1.3.2 .Thanh toán với khách hàng
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công tyCổ phần Sông Hồng số 6-Ch
2.2.1. Kế toán thanh toán với khách hàng
a. Chứng từ sử dụng
Kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) là nghiệp vụ thƣờng xảy ra hàng ngày, hàng giờ của doanh nghiệp. Một bộ chứng từ đầy đủ của kế toán thanh toán với ngƣời mua thƣờng gồm có:
- Hợp đồng thi công xây dựng công trình - Hóa đơn Giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho
- Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Phiếu thu
- Giấy báo Có b.Tài khoản kế toán
Trƣờng hợp mua hàng trả tiền ngay cho ngƣời bán không hạch toán thông qua tài khoản 131 – Phải thu khách hàng mà hạch toán trực tiếp qua tài khoản 111 nếu trả bằng tiền mặt hoặc TK 112 nếu trả bằng TGNH.
Trƣờng hợp khác hàng nợ hạch toán thông qua Tài khoản 131- các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu khách hàng kế toán tổng hợp của công ty theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng khách hàng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.
Cụ thể ở công ty những khách hàng có quan hệ giao dịch thƣờng xuyên hoặc có dƣ Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách xác nhận nợ bằng văn bản.
c. Sổ sách kế toán và phƣơng pháp kế toán
Sổ sách kế toán
- Sổ chứng từ kế toán theo tài khoản 131 - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ cái tài khoản 131
Phƣơng pháp kế toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán.Tài khoản chi tiết phải thu khách hàng đƣợc mở cho tất cả các khách hàng, thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên.
Ví dụ 01: Ngày 01/12/2016 xuất bán 421m3 Đá 2x4 đơn giá 205.000 đồng/m3, 177m3 Đá 1x2 đơn giá 230.000 đồng/m3, 382m3 Cát vàng đơn giá 260.000 đồng, 329.200 kg Xi măng PCB40 đơn giá 1000đồng/kg cho công tyTNHH Thƣơng Mại Xây Dựng Hoàng Phúc. Tổng giá trị hóa đơn là: 611.088.500 đồng bao gồm thuế GTGT 10%. Chƣa thanh toán.
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0001676 (phụ lục 01)và phiếu xuất kho XK0448 (phụ lục 02), kế toán tiến hành nhập liệu trên phầm mềm kế toán Misa 2015.
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toánMisa
Bước 2: Vào phân hệ “Bán hàng” ->“Chứng từ bán hàng” -> ấn nút
52
Tích vào phần “Bán hàng hóa dịch vụ trong nƣớc”, “thu tiền ngay” và “lập kèm hóa đơn”. Tích vào phần kiêm phiếu xuất kho
- Khách hàng: Mã KH_HOANGPHUC,Công ty TNHH Thƣơng Mại Xây Dựng Hoàng Phúc.
- Ngày hạch toán: 01/12/2016. - Ngày hóa đơn: 01/12/2016. - Mã hàng hóa: + VT02 +VT22
+ VT05 + VT06
( Tên hàng hóa, đơn vị tính, tồn kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản kho phần mềm sẽ tự chạy).
- Số lƣợng: + VT02: 329.200 kg + VT05: 177 m3 + VT06: 421 m3 +VT22: 383 m3 Đơn giá: + VT02: 1.000 đồng/kg + VT06:205.000 đồng/m3 + VT22: 260.000 đồng/m3 + VT05: 230.000 đồng/m3 - Thuế: 10%
- Tài khoản thuế: 3331
- Tổng tiền hóa đơn và số tiền thuế máy tính sẽ tự động xác định
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin dữ liệu trên phần mềm sẽ tự động hoàn thành phiếu xuất ở phân hệ “Kho”.Chọn “Phiếu xuất”“ In”để xem lại phiếu xuất kho.
Giao diện 2.2: Giao diện phân hệ bán hàng
54
Giao diện 2.4: Giao diện soi phiếu xuất kho XK0448
Bước 3: Khi điền đầy đủ thông tin, ấn “ Cất” để cập nhật chứng từ. Sau khi “cất” Các thông tin này sẽ đƣợc tự động lên các sổ: Sổ cái TK 131- Phải thu khách hàng (phụ lục 03), sổ nhật ký chung (phụ lục 04) kế toán có thể xem và in khi cần.
Ví dụ 02: Ngày 12/12/ 2016 xuất bán 101 m3 Đá 1x2 đơn giá 235.000đồng và 160,4 m3 Cát vàng cho Công ty Cổ phần Xây dựng Dân Dụng và Công Nghiệp Phú Hƣng, giá trị hóa đơn 72.512.220 đồng bao gồm thuế GTGT 10%.Chƣa thanh toán.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT số 0001689 (phụ lục 05)
phiếu xuất kho XK0469 (phụ lục 06) kế toán nhập liệu vào phần mềm máy tính Misa 2015
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau:
Bước 2: Vào phân hệ “Bán hàng” ->“Chứng từ bán hàng” -> ấn nút
“Thêm”nhập đầy đủ thông tin sau:
Tích vào phần Bán hàng hóa dịch vụ trong nƣớc, chƣa thu tiền và lập kèm hóa đơn.
- Mã khách hàng: KH00194, Công ty Cổ phần Xây dựng Dân Dụng và Công Nghiệp Phú Hƣng ( Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế phần mềm sẽ tự chạy theo khai báo từ trƣớc)
- Mã số thuế: 2500412256
- Địa chỉ: Khu HC 15, P. Liên Hợp, TP. Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. - Số hóa đơn: 0001689
- Ngày hạch toán: 12/12/2016. - Ngày hóa đơn: 12/12/2016.
- TK Nợ: 131( chi tiết cho đối tƣợng nợ) - TK Có: 5111
- TK Có: 3331
- Mã hàng hóa: VT05, VT22
( Tên hàng hóa, đơn vị tính, tồn kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản kho phần mềm sẽ tự chạy).
- Đơn vị tính: m3 - Số lƣợng: + VT05: 101 m3 + VT22: 160,4 m3 - Đơn giá: + VT05: 235.000đồng/m3 + VT22:263.000đồng/m3 - Mã thuế: 10%
- Tài khoản thuế: 3331
56
Giao diện 2.6: Giao diện phiếu xuất
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin dữ liệu trên phần mềm sẽ tự động hoàn thành phiếu xuất ở phân hệ “Kho”.
Bước 3: Khi điền đầy đủ thông tin, ấn “ Cất” để cập nhật chứng từ. Sau khi
“cất” Các thông tin này sẽ đƣợc tự động lên các sổ: Sổ chi tiết tài khoản 131, sổ
cái TK 131, Sổ nhật ký chung (phụ lục 07). Nếu muốn xóa chứng từ, ấn “ Đóng”.
Ví dụ 03: Ngày 02/12/2016xuất bán 19 m3 Bê tông thƣơng phẩm mác đá 2x4đơn giá 709.090,91 đồng cho Công ty TNHH Phát Triển và Xây dựng Phƣơng Đông , giá trị hóa đơn 14.820.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT số 0001678 (phụ lục 08)
phiếu xuất kho XK0452 (phụ lục 09), phiếu thu PT0166 (phụ lục 10) kế toán nhập liệu vào phần mềm máy tính Misa 2015
58
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toánMisa
Bước 2: Vào phân hệ “Bán hàng” ->“Chứng từ bán hàng” -> ấn nút
“Thêm”nhập đầy đủ thông tin sau:
Tích vào phần “Bán hàng hóa dịch vụ trong nƣớc”, “thu tiền ngay” hình thức thanh toán “tiền mặt” và “lập kèm hóa đơn”.
- Mã khách hàng: KH0014,Công ty TNHH Phát Triển và Xây dựng Phƣơng Đông( Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế phần mềm sẽ tự chạy theo khai báo từ trƣớc)
- Địa chỉ: Số 10, Lê Dĩnh Chi-KĐT Chùa Hà Tiên- Phƣờng Liên Bảo- TP. Vĩnh Yên- T. Vĩnh Phúc
- Số hóa đơn:0001678
- Ngày hạch toán: 02/12/2016. - Ngày hóa đơn :02/12/2016. - TK Nợ: 111
- TK Có: 5112 - TK Có: 3331
- Mã hàng hóa: BTM150B
( Tên hàng hóa, đơn vị tính, tồn kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản kho phần mềm sẽ tự chạy).
- Đơn vị tính: m3 - Số lƣợng: 19 m3
- Đơn giá: 709.090.889 đồng/m3 - Thuế: 10%
- Tài khoản thuế: 3331
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin dữ liệu trên phần mềm sẽ tự động hoàn thành phiếu xuất ở phân hệ “Quỹ”.Chọn “Phiếu thu”“ In” để xem lại phiếu thu.
60
Giao diện 2.8: Giao diện soi phiếu thu PT0166
Bước 3: Khi điền đầy đủ thông tin, ấn “ Cất” để cập nhật chứng từ. Sau khi
“cất”Các thông tin này sẽ đƣợc tự động lên các sổ: sổ kế toán chi tiết quỹ tiền
mặt (phụ lục 11), sổ cái TK 111,Sổ nhật ký chung.
Ví dụ 04: Ngày 06/12/2016 Công ty TNHH mại Xây dựng Hoàng Phúc chuyển khoản thanh toán tiền hàng qua ngân hàng TMCP Quân đội- Chi nhánh Vĩnh phúc. Tài khoản nhận: 3551100059007.
Số tiền 50.000.000 đồng
Căn cứ vào Phiếu báo Có (phụ lục 12)của ngân hàng TMCP Quân đội kế toán tiến hành nhập liệu trên phầm mềm kế toán Misa 2015.
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toánMisa
Bước 2: Vào phân hệ “Ngân hàng”->“Thu tiền”-> ấn nút “Thêm”nhập đầy đủ thông sau:
- Đối tƣợng: KH_HOANGPHUC, Công ty TNHH Thƣơng mại Xây dựng Hoàng Phúc
- Địa chỉ: Phƣờng Khai Quang- TP. Vĩnh Yên- T. Vĩnh Phúc - Nộp vào TK: 3551100059007, Ngân hàng TMCP Quân đội
- Lý do thu:Công ty TNHH Thƣơng mại Xây dựng Hoàng Phúc thanh toán tiền hàng.
- Ngày hạch toán: 06/12/2016 - Ngày chứng từ: 06/12/2016 - TK Nợ: 1121
- TK Có: 131- Chi tiết cho Công ty TNHH Thƣơng mại Xây dựng Hoàng Phúc
- Số tiền: 50.000.000 đồng
62
Giao diện 2.10: Giao diện thu tiền gửi
Bước 3: Khi điền đầy đủ thông tin, ấn “ Cất” để cập nhật chứng từ. Sau khi
“cất”Các thông tin này sẽ đƣợc tự động lên các sổ: sổ kế toán chi tiết các tài
2.2.2. Kế toán thanh toán với người bán
a. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn giá trị gia tăng liên 2
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
- Biên bản giao nhận TSCĐ…
- Phiếu thu (do ngƣời bán lập) liên 2 - Phiếu chi Mẫu số 02-TT - Ủy nhiệm chi
- Giấy báo Nợ
- Biên bản bù trừ công nợ - Biên bản đối chiếu công nợ b. Tài khoản kế toán
Trƣờng hợp mua hàng trả tiền ngay cho ngƣời bán không hạch toán thông qua tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán mà hạch toán trực tiếp qua tài khoản 111 nếu trả bằng tiền mặt hoặc TK 112 nếu trả bằng TGNH.Tài khoản 111, 112 thanh toán với khách hàng phản ánh các khoản công ty mua hàng trả ngay cho ngƣời bán.
Trƣờng hợp trả trƣớc hoặc trả sau, kế toán sử dụng TK 331- Phải trả ngƣời bán Tài khoản này dùng để phản ánh:
+ Tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, HHDV, ngƣời cung cấp theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
+ Tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ Tài khoản đƣợc theo dõi cho từng đối tƣợng phải trả.
Tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán đƣợc chi tiết cho từng đối tƣợng ngƣời bán.
64
c. Sổ sách kế toán và phƣơng pháp kế toán
Sổ sách kế toán
Sổ chi tiết TK 331
Sổ cái TK 331 (Mẫu số S03b-DN)
Sổ nhật ký chung
Phƣơng pháp kế toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán.. Tài khoản chi tiết đƣợc mở cho tất cả các nhà cung cấp, thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên
Ví dụ 05: Ngày 13/12/2016 mua 1.100 tấnXi măng rời PCB40 đơn giá 827.272,73 đồng, giá trị hóa đơn: 1.001.000.000đồng bao gồm thuế GTGT 10% của Công ty TNHH Vàng Bạc Thƣơng mại dịch vụ Tiến Lực. Công ty chƣa thanh toán tiền hàng.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT số 0005306 (phụ lục 14), phiếu nhập kho NK0431 (phụ lục 15) nhập liệu vào phần mềm máy tính Misa 2015.
Quy trình nhập liệu trên máy tính như sau:
Bước 1: Mở phần mềm kế toánMisa
Bước 2: Vào phân hệ “Mua hàng” -> “Chứng từ mua hàng”-> ấn vào nút
“thêm” nhập đầy đủ thông tin như giao diện sau:
Tích vào phần Mua hàng hóa dịch vụ trong nƣớc, thanh toán ngay và lập kèm hóa đơn.
- Nhà cung cấp: NCC0003, Công ty TNHH Vàng Bạc Thƣơng mại dịch vụ Tiến Lực
(Tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế phần mềm sẽ tự chạy theo khai báo từ trƣớc) - Mẫu số Hóa đơn: 01GTKT3/001
- Số hóa đơn:0005306
- Ngày hạch toán: 13/12/2016. - Ngày hóa đơn :13/12/2016. - Mã hàng hóa: VT02
( Tên hàng hóa, đơn vị tính, tồn kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản kho phần mềm sẽ tự chạy).
- Kho:VT - TK kho: 152 - TK Nợ:152 - TK Có: 331 - Đơn vị tính: kg - Số lƣợng: 1.100 - Đơn giá: 827.272,727đồng - Mã thuế: 10%
- Tài khoản thuế: 1331
Tổng tiền hóa đơn và số tiền thuế máy tính sẽ tự động xác định.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin dữ liệu trên phần mềm sẽ tự động hoàn thành “phiếu nhập” ở phân hệ “Kho”
66
Giao diện 2.12: Giao diện phân hệ chứng từ mua hàng
68
Bước 3: Khi điền đầy đủ thông tin, ấn “ Cất” để cập nhật chứng từ. Sau khi “cất” Các thông tin này sẽ đƣợc tự động lên các sổ.
Nếu muốn xóa chứng từ, ấn “ Đóng”.
Ví dụ 06:Ngày 05/12/2016 Thanh toán tiền dầu cho Doanh nghiệp tƣ nhân Thành Nam qua Ngân hàng TMCP Quân đội,số tiền: 99.261.720 đồng.
Căn cứ vào Ủy nhiệm Chi UNCT0205 (phụ lục 16)kế toán tiến hành nhập liệu trên phầm mềm kế toán Misa 2015.
Vào phân hệ “Ngân hàng”->“Chi tiền”-> ấn nút “Thêm”nhập đầy đủ thông sau:
- TK chi: 3551100059007, Ngân hàng TMCP Quân đội
- Lý do chi:Thanh toán tiền dầu cho Doanh nghiệp tƣ nhân Thành Nam - Đối tƣợng: NCC005, Doanh nghiệp tƣ nhân Thành Nam
- Địa chỉ: Phƣờng Hội Hợp, Thành Phố Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
- TK nhận: 102010000246273- Ngân hàng TMCP Công thƣơng Việt Nam - Ngày hạch toán: 05/12/2016
- Ngày chứng từ: 05/12/2016
- TK Nợ 331: 99.216.720 đồng - Chi tiết choDoanh nghiệp tƣ nhân Thành Nam
- TK Nợ 6425: 32.575 đồng
Giao diện 2.14: Giao diện ủy nhiệm chi UNC0205
Bước 3: Khi điền đầy đủ thông tin, ấn “ Cất” để cập nhật chứng từ. Sau khi
“cất”Các thông tin này sẽ đƣợc tự động lên các sổ: sổ kế toán chi tiết các tài
khoản TK1121 (phụ lục 13), Sổ nhật ký chung.
2.2.3. Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại Công Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1
2.2.3.1. Phân tích tình hình công nợ tại Công Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1
70
Bảng 2.4: Bảng phân tích tình hình công nợ của chi nhánh năm 2014-2016
(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán)
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
So sánh 2015/20014 So sánh 2016/2015 Lƣợng tăng(giảm) Tỷ lệ (%) Lƣợng tăng(giảm) Tỷ lệ (%) 1. Tổng nợ phải thu 25.193.972.468 31.177.011.924 29.656.473.291 5.983.039.460 123,75 -1.520.538.630 95,12 2. Nợ phải thu khách hàng 24.259.387.480 29.436.785.334 28.324.767.565 5.177.397.850 121.34 -1.112/017.770 96,22 3. Tổng nợ phải trả 49.920.607.132 54.750.664.428 50,935,671,827 4.830.057.290 109,68 -3.814.992.600 93,03 4. Nợ phải trả ngƣời bán 46.711.189.394 54.750.664.428 50.935.671.827 8.039.475.030 117,21 -3.814.992.600 93,03 5. Tỷ lệ nợ phải thu KH / Tổng nợ phải thu =
(2)/(1) (%) 96,29 94,42 95,51 -1.87 95,67 1,09 101,15
6. Tỷ lệ nợ phải trả ngƣời bán / Tổng nợ phải trả
= (4)/(3) (%) 93,57 100 100 6,43 107,67 0 100
7. Tỷ lệ khoản phải thu KH so với khoản phải trả
ngƣời bán=(2)/(4) (lần) 0,51 0,54 0,56 0,03 102,17 0,05 103,70
8. Tỷ lệ nợ phải thu so với nợ phải trả ngắn hạn=
72
Nhận xét
- Nợ phải trả người bán: Tại Chi nhánh Nợ phải trả nhà ngƣời bán biến