7. Kết cấu luận văn
2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Châm cứu Trung ƣơng
2.3.4. Thực trạng về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
tốn * Lựa chọn hình thức kế tốn:
Đơn vị mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế tốn theo đúng quy định tại Thơng tư 107 về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành
chính sự nghiệp. Danh mục số kế tốn được quy định tại phụ lục 03 của Thông tư 107. Hiện nay, đơn vị đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Bệnh viện đã ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Phần mềm kế tốn có tên “DAS” và đã được Giám đốc Sở Y tế đồng ý. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hồn tất việc khố sổ cho từng loại sổ, kế toán tiến hành in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lưu trữ theo quy định.
* Xây dựng hệ thống sổ
Hệ thống sổ kế toán của bệnh viện gồm hai loại: Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tài khoản. Trong đó các sổ chi tiết được các kế tốn phần hành ghi sổ và theo dõi, cuối kỳ kế toán, sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, số liệu của hai sổ này là căn cứ để lập các BCTC. Các số tổng hợp có 4 loại số, gồm chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và bảng cân đối số phát sinh. Các sổ chi tiết gồm khoảng 30 loại sổ khác nhau, như sổ quỹ, số tiền gửi ngân hàng…
* Xây dựng quy trình ghi chép trên sổ kế tốn
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ trên phần mềm được thể hiện trên sơ đồ 2.5:
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ: Đầu kỳ kế toán, các kế toán phần hành đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ sử dụng trong năm với kế tốn tổng hợp. Thường thì các số chứng từ ghi sổ sẽ được giữ qua các năm, chỉ bổ sung thêm các chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Số dư sổ kế toán kỳ trước sẽ được chuyển vào số tồn của đầu kỳ sau.
P ẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TỐN MÁY VI TÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra
SỔ KẾ TOÁN -SỔ TỔNG HỢP - SỔ CHI TIẾT
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn trên máy vi tính
(Nguồn: Bệnh viện Châm cứu Trung ương) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ
gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp có liên quan. Cuối kỳ kế tốn, kế tốn tiến hành khố để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, ln đảm bảo chính xác, trung thực theo đúng các thông tin đã được nhập trong kỳ. Sổ kế toán sẽ được in ra giấy, đóng thành từng quyển có đầy đủ chữ ký con dấu và thực hiện lưu trữ, bảo quản theo quy định của Luật Kế toán.
Bảng 2.2: Danh mục sổ kế toán sử dụng
STT
I Sổ tổng hợp
1 Chứng từ ghi sổ
2 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
3 Sổ Cái (dùng cho hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ)
4 Bảng cân đối số phát sinh
II Sổ chi tiết
4 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt) 5 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
6 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ 7 Sổ kho (hoặc Thẻ kho)
8 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
9 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
10 Sổ tài sản cố định
11 Thẻ TSCĐ
12 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
13 Sổ chi tiết các tài khoản 14 Sổ theo dõi chi phí trả trước
15 Sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng 16 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
17 Sổ chi tiết doanh thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ 18 Sổ chi tiết các khoản tạm thu
19 Sổ theo dõi thuế GTGT
20 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại 21 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm 22 Sổ chi tiết chi phí
23 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
III S ổ chi tiết the o dõi số liệu quy ết toá n
S02a-H S02b-H S02c-H S05-H S11-H S12-H S13-H S21- H S22- H S23-H S25-H S26-H S31-H S32-H S34-H S41-H S51-H S52-H S53-H S54-H S55-H S61-H S62-H
STT TÊN SỔ
24 Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN trong nước
25 Sổ theo dõi nguồn viện trợ
26 Sổ theo dõi kinh phí NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền
27 Sổ theo dõi nguồn phí được khấu trừ, để lại
28 Sổ theo dõi nguồn thu hoạt động khác được để lại
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn)
Bên cạnh đó, trong q trình hoạt động, để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuốc văcxin hay thuốc sử dụng trong các bệnh viện nội trú...bệnh viện đã tự xây dựng một số sổ kế toán chi tiết như Sổ quản lý văcxin, Sổ tổng hợp y lệnh cho từng bệnh nhân...
Ví dụ: vẫn sử dụng ví dụ ở phần trước, ngày 5/12/2020, Bệnh viện thu
phí khám bệnh theo yêu cầu của bệnh nhân, số tiền 11.350.000 đồng. Số liệu sẽ được ghi vào chứng từ ghi sổ số 155 (Phụ lục 2.5), sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111 (Phụ lục 2.6), sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2.8) và sổ cái TK 531 (phụ lục 2.7
Ngày 10/12/2020, chi tiền cơng tác phí cho anh Bùi Văn Hồn, số tiền 13.000.000 VNĐ. Só liệu được ghi vào chứng từ ghi số sổ 180, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 111 (Phụ lục 2.6), sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 2.8), sổ cái TK 611 (Phụ lục 2.7). Cuối kỳ khi ghi tăng thu sẽ ghi vào sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.8).