(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Bƣớc 1: Lập tiếp nhận chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do nhà nước ban hành theo thơng tư 107 thì tại bệnh viện có khoảng 35-40 chứng từ các loại. Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng trong các giao dịch về lao động tiền lương, vật tư, TSCĐ và tiền tệ tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương được thể hiện tại Phụ lục 2.1.
Hầu hết các mẫu chứng từ kế toán tại bệnh viện nêu trên đã được lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên kế tốn chỉ cần bổ sung các thơng tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ. Các yêu cầu về chứng từ của bệnh viên:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
+ Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, khơng viết tắt.
+ Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. + Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, bệnh viện đã chú ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị. Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, bệnh viện đã xây dựng trình tự ln chuyển chứng từ tương đối phù hợp.
Ví dụ quy trình ln chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán cho bệnh nhân ra viện
Các chứng từ sử dụng:
Hồ sơ bệnh án, giấy ra viện, đơn thuốc; Phiếu tổng hợp chi phí Hóa đơn viện phí; Phiếu thu.
Khoa điều trị Điều dưỡng
Phịng tài chính
kế tốn Bệnh nhân ra
viện
Sơ đồ 2.4. Quy trình ln chuyển chứng từ thanh tốn bệnh nhân ra viện
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn bệnh
viện) Căn cứ vào Hồ sơ bệnh án, BS điều trị Cho BN ra viện theo kế
hoạch,
Ghi đầy đủ giấy ra viện, chuyển viện, đơn thuốc theo quy định.
Điều dưỡng chăm sóc:
- Thống kê chính xác, đầy đủ mọi chi phí: thuốc, xét nghiệm, dịch vụ, vật tư tiêu hao...
- Nhập bổ sung các chi phí cịn thiếu vào phần mềm thanh tốn viện phí.
- Đối chiếu các chi phí giữa phần mềm thanh tốn và hồ sơ bệnh án. Bổ
sung, điều chỉnh nếu số liệu chưa khớp.
- In phiếu tổng hợp chi phí để BN đi thanh tốn.
Phịng TCKT
- Hướng dẫn BN/NN viết biên lai hoàn ký quỹ (nếu có).
- Viết hóa đơn cho BN/NN, liên xanh lưu tại cuống, liên đỏ trả BN/NN, liên tím trả khoa điều trị.
- Giải thích và thơng báo số tiền phải thu thêm cho BN/NN. - Thu lại hóa đơn thanh tốn viện phí, trả thẻ BHYT (nếu có). - Đưa giấy ra viện, hồ sơ chuyển viện, đơn thuốc cho BN/NN.
chứng từ kế tốn với các tài liệu có liên quan. Kế tốn trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
Thực tế tại bệnh viện thì một chứng từ kế tốn đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau. Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế tốn phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hồn thành và kế tốn viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở bệnh viện tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế tốn. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đơi khi cịn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN… khơng được phát hiện kịp thời.
Bƣớc 3: Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế tốn nhập số liệu vào máy tính để lên bảng kê, sổ chi tiết vật tư, thuốc, sổ chi tiết phải thu của khách hàng... Nếu thu, chi tiền mặt thì kế tốn sẽ vào sổ quỹ. Cuối kỳ từ số liệu chi tiết máy sẽ lên bảng tổng hợp chi tiết và từ bảng kê lên bảng chứng từ ghi sổ. Sau đó, máy sẽ đưa số liệu lên bảng cân đối kế tốn từ đó lập báo cáo kế tốn.
Chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của bệnh viện. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu ở bệnh viện là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị phân thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng
hợp. Hiện tại Bệnh viện đã thực hiện tin học hóa cơng tác kế tốn nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Bƣớc 4: Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và hủy chứng từ
Chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế tốn hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành quyển, ghi rõ bên ngồi quyển chứng từ các thơng tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Thời gian lưu trữ của chứng từ tại Bệnh viện được diễn ra như sau: Do cơ sở vật chất khó khăn, chật hẹp nên tồn bộ chứng từ kế toán được sắp xếp gọn gàng theo từng tháng trên các giá, kệ, tủ sắt trong phịng kế tốn Sau khi hết mỗi năm tài chính, các tài liệu chứng từ sẽ giữ lại Phịng Tài chính - Kế tốn tối đa là 12 tháng (phiếu thu, phiếu chi, chứng từ tổng hợp các loại, chứng từ nhập kho - xuất kho, chứng từ ngân hàng, kho bạc...).
Sau thời hạn, kế toán chuyển xuống bộ phận kho lưu trữ của phòng, các chứng từ thường được lưu tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán gồm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của Bệnh viện kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của Phịng Tài chính - Kế tốn.
Một số chứng từ kế toán khác được lưu giữ tối thiểu là 10 năm gồm: Chứng từ BHYT, chứng từ thuế, các số chi tiết như: Sổ kho nguyên vật liệu, sổ kho dược, sổ theo dõi tạm ứng, công nợ; Sổ chi tiết hoạt động, sổ kế toán tổng hợp, sổ Cái, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp nguồn kinh phí...; các báo cáo tài chính tháng, q, năm, báo cáo quyết tốn BHYT, và các tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế tốn và lập BCTC.
Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, bệnh viện đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
2.3.3. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
* Xây dựng danh mục hệ thống tài khoản kế toán:
Bệnh viện đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại chế độ kế tốn theo Thơng tư 107, căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại đơn vị của mình. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Bệnh viện, gồm: 16 tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và 6 tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (Phụ lục 2.2).
* Vận dụng TK vào kế toán các giao dịch chủ yếu:
Trên cở sở khái quát việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Bệnh viện, Luận văn trình bày phương pháp kế tốn một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù của bệnh viện, cụ thể như sau:
- Với các tài sản chủ yếu là vốn bằng tiền và TSCĐ, kế toán đã sử dụng tài khoản theo dõi chi tiết và hạch toán phù hợp.
- TK 21111 - Nhà cửa
- TK 21121 - Phương tiện vận tải đường bộ - TK 21131 - Máy móc thiết bị văn phịng - TK 2114 – Thiết bị truyền dẫn
- TK 2115 - Thiết bị đo lường thí nghiệm - TK 2118- Tài sản cố định hữu hình khác
Tuy nhiên, giá trị hao mịn của TSCĐ khơng được theo dõi trên tài khoản chi tiết để theo dõi phù hợp. Chỉ sử dụng duy nhất một TK sau: TK 2141 – Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định hữu hình.
Hiện nay tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương các loại vật tư như thuốc, máu, dịch truyền, hóa chất là do bộ phận Dược chịu trách nhiệm theo dõi cả về mặt số lượng và chất lượng và bộ phận kế toán chỉ hạch toán trên cơ sở số liệu cung cấp từ các chứng từ gốc và báo cáo định kỳ của Dược. Vì vậy, khơng có tài khoản chi tiết theo dõi từng kho cụ thể, chỉ có 3 tài khoản 152 để
theo dõi chi tiết cho hai nhóm chính là thuốc, hóa chất dùng cho xét nghiệm, các loại vật tư tiêu hao và máu.
TK 152 ”Nguyên liệu, vật liệu” chỉ mở ba tài khoản cấp 2 là - TK 1521: Kho thuốc
- TK 1522 Kho máu
- TK 1524 Vật tư tiêu hao
- Tài khoản doanh thu cũng đã mở chi tiết nhưng chưa đầy đủ. Hiện tại chỉ có ba tài khoản theo dõi doanh thu là
- TK 5311: Doanh thu dịch vụ y tế - TK 5312: Doanh thu dịch vụ ăn uống - TK 5313: Doanh thu dịch vụ trông xe - TK 5318: Doanh thu các dịch vụ khác
Cụ thể:
Ngày 5/12/2020, Bệnh viện thu phí khám bệnh theo yêu cầu của bệnh nhân, số tiền 11.350.000 đồng.
Nghiệp vụ này sử dụng hóa đơn GTGT số 0008540 ngày 5/12/2020, phiếu thu số 364 ngày 5/12/2020 (phụ lục 2.3), kế toán lập chứng từ ghi sổ (phụ lục 2.5) và ghi tăng tiền vào TK 1111, ghi tăng doanh thu vào TK 5311
Ngày 10/12/2020, phiếu chi số 645 chi tiền mặt 13.000.000 đồng cho anh Bùi Văn Hồn đi cơng tác Đà Nẵng. Cuối năm kết chuyển ghi tăng thu hoạt dộng sự nghiệp.
Nghiệp vụ này sử dụng chiếu chi số 645 (Phụ lục 2.4), kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi tăng chi phí hoạt động vào TK 61128, cuối năm kết chuyển để xác định kết quả hoạt động.
2.3.4. Thực trạng về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn * Lựa chọn hình thức kế tốn: tốn * Lựa chọn hình thức kế toán:
Đơn vị mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định tại Thông tư 107 về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành
chính sự nghiệp. Danh mục số kế tốn được quy định tại phụ lục 03 của Thông tư 107. Hiện nay, đơn vị đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Bệnh viện đã ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Phần mềm kế tốn có tên “DAS” và đã được Giám đốc Sở Y tế đồng ý. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hồn tất việc khố sổ cho từng loại sổ, kế toán tiến hành in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lưu trữ theo quy định.
* Xây dựng hệ thống sổ
Hệ thống sổ kế toán của bệnh viện gồm hai loại: Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tài khoản. Trong đó các sổ chi tiết được các kế tốn phần hành ghi sổ và theo dõi, cuối kỳ kế toán, sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, số liệu của hai sổ này là căn cứ để lập các BCTC. Các số tổng hợp có 4 loại số, gồm chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và bảng cân đối số phát sinh. Các sổ chi tiết gồm khoảng 30 loại sổ khác nhau, như sổ quỹ, số tiền gửi ngân hàng…
* Xây dựng quy trình ghi chép trên sổ kế tốn
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ trên phần mềm được thể hiện trên sơ đồ 2.5:
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ: Đầu kỳ kế toán, các kế toán phần hành đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ sử dụng trong năm với kế toán tổng hợp. Thường thì các số chứng từ ghi sổ sẽ được giữ qua các năm, chỉ bổ sung thêm các chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Số dư sổ kế toán kỳ trước sẽ được chuyển vào số tồn của đầu kỳ sau.
P ẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TỐN MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra
SỔ KẾ TOÁN -SỔ TỔNG HỢP - SỔ CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
(Nguồn: Bệnh viện Châm cứu Trung ương) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ
gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tốn nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp có liên quan. Cuối kỳ kế toán, kế toán tiến hành khố để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, ln đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thơng tin đã được nhập trong kỳ. Sổ kế toán sẽ được in ra giấy, đóng thành từng quyển có đầy đủ chữ ký con dấu và thực hiện lưu trữ, bảo quản theo quy định của Luật Kế toán.
Bảng 2.2: Danh mục sổ kế toán sử dụng
STT
I Sổ tổng hợp
1 Chứng từ ghi sổ
2 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
3 Sổ Cái (dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ)
4 Bảng cân đối số phát sinh
II Sổ chi tiết
4 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt) 5 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
6 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ 7 Sổ kho (hoặc Thẻ kho)
8 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố
9 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
10 Sổ tài sản cố định
11 Thẻ TSCĐ
12 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
13 Sổ chi tiết các tài khoản