cuối cùng của phòng ban, bộ phận thay chỉ quan tâm đến kết quả cá nhân.
Có thể tiến hành đánh giá thực hiện cơng việc của phịng ban, bộ phận theo quy trình sau:
Bước 1: Xác định các tiêu thức cần đánh giá, có thể là doanh số, số sản phẩm theo từng loại.
Bước 2: Xác định trọng số hoặc cho điểm theo từng tiêu thức. Các tiêu thức khác nhau địi hỏi những u cầu khác nhau, có vai trị, tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng khác nhau đến két quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty do đó điểm hoặc trọng số cũng khác nhau trong đánh giá.
Bước 3: Tiến hành đánh giá cho điểm và so sánh.
Cơng ty có thể tiến hành phỏng vấn đánh giá thực hiện công việc nhằm phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong đánh gía thực hiện công việc của cán bộ cơng nhân viên hoặc duy trì và nâng cao kỹ năng thực hiện cơng việc của công nhân viên.
Đánh giá thực hiện cơng việc tốt và đúng góp phần tạo động lực cho người lao động, cho người lao động nhiệt huyết làm việc. Do vậy công ty cần chú ý vấn đề này và thực hiện cho tốt công tác này. Đánh giá thực hiện cơng việc tốt góp phần trả lương đúng cho người lao động.
Cơng tác đánh giá thực hiện cơng việc có vai trị quan trọng trong tạo động lực lao động. Đánh giá thực hiện công việc nhằm xác định kết quả làm việc cụ thể của từng cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, đây còn là cơ sở cho việc xếp loại lao động, trả thu nhập tăng thêm, bình xét danh hiệu thi đua và tạo cơ hội thăng tiến cho người lao động. Việc đánh giá thực hiện công việc không chỉ đơn thuần từng cá nhân tự chấm điểm xếp loại lao động mà cần có sự đánh giá, nhận xét của cấp trên đối với cấp dưới và ngược lại. Hiện nay, công ty thực hiện đánh giá thực hiện công việc, chấm điểm xếp loại lao động cho cá nhân theo từng tháng. Đây là một hoạt động trọng tâm và được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, quá trình đánh giá và xếp loại lao động cần thực hiện khoa học và cơng bằng hơn. Các tiêu chí đánh
giá cần được cập nhật và thay đổi cho phù hợp với công việc và thực tế người lao động thực hiện.
Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa (cho điểm theo tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc với một thang đo đã ấn định trước) như hiện nay cơng ty đang áp dụng là phù hợp vì nó dễ thực hiện và dễ so sánh kết quả.
Trong cách thức thực hiện đánh giá cần đổi mới theo hướng khách quan hơn. Quy trình đánh giá nên tuân thủ trình tự như sau:
- Người lao động tự chấm điểm xếp loại lao động cho mình; kê khai cụ thể số lượng, chất lượng, tiến độ cơng việc đã hồn thành trong tháng; so sánh công việc thực hiện của tháng này với tháng trước để thấy được mức độ thực hiện cơng việc của mình như thế nào (tăng lên hay giảm đi và ngun nhân vì sao để có thể khắc phục tức thời những hạn chế mình mắc phải và đẩy mạnh những ưu điểm mà mình đạt được).
- Đơn vị tiến hành đánh giá, bình xét kết quả của từng cá nhân và cho điểm. Trong quá trình đánh giá, đơn vị cần nhận xét ưu, điểm của từng cá nhân, thành tíchvà hạn chế của mọi người với tinh thần xây dựng để người lao động cố gắng làm việc, họ hiểu được phải làm như thế nào và mức độ công việc ra sao. Việc đánh giá công việc tạo động lực cho người lao động vì họ thấy được sự cơng bằng, được cơng nhận và suy tơn với những đóng góp cho tổ chức.
- Lấy điểm trung bình giữa điểm người lao động tự chấm và điểm đơn vị nhận xét.
- Gửi bản tổng kết của đơn vị cho Hội đồng thi đua khen thưởng của cơ quan tập hợp và trình lãnh đạo duyệt.
Các tiêu thức đánh giá cần thường xuyên cập nhật cho phù hợp với thực tế công việc của người lao động. Hiện nay, tiêu thức đánh giá xếp loại lao động tại cơng ty cịn chung chung, chưa phản ánh được đầy đủ năng lực làm việc của người lao động. Giải pháp đưa ra là cần phải lượng hóa được các tiêu thức đánh giá về kết quả thực hiện công việc và chất lượng công việc.
Khi lượng hóa các tiêu chí đánh giá, việc đánh giá và cho điểm sẽ trở lên rõ ràng, công bằng và khách quan hơn; tránh tình trạng đánh giá chung chung. Dựa vào đó, việc xếp loại lao động được chính xác và cơng bằng; chỉ cần liệt kê công việc làm trong tháng, người lao động tự chấm điểm mình ở mức độ nào. Đánh giá như vậy cụ thể và chính xác đến từng người, tránh tình trạng xếp loại lao động luân phiên như hiện nay tại công ty.
Cùng với phương pháp thang đo đánh giá đồ họa được sử dụng thường xuyên, công ty nên sử dụng phương pháp “Quản lý bằng mục tiêu” định kỳ hàng năm. Theo phương pháp này, lãnh đạo đơn vị và từng cá nhân người laođộng cùng xây dựng mục tiêu của cá nhân trong tương lai và cùng đánh giá mức độ hoàn thành. Để làm được điều này, lãnh đạo bộ phận và nhân viên cần phải thống nhất: mục tiêu cụ thể (ngắn hạn, dài hạn), xây dựng kế hoạch hành động để thực hiện mục tiêu đó (hoặc đơn giản, người lãnh đạo gợi ý hướng phát triển cho nhân viên). Như vậy, người lãnh đạo trực tiếp phải nắm bắt được khả năng của mỗi nhân viên trong việc phát triển nghề nghiệp thông qua việc giao nhiệm vụ, sự thể hiện tinh thần trách nhiệm của nhân viên và khả năng giải quyết cơng việc, trên cơ sở đó tạo cơhội và điều kiện trợ giúp để nhân viên phát triển năng lực. Về phía bản thân người lao động phải tự nhận định về năng lực của bản thân, có ý thức học hỏi, trau dồi kinh nghiệm và tự rèn luyện bản thân. Học thuyết đặt mục tiêu của Edwin Locke đã nhấn mạnh rằng “mục tiêu cụ thể và thách thức sẽ dẫn đến thực hiện công việc tốt hơn”. Với phương pháp “Quản lý bằng mục tiêu”, người lãnh đạo sẽ cảm thấy hài lòng về nhân viên, nhân viên cũng có cảm giác yên tâm hơn khi được lãnh đạo quan tâm, chỉ bảo như vậy mọi người thấy có sự gắn kết hơn với nhau và họ càng có thêm động lực làm việc.