7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán là một tập hợp các minh chứng bằng văn bản chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện...Tổ chức chứng từ kế toán thực chất là tổ chức hạch tốn ban đầu có vai trị quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán.
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL tuân theo quy định của Luật kế tốn, chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính [4].
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn xác định là khâu cơng việc quan trọng đối với tồn bộ quy trình kế tốn bởi nó cung cấp các thơng tin ban đầu về các đối tượng kế toán.
Danh mục một số mẫu chứng từ kế toán đang được áp dụng tại các đơn vị SNCL (Phụ lục 1.1)
Về nội dung: Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán được hiểu là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thơng tin, kiểm tra thơng tin đó phục vụ cho ghi sổ kế tốn và tổng hợp kế tốn.
Xét theo mục đích, thì tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của q trình hạch tốn. Như vậy nếu như tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế tốn sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về
quản lý và về kế toán.
Trên cơ sở xác định loại chứng từ kế toán phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn cịn phải xác định chứng từ cần sử dụng thuộc loại bắt buộc hay hướng dẫn để lập, tổ chức luân chuyển, quản lý và sử dụng cho đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tất cả các chứng từ kế tốn do đơn vị lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế tốn phải kiểm tra tồn bộ chứng từ kế tốn đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn.
Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị
Chứng từ kế toán áp dụng cho các ĐVSNCL tuân theo quy định của Luật kế tốn, Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ và Chế độ kế tốn HCSN ban hành theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 [4].
Mỗi ĐVSNCL lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị. Ngoài những chứng từ bắt buộc phải sử dụng theo mẫu, các ĐVSNCL được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dụng quy định tại điều 16 Luật Kế toán năm 2015 bao gồm:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán [18].
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán.
Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Bộ phận kế toán quy định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế tốn. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của ĐVSNCL đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, khơng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Các chứng từ kế tốn được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn phải có định khoản kế tốn.
Chứng từ kế tốn được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo các nội dung quy định của chứng từ điện tử (Theo điều 17 Luật Kế toán năm 2015). Cụ thể như sau:
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế tốn khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán 2015 và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thơng hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng
phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh tốn hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, khơng có hiệu lực để giao dịch, thanh tốn [18].
Theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có quy định về chứng từ kế tốn điện tử như sau:
Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm có liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Hệ thống thơng tin có biện pháp bảo đảm tồn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tổ trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.
- Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính tồn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.
Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy phải đáp ứng các điều kiện: Phản ánh đầy đủ nội dung của chứng từ giấy; cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức thực hiện (hoặc chịu trách nhiệm) việc chuyển đổi chứng từ giấy thành chứng từ điện tử ký số trên chứng từ điện tử sau khi được chuyển đổi từ chứng từ giấy hoặc được xác thực bằng một trong các biện pháp xác
thực quy định nêu trên.
Chứng từ điện tử được chuyển đổi từ chứng từ giấy có giá trị như chứng từ giấy trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Thứ ba, tổ chức kiểm tra và kí chứng từ kế tốn Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Bộ phận kế tốn cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ tồn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế tốn trong việc kiểm tra thơng tin trên chứng từ kế tốn. Kiểm tra thơng tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau:
-Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính;
- Kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;
- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế tốn.
- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ.
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Tổ chức kí chứng từ kế tốn
Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện thử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải
ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định.
Khơng được ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản.
Thứ tƣ, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế tốn do đơn vị lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ mới dùng để ghi sổ kế tốn. Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
-Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định;
-Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; -Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Thứ năm, tổ chức bảo quản, lƣu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại phịng kế tốn của các ĐVSNCL để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, đơn vị căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của các đối tượng kế toán, căn cứ vào tình hình cụ thể của bộ máy kế tốn, căn cứ đặc điểm số lượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn và trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn cho phù hợp để cung cấp thơng tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.