7. Kết cấu luận văn
1.3. Các hoạt động nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực trong tổ chức
1.3.1. Thiết kế công việc
Để có thể thực hiện thiết kế cơng việc một cách tốt nhất, nhà quản trị cần thực hiện phân tích cơng việc để có bản mơ tả cơng việc có chất lượng. Q trình phân tích cơng việc cần được theo một quy trình với các bước như sau:
- Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận. Đây là bước đầu tiên cần thực hiện trong q trình phân tích cơng việc để kiểm tra xem cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp đã phù hợp với định
hướng phát triển chưa? Từ đó, việc phân tích cơng việc mới có ý nghĩa. Đồng thời, với cơ cấu tổ chức đã phù hợp cần rà sốt lại các chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban, bộ phận đảm bảo không trùng lặp nhau, đủ và hợp lý để tạo điều kiện phát triển theo định hướng chung của Tổng công ty.
- Bước 2: Lập danh sách các cơng việc cần phân tích. Sau khi đã rà sốt lại được các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, người thực hiện phân tích cơng việc phải xác định được các công việc ở từng bộ phận. Một công việc tương đương với một chức danh, tương đương một vị trí. Nếu hai người thực hiện cùng một công việc cần được gọi với chức danh giống nhau, khác cơng việc thì sẽ có chức danh khác nhau. Kết thúc bước này tổ chức sẽ lập được danh sách các công việc cần thiết kế.
– Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích cơng việc Đối tượng tham gia phân tích cơng việc thường bao gồm:
+ Người trực tiếp thực hiện cơng việc: là người có nhiều thơng tin cụ thể, chi tiết nhất về công việc mà họ thực hiện, nên thông tin mà họ cung cấp rất hữu ích để phục vụ thiết kế công việc. Bước này cần thiết khi một cơng việc có nhiều người thực hiện, khi đó cần lựa chọn người thực hiện cơng việc tiêu biểu để phân tích.
+ Quản lý trực tiếp sẽ là người bao quát, chịu trách nhiệm chính về quản lý cơng việc cần phân tích và thiết kế cơng việc đó.
+ Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài hỗ trợ về kỹ thuật, tư vấn điều phối dự án phân tích cơng việc.
– Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc + Xác định các thông tin về công việc cần thiết kế. + Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin tùy thuộc vào từng công việc mà chọn phương pháp nào cho phù hợp như các phương pháp: phương pháp bảng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát,…
Sau khi đã có thơng tin cần thu thập phải kiểm tra lại với những người thực hiện khác và quản lý để:
+ Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc. + Bổ sung những thơng tin cịn thiếu và điều chỉnh thông tin sai lệch. + Nhận được sự nhất trí của những người thực hiện cơng việc về những thơng tin và kết luận phân tích cơng việc.
- Bước 5: Xây dựng bản MTCV và bản TCCV Sau khi đã thu thập được những thơng tin chính xác nhất, bộ phận phụ trách phân tích cơng việc sẽ đưa thơng tin đó vào bản mơ tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
* Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc, giám sát và đảm bảo các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc, quyền hạn và trách nhiệm của người thực hiện công việc.
Do đặc thù về quy mơ, trình độ và bộ máy ở mỗi tổ chức là khác nhau nên khơng có biểu mẫu bản mơ tả công việc chung. Nhưng một bản mô tả cơng việc cần phải có những nội dung sau:
+ Nhận diện công việc gồm: tên công việc, mã số công việc, cấp bậc của nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, người thực hiện và phê duyệt bản mô tả công việc,…
+ Tóm tắt cơng việc: thực chất đó là cơng việc gì
+ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức.
+ Chức năng, trách nhiệm trong cơng việc: liệt kê các nhiệm vụ chính và nêu cụ thể những công việc cần làm để thực hiện nhiệm vụ đó.
+ Quyền hành của người thực hiện công việc: xác định rõ quyền hành về mặt tài chính và nhân lực.
+ Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên thực hiện công việc: tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng…
+ Điều kiện làm việc: liệt kê các điều kiện làm việc như làm thêm giờ, sự may rủi trong công việc.
* Bản tiêu chuẩn công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân tối thiểu mà người thực hiện cơng việc cần có để có thể hồn thành cơng việc được giao. Do các công việc rất đa dạng nên tiêu chuẩn công việc cũng rất đa dạng. Những nội dung chính trong bản tiêu chuẩn cơng việc:
+ Kiến thức: gồm bằng cấp, kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu và kiến thức xã hội.
+ Kỹ năng: gồm các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm.
+ Thái độ/phẩm chất: các thái độ cần có và phẩm chất nghề nghiệp của người thực hiện cơng việc.
- Bước 6: Hồn chỉnh và xin phê duyệt Sau khi bản MTCV và bản TCCV được xây dựng, cần xin ý kiến của các cá nhân có liên quan, hoàn chỉnh và xin phê duyệt để áp dụng vào thực tế.
Với 6 bước của quy trình phân tích cơng việc nêu ở trên tổ chức có thể dự báo được số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hồn thành cơng việc, tránh tình trạng thừa lao động dẫn tới tình trạng giảm hiệu quả cơng việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thấy mệt mỏi và khơng hồn thành tốt công việc được giao.